• 2022.07.07
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[図解]スキル管理をエクセルで実践 スキルマップの作成ステップとテンプレートを紹介

[図解]スキル管理をエクセルで実践 スキルマップの作成ステップとテンプレートを紹介

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社員のスキル管理に役立つツールとして、多くの企業が「スキルマップ」を活用しています。スキルマップを上手に活用することで、生産性の向上や従業員のモチベーションアップが期待できます。

当記事はスキルマップの雛形、エクセルで作成する手順、ダウンロードして使えるテンプレートなどをご紹介します。

目次(タップして開閉)

スキル管理とは

スキル管理とは、企業や組織において社員一人ひとりが持つ資格や能力などを可視化して一元管理することです。

従業員のスキル管理をすることにより、従業員がどのような資格や能力を持ち、どのような経験をしてきたのかを把握できます。同時に部署やチーム内でメンバーのスキルや経験のバランスがわかりやすくなります。

可視化された情報をもとに、適材適所の人材配置や新規業務のアサイン、新しく採用すべき人材の明確化などマネジメント施策において役立ちます。また、企業や組織が求めるスキルに達していない社員に対し研修を実施するなど人材育成にも役立ちます。

なかでも、社員のスキルを把握し、可視化するための一手段として有名なのが「スキルマップ」です。

スキルマップとは

スキルマップとは業務を行う際に必要なスキルを項目化し、「どの社員がどのスキルを持ち合わせているのか」を一覧化した表のことです。

スキルマップは、ほかにいろいろな呼び方があります。たとえば力量管理表、スキル管理表、スキルマトリックス、力量表、力量管理表、技能マップ、スキル評価シートなどです。

スキルマップを作成すると、社員の業務遂行能力をひと目で把握しやすくなります。

ISO9001の取得にはスキルマップが必要?

「ISO9001」とは国際標準化機構が定める、最も有名な品質マネジメントシステムです。品質マネジメントシステムとは、組織が製品やサービスの品質を管理し、顧客満足度などを改善していく仕組みを指します。

ISO9001を取得していると、継続的な品質の向上が期待できることを、対外的に示すことができます。そして認証には、従業員の「力量」を明確にすることが求められています。力量とは、業務遂行に必要な資格や経験、技能などのスキルを指します。

ISO9001の取得に力量の明確化が必要である理由は、従事者の力量を把握して必要な教育をするよう要求しているからです。つまり、業務に必要なスキルに対し、スキルが満たない従業員には教育を行うといった、教育プロセスのPDCAサイクルを回すことが求められているのです。

したがって組織がISO9001を取得する際はスキルマップの作成が不可欠であるといえるでしょう。スキルマップをもとに人材マネジメントを行うのは、企業の持続的な成長にもつながるため、大いに活用するのがおすすめです。

スキルマップはエクセルでつくれる?

スキルマップは業種や企業ごとの運用に合わせて、縦軸に業務内容やスキル、横軸に従業員の名前を記載して作成することが多いです。ポイントを押さえれば、エクセルのような表計算ソフトを使っても作成できます。

[スキルマップ]エクセルでつくる雛形

スキルマップの基本の雛形は、以下のような表です。

スキルマップの雛形

縦軸に業務遂行にあたって必要なスキルとその説明、横軸に社員の名前を入力します。そして、達成基準に沿って社員のスキルを評価し、セルの中に数値を入力します。後述しますが一般的にスキルは、4段階で評価することが多いです。

職種や部署によって求められるスキルは異なりますので、全社員共通で同じものを使用する必要はありません。部署や職種ごとに必要なスキルを洗い出し作成していきましょう。

スキルマップの作成ステップ[エクセルで実践]

続いて実際にエクセルでスキルマップを作成するにあたって、スキル項目や評価方法をどのように設定すればよいのかについて解説します。

1.スキルマップ作成の目的を明確にする
2.スキル項目を体系的に洗い出す
3.スキルの達成基準を設定する

1. スキルマップ作成の目的を明確にする

スキルマップの作成に入る前に「スキルマップをつくる目的」を明確にしておくことは大切です。業務効率化、人事評価への活用、スキルアップを見越した人材育成など、目的に応じてスキル項目の決め方も異なりますので作成前に精査しましょう。

