• 2022.07.12
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  • 人事戦略

タレントマネジメントシステムの選び方 比較ポイント、導入目的別の機能、注意点を紹介

タレントマネジメントシステムの選び方 比較ポイント、導入目的別の機能、注意点を紹介

昨今はタレントマネジメントシステムを導入する企業が増えています。一方で、どのシステムを選べばよいかわからない、どのような目的で導入が推奨されるのかがわからないという理由から、導入に踏み切れていない企業もあるようです。

当記事ではタレントマネジメントシステムの比較ポイントや機能、システムを選ぶ際に気をつける点などを交えながら、最適な選び方をご紹介します。

目次(タップして開閉)

タレントマネジメントシステムの概要

昨今は多くの企業でタレントマネジメントシステムを導入しています。しかしタレントマネジメントシステムがどのようなものなのかを把握しきれていないと、なかなか導入に踏み切れないでしょう。ここではタレントマネジメントシステムの基本、ほかのシステムとの違いやメリット・デメリットを解説します。

タレントマネジメントシステムとは

タレントマネジメントシステムとは、従業員のスキルや経歴、資格などさまざまな情報を一元管理することで人材を最大限活用するためのツールです。ばらばらだった情報を集約することによって、適材適所の人材配置や公平性のある人事評価などの助けとなります。

労働力人口が減少している日本では、新しく人材を採用するよりも自社の社員の能力を伸ばす、あるいは最大限発揮してもらうことが必要になっています。それにより生産性の向上、将来的な経営目標の実現を目指すことがタレントマネジメントの目的です。

タレントマネジメントシステムの導入により、各従業員のスキルや経歴を可視化し、戦略的な人材マネジメントが行えるとして2010年代頃から導入する企業が増えています。

タレントマネジメントシステムとほかの人事システムとの違い

タレントマネジメントシステムとほかの人事システムとは一体何が違うのでしょうか。いずれも人事領域で活用されるシステムであり、業務や管理を行う点は同じです。しかし目的や機能に違いがあります。

人事システムはあらゆる人事業務の効率化に役立つシステムです。従業員の勤怠・給与・評価・採用に関する情報を管理し、人材マネジメントにとどまらず、人事や給与計算など労務まで網羅しています。

一方タレントマネジメントシステムは、従業員のスキルや能力・評価・経験値などの情報を一元管理し、戦略的な人材配置や計画的な人材育成などに特に役立ちます。人事システムの一つが、タレントマネジメントシステムともいえます。また、採用や評価など人事システムの一部機能が備わったタレントマネジメントシステムもあります。

タレントマネジメントシステムのメリット・デメリット

タレントマネジメントシステムのメリットは、従業員情報を一元管理して可視化する点です。集めた情報はシステムを通して管理職や経営者などを含め、全社的に共有できます。人事業務が効率化されるだけでなく、情報をもとにした戦略的なマネジメント、適材適所の人員配置、公平で透明性のある人事評価の実現を助けます。

特に個人の主観や評価経験に依存しない、人事施策を実行できるため、従業員から納得感が得られやすく、エンゲージメントが高まりやすくなります。結果的に生産性の向上、将来的に企業全体の成長が期待できるでしょう。

一方で、タレントマネジメントシステムを適切に導入しないとデメリットを被る可能性もあります。特に導入目的や機能などを正しく理解できていない場合、従業員の情報がうまく集まりません。

また全社的にシステムの導入についてを周知できていないと混乱を招き、かえって活用しづらくなってしまいます。全従業員が自社の経営目標や理念などを理解するとともに、タレントマネジメントシステムの導入によってどのような効果が得られるのかなどを理解している必要があります。

必要に応じて人事や労務制度などの見直しも必要となるため、全社的な協力が求められます。また、機能を十分に使いこなせない場合、コストパフォーマンスが低下してデメリットとなってしまうケースもあります。

タレントマネジメントシステムの機能、実現できること

タレントマネジメントシステムにはどのような機能があるのでしょうか。またその機能を活用することで、どういったことが実現できるのでしょうか。ここでは一般的なタレントマネジメントシステムの基本的な機能とできることを簡単にご紹介します。

人材情報データベース管理機能

従業員の顔写真や入社年度、経歴などの個人情報のほか、スキルや資格、得意とすることなどさまざまな情報を管理できます。社内で閲覧権限を持っている人なら誰でも情報を引き出せるため、部署間での情報共有にも活用できます。ここで集めた情報は、ほかの機能にも紐づけて活用することも可能です。

