資格管理とは？ 目的と方法、収集項目、システム化のメリット

企業側が社員の資格管理を行い、人事評価や人材育成に活かそうとするニーズが、昨今高まっているようです。日本の国家資格は300種類以上あり、民間資格なども含めると、紙や記憶の資格管理では到底手が回らないでしょう。

当記事では、資格管理の目的や方法と、効率よく進めるためのヒントをご紹介します。

「資格管理とはどんなものか」「資格管理にはどんなツールがあるのか」など、迷われているご担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

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資格管理とは

資格管理とは、会社側が従業員の保有する資格を把握し、管理すること。資格の種類は問いません。国家資格から社内資格まで、さまざまです。

資格管理は、全社的に実施することが一般的で、統一されたシステムやフォーマットを活用するケースが多いです。資格を同一システム下で一括管理すると、人材配置や目標管理にデータを利用しやすくなるからです。

資格管理の目的・必要性

資格管理の目的や必要とされる理由を3点ご紹介します。

管理を楽にする

資格管理の目的の一つは、煩雑な管理を楽にすることです。資格管理で扱うデータは、管理が非常に煩雑です。有効期限や書類など取り扱うデータの種類が多いのが理由の一つ。

資格に関わる情報を紙や複数のエクセルファイルでまとめていると、確認や更新作業に時間がかかってしまいます。管理にかかる担当者の負担を減らし、紛失リスクなどヒューマンエラーを防ぐ目的でシステムを活用した全社的な資格管理が必要とされています。

資格データの可視化

資格管理の目的の2つめは、散らばっているデータの統合です。資格管理の方法が、部署や事業所ごとに異なっていると、全社的にデータを扱いたい場合に手間がかかるでしょう。

資格管理を各組織の担当者レベルで終わらせるのではなく、管理方法を統一すると、スムーズに業務が進められます。

特に昨今は人的資本情報の開示義務化の動きから、従業員のスキルや資格を把握し、人材の価値を最大限引き出す経営が重視されています。従業員の資格を可視化するために、資格管理の必要性が高まっているのです。

管理ミスの防止

資格管理の目的の3つめは、管理ミスの防止です。

企業として従業員の資格管理ができていないと、重要な事項を見落としてしまう恐れがあります。例として資格の有効期限切れが挙げられます。従業員が忙しさから資格の更新時期を逃すと事業所として法令違反にあたる場合もあります。資格の更新漏れに迅速に気づくために、統一的な資格管理が必要なのです。

さらに、管理職などが把握できていない人材のポテンシャルや適性の見落としを防ぎ、マネジメントに活かすという目的も考えられます。

資格管理のメリット

資格管理のメリットにはどのようなものがあるでしょうか。主なものを3つご紹介します。

資格の更新漏れを防ぐ

資格管理の最大のメリットは、更新忘れを防げることです。建設業などでは、業務に必要な資格が事業所ごとに必要人数を指定されているものもあります。

資格の更新時期が近づくとアラートをかけてくれる機能が搭載されているシステムを利用すれば、リスク管理にもなる点が資格管理のメリットといえるでしょう。

人材育成・活用を促進する

資格管理によって可視化された情報をもとに人材育成が進められるでしょう。従業員側からすると、保有する資格を会社が把握してくれている安心感があり、さらなる資格取得やスキルアップへのモチベーションが上がりやすくなることが考えられます。

さらに、モチベーションを保ってスキルアップした人材を、最適な部署に配置すれば、高いパフォーマンスが期待できるでしょう。現在社内にいる人材で最大限の生産性を生み出すための施策が検討できるのが、資格管理のメリットの一つといえます。

業務に最適な人材を見つけ出しやすくなる

資格管理が進んでいると、業務に必要な人材を探す手間が省けるでしょう。システムを活用して資格管理をしていれば、最適な従業員がすぐに探し出せるため、担当者の負担も軽くミスマッチも少ないはずです。