2. スキル項目を体系的に洗い出す

はじめに、スキルマップの縦軸に記載する「スキル項目」を体系的に洗い出しましょう。スキル項目の決め方について詳しく解説します。

スキルの分類方法

スキル項目を定めるために、まずは「業務内容」と「その業務に必要なスキル」を全て洗い出してみましょう。業種によって異なりますが、一般的に業務フローに沿って各業務に必要なスキルを挙げていくと考えやすいです。

また、業務を進めるために必須となるスキルのほかに、今後チーム全体として伸ばしていきたいスキルも整理してみましょう。

スキルの階層数を決める

次に、分類したスキルの階層数を決めます。業務内容を大項目として分類し、その業務に必要なスキルを小項目へと細かく分類するイメージです。

スキルの階層数に決まりはありませんが、多すぎると複雑になってしまうため、一般的に2〜3階層程度で作成されることが多いです。

スキル項目を適度に細分化する

1つの業務に対して必要なスキルを洗い出す際に「どの程度まで細かく記載すべきか」と迷うことがあるかもしれません。スキル項目が細かすぎても整理しづらいですが、抽象的すぎてもスキルマップを有効活用できないことがあります。

スキルマップを作成する目的に応じて適度に細分化するようにしましょう。

スキル名を決める

次にスキル名を簡潔にあらわしましょう。文章で記載すると表が見づらくなり、集計の際に管理に手間がかかり把握しにくいです。

また、評価者による評価のばらつきを避けるために、スキルの補足説明文を入力するのもおすすめです。

3. スキルの達成基準を設定する

スキルマップのスキル項目が決まったら、評価する際の「スキルの達成基準」を設定します。「できる」「できない」の2段階のみで評価する場合もありますが、一般的には3〜6段階程度レベル分けすることが多いです。どの程度の習熟度なのかを明確にするためです。

レベル分けを細かく設定しすぎても評価しづらくなってしまうため、4段階程度で評価している企業が多いようです。4段階でレベル分けする場合、例として以下のように基準を設定します。

レベル11人ではできないが、理解はできている
レベル2マニュアルを見ながら実施できる
レベル31人で実施できる
レベル4内容を熟知し指導できる

スキルマップ導入の目的や自社が求めるスキルレベルに合わせて、何段階でレベル分けするのが適切か検討してみましょう。

4. 従業員のスキルレベルを評価する

最後に、作成した項目に沿って従業員のスキルレベルを評価します。

スキル評価の方法は、「上司が評価する」「本人が評価し上司が確認する」という2通りの方法があります。基本的には上司など現場の管理職・マネジメント層が部下の評価を行うケースが多いです。一方、本人が自己評価を行ったあとに、上司が確認や修正を行うケースも中にはあります。本人が自己評価を行うことで、自分のスキルレベルを改めて確認する機会にもなるためです。

ただし、本人にスキル評価をさせる際は、客観的な評価も取り入れられるよう、上司のチェックを欠かさず行うようにしましょう。

従業員のスキル評価を入力すれば、スキルマップの完成です。完成したスキルマップを使って、人材育成やマネジメントに活用してみましょう。ただし、運用中に改善点が見つかることもあるため、マニュアルを作成したり随時見直すといいでしょう

エクセル以外に、スキルマップをつくる方法はある?

