人材情報の一元管理とは？ 人材データ「見える化」の方法を解説

ビジネスにおいて「見える化」とは、通常目では見えない業務の全体像や必要な情報を「見える」ようにし、円滑に業務が遂行しやすい状態にしておくことを指します。また意図しなくても、見える状態にしておくことが重要です。

当記事では、人材情報の一元管理によって人材データを「見える化」するポイントや方法を解説します。

人材情報・人材データとは

人材情報・人材データとは、従業員のさまざまな情報を蓄積し集めたものです。集約した情報は、組織の生産性を高めるべく必要に応じて活用できます。

人材情報・人材データには、以下の項目がデータベース上に盛り込まれていることが望ましいとされています。

・従業員の基本情報 ・職業履歴 ・保有スキルや資格 ・個人目標やエンゲージメント ・過去の人事評価

現状でこれらの人材情報・データがばらばらに管理されている場合は、「人材情報の一元管理」によって必要な情報の「見える化」が可能となり、またさまざまな場面で活用することができます。

人材情報・データベースをつくる目的

人材情報・データベースをつくる目的は以下の4点です。

１．人材管理の業務効率化が可能 ２．人材配置や人事戦略に活用できる ３．人材育成やスキル管理に活用できる ４．事業計画や採用計画に役立つ

順を追って解説します。

人材管理の業務効率化が可能

人材情報・データベースをつくる目的の1つ目は、人材管理の業務効率化が可能になるためです。

人材管理では組織の活性化を念頭に置きつつ、従業員（＝人材）を効果的に活用すべく、人材に関するさまざまな管理を実行します。管理する人材の情報が、あらゆる場所に点在する状況では、情報の収集だけでも多くの時間が取られてしまいます。

一方で人材情報・データベースが1つの場所に集約されていると、すぐに必要な人材情報を取り出せるので、人材管理の業務が効率的に行なえるでしょう。

人材配置や人事戦略に活用できる

人材情報・データベースをつくる目的の2つ目は、人材配置や人事戦略に活用できるためです。

人事戦略では、経営目標の達成を主軸として計画や作戦を立てます。また人事戦略を行なう際には、従業員を適切なところへ配置する必要があります。

人材配置や人事戦略を行なう際には、共通して「優秀な人材の採用」や「既存社員の人材育成」が欠かせません。

優秀な人材の採用・育成には、タレントマネジメントという「自社のタレント（＝従業員）の能力を最大限に活かす仕組み」が必要です。タレントマネジメントを適切に実施するには、データの一元化が必須です。

データの一元化には人材情報・データベースが不可欠なため、人材配置や人事戦略の活用に左右します。

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人材育成やスキル管理に活用できる

人材情報・データベースを作る目的の3つ目は、人材育成やスキル管理ができるためです。

前述の通り、人事配置や人事戦略を行なう際には、優秀な人材の採用や既存社員の人材育成が欠かせません。つまり、新入社員や既存社員を問わず、適切な人材育成が必要です。

人材情報・データベースをつくり、一元化できると、人材の育成状況やスキルがすぐにわかりやすくなるため、今後の対策を練る際にも有効活用できます。

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事業計画や採用計画に役立つ

人材情報・データベースをつくる目的の4つ目は、事業計画や採用計画に役立てるためです。新規事業や新規採用の計画を立てる際には、以下の情報が必要です。

・既存の従業員データ ・求めるスキル・経験

上記の情報は、人材情報・データベースを確認したり分析すると得られます。そのため、人材情報・データベースが一元化されていると、新規事業や採用計画を遂行するうえで必要な情報がすぐに取り出せるようになります。

人材情報の基本

前述の通り人材情報・人材データは「従業員のさまざまなデータを蓄積し集めたもの」であり、必要に応じて活用できます。

人材情報・人材データを作成する際には、以下の情報が必要です。

・従業員基本情報 ・職業履歴 ・保有スキル／資格 ・個人目標／エンゲージメント ・人事評価

順番を追って解説します。

従業員基本情報

従業員基本情報は、個人を特定する際に必要な「人材の基礎的なデータ(個人情報)」を指します。データの管理を行なうには、まずは従業員に関する正確な情報を集めてデータ化する必要があります。

具体的には、以下のような項目を入力します。

・氏名 ・住所 ・入社年月日 ・年齢 ・学歴 ・家族情報 ・勤務地 ・雇用形態 ・社員ID

氏名、住所、家族情報、勤務地、雇用形態などはのちに変更される場合があるため、情報が変わるごとに更新を忘れずに行なう必要があります。

職業履歴

職業履歴は、人材配置や優秀な人材の研究において重要な情報です。そのため、人材情報・人材データをつくる際にも明確に入力することが大切です。

職業履歴には、入社後の情報はもちろん、入社前の情報もあれば合わせて入力します。具体的には、以下のような項目が必要となります。

・所属部署 ・役職 ・業務内容 ・在籍期間

従業員基本情報と同様に部署異動や昇格または降格などがあった際には、新たにデータを書き換えなければいけません。時間の経過とともに、在籍期間も増えることから、自動的に期間を反映するツールなどを導入すると便利です。

