年末調整の電子化｜準備や手続き方法、メリットデメリットも解説！

年末調整では、従業員の所得税や控除について調整を行います。全従業員分の調整を行うため、膨大な事務作業や確認作業が伴うことで負担が大きい業務ともいえるでしょう。

しかし、近年年末調整の電子化が進み、多くの企業で浸透しています。年末調整を電子化するには、どのような方法でどのようなメリットがあるのでしょうか。

そこで当記事では年末調整を書面で行っている企業や年末調整を電子化したいと検討しているご担当者に向けて、年末調整の電子化についてわかりやすく解説していきます。

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年末調整の電子化とは

年末調整の電子化とは、書面を用いて行っていた年末調整の作業を、デジタルデータを用いてできるようになったということです。

年末調整では、1年間を通して給与や所得税の見直しを行い、払いすぎたり、逆に差し引きしすぎた税金を調整します。

書面からデジタルに変わることで、申請や承認を効率化させ、書面の保管などが不要になります。

年末調整の電子化が浸透した背景

年末調整は近年電子化が浸透しています。しかしもともと全面的な電子化が行われていたわけではありません。

年末調整自体が、さまざまな申告内容があり、一部分では書面による提出や申告、承認が必要とされていました。

しかし2020年10月から、控除証明書等の電子化が可能になったことで、控除証明書の内容を直接書面にて記載するといった流れや書面の提出も、電子データによる対応が可能になっています。

これまで電子化ができなかった控除関連の部分も電子化対象として範囲が拡大されたことで、より年末調整を効率化させ、年末調整の電子化が浸透する結果となったといえるのではないでしょうか。

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年末調整の電子化は義務化？

年末調整の電子化が一部企業に対して義務化されているのをご存知でしょうか。以下で年末調整の義務化についてご紹介します。

年末調整の電子化は一部企業に義務化されている

電子化を義務化対象としていたのは、従来「前々年に発行した法定調書ごとに1,000枚以上ある場合」でした。

しかし、令和3年提出分から「前々年に発行した法定調書ごとに100枚以上ある場合」に基準が引き下げられたのです。これにより、電子化の義務化対象になった企業が大幅に増加したといえるでしょう。

出典：『e-Tax又は光ディスク等による提出義務基準の引き下げについて』(国税庁)

年末調整は全企業が義務化対象ではない

年末調整の電子化は、全企業に対して義務化されているわけではないため、義務化対象に該当しない場合は電子化しないことによる罰則もなく、法律違反などに該当するわけでもありません。

電子化の義務化対象ではない企業において、電子化は任意であるため、これまで通り書面で行いたいという場合には、書面による年末調整でも問題ないでしょう。

しかし、年末調整を電子化することで、担当者だけでなく従業員にとってもメリットが大きいともいえます。

多くの企業が年末調整を電子化している動きが見えるのは、こうしたメリットがあるからともいえるでしょう。

出典：『年末調整手続の電子化に向けた取組について』(国税庁)

年末調整を電子化するメリット

年末調整を電子化することで得られるメリットについて、以下でチェックしてみましょう。

年末調整のフローを効率化できる

年末調整に必要な作業や業務を大幅に効率化できる点が大きなメリットといえます。

従来の書面による年末調整と比べて、書類の配布から提出、確認作業に至るまでの作業をインターネット上で行えるようになるため、担当者にとっても従業員にとっても時間短縮や手間の削減につながるでしょう。

書面における記入に関する対応が減る

年末調整を書面で行う場合、どうしても従業員からの計算や記入の質問や相談が相次ぐケースもあるでしょう。

電子化することで、複雑な控除額計算などが自動化できるため、こうした対応も減り、担当者の負担を減らすことができるでしょう。

控除証明書の提出や再発行が不要

年末調整を電子化することで、控除証明書の原本提出もデータにて提出できるようになります。

データとして提出ができることで、郵送や手渡しでの提出よりもスムーズになります。また、万が一控除証明書の原本(はがき)を紛失してしまった場合も、郵送による再発行が不要です。

年末調整を電子化するデメリット

年末調整を電子化する際に起こり得るデメリットについても確認してみましょう。

年末調整の電子化に関する専用ソフトの導入が必要

年末調整を電子化する場合は、専用ソフトを利用することになります。そのため、ソフト導入のコストや運用までの正しい理解も必要になるでしょう。

年末調整の電子化を行う場合は、あらかじめ余裕をもったスケジュールで導入を行うようにするのがおすすめです。

年末調整の電子化について周知や説明が必要

年末調整を電子化する場合、年末調整のやり方などを含めたフローの落とし込みや従業員の理解が必要です。

直前の周知では混乱が起きてしまう可能性があるため、事前に周知を行い、従業員が不安なく申請できるように配慮しましょう。

年末調整の電子化に関する準備や手続き方法(企業)

年末調整の電子化を行ううえで、企業側が準備すべき内容をご紹介します。

1. 1.電子化の実施方法
2. 2.従業員への周知
3. 3.使用するソフトの説明
4. 4.給与システムの改修
5. 5.提出された年末要請データを確認して提出