目標管理機能

従業員それぞれが企業目標やキャリアプランに沿った目標を設定し、達成度などを管理できます。達成率をグラフなどで可視化できるため、従業員の目標達成へのモチベーションにもつながります。

同時に他者の進捗状況も閲覧できるため、チーム全体の目標管理にも役立てられます。管理職やリーダーがマネジメントを行う際に役立つでしょう。

スキル管理機能

タレントマネジメントシステムは、長期的なスキル管理によって人材育成計画の立案にも役立ちます。管理されている情報から、伸ばすべきスキルや補うべきスキルが明確になり、効果的な育成研修などの施策を考案できます。

また、自社が求めるリーダー像にマッチした従業員を選抜できます。タレントマネジメントシステムでは、後継者を育成したいと考えた場合にスキルや経歴、適性をもとに適した人物を簡単に探せます。素早く候補者を選び、無駄のない育成計画を立てられるでしょう。

組織図作成・人員配置機能

タレントマネジメントシステムでは、集めた従業員データを使用し、組織図を作成できます。人材情報を登録すれば自動で生成してくれるシステムもあります。可視化された従業員のスキルや経験値をもとに、最適な人材配置に向けて組織図上でシミュレーションも行うことができます。

アンケート・サーベイ機能

タレントマネジメントシステムは、従業員の本音や会社に対する思いなどを把握するためにも活用できます。従業員規模が大きな企業では、コミュニケーションの希薄化が課題となっている場合があります。

アンケートやサーベイ機能を利用して簡単に従業員の意見を集計・分析することによって効果的な人事施策を立案し実行できるでしょう。従業員の声の見える化は、よりよい組織づくりの助けとなります。

データ分析・レポート作成機能

タレントマネジメントシステムでは、人材情報のデータを分析できます。たとえば過去の離職者から離職傾向を導き出し、予兆がある社員に対してフォローアップするなどの対策が打てるでしょう。分析結果を整理したレポートなどが出力できるものであれば、マネージャー層の会議資料としても使えます。

タレントマネジメントシステム【導入目的別に機能を整理】

タレントマネジメントシステムでは、企業が抱えるさまざまな課題を解決する可能性があります。しかし、解決したい課題が明確になっていない状態でシステムを選んでしまうと、導入後に後悔することになりかねません。

まずは課題を洗い出し、導入目的を明確にしたうえで、どのような機能が自社にとって役立つのかを精査するといいでしょう。ここでは、導入の目的別に役立つ機能の例を整理してご紹介します。

目的機能
適材適所の人材配置人員配置シミュレーション/スキル管理/人事評価
効率的な人材育成スキル管理/目標管理
公正な人事評価人事評価/目標管理
情報の一元化人材データベース
リーダー候補の選定目標管理/スキル管理
エンゲージメントの向上アンケート・サーベイ/データ分析・レポート作成
人事業務の効率化人材データベース/スキル管理

タレントマネジメントシステムの選び方【7つの比較ポイント】

近年では、さまざまな企業がタレントマネジメントシステムを提供しています。数あるなかから自社に適したシステムを選ぶ際、どのようなポイントに注目して比較すればよいのでしょうか。ここではタレントマネジメントシステムの選び方を比較するポイントを交えてご説明します。

導入目的に合っているか

上述したようにタレントマネジメントシステムにはさまざまな機能が搭載されています。そのため、いざ導入しても十分に使いこなせないケースも聞かれます。もし、一部の人事業務だけを効率化したいような場合は、特化型のシステムを検討するのも一案です。システムを比較検討する際は、自社の導入目的に合っているかどうかをチェックしましょう。

将来的なビジョンに合っているか

自社で解決したい課題だけでなく、その課題を解決することで会社をどのような状態へと導きたいのかを明確にすることが大切です。タレントマネジメントシステムで課題を解決し、経営目標についても視野に入れておくと、今すぐ必要な機能だけでなく、いずれ必要となる機能のことも考えられます。長期的に使用することを前提に最適なタレントマネジメントシステムを選ぶとよいでしょう。

必要な機能があるか

必要な機能が備わっていないものを選んでしまうと、タレントマネジメントシステムを導入する意味がありません。システムにはそれぞれの強み・特長があります。評価や育成に特に向いているものや、人材配置・活用に向いているものなど、大まかなタイプの分類から、自社の目的に沿ったものを検討するとよいでしょう。

