タレントマネジメントシステムの機能｜基本の8選を目的別に紹介

タレントマネジメントシステムとは、組織の人材活用を促進するために、従業員一人ひとりの情報を一元管理するツールです。導入を検討する企業も増えていますが「違いがわからず、どのシステムを選べばよいかわからない」「自社の導入目的が明確でなく、導入すべきか迷っている」という声も聞かれます。

そこで当記事は、タレントマネジメントシステムの機能を導入目的や課題別に整理しています。企業の人事担当者や育成開発担当者、経営層に向けて、押さえておきたい比較ポイントや気をつけたい点も解説していますので、最適な選び方のヒントとしてお役立てください。​

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タレントマネジメントシステムの概要【簡単におさらい】

タレントマネジメントシステムとは一般的に、​組織の人材情報をデータベース化して1箇所に​まとめ、人材活用に役立てるツールです。大きく分けてクラウド型とオンプレミス型に分かれます。

労働力人口が減少している日本では、2010年代頃よりタレントマネジメントの考えが浸透してきました。新しく人材を採用するだけでなく、今いる社員の能力を伸ばして最大限発揮できるようにするマネジメント手法です。

タレントマネジメントでは、従業員のスキルや経歴などを一元管理し、いつでも把握できるようにして、適材適所の人材配置や公平性のある人事評価を実現します。
可視化されたデータを有効活用することで、労働生産性を向上し、将来的な経営目標の達成を目指していきます。

タレントマネジメントシステムは、戦略的なタレントマネジメントの実行に欠かせないツールとして、導入する企業が増えているという背景があります。

ほかの人事システムとの違い

タレントマネジメントシステムとほかの人事システムは、いずれも人事領域で活用されるシステムで、人材管理に役立つ点では同じです。しかし、目的や可視化する情報の種類が異なります。

人事システムは、一般的に人事情報を包括的に管理するシステムを指しています。従業員の勤怠や給与計算、採用、評価など事務業務全般の管理・効率化を助け、労務領域まで網羅しています。

一方のタレントマネジメントシステムは、集約した情報を経営資源として戦略的に活用することを目指しています。特に採用から育成、評価、定着など人材マネジメントに焦点が当たっており、組織のパフォーマンスを最大化して経営目標を達成するために、適材適所の人材配置や計画的な人材育成に役立てられます。

人事システムの中の種類の一つが、タレントマネジメントシステムともいえるでしょう。

導入のメリット・デメリット

タトマネジメントシステムの導入メリットは、人事業務が効率化されるだけでなく、人材データをもとにした戦略人事の実行です。管理職や経営者を巻き込んで、適材適所の人員配置、個人の主観や経験に依存しない公平で透明性のある人事評価、計画的な後継者の育成などが実現できます。それにより、従業員の納得が得られやすくなるため、エンゲージメントも高まりやすくなるでしょう。結果的に最大の目標である企業の成長や目標の達成に近づきます。

ただし、タレントマネジメントシステムの導入は注意しないと、デメリットを被る可能性もあります。特に気をつけたいのが、導入目的を正しく理解していなかったり、必要な機能が吟味できていなかったりする場合です。スキルや能力、評価、資格、経験値などの情報が思うように集約・見える化できず、十分に活用しきれないままコストが無駄になったというケースも少なくありません。

また、導入に関する周知が不十分だと、かえって混乱を招いてしまうでしょう。全社員に最終的な目標と導入による効果を理解してもらう必要があります。

タレントマネジメントシステムの基本機能【8選】

タレントマネジメントシステムは、多彩な機能が各社から提供されており、比較に苦慮されている担当者もいるでしょう。​タレントマネジメントシステムの基本機能として主な8つの機能の詳細をご紹介します。

人材情報データベース管理機能

タレントマネジメントシステムの機能として、もっとも基本的なのが人材情報データベース管理機能です。従業員の顔写真や部署、入社年度などの基本的なデータを登録して管理できます。データベース上に個々の情報を集約しておくと、欲しい情報がすぐに取り出せて、急に提出を求められたときに困ることが減るはずです。​社内で閲覧権限を持っている人なら、誰でも情報を引き出せるため、部署間での情報共有にも活用できるでしょう。

