人材情報の一元管理とは？ 目的と方法を徹底解説！

ビジネスにおいて「見える化」とは、目に見えない業務の全体像や必要な情報を「見える」ようにし、円滑に業務が遂行しやすい状態にしておくことを指します。一概に人材情報の見える化といっても、実際にどのような情報が必要なのか、どのように管理すればよいのかわからない方も多いのではないでしょうか。

そこで、当記事では人材情報の一元管理によって、人材データを「見える化」するポイントや方法を解説します。散在した人材情報を管理したい、最適配置や人事評価を行いたい、と考えているマネジメント層や人事担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

人材情報とは

人材情報とは、社員に関するあらゆる情報のことです。また、人材データとは、それらを蓄積し集めたものです。

集約した情報は、人材配置や人材育成、スキル管理などを通して、組織や企業全体の生産性を高めることに活用できます。

人材データには、以下の人材情報が盛り込まれていることが望ましいとされています。

現状でこれらの人材情報がばらばらに管理されている場合は、「人材情報の一元管理」によって必要な情報の「見える化」ができるようになります。また、さまざまな場面で活用することもできます。

人材データベースを作成する目的

人材データベースをつくる目的は、主に以下の4点に活用できるためです。

人材管理の業務効率化

人材データベースを作成する目的の1つめは、人材管理にかかわる業務を効率化するためです。

人材管理では組織の活性化を最終目標として、人材を効果的に活用するために、さまざまな人材情報を管理します。管理する人材情報があらゆる場所に散在する状況では、情報収集だけでも多くの時間が取られてしまいます。

一方で、人材情報が一つの場所に集約されていると、すぐに必要な情報を取り出せるため、人材管理の業務効率化につながるでしょう。

人材配置や人事戦略への活用

人材情報・データベースを作成する目的の2つめは、人材配置や人事戦略へ活用できるためです。

人事戦略では、経営目標の達成を主軸として計画を立てたり、施策を検討したりします。また、人事戦略を行う際には、社員が最大限のパフォーマンスを発揮できるように社員を適切な部署へ配置する必要があります。そのため、人材配置や人事戦略には共通して「優秀な人材の採用」や「既存社員の人材育成」が重要といえるでしょう。

優秀な人材の採用・育成には、タレントマネジメントという「自社社員（＝タレント）の能力を最大限に活かす仕組み」が有効といえます。また、タレントマネジメントを適切に実施するには、人材情報の一元化が必須です。

人材育成やスキル管理への活用

人材データベースを作成する目的の3つめは、人材育成やスキル管理に活用できるためです。

人事配置や人事戦略を行うには、優秀な人材の採用や既存社員の人材育成が重要といえます。つまり、新入社員や既存社員を問わず、適切な人材育成が必要ということです。

人材データベースをつくることで人材情報を一元化できると、人材の育成状況や保有スキルがわかりやすくなるため、今後の育成計画や自社に必要なスキルを検討する際にも有効活用できるでしょう。

事業計画や採用計画への活用

人材データベースを作成する目的の4つめは、事業計画や採用計画に役立てるためです。

新規事業や新規採用の計画を立てる際には、主に以下の情報が必要になるでしょう。

上記の情報は、人材データベースから分析することで得られます。そのため、人材情報が一元化されていると、新規事業や採用計画を遂行するうえで必要な情報がすぐに取り出せるようになります。これらの情報は事業計画や採用計画を立てる際に役立つでしょう。

基本的な人材情報

人材データは「社員のさまざまなデータを蓄積し集めたもの」であり、人材採用や人材育成、最適配置、事業計画書の作成などに活用できます。

人材データを作成する際には、以下の人材情報を集めるとよいでしょう。

従業員基本情報

従業員基本情報とは、個人を特定する際に必要な「人材の基礎的なデータ（個人情報）」を指します。人材情報を管理するには、まずは社員に関する正確な情報を集めてデータ化する必要があります。

具体的には、以下のような項目を入力します。

氏名、住所、家族情報、勤務地、雇用形態などはのちに変更される場合があるため、情報が変わるごとに更新を忘れずに行うようにしましょう。

職業履歴

職業履歴は、人材配置や優秀な人材の研究において重要な情報です。そのため、人材データをつくる際にも明確に入力するようにしましょう。

職業履歴には、入社後の情報だけでなく、入社前の情報もあれば併せて入力します。

具体的には、以下のような項目があります。

部署異動や昇格または降格などがあった際には、従業員基本情報と同様にデータを書き換えるようにしましょう。時間の経過とともに在籍期間も長くなることから、自動的に期間を反映するツールなどを導入するのも一案でしょう。