資格手当の計算が楽になる

資格管理によって、資格手当を支給している企業は、給与計算を楽にできるでしょう。資格手当を月給に加算する場合も手当として別途支給する場合も、資格に紐づけて自動換算できるようにしておけば、担当者の手間を減らせます。現状エクセルなどで計算している運用であれば、ミスが減らせる点もメリットです。

資格管理で収集すべき情報項目

資格管理で収集すべき情報にはどのようなものがあるでしょうか。基本項目と自社で必要であれば収集した方がいい項目をご紹介しますので、全社的に資格管理を始める場合は、ぜひチェックしてみてください。

基本項目

資格管理で収集すべき基本項目は、以下の通りです。

1. 従業員の氏名
2. 従業員の所属部署
3. 保有資格名
4. 資格番号
5. 資格取得年月日
6. 資格更新年月日
7. 資格の更新期限
8. 資格の概要
9. 資格に関する画像データ（証明書や書類など）

その他の項目

資格管理で収集すべき基本項目のほかにも、会社によって「把握したい」あるいは「管理すべき」項目もあるでしょう。たとえば以下のようなものが考えられます。

1. 業務とは関係のない資格
2. 取得を目指して勉強中の資格
3. 資格はないが、特筆した方がいい特技や趣味

これらの資格やスキル、特性などを今後の人材配置や社内コミュニケーションの活性化に役立てることができます。自社の人事戦略や人事理念などを踏まえて必要に応じて追加してみてはいかがでしょうか。基本項目と一元管理することで、自社の人材情報がより充実するでしょう。

資格管理の方法・ツール

ここからは資格管理の方法やツールをご紹介します。

エクセル

資格管理を導入する場合、エクセルから始める企業は多いかもしれません。エクセルを活用する場合は、全社的な統一フォーマットを使用するといいでしょう。

資格管理のエクセルテンプレートとして、厚生労働省が配布している『キャリアマップ、職業能力評価シート』をご紹介します。このシートは、業種ごとにフォーマットが分かれており、活用マニュアルも公開されているので、参考にしてみてください。

参照：『キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード』厚生労働省

資格管理アプリ

従業員の資格を可視化するスマートフォンアプリも、最近では登場しています。更新期限の通知や更新記録のログ管理などを自動化でき、スマホで登録するだけという手軽さも支持されているようです。

資格管理システム

資格管理の機能を搭載している人事システムも増えてきました。代表的なのものは、タレントマネジメントシステムです。タレントマネジメントシステムは、人材情報を一元管理し、人事評価や人材配置など戦略人事の推進をサポートするシステムです。

タレントマネジメントシステムを活用すれば、資格管理にかかわる業務の効率化に役立つでしょう。エクセルは無料で使えて大変便利ですが、個別にファイルを更新する必要のないシステムの活用もおすすめです。入退社や異動時の更新もスムーズで、管理や作業の煩雑さを軽減できるでしょう。

なお、資格管理システムの多くは、スマートフォンからでもアクセスできる仕様のものが多いです。

資格管理システムの選び方

資格管理にはシステム活用が便利といえますが、タレントマネジメントシステムをはじめとした資格管理システムには、多くのサービスがあります。

そこで資格管理システムの選び方について、チェックすべきポイントを3点ご紹介します。

集計・分析機能の有無

資格管理システムにデータの集計・分析機能があると、人材育成や異動の計画が立てやすいでしょう。有資格者の一覧表や資格保有人数、ある資格の部署ごとの分布図などを作成できると、報告書なども作成しやすいです。

クラウドツールかオンプレミスか

資格管理システムを大別すると2種類に分かれます。インターネットを経由するクラウド型と、サーバーを設置するオンプレミス型です。クラウド型の方が場所を問わず使用でき、オンラインで編集が可能です。オンプレミス型はサーバー設置の手間やコストがかかりますが、比較的自社用にカスタマイズしやすいとされています。運用後を見越して、自社に最適なものを選ぶといいでしょう。