タレントマネジメントシステムにスキルや経歴、保有資格、得意なこと、過去の評価ランク、残業時間なども登録しておくとデータを活用した施策を進められるため、人事業務全体にかかわる基本的な機能といえます。​蓄積された情報は、ほかの機能と紐づけて活用することも可能です。

スキル管理機能

タレントマネジメントシステムのスキル管理機能には、データベースや各種シートにスキルや経歴、保有資格などを登録できます。レーダーチャート機能も備わっているシステムなら、個々の強みや足りないスキルを把握するのに役立つでしょう。​

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適性に応じて育成プランや研修を立案したり、採用すべき人材やプロジェクトに必要な人材を探し出したり、スキルを見える化すると、長期で計画的に効果的な育成研修を進められます。​

スキル管理機能を応用すると、リーダーや幹部、後継者候補を選抜するのも容易になるでしょう。可視化されたスキル情報や適性を踏まえて、適任者を探し出せるようになるためです。感覚的な采配よりスピーディーで、周囲の納得も得られやすく、無駄のない育成を進められるはずです。

組織図作成・人員配置シミュレーション機能

タレントマネジメントシステムには、人材情報を登録すると、自動で組織図を作成してくれる機能があります。さらにドラッグ＆ドロップで、直感的に人材配置をシミュレーションできます。
シミュレーション結果は組織図に簡単に反映され、あらゆる想定パターンとの比較も可能です。年齢やスキルなどの情報と照らし合わせながら、全体のバランスを調整できるため、根拠のある配置判断を助けます。

人事評価機能

タレントマネジメントシステムの人事評価機能は、評価項目やシートを自由に作成し、システム上で評価を運用するサポートをします。自社の評価シートの再現のほか、MBOや360度評価など、多様な評価手法に対応するテンプレートが用意されているサービスが多いです。入力や面談スケジュールのアラートが出せたり、組織全体の評価分布を表示し、偏りを調整できたり、運用を半自動化して効率を上げる機能といえます。​

目標管理／成果・実績の管理機能

個人や組織の目標を登録し、グラフで進捗を確認できる機能が搭載されているタレントマネジメントシステムもあります。​目標の達成度を成果指標の1つにすることで、透明性の高い人事評価につながるでしょう。​成果や実績を目に見える形式で管理できるため、従業員のモチベーション向上も期待できます。​個人だけでなくチーム全体の目標管理やマネジメント業務にも役立てられるでしょう。

1on1の実施管理機能

タレントマネジメントシステムには、1on1ツールとしての役割を果たす機能も搭載されているものもあります。1on1で話した内容を記録し、フィードバックを仕組み化できます。​1on1の継続的な実施を助ける、スケジュール管理やリマインド機能もあり、サービスによって対応範囲は幅広いといえます。​部下の育成に注力するためにも、人事評価や目標管理機能と紐づけて管理することがおすすめです。​

アンケート・サーベイ機能

タレントマネジメントシステムの機能として、アンケートやサーベイを実施し、結果の集計を簡単にする機能も挙げられます。回答フォームは、従業員満足度調査やエンゲージメントサーベイなどのテンプレートを使って、自由に設計できます。​

結果から見えてくる従業員の本音や会社に対する思いは、よりよい組織づくりのヒントとして活用できるでしょう。特に従業員規模が大きい企業では、コミュニケーションの希薄化を課題と考える担当者も少なくありません。分析機能と併用すると、人材の定着を促すエンゲージメント向上施策を考案できるでしょう。

データ分析／レポート・ダッシュボード作成機能

登録している人材情報を集計し、半自動でグラフを作成する機能です。​人材データを客観的かつ多角的な視点で捉えられ、組織の課題を洗い出し、解決への道筋を立てることができます。​年齢や女性管理職比率、離職者の傾向など、経営者が見たいレポートも素早く自由に作成可能です。人的資本の情報開示に必要なデータ可視化体制も整備できるでしょう。​

