• 2022.06.23
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社員のスキルを可視化するには? スキルマップ、システムなど管理方法を紹介

社員のスキル管理のやり方 スキルマップ、システム利用など管理方法を紹介

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企業の持続的な発展に向けて効果的な人材育成をするために、従業員のスキル管理は欠かせません。そして適切なスキル管理には、スキルマップやスキル管理ができるシステムの活用が有効です。

当記事では社員のスキル管理の必要性やメリット、スキルマップやスキル管理システムを活用したスキルの可視化の方法を解説します。

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目次(タップして開閉)

社員のスキル管理とは

社員のスキル管理とは、職務遂行にあたって必要なさまざまなスキルを組織が管理することです。また、スキルをただ管理するだけでなく、維持、育成、継承といった観点から人材マネジメントに活かしていきます。従業員各々のスキルを可視化し、社内で共有することによって、適切な人材配置や人材採用、人材育成につなげることができます。

社員のスキル管理の目的

企業や組織が、社員のスキル管理をする目的は、社員のスキルを可視化し、把握することです。社員が保有するスキルは目に見えないため、なかなか把握しづらいとお悩みの人事担当者やマネジメント層も多いでしょう。

スキル管理を目に見える形で行うことで、保有スキルが把握しやすくなり、さまざまな場面で活用することができます。

ある従業員が現在の部署で活用しきれていないスキルを発掘したり、スキルを活かしてより活躍できる部署に配置転換したり、ある従業員の育成にあたって不足スキルを理解し育成や研修計画を練ったりすることができます。また、部署や人材の不足スキルがわかれば、採用するべき人もわかりやすくなります。

社員のスキル管理とタレントマネジメントとの関係

タレントマネジメントとは、自社の従業員を才能ある人(=タレント)と見なし、スキルや経験などを把握し、育成および適材適所に配置することで、企業の成長につなげるマネジメント手法を指します。

社員のスキル管理は、タレントマネジメントの一環です。そのため、社員のスキル管理を適切に実施することで、タレントマネジメントもうまく機能すると考えられています。

社員のスキル管理(可視化)が必要な理由

社員のスキル管理が必要な理由は、以下の通りです。

1.社員の意欲が高まるため
2.人材育成に役立つため
3.適切な人材配置ができるため
4.必要な人材を採用するため
5.人事評価に役立てるため

詳しく解説します。

1.社員の意欲が高まるため

社員のスキル管理を行うと、社員のスキルが可視化されます。本人が自分のスキルを確認できるため、周囲と比べて秀でているスキルや不足しているスキルを確認することができます。

秀でているスキルに対しては「自信を持てる要素」となり、不足するスキルに関しては、スキルの獲得を目指すきっかけになります。不足スキルの補填という明確な目標ができて意欲が高まり、自らスキルアップに向けて努めるようになるでしょう。

2.人材育成に役立つため

社員のスキル管理を実施して保有スキルが可視化されると、従業員それぞれの強みと弱みが明確になり、育成のための方針を立てやすくなります。

そうすると効果的な研修を提供できるとともに、必要に応じて各自に適した助言や指導ができるため、人材育成に大いに役立ちます。

3.適切な人材配置ができるため

社員のスキル管理を実施すると、チームやプロジェクト、部署ごとに保有スキルのバランスを見ることができます。

あらかじめ、そのチームやプロジェクト、部署に必要なスキルのバランスを分析してリスト化しておくとよいでしょう。足りないスキルがある場合は、補填できる人材を配置することによって、チームのパフォーマンスを最大化し、生産性を向上させることができます。

急遽、新規のプロジェクトが立ち上がった場合も同様に、必要とする人材をスキル管理のデータから抽出し、配置、異動することができます。

4.必要な人材を採用するため

社員のスキル管理によって、部署やチーム、プロジェクトに不足しているスキルが把握できても、社内に適した人材がいないという場合もあるかもしれません。自社で必要なスキルを持つ人材がいないと判断された場合、人材採用という手が考えられます。その際もスキルが可視化されているので、採用すべき人材が明確な状態で採用活動ができ、採用後のミスマッチなども防げる可能性があります。

