適材適所とは｜ビジネス上の意味や人材配置のポイントを解説！

適材適所とは、企業の人材配置において重要な考え方とされています。従業員の適性や意思を活かしながら、ふさわしい配置を行うことで従業員のモチベーション向上につながり、最終的に会社の利益にも影響する可能性があるでしょう。

しかし、適材適所の進め方がわからないという場合や適材適所がうまくいっていないという企業も少なくありません。

そこで今回は、企業の経営層や人事担当者、各部署の人材配置に関わる方に向けて、適材適所について解説しながら、適材適所に効果的な方法やシステムもご紹介していきます。

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適材適所とは？

適材適所とは、企業において従業員の能力や希望を把握し、考慮したうえで最適なポジションに配属することを指します。適材適所という言葉は、「企業の人的資源を最適化し、有効活用すること」とも言い換えられます。

適材適所の人材配置を実現できれば、従業員のモチベーションが上がることで能力を発揮し、組織活性化、会社の経営目標へのよい影響ももたらされるでしょう。

適材適所が必要とされる理由や背景

適材適所が必要とされる理由や背景について、以下で確認してみましょう。

社会情勢や事業環境の変化

適材適所は、社会情勢や事業環境が変化していることも必要とされる理由のひとつです。

昨今では、数年間にわたる新型コロナウイルスの流行により、行動制限や在宅ワークへの切り替え推奨など、企業や労働者を取り巻く環境にも大きな変化が生じています。

企業のビジネス自体においても、場合によっては展開する事業内容を変更するなど、柔軟な対応が必要となったことでしょう。

そこで、新たな状況に対応できる人材や、変化に必要とされる知見や経験のある人材を、迅速に適切な部署やポジションへ配置できることがビジネスにおいて必要となります。

少子高齢化による人手不足

適材適所は、少子高齢化による人手不足の観点からも必要とされています。労働力人口の減少により、そもそもの人材確保が難しくなっているため、企業としては競争をしながら人材を確保・定着させる必要があるでしょう。

従業員の流出を防ぐためにも、適材適所による配置で従業員のモチベーションを高めたり、納得感のある配属が必要とされています。

限りあるリソースの最適化

適材適所は、従業員という人的リソースを最適化しなくてはなりません。人材確保が難しく、場合によっては人材の流出が防ぎきれない場合、限られた人的リソースを最適化する必要があります。

限られたリソースを最適化すること、生産性向上や効率化が期待できるでしょう。そのために、従業員の経歴や能力を加味した適材適所が必要とされます。

多様性のある働き方への変化

適材適所は、働き方の多様性という意味でも必要とされています。

子育てや介護と両立するために時短勤務を行う従業員や定年後の再雇用、外国人労働者や障がい者など、それぞれの働き方や能力を踏まえた適材適所を行うことで、生産性の向上が期待できるでしょう。

適材適所の実現による効果

適材適所を行うことで、得られる効果はどのようなものがあるのでしょうか。以下で解説していきます。

生産性の向上

適材適所では、組織における生産性向上が期待できます。従業員それぞれの経歴や能力、特性や希望をふまえたうえでの配置を行うことで、従業員は得意分野で能力が発揮でき、生産性の向上が見込めます。従業員本人のモチベーションも上がる可能性があります。

逆に適材適所を意識せずに配属した場合、苦手分野やゼロからのスタートとなることで、教育にも時間がかかり、生産性が悪く、本人のモチベーション低下を招く恐れもあるでしょう。

従業員の離職防止

適材適所は、離職防止にも効果的です。従業員の能力とは無関係の配属や、希望がまったく考慮されていない場合、従業員のモチベーションが低下し、離職につながる原因にもなるでしょう。

100%希望をかなえることは難しい場合もありますが、経験や能力を活かせる配属、本人の希望を踏まえた配属を行うことで、従業員の離職を防止することができるでしょう。

人件費などのコスト削減

適材適所では、コスト削減にも活かすことができます。すでに経験や知見のある配属となることで、教育にかかる労力や時間を減らすことができるでしょう。

教育にかかるリソースを減らすことは、人件費や研修等で発生するコスト削減にもつながります。

組織の活性化や企業の成長

適材適所は、組織活性化にも貢献します。適材適所による配属でモチベーションが上がった状態の従業員が多いほど、組織によい影響がもたらされるでしょう。前向きな意見交換、積極的なコミュニケーション、目標に対する主体性の向上など、組織が盛り上がり、活性化する環境の創出につながります。