1.電子化の実施方法

年末調整を実施する際、従業員が申請に使うソフトをどうするのか決めましょう。

申請用のソフトとしては、国税庁が提供するソフト以外にも、民間企業が提供するソフトでも対応することが可能です。

また、電子化後の手続き手順についても検討し、混乱や間違いが起こらないように配慮したうえで決定します。

2.従業員への周知

年末調整を電子化するということが決定したら、従業員への周知を行いましょう。直前のタイミングなどの場合は控除証明書などを用意する従業員にとって負担がかかります。できるだけ早い段階で周知を行い、従業員が何をすべきか説明するようにしましょう。

3.使用するソフトの説明

年末調整を電子化する際は、申請に使うソフトや手続き手順を説明します。メール等だけでなく、資料やオンライン会議ツールなどを活用して説明すると、従業員も理解しやすいでしょう。

4.給与システムの改修

年末調整を電子化する際は、既存で使用している給与システムなどに、申告データや証明書データを入れなくてはならないケースがあります。こうした場合は、年税額の計算を行うためのシステム改修などを行いましょう。

5.提出された年末要請データを確認して提出

年末調整の提出期間になったら、従業員から適宜提出が行われます。

従業員分の年末調整データを確認したうえで、修正や変更等を行い、問題がなければオンライン上で国税庁に年末調整データを提出しましょう。

年末調整の電子化に関する準備や手続き方法(従業員)

年末調整の電子化を行ううえで、従業員側が準備すべき内容をご紹介します。

1. 1.年末調整に使うソフトの取得
2. 2.ソフトへ情報入力
3. 2.控除証明書データの取得
4. 4.控除申告書を作成し、提出

1.年末調整に使うソフトの取得

年末調整の電子化では、申告データを作成するためのソフトを使います。

使用するソフトが国税庁のソフトなのか、民間のソフトを使用するかは、企業によって異なりますので確認してみましょう。

2.ソフトへ情報入力

年末調整の電子化で使用するソフトへ、基本情報を入力します。基本情報を入力するだけななので難しい操作は不要ですが、情報に間違いがないかなどはチェックしましょう。

3.控除証明書等のデータを取得

保険会社などの公式サイトのマイページから、控除証明書のデータを取得します。取得方法は保険会社によっても異なるため、確認しましょう。

また、必要書類のデータを一括取得して自動入力できるマイナポータル経由での年末調整の場合、年末調整申告書データの作成中に民間送達サービスへ送達された複数の証明書データをマイナポータルでまとめて取得できるため、個別でのデータ取得は必要ありません。

4.控除申告書を作成し、提出

控除証明書などのデータがそろったら、ソフトで申告書の作成を行い、企業へ提出しましょう。

年末調整の電子化ではどんなソフト導入が必要？

年末調整の電子化で使えるソフトには、国税庁が提供する「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」もしくは、民間企業が提供するクラウド型サービスがあります。

民間企業が提供するクラウドサービスはコストがかかるものの、複数デバイスからの使用や給与システムとの連携、控除証明書などのクラウド保存が可能というさまざまなメリットがあります。

コストが多くかかっても、こうしたメリットが多数あるため、しっかり検討したうえで決定しましょう。

年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)

年末調整の電子化では、申告用ソフトとして国税庁提供の「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)」があります。

このソフトは、各種申告書の作成を無料で作成できるほか、控除申告書の提出に必要なデータや計算を自動化できるようになっている点が魅力です。

提出データを保存することで、翌年の年末調整における申告データの作成も効率化できるでしょう。

民間企業が提供するクラウド型サービス

年末調整の電子化で使える申告ソフトには、民間企業が提供するクラウド型サービスもあります。

コストはかかりますが、クラウド上で利用できるためいつでもどこでも作業でき、サーバーの設置やソフトのインストールが不要です。

担当者や従業員にとって、使いやすい操作性や見やすい設計も魅力の一つで、使用する際もスムーズです。

給与計算システムや人事システムと併用することで、人事労務担当者の業務負担を大幅に減らすことにもつながるでしょう。

人事システムは戦略人事にも有効

年末調整の電子化として使えるサービスとして、年末調整に特化したソフト以外に人事システムも挙げられます。

人事システムには、人事業務の効率化ができる機能が多数搭載されています。人事システムの機能の一つとして年末調整の電子化が可能なものや、今後実装するサービスも増えるでしょう。

年末調整だけでなく人事課題を抱えている場合や戦略人事をはじめたいと考えている場合は、おすすめです。

まとめ

年末調整の電子化は、全面義務化はされていないものの、令和3年提出分から義務化対象となる条件の基準が引き下げられたことで、多くの企業が義務化対象になりました。

年末調整の電子化をすることで、企業側だけでなく従業員側としても申告手続きを効率化することができるでしょう。

今後、年末調整の義務化対象がさらに拡大する可能性もゼロではありません。まだ電子化を行っていないという場合は、ぜひチェックしてみてはいかがでしょうか。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。