5.人事評価に役立てるため

社員のスキル管理によって可視化されたスキルは、人事評価の基準にもなります。一般的に人事評価は、業績評価、能力評価、情意評価という3項目がありますが、可視化されたスキルは能力評価の評価基準として役立てられます。保有スキルが明確であると、能力評価の際に、客観的かつ公平に人事評価を行うことができるでしょう。

社員のスキル管理(可視化)が必要な組織

社員のスキル管理が必要な組織は、以下の通りです。

1.社員の能力を底上げしたい組織
2.チームのまとまりがない組織

詳しく解説します。

1.社員の能力を底上げしたい組織

企業が発展を目指すうえで、従業員それぞれが力を最大限に発揮することは重要です。とはいえ、今ひとつ能力を発揮できていない企業や組織もあるでしょう。

社員のスキル管理を実施すると、各自のスキルが可視化できるため、相性の合うポジションや部署がわかりやすくなります。

スキル管理のデータと照らし合わせつつ、必要に応じて配置シミュレーションを行うなど検討し、適切なポジションに配置することで、各社員のパフォーマンスが最大化するように促すことができます。結果的に、能力の底上げが期待できるでしょう。

2.チームのまとまりがない組織

チームとしてまとまりがない組織で、社員のスキル管理を実施すると、以下のような原因が見えてくることがあります。

・チーム内にマネジメント能力がある人がいない
・チーム内が特定のスキルに偏っている

一般的に企業や組織は、個人では達成できない成果を求めてチームで業務を遂行します。まとまりがなくスキルのバランスが悪いチームは業務の効率が悪く、ミスの発生率も高まりやすいです。そのため目指しているような成果は望めないでしょう。

社員のスキル管理によって、現状のチームにどのようなスキルを持つ人材を混ぜるべきか、明らかとなります。まとまりがあり、適材適所の配置がされているチームを再構成するための情報が得られるのです。

管理(可視化)すべき社員のスキル

社員のスキル管理では、以下のようなスキルを管理します。

1.業務に必要なスキル
2.資格
3.経歴や業務経験
4.研修履歴

詳しく解説します。

1.業務に必要なスキル

社員のスキル管理では、業務に必要なスキルを洗い出します。専門的なスキルや知識はもちろん、コミュニケーション能力なども含まれます。業務を遂行するうえで、必要となるスキルを管理しておくと、必要なスキルの過不足が判断できます。

業務に必要なスキル例
営業職 コミュニケーション能力、ヒアリング能力など
経理職 簿記2級、資料などの作成スキルなど

2.資格

業務に必要な専門資格も管理する必要があります。これは、業務に必要なスキルと重なる部分もあります。

資格情報の管理によって、資格がないと就任できない業務や職務に必須のスキルの有無を判断できます。あるポジションにおいて適任者がいない場合には、資格保持者の採用や、在籍する社員に資格取得を推奨するといった施策を検討できます。

また資格を管理する際には、取得年月日や有効期限、更新時期なども記しておき、期限切れの防止にも役立てられるでしょう。

3.経歴や業務経験

過去の経験を管理することも、社員のスキル管理の一つです。具体的には経歴や業務経験を指します。

新入社員の場合は、入社後に培ったスキルや、達成した目標などを蓄積していきます。中途社員の場合は、新卒と同様の内容に加え、前職での経歴や業務経験を記録します。

4.研修履歴

社員のスキル管理では、受講した研修の履歴も扱います。研修履歴を管理することで、以下のようなことに役立てられます。

・不足スキルを補うための研修の実施
・今後伸ばしてほしいスキルアップのための研修の実施
・受講の重複防止

社員のスキルを可視化する方法(1)【スキルマップ】

社員のスキル管理の方法には、さまざまなやり方があります。代表的な2つを取り上げますが、まずはスキルマップをご紹介します。

スキルマップの特徴

スキルマップとは、社員の保有するスキルを表にまとめてリスト化したものです。スキルマトリックスと呼ぶこともあります。表計算ソフトや紙で作成されることも多いです。

縦軸に社員名を明記し、横軸にスキル名を表記するのが一般的です。社員名とスキルが交わるマスに、「スキルに対する獲得度(=スキルレベル)」を記します。社員のスキルを一覧表にすることで、目に見えにくいスキルを可視化できます。