費用・使いやすさ

資格管理システムを実際に導入するとなった場合、初期費用やランニングコストを算出し、費用対効果が高いものを選びましょう。トライアルの機会を利用し、操作性など使い心地をチェックしておくと、導入イメージがつきやすいでしょう。

資格管理システムでできること

資格管理システムで一般的にできることを3つをご紹介します。活用方法は自社の目的に応じてさまざまですが、導入イメージの参考にしてみてください。

ただし、資格管理システムの機能はサービスによって異なります。トライアルなどを利用して、自社でやりたいことができるのか、検討するのがおすすめです。

保有資格を一覧で確認する

従業員の保有資格を一覧形式で確認したい場合は、事前に登録済みの人材情報から専用シートを作成する方法などがあります。保有資格と一緒に見比べたい項目がある場合は、同時にレイアウトを設定します。

資格保有者の割合を確認する

資格保有者の割合を確認したい場合は、事前に登録済みの人材情報から円グラフや棒グラフなどを作成します。グラフ形式はお好みのものを選べるのが一般的です。分布図がつくれるシステムもあります。

資格の期限・更新タイミングを管理したい

資格の有効期限や更新タイミングを管理したい場合は、アラートがかかるように設定します。カレンダーや計算式などを使って、有効期限や更新タイミングを反映させます。

資格管理の運用を始める流れ

これから資格管理を始める、社員の資格を管理・可視化したい、という企業は何から始めればいいのか悩まれるでしょう。

資格管理の一般的な流れ・手順をご紹介します。

管理者や運用ルールの決定

まず最初に、資格管理を担う管理者およびルールを決めます。管理者はデータ作成をメインで行う人が望ましいでしょう。一般的に人事・マネジメント担当者が多いです。

資格管理の運用ルールにおいて、規定すべき事項は以下の通りです。

資格管理で扱う従業員の資格情報は、重大な個人情報です。取り扱いについて前もって細かなルールを決めておき、従業員の不安を減らしましょう。重大なセキュリティトラブルが発生する前に、しっかりと準備するのが大切です。

まずは小さな部署単位で運用開始

資格管理の管理者や運用ルールが決定したら、次に小さな組織（部署、プロジェクトなど）から運用を開始するといいでしょう。最初から全社的に導入してしまうと、改善点が見つかった際に、ブラシュアップがしにくくなってしまうからです。

小さな組織内で運用し、改善点を反映させながら、少しずつ公開範囲を広げましょう。なお、運用開始の際は、各従業員への説明も行い、理解を得るようにしましょう。

資格データ更新

資格管理を継続的に行うには、データ更新も忘れてはいけません。事前にデータ更新のタイミングも決めておきましょう。たとえば従業員が新しい資格を取得した際、システムへの反映は必須といえます。ほかにも「半年に一度」「四半期に一度」など定期的なタイミング設定で更新漏れを防ぐのもいいかもしれません。

資格管理にも役立つ『スマカン』

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、従業員一人ひとりの資格をはじめとする情報をクラウド上で一括管理するツールです。資格のほか、能力・スキル・適性なども紐づけて、適材適所の人材配置、目標管理と連動した人事評価などに活かすことができます。

30年近く官公庁や大学法人などでも導入されている信頼と実績があり、直感的な操作で誰でも迷わずお使いいただけます。自社に必要な機能だけ選んで始められるので、無駄な機能に費用を出したくない、スモールスタートで始めたい、という企業におすすめです。

まとめ

資格管理は、企業が従業員一人ひとりの保有資格を管理し、更新漏れや適切な人材マネジメントに活かす方法や取り組みです。無料で手軽に始める方法もありますが、管理の手間やコストを加味すると、ソフトの活用が便利でしょう。適切に運用できれば、人事業務の効率化につながります。

資格管理システム・ソフトの一つに、タレントマネジメントシステムがあります。担当者にかかる負担を減らしながら、戦略的な人材マネジメントを進められるでしょう。資格管理の方法としてタレントマネジメントシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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