保有スキル・資格

各従業員を知って適所に配置するためには、保有スキルや資格データを控えておくことも欠かせません。

また、急な離職や事業拡大の際にはすぐに人材採用が必要になることもあります。その場合、人材情報・人材データの保有スキルや資格データを検索することによって、自社に必要な人材タイプを素早く見つけられる可能性があります。

保有スキルや資格には、以下のような項目があります。

・業務経験 ・経験年数 ・保有資格

各従業員のスキルレベルを知るために、スキルマップを作成し、そのデータを保管しておくのもおすすめです。

個人目標・エンゲージメント

昨今では、個人目標やエンゲージメント指数なども、有用な人材情報として重要視する企業が増えています。目標管理やエンゲージメント調査を適切に実施すれば、企業が改善すべき課題が見えてきます。具体的には以下の2点が挙げられます。

１．モチベーションが分かる
●個人目標やエンゲージメントの度合いによって、従業員のモチベーションが見える化 →モチベーションは作業効率や成果にかかわるため、現状を知れば企業側の施策やアプローチ方法の 根拠となります。

２．組織を発展させる方法が見つかる
●個人目標への進捗度やエンゲージメントを把握し、個人や組織の課題が見える化 →見つかった課題から、組織の発展につなげる施策や方法を見出せます。

個人目標の達成やエンゲージメントの向上をはかるためには、以下の項目を用意しておくと役立ちます。

・個人目標に対する進捗情報 ・エンゲージメントをはかるための質問

ほかの人材情報などと同様に個人目標やエンゲージメントも常に変化していくものなので、定期的なチェックが必要です。

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人事評価

人材評価データを活用している企業はまだまだ少ないものの、重要な人材情報・データだといえます。なぜなら、過去の人材評価データと比較し活用できれば、人材や企業の課題点を見つけやすくなるからです。

また、評価データをもとに部署異動などの人員配置に活用したり、採用計画の基準を設定するのにも役立ちます。専用のシステムを使い、時系列や部署ごとの評価を「自由に分析ができる状態」にすると、さらに活用への幅が広がります。

人材情報管理の方法

人材情報を管理するには、システムを使用するのがおすすめです。しかし、人材情報を管理するシステムといっても、さまざまな機能を持ったものがあります。

代表的な3つのシステムを紹介します。

人事評価システム

人事評価システムは、人事評価に関するさまざまな業務を、一元化できるシステムです。導入の際は、自社の状況により一概に言えませんが、以下の評価に対応するシステムを選ぶとよいでしょう。

・コンピテンシー評価 ・360度評価 ・OKR

また人事評価システムでは、評価結果の表への落とし込みや、データ分析、目標設定などが可能なものが多いです。さらに評価結果は人材配置や人材育成にも活用できます。

労務管理システム

労務管理システムは、以下のような労務に関する業務を効率化できるシステムです。

・入退社の手続き ・人事考課 ・福利厚生の管理 ・給与計算 ・社会保険の管理 ・各種申請 ・安全衛生管理

労務の業務内容は幅広く、ミスが許されないことも多いです。そのためシステムの導入によって業務の効率化ができることはもちろん、ミスの削減も期待できるでしょう。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、自社のタレント（＝従業員）の評価や能力、スキルなどを集約して管理し、適切な人材配置や人事評価などを行なうためのシステムです。それによって従業員のパフォーマンスを最大化し、将来的に会社の生産性の向上も期待できます。

前述の「人事評価システム」と混同されがちですが、タレントマネジメントシステムの方が広義な範囲を扱うことが多いです。

人事評価に重きを置く場合には人事評価システムを選び、人材育成や適切な人材配置などを実施、サポートまでしたい場合には「タレントマネジメントシステム」を選ぶなど、適宜自社に適したものを使用するとよいでしょう。

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人材情報の一元管理を効率化するには

企業の発展には人材情報の効率的な管理が欠かせません。人材情報を一元管理し効率的に運用するためにまず必要なのは、管理方法の見直しや改善です。

近年は働き方の多様化やDX（デジタルトランスフォーメーション）が推奨されており、人事や労務業務を効率化するさまざまなシステムツールが登場しています。

タレントマネジメントシステム『スマカン』なら、膨大な人材データを一元管理、活用でき、適切な人事評価やスキル管理、人材育成など、人事やマネジメントにまつわるあらゆる人材管理の効率化をサポートできます。

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