スキルレベルは「〇×」や「1、2、3」など、企業によって表記の方法が異なります。

スキルマップの作成方法

スキルマップを作成する際には、以下のステップで進めるとスムーズです。

STEP1:スキルマップの作成目的を明確にする
STEP2:業務内容の棚卸しとスキルの抽出
STEP3:スキル項目を決定
STEP4:スキルレベルの評価基準を決定
STEP5:マニュアルの作成と研修の開催
STEP6:実際にスキルマップを導入

詳しく解説します。

STEP1:スキルマップの作成目的を明確にする

最初にスキルマップの作成目的を明確にすると、社内の認識を統一できます。これにより、スムーズに作成できるのはもちろんのこと、目的に沿ったスキルマップが作成できます。

STEP2:業務内容の棚卸しとスキルの抽出

次に、業務内容の棚卸しとスキルの抽出をします。その際は以下の順に作業するとスムーズです。

1.業務内容を洗い出す
2.1の内容を分類し、階層ごとに整理する
3.各業務に必要なスキルを整理・抽出する

業務内容の棚卸しとスキルの抽出をすることで、各ポジションにおける業務量の把握やスキルの過不足も見えやすくなります。

STEP3:スキル項目を決定

続いて、スキルマップに記載するスキル項目を決定します。スキル項目は、職種によって必要な項目が異なります。より具体的に細分化することが大切です。

STEP4:スキルレベルの評価基準を決定

前項で決定したスキル項目に基づき、スキルレベルの評価基準を決定します。評価基準は、以下の手順で決めるとスムーズです。

1.スキルの獲得度によって階層を分ける
2.各階層に数値を設ける
3.数値を満たすための定義を決める

階層の数値が少なすぎると、各社員との差が見えにくくなり、数値が多すぎると管理が煩雑になるため、5段階前後にするとよいでしょう。

STEP5:マニュアルの作成と研修の開催

実際にスキルマップを運用する前に、マニュアルの作成と研修の開催が欠かせません。指針となるマニュアルがあると、運用がしやすくなります。また、社員の理解を得るためにも、研修の開催も重要です。

また運用後に改善点が出た場合には、マニュアルを修正したり、再度研修が必要な場合もあります。

STEP6:実際にスキルマップを導入

実際にスキルマップを導入し、運用を開始します。運用中に改善点が見つかるケースも多く見受けられます。そのため、STEP1~5で完璧を目指す必要はなく、運用をしながら改善していくといいでしょう。

社員のスキルを可視化する方法(2)【スキル管理システム】

続いて、スキル管理システムを活用した社員のスキル管理のやり方をご紹介します。

スキル管理システムの機能・特徴

スキル管理システムは、社員のスキル情報を可視化し一元管理できるシステムです。個別の従業員情報にスキルや経歴、経験、資格などを入力・保管します。その情報をもとにチームや部署ごとに保有スキルのバランスを確認することもできます。

スキル管理システムには主に3種類の形態があります。

1.クラウド型
・オンライン上のサーバーにインターネットを介して利用する形態
・サーバーの設置、メンテナンス、管理が不要
・契約後、すぐに使用可能
2.オンプレミス型
・サーバーを自社内に設置
・サーバーの設置、メンテナンス、管理が必要
・カスタマイズが自由な場合が多い
3.パッケージソフト型
・ソフトウェアを購入
・インストールした端末のみで使用可能

