工数管理の効率化｜メリットデメリットやツールも紹介

工数管理とは、プロジェクトにおける作業量や人件費などを正確に把握し、プロジェクトを成功させるうえで重要な管理です。

しかし「工数管理のやり方がわからない」というケースや「手動での工数管理に限界を感じている」という担当者も少なくありません。

そこで今回は工数管理について、メリットや重要なポイント、工数管理の手順や工数管理のやり方をご紹介しながら、工数管理を効率化できるツールについても解説していきます。

工数管理とは

工数管理とは、1つの作業を終わらせるのに必要な人員と時間(=工数)を管理することです。

工数は、作業にかかる時間×作業に必要な人数+作業量÷従業員数で算出することができます。

工数という言葉自体はもともと製造業やlT関連の業種で使われていましたが、現在ではさまざまな業種で使われています。

工数が多くかかるものは、人件費と時間がかかるため、コストも比例して高くなります。

逆に工数が少ない場合は、少ない人員で時間もかからないため、コストを抑えることができるでしょう。

適切な工数管理を行うことで、業務効率化や人件費削減も可能となり、最終的な費用対効果の向上も期待できます。

また、工数管理を従業員に全体共有することができれば、組織全体で工数を意識して業務に取り組むこともできます。業務進捗の改善や人件費削減などに、より効果的に働くでしょう。

工数管理のメリット

工数管理を行うメリットには具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

生産性向上や業務効率改善

工数管理を行うことで、無駄な作業や業務の発見や適切な人員配置にもつながるため、生産性向上や業務効率改善につながるでしょう。

効率化の意識を持つだけでも、生産性向上のきっかけになるはずなので、従業員にとっても時間の管理や業務管理によい影響があります。

従業員がコストを意識できる

工数管理では、従業員が人件費を意識することで、結果的に利益率や費用対効果の向上が期待できます。

また、人件費を意識して業務に取り組むことで、一人ひとりの意識が高まり、責任感にもつながるでしょう。

進捗管理ができる

工数管理は1つの作業や業務を終わらせるために行う管理であるため、進捗管理も同時に行えます。

進捗管理を常に把握していることで、遅れが生じた際にもすぐに気づき、迅速な対応が取れるでしょう。

PDCAやほかのプロジェクトに活かせる

工数管理を行うことで、どの進捗がよかったのか、どの業務でつまずいたかなど、よかった点や改善すべき点が明確になります。PDCAをまわす際にも、有効な改善策につながるでしょう。

