• 2022.06.09
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スキル管理ツールとは? スキルマップやシステムの導入前に知りたいあれこれ

スキル管理ツールとは? スキルマップやシステムの導入前に知りたいあれこれ

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タレントマネジメント施策の1つとして、スキル管理ツールの導入が広がっています。スキルマップを作成したり、システムを導入して、従業員のスキルを把握することで、従業員の人材育成を効率よく進めることができます。

当記事では、スキル管理に役立つツールの基礎知識や、導入メリット、導入時の注意点などについてご紹介します。人事担当者やシステム運用の担当者は、参考にしてみてください。

目次(タップして開閉)

スキル管理ツールとは

スキル管理ツールとは、主に企業や組織などで従業員のスキルを可視化して共有するためのツールです。

そもそも「スキル」とは

ビジネスにおける「スキル」とは、主に職務を遂行するうえで求められる能力を指します。業務遂行能力と言い換えることもできます。

特定の職種に必要な専門スキル・知識はもちろんのこと、コミュニケーション能力やパソコンスキル、リーダーシップや情報収集力、語学力、論理的思考力など、多岐にわたります。必要とされるスキルの種類は職種によってさまざまです。専門職の場合は、その職業に必要な資格などもスキルに含まれます。

そもそも「スキル管理」とは

全従業員それぞれが、どのようなスキルを持ち合わせているのかを会社全体で把握することを「スキル管理」といいます。

把握したスキル・能力によって、現在の組織にとって必要な人材配置を行なったり、人材育成に役立てることができます。従業員が多い組織ほど、すべてを取りまとめて可視化するのは大変なので、専用のツールやスキルマップを作成する企業が多いです。

スキル管理ツールの活用でできること

スキル管理ツールを導入すると、人事施策においてさまざまなことに役立ちます。

従業員のスキルの把握

従業員が現在持っているスキルと、まだ身につけていないスキルを、第三者がわかるようになります。会社全体のバランスを見て、適材適所の人材配置や業務の割り振りができます。

スキルの育成

現在の従業員のスキルの保有状況がわかると、不足しているスキルを補うための研修を実施することができます。また、採用すべき人がわかりやすくなるため、採用活動にも役立てられます。効率的な研修計画や採用計画を立てられるようになるでしょう。

潜在スキルの発掘

眠っていた従業員のスキルを発掘し、業務に活かせることもあります。必要なスキルを持った人材を新事業に参加してもらいたい場合などはとくに役立つでしょう。

中途採用で入社した社員において、前職で活用していたスキルが眠ったままであるケースもあるかもしれません。スキルを活かせる場を提供する機会となります。

スキル管理ツールを導入するメリット

スキル管理ツールを導入すると、会社にどんなメリットがあるのでしょうか。具体的に5点ご紹介します。

1.スキルの可視化
2.従業員のモチベーションアップ
3.さらなるスキルアップ
4.業務効率化
5.採用ミスマッチの防止

詳しく解説します。

1.スキルの可視化

会社の戦力となるスキルを可視化できます。現在社内に在籍している従業員のスキルがひと目でわかるため、全社的な共有にも役立ちます。ある特定の従業員が保有スキルを複数項目分けして、レーダーチャートなどにすると、より直感的に把握することができます。

スキルが目に見える形で把握できると、どの部署にどんなスキルが不足しているのかが明白になります。専門スキルを持つ従業員が1人しかいなかった場合は、その従業員に会社全体が依存しているなど弱点や補強点も明らかにすることができるでしょう。

2.従業員のモチベーションアップ

スキル管理ツールの導入は、会社にとってだけでなく、従業員にとっても有益です。従業員のスキルや専門資格を、人事評価の対象にすると、「どんなスキルを持っていたら会社に評価されるのか」ということが従業員本人に伝わりやすくなります。

それが評価の明確な基準となるので、従業員にも理解されやすく、本人も努力の方向性がわかります。結果的に従業員のモチベーションアップにつながるでしょう。

従業員のやる気を低下させる原因の1つは、不明確な判断基準の人事評価です。しっかりとした判断基準のもとでスキルが評価されていれば、評価に納得感があり、従業員の離職率も低下することでしょう。

3.さらなるスキルアップ

全社的にスキルを可視化していると、より会社から評価してもらえるように、スキルアップを目指す従業員が増えるでしょう。上述のように評価に直結していることがわかるからです。

また、ほかの社員とのスキルの差も明確になることも、スキルアップのきっかけとなります。競争心が刺激され、日頃から自分自身のキャリアアップのために努力するようになるでしょう。

最終的に1人ひとりのスキルが向上すると、会社全体の戦力も向上する可能性があります。

4.業務効率化

スキル管理ツールを導入すると、人事部門や総務部門の業務が効率化され、生産性が向上するところもメリットの1つです。ある部署に所属する社員をまとめて育成プログラムを実施したり、感覚で人事異動をしていた場合は、とくに効果があります。

さらに従業員のスキルが可視化されると、スキルが不足している部分に時間と予算を使うようになります。本当に対策しなければいけない部分のみに業務を集中させるようになるので、人材育成や人事異動においても、スムーズに業務を回せるようになるでしょう。