また、スキル管理システムには、以下のような機能があります。

スキル情報の一元管理

スキル管理システムでは、個別でファイルを管理するのとは異なり、情報を集約できます。そのため、スキル情報を一元管理し、全社的に情報共有が可能です。人事異動・配置転換があった際にも、データを速やかに更新し、引き継ぐこともできます。

スキルの入力

スキル管理システムでは、社員のスキルを自由に入力できます。またシステムの管理者だけではなく、本人に入力してもらうことも可能なので、管理者の手間が省けます。

スキル情報のチェックと検索

入力したスキルの情報の確認や検索も簡単です。特定の部署や新プロジェクトに必要なスキルの保持者も、迅速かつ的確に探して抽出することができます。

スキル管理システムの導入メリット

スキル管理システム導入のメリットは、以下の通りです。

マネジメントしやすくなる

スキル管理システムでは、システム上で全社員のスキルを総合的に管理できる点が特徴です。そのため、個人単位はもちろん、チームごとのスキルのバランスも把握できます。

社員をマネジメントする管理職は、部下に不足するスキルを補う方法がわかるため、適切なアドバイスが可能です。また以前と比べて、成長の度合いなどもわかるため、効率的なマネジメントが行えます。

情報を集約できる

各社員のスキルをシステムで管理するため、ほかの部署のメンバーであっても、一元的に管理できることが特徴です。急な退職やプロジェクトの拡大などで、特定のスキルを持つ人が必要な場合にも、社内から該当の人物を速やかに見つけられます。

業務効率化によるパフォーマンスの最大化

スキル管理システムで全社員のスキルを把握することによって、適材適所の人材配置ができます。スキルや適性に見合う環境に従業員を配置すると、各々が力を発揮しやすくなります。そのため業務の効率化が進められ、組織のパフォーマンスの最大化が期待できるでしょう。

人事評価への活用

スキル管理システムで管理した情報を、人事評価と連動することができます。人事評価は準備や運用が煩雑で、公平性や透明性を保つのが難しいとされています。スキル管理システムで可視化されたスキルやその成熟度によって、公平に評価をすることができれば、社員の納得感も高まるでしょう。そして、経営層や人事担当者の負担が大幅に減ることにもつながります。

スキル管理システムの導入手順

スキル管理システムを導入する際には、以下の手順で進めるとよいでしょう。

STEP1:導入目的の明確化
STEP2:管理責任者を決定
STEP3:マニュアルの作成
STEP4:テスト導入の実施
STEP5:実際に運用を開始

詳しく解説します。

STEP1:導入目的の明確化

最初に、スキル管理システムの導入目的を明確にします。その際は、以下のポイントを踏まえるとよいでしょう。

・導入によって解決したい課題
・導入によって得られるメリット

これらを明確にすることによって、どのような製品を選べばよいかが見えてきます。

STEP2:管理責任者を決定

スキル管理システムを導入する際は、システムの活用や運用面で混乱が生じないように管理責任者を決めるといいです。自社の状況に合わせて管理責任者を1人にするか、部署ごとにそれぞれ責任者を設けるかも合わせ検討しましょう。

STEP3:マニュアルの作成

スキル管理システムを適切に運用するために、マニュアルの存在も欠かせません。以下のポイントを踏まえて、マニュアルを作成し、周知します。

・操作方法
・見方
・評価の基準

STEP4:テスト導入の実施

初期設定とマニュアルを作成したあとは、テストを実施します。テスト導入では、部署ごとのフィードバック内容を集め、運用方法やマニュアルを再検討しましょう。

STEP5:実際に運用を開始

STEP4まで完了したあとは、実際に運用を開始し、社員への定着化を目指します。スキル管理システムに関する研修などを行い、定着させていきましょう。

社員のスキル管理で、多様な人材の活用へ

社員のスキル管理は、人材マネジメントの一環です。それにより、効果的な人材育成・適材適所の人材配置・即戦力採用・公平な人事評価・多様な人材の活用や発掘を実現することができます。スキル管理を効率的に実施するには、スキルマップの作成やスキル管理機能を持ったシステムの導入が不可欠です。

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