サービスごとに強みが大きく異なる、タレントマネジメントシステム。このほかにも「採用情報管理」「人材グルーピング」「研修管理」「モチベーション・離職リスク分析」「アクセス閲覧権限の設定」など、機能や実現できることはさまざまです。自社の課題や悩みをよく検討したうえで選定してみてください。

タレントマネジメントシステムの機能を導入目的別に整理

タレントマネジメントシステムを導入すると、各機能を活かして、企業が抱えるさまざまな課題を解決できる可能性が高まります。しかし、導入目的や課題が明確になっていない状態でシステムを選んでしまうと、導入後の失敗につながりかねません。

まずは自社の課題を洗い出し、導入目的を明確にしたうえで、どのような機能が自社に必要かを精査するといいでしょう。そこで、導入目的別に役立つ機能の一例を以下の表にまとめました。

タレントマネジメントシステムの選び方【7つのポイント】

数あるタレントマネジメントシステムの中から、自社に最適なシステムを選ぶための比較ポイントをご紹介します。くれぐれも「大手企業が導入しているから」という理由だけで選ばないようにしましょう。

導入目的に合っているか

タレントマネジメントシステムの機能が、導入目的や直面している課題を満たすかどうかを確認します。必要な機能が備わっていないものを選んでしまうと、使いきれずに終わってしまい、意味がありません。

システムには各社、強みと特長があります。評価や育成に向いているもの、人材配置・活用に向いているものなど、自社の導入目的に沿ったサービスを検討しましょう。

また、​サービスによっては各機能がセットで売られており、本来の目的から外れて不要な機能がついてきてしまうシステムもあります。​必要な機能が過不足なく選べるかをチェックしましょう。​

将来的なビジョンに合っているか

導入時に解決したい直近の目的だけでなく、課題解決によって、会社をどのような状態へと導きたいのか明確にしておくことが大切です。経営目標も視野に入れ、今すぐ必要な機能だけでなく、いずれ必要になる機能についても考えられるでしょう。特に従業員を増やしている段階の企業では、活用方法が変わることも見越して、長期的な使用を前提に選ぶといいでしょう。

直感的に操作できるか

タレントマネジメントシステムは日常的に、誰もが使える状態であることが理想的です。そのため、使いやすさや操作性も検討材料として考えておくべきでしょう。あまりにも複雑で使いにくいシステムは、全社員にとってストレスです。いざ導入しても十分に使いこなせなかったという事例もあります。

人事担当者だけでなく、経営者や普段パソコンに使い慣れていない従業員まで、迷いなく直感的に使えることがポイント。​あらかじめ無料体験デモやトライアルで操作性を確認しておくといいでしょう。​トライアル期間の長さや期間中に使える機能は、各社異なります。詳細を確認したうえで使いこなせるか、システムとの相性をチェックしましょう。

柔軟性、拡張性、カスタマイズ性があるか>

​自社の現在マネジメント体制をできるだけを引き継ぎたいなら、タレントマネジメントシステムの型に合わせなければいけない製品ではなく、柔軟にカスタマイズしたいところです。​現状では実現が難しくても、開発体制を確認しておくと、将来的に活用範囲を広げられる可能性もあります。

予算に見合っているか

タレントマネジメントシステムの導入には、初期費用や月額費用がかかります。また、オンプレミス型やクラウド型などの種類、アカウント数によって価格は変動するでしょう。現在の評価工数などを算出しておくと、おおよその費用対効果を算出できるます。​初期コストを最小限に抑えるには、スモールスタートできる価格プランを選ぶのも一案です。​自社の予算に対して十分な機能が備わっているか、複数社で比べてみましょう。

導入前後に十分なサポート体制が整っているか

タレントマネジメントシステム導入にあたり、十分なサポート体制があるかどうかも重要です。サポートの期間だけでなく、専任スタッフやフォローアップミーティングの有無なども比較材料にしましょう。