5.採用ミスマッチの防止

スキル管理ツールを活用して、現時点で会社の中で不足しているスキルがわかっていれば、「社内で活躍できる人材」や「実力を発揮しやすい人材」がすぐにわかります。

スキル管理をしていない状態で採用活動を行うと、飽和状態のスキルを持った人材を採用してしまう可能性もあります。活躍を期待して入社した従業員が、「想像していた職場とイメージが違う」と判断して、早期退職してしまうことも考えられます。

多くの時間と予算をかける採用活動。日頃よりスキル管理ルールによって、スキル管理を行っていれば、採用ミスマッチや無駄な時間をできる限り減らせるでしょう。

スキル管理ツールを導入するときに気をつけること

スキル管理ツールの導入は、メリットだけでなく、気をつけるべきポイントもあります。適切に活用しないと従業員のエンゲージメントを下げる可能性もあるので注意が必要です。ポイントは以下の3点です。

1.スキルが公開されることを嫌がる従業員もいる
2.人事評価で項目の比重が変わる
3.スキルはなるべく細分化させる

詳しく解説します。

スキルが公開されることを嫌がる従業員もいる

スキル管理ツールの導入によって、従業員の中には、自分のスキルが同僚や後輩に公開されることを恥ずかしく思う方もいるでしょう。そもそも、第三者から自分のスキルを測定されること自体を嫌がる人も少なくありません。

ツールを導入する前に、懸念を持っている従業員がいないかきちんとヒアリングを行うことが大切です。もしも反対の声があったら、意見を聞いて納得のいく形での運用を模索する必要があります。従業員全員が納得した状態で、導入することが重要です。

人事評価で項目の比重が変わる

スキル管理ツール導入後の人事評価で、スキルに関する項目の比重が高くなる傾向があります。あまりにスキルに関する比重が大きすぎると、評価に不信感を抱く従業員がいてもおかしくありません。

また、特定のスキルに比重をかけすぎると、社内の情勢が変わったときに支障が出る場合もあります。公平性を保つためにも、あらかじめ人事評価の項目数や比重のかけ方をツール導入時に決めておくことをおすすめします。なお、スキル管理ツール導入後も、定期的に可視化したスキルをどのように人事評価に反映させるのか随時見直しましょう。

スキルはなるべく細分化させる

スキル管理ツールを使ってスキル管理をする場合、スキル項目はできる限り細かく区分しましょう。「ビジネススキル」という大きな区分だけで評価するのでは意味がありません。「マネジメントスキル」、「リーダーシップ」など細分化していきます。

スキルの具体性が高ければ高いほど、人事評価の際もスムーズです。あいまいな表現を避けるように意識するといいでしょう。ただし、何十項目以上も分類し過ぎてしまうと、その後の管理が難しくなってしまうため、1つの大項目に対してに4〜6個程度を限度に細分化するのがおすすめです。

スキル管理ツールの種類

スキル管理ツールには、大きく分けて2つのやり方があります。それは、スキルマップとスキル管理システムです。どのツールが自社に向いているのか、実際に導入する際の検討材料にしてみてください。

1.スキルマップ

スキルマップとは、全従業員のスキルをわかりやすくまとめた一覧表です。スキルマトリックスともいいます。

古くから製造業界で取り入れられ、各業種に広まっていきました。製造業では、加工や組立など、各工程ごとの技術レベルを目に見える形で管理すると業務遂行に役立つからです。

スキルマップの作成方法はさまざまですが、後述するシステムを利用する場合や紙・表計算ソフトやドキュメントでつくる場合が多いようです。しかし、一から作成する場合は手間がかかります。

厚生労働省がリリースしている「職業能力評価シート」は、スキルマップ作成の参考となります。これは、各職種に合わせた職務(スキル)をレベル別に評価していくシンプルなフォーマットです。

各スキルのレベルは「補助できる」「指導をもらえる場合のみできる」「1人でできる」「他者に指導できる」という4段階に分けられ、従業員ごとに評価されます。会社の方針に沿って、6段階や8段階で評価するケースもあります。

2.スキル管理システム

スキル管理システムとは言葉の通り、スキル管理がシステム上で行えるツールです。主にクラウド型、オンプレミス型、パッケージソフト型があります。

スキル管理の機能を兼ね備えたタレントマネジメントシステムなども存在します。従業員のスキルを一元管理して人材配置を行ったり、目標達成を管理し、人事評価に役立てることもできます。

前述のスキルマップをテンプレートから作成できるシステムもあります。紙や表計算ソフトでの作成は取り組みやすく感じますが、手間と時間がかかり、管理が大変です。スキル管理をシステム上で行えば、細かなカスタマイズや設定も簡単で効率的といえます。人事担当者の負担を減らし、全社的な共有も手軽なので、運用しやすく適切なスキル管理ができるでしょう。

スキル管理ツールの活用で、戦略人事を

スキル管理ツールを導入してスキル管理を実施すると、従業員のモチベーションや業務効率の向上が期待できます。適材適所の人材配置や効果的な人材育成、ミスマッチのない人材採用の助けとなるでしょう。

『スマカン』は、従業員のスキル管理ができるタレントマネジメントシステムです。従業員の経歴やスキル、過去の人事評価などを1つのシステム上でまとめて管理できるため、人事業務の手間を減らし、戦略的なタレントマネジメントにお役立ていただけます。手間をかけずに、現在運用中の評価シートの再現もできます。

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