また、従業員本人のモチベーションやパフォーマンスが向上し組織が活性化することで、企業としての経営目標や業績にも影響し、結果的には企業の成長にもつながる可能性があるでしょう。

適材適所の人材配置をする方法

適材適所の人材配置を行う方法について、ご紹介していきます。

企業の課題と目標を明確にする

適材適所を行う際は、まず企業全体としての課題や目標を明確にしましょう。

どのような課題があり、どうしていきたいのかを明確にすることで、どの部署のどのポジションが不足しているのかなどが明らかになり、採用や人材配置にも活かすことができます。

各職種の業務内容を洗い出す

適材適所を行う際は、各業務の業務内容を洗い出すことが重要です。それぞれの業務にはどのような人材が必要なのかということを抽出するためにも必要だからです。

より適材適所の人材配置を行うためには、ひとつひとつの職種における業務内容も理解しておかなくてはなりません。

従業員の現時点の能力やスキルを知る

適材適所では、現時点での従業員本人の経歴や能力を知ることも重要です。すでになんらかの経歴や能力、資格があることで即戦力になり、活躍できる可能性が高まるでしょう。

注意したいのが、現時点の能力を反映するための配属を行う場合は、本人の意思や将来のキャリアプランもヒアリングすることです。経歴や能力とは異なる分野への希望がある場合には、タイミングをみながら、考慮した配置転換も必要になるでしょう。

従業員の適性や意思を知る

適材適所で大切なことは、従業員本人の性格や意思を知ることです。経歴や能力だけでなく、本来の性格や価値観を知ることで、適材適所にも活かすことができます。

また、本人の意思や将来のキャリアプランも把握して、そのために必要な業務を担う部署やポジションに配置するということも重要です。

配属後も連携を取る

適材適所を行う際は、配属後にも部署の担当者や従業員本人と適宜情報共有をしていきましょう。配属した従業員が問題なく働けているか、人間関係は良好か、目標関連などについても密に連携します。

配属後に困っているようなことがあれば、フォローを行い、部署の担当者とも連携したうえでサポートをしていきましょう。

適材適所を成功するためのポイント

適材適所を成功させるために抑えておきたいポイントについてご紹介します。

長期的な視点や将来像を意識する

適材適所を行う際、注意したいのが現時点の姿だけでなく長期的な視点を持って人材を見るようにすることです。

仮に現時点で成果を出している場合でも、長期的に続くかどうかという点は保証されていません。一方で、現時点では結果を出せていない場合でも、今後成長する可能性や大きな成果を出す可能性を秘めている従業員もいるでしょう。

能力を発揮できるか、活躍できるかという点は、従業員の価値観や業務内容、チームメンバーや上司との関係性でも大きく変わる可能性があります。

現時点だけでなく、従業員の性格や日頃の姿勢なども加味し、長期的な視野をもったうえで適材適所に取り組みましょう。

従業員の性格や考え方

適材適所に取り組むうえで重要なのが、従業員の性格や考え方を踏まえることです。性格や価値観はそれぞれの職種の向き不向きにも影響します。出せる成果にも違いが出てくる可能性があるでしょう。

これまでの経歴や保有資格だけでなく、性格や考え方も加味したうえで、より適切な配置を見極めましょう。

配属後もPDCAを回す

適材適所では定期的な状況確認とPDCAを繰り返すことも重要です。

配属を行ったあと、業務を順調に遂行できているかどうか、従業員の役割や担当業務の状況を所属部署の上司や担当者に確認したり、PDCAを回すことも忘れてはいけません。

適切な人事評価を行う

適材適所に取り組む中で、配属後の適切な人事評価も重要なポイントになるでしょう。本人の能力が発揮できているのか、意欲的に業務に取り組めているのか、目標に対する成果などを客観的に評価しましょう。

本人の能力が発揮できており、成果を出しているにもかかわらず、曖昧（あいまい）で主観が入り込んだ評価になっていないか注意しながら評価を行うことで、さらにモチベーションやエンゲージメントの向上につながるでしょう。