問い合わせ対応や活用提案など、導入後の伴走支援はもちろん、使用前の構築サポートの充実度もポイントです。​評価フォームの設計や情報の登録も支援してくれるサービスなら、初めてのシステム導入もリプレイスも滞りなく進むでしょう。​

セキュリティに不安がないか

二段階認証やIPアドレス制限、災害に備えたシステムインフラなどの基本的なセキュリティ機能のほか、第三者による脆弱性診断を実施しているかを確認します。​長年にわたる幅広い業種への導入実績があるタレントマネジメントシステムなら、さらに安心できるでしょう。

タレントマネジメントシステムの種類

タレントマネジメントシステムは一般的に、次の4種類にタイプが分かれます。

１．多機能タイプ

評価、育成、活用などすべてを網羅できる多機能タイプは、人材マネジメントに関する課題や要望が多岐にわたる企業に適しているでしょう。また、将来的に活用範囲を広げたい企業に適したタレントマネジメントシステムといえます。

２．人事評価に強みを持つタイプ

タレントマネジメントシステムの導入によって、人事評価の工数を削減したいという目的がある企業向けのサービスです。特に、現行の人事評価制度を紙やエクセルなどの表計算ソフトで運用しており、業務が煩雑になっている企業に最適といえます。

３．目標管理に強みを持つタイプ

従業員個々人で設定した目標の達成度をもとに、進捗を一元管理できる機能が強化されたタレントマネジメントシステムです。人材育成にも力を入れたい企業向けといえます。

４．人材活用に強みを持つタイプ

人材活用に強みを持ったタレントマネジメントシステムです。一人ひとりの能力や経験値をもとに、適材適所の人材配置に役立てられます。新規事業の立ち上げやリーダー候補の選定に活かしたい企業にもおすすめです。

タレントマネジメントシステム導入時の注意点

最後に、タレントマネジメントシステム導入検討時の注意点を確認しておきましょう。導入によって新たな問題が生まれたり、課題が解決できない状態が続いてしまったりしないように事前に気をつけておきたいところです。

手段と目的を一致させる

タレントマネジメントシステムの導入はあくまでも、企業の経営目標ないしは課題を解決するための手段です。定期的に導入目的を確認し、軸がぶれないようにしましょう。

人材情報をこまめに更新する

タレントマネジメントシステムは一度情報を集めたら終わりではありません。従業員の成長度合いや経験値など、育成計画の変更に合わせながら常に情報更新をしなければいけません。古い情報のままでは適切な人事施策を実行することは難しいでしょう。

従業員にシステムの導入を周知する

タレントマネジメントシステムは、全従業員が利用するものです。そのため導入について全社的に周知する必要があります。システムを導入する意味や活用方法などを知ってもらい、協力を仰ぐことで正確な情報が集まりやすくなります。

既存の人事制度と連携する

従業員の能力やスキルを一元管理しただけでは、タレントマネジメントの成功にはつながりません。自社で実施している人事制度と連携し、ブラッシュアップしていくことでシステム導入の効果が得られるでしょう。

運用とPDCAを繰り返す

タレントマネジメントシステムを導入しただけでは、課題が解決するものではありません。システムを活用しながらPDCAを回し、随時運用を見直しましょう。

まとめ

当記事は、タレントマネジメントシステムの基本機能として以下の8つの詳細をご紹介しました。

1. 人材情報データベース管理機能
2. スキル管理機能
3. 組織図作成・人員配置シミュレーション機能
4. 人事評価機能
5. 目標管理／成果・実績の管理機能
6. 1on1の実施管理機能
7. アンケート・サーベイ機能
8. データ分析／レポート・ダッシュボード作成機能

タレントマネジメントシステムは導入目的を明確にして、適切に活用できると、課題の解決につながります。そこで自社の課題を洗い出して目的を明確にし、目的に沿った最適なタレントマネジメントシステムを選ぶことが大切です。各システムが持つ機能や特長などを比較し、無料トライアル期間を十分に利用してよく見極めましょう。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

2008年より、一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。