ここまでエクセルでのスキルマップの作成方法をご紹介しました。スキル項目の洗い出しから評価基準の策定まで、すべての作業を行うのには全社的な協力が必要であり、手間と時間もかかります。

スキルマップはエクセルで一からつくる以外にも、作成することができます。それは、Web上で公開されているテンプレートやシステムを活用してカスタマイズする方法です。「スキルマップをつくる時間がない」「簡単にスキルマップを作成したい」という方は、ぜひ参考にしてください。

厚生労働省『職業能力評価シート』を使う

厚生労働省のホームページでは、多様な業種に対応したチェック形式の『職業能力評価シート』が公表されています。

各業種ごとに職業能力評価シートの『導入・活用マニュアル』も公開されているため、特にスキルマップを初めて作成する場合は役に立ちます

職業能力評価シートは、以下よりダウンロードできます。

参照:『キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード』厚生労働省

『職業能力評価シート』の対応職種・業種について

厚生労働省が公開する『職業能力評価シート』に対応している職種は以下の通りです。

・経営戦略
・人事/人材開発/労務管理
・企業法務/総務/広報
・経理/資金財務/経営管理分析
・情報システム
・営業/マーケティング/広告
・生産管理
・ロジスティクス
・国際事業

また、厚生労働省が公開する『職業能力評価シート』に対応している業種は以下の通りです。

・エステティック業
・警備業
・葬祭業
・ディスプレイ業
・外食産業
・フィットネス産業
・卸売業
・在宅介護業
・スーパーマーケット業
・電気通信工事業
・ホテル業

『ITスキル標準』のスキルディクショナリを使う

エンジニアやITコンサルタントなど、IT関連の職種のスキルマップを作成する場合は、経済産業省が策定したスキル体系に沿っている『ITスキル標準(ITSS)』が活用できます。ITスキル標準は高度IT人材育成を目的としてつくられたもので、IT領域の業務に必要な能力・スキルが体系化されています。

ITスキル標準のスキルディクショナリは、以下のページよりダウンロードできます。Word形式、Excel形式、PDF形式の3種類があります。

参照:『ITスキル標準V3ダウンロード』IPA 独立行政法人情報処理推進機構

『ITスキル標準』の対応職種について

『ITスキル標準では、IT領域の職種を以下の11種類に分類しています。

・マーケティング
・セールス
・コンサルタント
・ITアーキテクト
・プロジェクトマネジメント
・ITスペシャリスト
・アプリケーションスペシャリスト
・ソフトウェアデベロップメント
・カスタマーサービス
・ITサービスマネジメント
・エデュケーション

これらの11職種に対してさらに細かく専門分野が分かれ、キャリアパスを明確にするために7段階のレベルが設定されています。IT関連の職種のスキルマップを作成する際には、活用してみてはいかがでしょうか。

スキル管理システムを使う

以上のようにスキルマップは、エクセルなどの表計算ソフトでつくられた各種サンプルをダウンロードすれば作成できます。しかし作成や運用に手間と時間がかかり、管理上の人為的ミスや権限を細かく設定できないなどのデメリットがあります。

スキル管理システムは、スキルマップの目的であるスキル管理がシステム上で簡単にできるものです。導入にはコストなどの課題はありますが、スキル管理シートの作成から情報管理までを一元化してデータ確認も容易です。

スキル管理システムを活用すれば、スキル項目の洗い出しや評価などにかかる手間と負担を軽減できる可能性があります。

スキル管理システムの導入メリット

ITスキル標準では、ITスキル管理システムには、運用上のさまざまなメリットがあります。メリットは以下のポイントが挙げられます。

・従業員スキル情報の一元管理
・スキル情報の社内共有
・従業員の保有スキルをひと目で把握・比較
・部署や職種別にスキルマップをつくり変える必要がない
・求めるスキルに満たない従業員の教育や研修に活用
・採用すべき人材の特定、採用ミスマッチの軽減
・社員の適性に応じた適切な人材配置

システムを使えば簡単にスキル管理ができる

当記事はスキル管理の方法について、エクセルでの実践方法とすでに公開されているサンプルのダウンロードについてご紹介しました。ただし、スキル管理を効率的に行いたい場合、管理と運用に手間のかからないスキル管理システムが便利です。

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、従業員のスキルや経歴、志向、適性などをクラウド上に集約して一元管理することができます。

スキル管理機能によって、プロジェクトの要件に応じて特定のスキルを持つ従業員をリスト化したり、適材適所の人材配置シミュレーションに活用できるため、戦略的な人材マネジメントを進められるでしょう。社内のスキル管理に課題を感じている企業は、スキル管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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