適材適所は変化する可能性もある

適材適所で忘れてはいけないのが、現時点では適性がないと思われていても、努力や行動、周囲のサポートで成果を出し、適所へと変換することもできるという点です。

適性がないと思われる場合でも本人の強い意志がある場合には将来的な配属を考慮したり、逆に従業員本人の希望とは違った業務を担当することになった場合にも、前向きな言葉がけやフォローを忘れないようにしましょう。

適材適所のための人事戦略

適材適所を行うために、有効な人事戦略や施策を以下でご紹介していきます。ぜひ参考にしたうえで、取り入れられるものは取り入れてみてください！

定期的な1on1の実施

適材適所の人材配置に取り組むうえで、定期的に1on1を実施しましょう。普段はなかなか話せないようなことや自分の希望、キャリアについても正直に話せる可能性があります。

そのためにも、日頃から定期的な1on1を実施してコミュニケーションを取っておくことで信頼関係を築き、従業員の配属に関する本音や希望を知ることができるきっかけにもなるでしょう。

ジョブローテーションの実施

適材適所では、さまざまな職種を経験したうえで検討するのが理想です。経験や性格をヒアリングするだけではなく、実際に複数の職種を経験して思わぬ適所が見つかる可能性もあるでしょう。

たとえば、新卒採用の社員には一定期間でジョブローテンションを実施したうえで、配属先を決めるというような取り組みをしてもよいかもしれません。

定期的な適性検査を実施する

適材適所では、適性検査も有効です。適性検査では従業員の業務に関するアンケートや性格診断なども行えます。

たとえば、人材が不足している部署ではどのような傾向の人材が活躍できるかを踏まえながら、適性検査の結果をもとに検討してみるなどもよいでしょう。

副業や兼業の解禁

適材適所では、さまざまな職種や業務を経験するからこそ正しい判断につながる可能性があります。そこでジョブローテーションのように、複数の職種を経験させるだけでなく、副業や兼業にて本業とは異なる職種を経験することも、従業員本人の適所を発見するきっかけにもなります。

従業員の成長や視野を広げるうえでもプラスになるため、副業や兼業を許可することもひとつのポイントになるでしょう。

人材情報を一括で管理できる仕組みを整える

適材適所では、不足している人材や適切な人材を探す際に、従業員情報や組織図をすぐに確認できるような仕組みがあるとスムーズです。

人材管理システムや人材データを一元管理できるタレントマネジメントシステムなどを活用すると、効率的に従業員データを確認でき、適材適所にも活かすことができるでしょう。

タレントマネジメントシステムは適材適所の人材配置にも活かせる

タレントマネジメントシステムは、従業員の経歴や資格、希望などの人材情報を一元管理し、人材配置や採用など、包括的に人事業務を効率化することのできるシステムです。戦略的人事にも役立てることができるシステムとして注目されています。

従業員情報を一元管理することで、不足している人材や欲しい経歴を持つ人材を見つける際にも役立たせることができるでしょう。

適材適所を進めるうえで、膨大な従業員データを手動で確認したり、偏った意見や評判だけで人材を配置することは失敗につながる可能性も高いです。

従業員データや1on1の記録や適性検査などを管理できるタレントマネジメントシステムなら、適材適所の人材配置にも効果的と言えるでしょう。

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『スマカン』は、人材データの一元管理や可視化、適材適所の人材配置、優秀な人材育成、納得感のある人事評価など、戦略的人事の実行をサポートするタレントマネジメントシステムです。

多くの官公庁や大学法人、様々な規模の民間企業への導入実績を誇ります。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関で、人事業務の効率化や人材情報の一元管理、データ分析から組織強化につなげることができるでしょう。

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まとめ

適材適所の人材配置に取り組むことは、従業員本人のモチベーションが向上し、パフォーマンスや成果にも影響する可能性があります。また、そのことは組織活性化や企業の成長にもつながります。

適材適所はさまざまな角度から検討して見極めたうえで進めていき、定期的な連携や確認など、PDCAの実施も怠ってはいけません。

効果的な適材適所を進めていくためには、従業員データや組織図、アンケート結果や1on1などの面談記録、目標と成果などを確認する必要があります。

人事業務の効率化や戦略人事を進めることができるタレントマネジメントシステムなら、適材適所の人材配置にも大きく役立つでしょう。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

2008年より、一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。