直感的に操作できるか

タレントマネジメントシステムは日常的に使用するものです。そのため、使いやすいかどうかも検討材料の一つとして考えておくべきでしょう。あまりにも複雑で使いにくいものを選ぶのは全社員にとってストレスになります。誰でも直感的に操作できるシステムを選ぶのがポイントです。

予算に見合っているか

導入には初期費用や月額費用がかかります。また、オンプレミス型やクラウド型など、選ぶタイプによっても価格は異なります。自社の予算に対して十分な機能が備わっているかどうかも比較材料として役立ちます。

十分なサポート体制はあるか

システム導入にあたり、十分なサポート体制があるかどうかも重要です。サポートの期間だけでなく、専任スタッフやフォローアップミーティングの有無なども比較材料にしましょう。

無料トライアルは可能か

タレントマネジメントシステムとの相性は、使って初めて良し悪しがわかるものです。多くのシステムでは無料のトライアル期間を設けていますが、期間の長さや制限される機能などが異なります。詳細を確認したうえで、無料トライアルを利用し、使いこなせるかどうかをチェックするのも一案です。

タレントマネジメントシステムの種類

タレントマネジメントと一口にいっても強みや特長が異なります。主にタレントマネジメントシステムは次のタイプに分けられます。

1.多機能タイプ
2.人事評価に強みを持つタイプ
3.目標管理に強みを持つタイプ
4.人材活用に強みを持つタイプ

1.多機能タイプ

評価、育成、活用などすべてを網羅できる多機能タイプは、人材マネジメントに関する課題や要望が多岐にわたる企業に適しているでしょう。また、将来的に活用範囲を広げたい企業に適したタレントマネジメントシステムといえます。

2.人事評価に強みを持つタイプ

現行の人事評価制度において紙やエクセルなどの表計算ソフトで運用しており、業務が煩雑になっている企業に向いています。

3.目標管理に強みを持つタイプ

評価だけでなく、人材育成にも力を入れたい企業に向いています。従業員個々が設定した目標や進捗を一元管理できるため、人材育成に注力したい場合はこのようなタイプのタレントマネジメントシステムが適しています。

4.人材活用に強みを持つタイプ

個々の能力や経験値をもとに、適材適所の人員配置を行いたい企業は、人材活用に強みを持ったシステムを選ぶとよいでしょう。新規事業の立ち上げやリーダー候補の選定に活かしたい企業におすすめです。

タレントマネジメントシステム導入時の注意点

一口にタレントマネジメントシステムといっても、それぞれ強みがあることがわかりました。これから導入を検討する場合は、以下の点に注意しましょう。導入によって新たな問題点が生まれたり、課題が解決できない状態が続いてしまうケースもあります。

手段と目的を意識する

タレントマネジメントシステムの導入はあくまでも、企業の経営目標ないしは課題を解決するための手段です。定期的に目的・目標を確認し、軸がぶれないようにしましょう。

情報の更新をこまめに行う

タレントマネジメントシステムは一度情報を集めたら終わりではありません。従業員の成長度合いや経験値など、育成計画の変更に合わせながら常に情報更新をしなければいけません。古い情報のままでは適切な人事施策を実行することは難しいでしょう。

従業員にシステムの導入を周知する

タレントマネジメントシステムは、全従業員が利用するものです。そのため導入について全社的に周知する必要があります。システムを導入する意味や活用方法などを知ってもらい、協力を仰ぐことで正確な情報が集まりやすくなります。

既存の人事制度と連携する

従業員の能力やスキルを一元管理しただけでは、タレントマネジメントの成功にはつながりません。自社で実施している人事制度と連携し、ブラッシュアップしていくことでシステム導入の効果が得られるでしょう。

運用とPDCAを繰り返す

タレントマネジメントシステムを導入しただけでは、課題が解決するものではありません。システムを活用しながらPDCAを回し、随時運用を見直しましょう。

目的に合った最適なタレントマネジメントシステムの導入を

タレントマネジメントシステムは、適切に活用できれば、従業員情報を一元管理するだけでなく、企業が抱えるさまざまな課題の解決に役立ちます。自社の課題を洗い出して目的を明確にし、目的に沿った最適なタレントマネジメントシステムを選ぶことが大切です。各システムが持つ機能や特長などを比較し、無料トライアルなどを経てから導入することをおすすめします。

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