保有スキル・資格

各社員を適材適所に配置するためには、保有スキルや資格データを控えておくことが大切です。また、急な離職や事業拡大の際にはすぐに人材採用が必要になることもあるでしょう。

その場合、人材データに社員の情報をまとめていれば、保有スキルや資格を検索することで、自社に必要な人材を素早く見つけられます。

保有スキルや資格には、以下のような項目を入力するとよいでしょう。

各社員のスキルレベルを知るために、スキルマップを作成して保管しておくのもおすすめです。

個人目標・エンゲージメント

昨今では、個人目標やエンゲージメント指数なども、有用な人材情報として重要視する企業が増えています。目標管理やエンゲージメント調査を適切に実施すれば、企業が改善すべき課題が見えてくるでしょう。

個人目標やエンゲージメントから得られる企業の課題には、以下の2つが挙げられます。

1．モチベーションを向上させたい
個人目標やエンゲージメントの度合いによって、従業員のモチベーションが可視化できます。モチベーションは作業効率や業務の成果にかかわります。現状、社員のモチベーションが低下傾向にあるなら、人事評価制度の見直しなど企業側の施策やアプローチ方法に活かすことができるでしょう。

2．組織を発展させたい
個人目標への進捗度やエンゲージメントを把握することで、個人や組織の課題が明確になります。MVVの作成・浸透によって社員の自発性や協働性を促進する、定期的な面談を通して業務の進捗確認を行うなど、組織の発展につなげる施策や方法を見出せるでしょう。

ほかの人材情報と同様に、個人目標やエンゲージメントも常に変化していくものであるため、定期的にチェックを行うようにしましょう。

人事評価

人材評価データは重要な人材情報といえます。なぜなら、過去の人材評価データと比較して活用できれば、自社の人材や課題点を見つけやすくなるからです。

人材評価データは、その情報をもとに部署異動などの人材配置に活用したり、採用計画の基準を設定することに役立つでしょう。評価結果をただ可視化するだけでなく、システムを導入して時系列や部署ごとの評価を分析できるようにすると、さらに活用の幅が広がるでしょう。

人材情報の管理方法

人材情報を管理するには、システムを使用するのがおすすめです。しかし、人材情報を管理するシステムといっても、さまざまな機能や種類があります。

ここでは、代表的な3つのシステムをご紹介します。

人事評価システム

人事評価システムは、人事評価シートの配布から分析までを自動化できるシステムです。

紙やエクセルで管理していた評価や目標を、システム上に集約することで効率化を目指します。また、人事評価システムによって評価への透明性が高まると、社員の納得度も高まるというメリットが期待できます。さらに、評価結果は人材配置や人材育成にも活用できます。

導入の際は、自社の状況に合わせて以下の評価に対応するシステムを選ぶとよいでしょう。

労務管理システム

労務管理システムは、以下のような労務に関する業務を効率化できるシステムです。

労務の業務内容は幅広く、社内だけでなく社外にも影響を及ぼすためミスが許されないことも多いでしょう。そのため、システムの導入によって業務の効率化ができることはもちろん、人的ミスの削減も期待できます。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、自社社員（＝タレント）の評価や能力、スキルなどを集約して管理し、適切な人材配置や人事評価などを行うためのシステムです。

それによって社員のパフォーマンスを最大限に引き出すことができ、将来的に企業全体の生産性向上も期待できるでしょう。

また、「人事評価システム」と混同されがちですが、タレントマネジメントシステムの方が広義な範囲を扱うことが多いです。

人事評価に重きを置く場合には人事評価システムを選び、人材育成や適切な人材配置などを実施、サポートまで行いたい場合には「タレントマネジメントシステム」を選ぶようにしましょう。まずは、自社の課題を洗い出し、その課題や自社での運用スタイルに適したシステムの導入をおすすめします。

人材情報の一元管理を効率化するには

企業の発展には人材情報の管理が欠かせません。そのため、人材情報を一元管理し効率的に運用するためにまず必要なのは、管理方法の見直しや改善といえます。

近年は働き方の多様化やDX（デジタルトランスフォーメーション）が推奨されており、人事や労務業務を効率化するさまざまなシステムツールが登場しています。

タレントマネジメントシステム『スマカン』なら、膨大な人材データを一元管理でき、人事評価やスキル管理、人材育成など、人事やマネジメントに関するあらゆる人材管理の効率化を助けます。

『スマカン』は多くの官公庁や大学法人、さまざまな規模の民間企業への導入実績を誇ります。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関で、人事業務の効率化や人材情報の一元管理、データ分析から組織強化につなげられるでしょう。

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