また、今後ほかのプロジェクトや類似業務にも活かすことができます。

工数管理の手順

工数管理の手順について、目安になる手順をご紹介します。

1. 1.工数の見積もり工数の見積もり
2. 2.工数の入力工数の入力
3. 3.予定と実績情報の比較
4. 4.PDCA

1.工数の見積もり

工数管理では、まず工数の見積もりを行いましょう。

1つのプロジェクトや業務が完了するために、どれくらいの工数がかかり、どれくらいの人員が必要になるのかを把握します。

見積もりが実態とズレてしまうと、プロジェクトの進捗にも影響が出るため、非常に重要なステップです。

見積もりとともに「いつ誰がどのような業務をいつまでに担当するのか」という点が明確にされた工程表や管理表なども作成しましょう。

工程表は、一覧表や図などですぐに確認できるようにしておくことで、誰が見てもわかりやすく便利です。

2.工数の入力

工数管理では、実際にプロジェクトが始動したら工数について各自入力を行いましょう。

複数プロジェクトを兼任している場合は、その内容もわかるようにしておきたいところです。

毎日継続して入力を行い、管理していくのがポイントにもなります。

こまめな入力が負担にならないよう、ツールなどを活用するのもおすすめです。

また責任者やプロジェクトリーダーは、それぞれのメンバーに対して、進捗状況を踏まえてフォローや前向きな声掛けをするようにしましょう。

3.予定と実績の比較

工数管理で重要なポイントの一つにもなるのが、当初の予定と現時点の進捗状況に乖離がないかという点です。

責任者やプロジェクトリーダーは、随時予定通りに進んでいるのかどうかをチェックしておきましょう。

予定と実績の比較を行うことで、遅れが生じる可能性のある部分を見つけて対策できるようになります。

4.PDCA

工数管理では、PDCAを回すことも重要です。

できるだけ細かく広い範囲で、問題発生の原因と結果を確認することで、改善するきっかけにもつながります。

もちろん、改善すべき点だけにこだわらず、よい点や計画通りに進んだ点なども参考にしましょう。

工数管理を行う手段

工数管理は具体的にどのようなやり方で取り組むのがよいのでしょうか。

工数管理は一般的に、Excelで行う場合と工数管理ツールなどを活用する方法があります。

Excelで工数管理を行う

工数管理をExcelで行うメリットは、コストがかからないという点です。

Excelなら普段から使用しているソフトであるため、新たなツールの導入費用や新たな導入ツールに対する教育コストもかかりません。

初めて工数管理を行う際にも気軽に取り入れられるでしょう。

一方、工数管理をExcelで行うデメリットは、使い勝手がよくないという点です。

基本的にはPC上で行うソフトであるため、外出先や社外でPCを持ち運びできないようなケースだと使いにくさを感じるでしょう。

また、表計算ソフトというExcelの特性を踏まえると、共有や保存等においても不便に感じる場面があるでしょう。

工数管理ツールを活用

工数管理を専用のツールで行うことで、状況を可視化したり、蓄積したデータの分析、工数管理の効率化に役立ちます。

自動で可視化してくれたり、データ分析を行ってくれることで、工数管理において大幅な効率化につながります。

結果的に工数管理に必要な部分をツールで効率化ができるため、管理における人件費削減にもつながるでしょう。

しかし、デメリットとしては導入コストがかかること。導入費用や月額使用料などのコスト、新たなツールの操作方法などの教育コストもかかるため、導入を検討する場合は目的や予算を明確にしたうえで検討しましょう。

工数管理ツールとは

工数管理ツールとは、1つのプロジェクトにおいて各作業量と人件費を計算して管理するツールです。

工数管理ツールは、プロジェクトに必要な工数を正しく計算したうえで、生産性を高めるために効果的です。

また、分析機能なども搭載されているため、蓄積データから課題を発見して改善することで収益アップにも役立たせることができるでしょう。

工数管理ツールの機能

工数管理ツールにはさまざまな機能が搭載されています。ツールによって搭載されている機能は異なりますが、一般的な機能をご紹介します。

プロジェクト管理機能

工数管理ツールには、プロジェクトを管理する機能が搭載されていて、プロジェクトに必要な業務の進捗管理などがスムーズになるでしょう。

各作業の進捗状況がすぐに反映され、何か問題が起きた場合や遅れが生じた場合にはすぐに対応できるようになります。

Excelで工数管理を行う場合、進捗状況を把握するにも時間がかかります。

進捗の記載漏れや保存時のエラーなどが起こりやすいことを踏まえると、進捗管理をスムーズかつ正確に行えるため、重宝するでしょう。

レポート機能

工数管理ツールでは、レポート機能として入力データを見やすくレポート化する機能が備わっているものがあります。

レポート機能を活用すれば、ひと目で状況を把握することができるため、会議や報告資料としても有効でしょう。

ガントチャート機能

工数管理ツールにおけるガントチャート機能とは、プロジェクトの計画をひと目でわかるようにできるものです。

たとえばプロジェクトにかかる日数や必要な業務内容、人数などを入力することで、すぐにわかりやすいガントチャートにしてくれます。

予算管理機能

工数管理ツールの機能として、予算管理機能も便利な機能の一つといえるでしょう。

プロジェクトに必要な工数だけでなく、予算や売上、原価などを自動計算してくれます。

予算管理をすることで、プロジェクトにかかるコストとの比較などを行い、費用対効果を高める対策にもつながるでしょう。

勤怠管理機能

工数管理ツールでは、勤怠管理機能が搭載されている場合もあります。

勤怠管理機能が搭載されていることで、作業データの入力の際に勤怠管理の打刻情報と連携することができ、効率化が期待できます。

工数管理ツールの選び方

工数管理ツールにはさまざまな種類があります。そこで、工数管理ツールの選び方として導入の際に検討すべきポイントをご紹介します。

クラウド型かオンプレミス型か

工数管理ツールには、クラウド型のものとオンプレミス型のものがあります。

クラウド型の場合は、インターネット環境があれば場所や時間を問わず使用することができるという点が大きな特徴でしょう。

また、物理的なサーバーの設置が不要であるため、導入費用も抑えられ抑えられる点や、すぐに導入して使用することができる点も魅力です。

しかしオリジナルのシステムとして構築することができないため、機能やサービスは拡張することが難しい点がデメリットとして挙げられます。

一方のオンプレミス型の場合は、物理的なサーバーやシステムを構築するため、独自の機能をカスタマイズさせることが可能です。

自社サーバーのため、セキュリティリスクを下げられる点も魅力といえるでしょう。

デメリットとしては、自社に設置したサーバを使って、構築したシステムをインストールして使用するため、社外からは使用できないという点が挙げられます。

また、導入費用や改修費など、コストが高くなりやすいという点もデメリットといえるでしょう。

目的に合っているか

工数管理ツールを導入する際は、企業の導入目的に合ったものかどうかが重要なポイントです。

ツールによって搭載されている機能が異なるため、目的に必要な機能が搭載されているかどうかをチェックしてみましょう。

サポート体制は十分か

工数管理ツールを選ぶうえで意識したい点の一つが、サポート体制です。

新しいツールを導入するうえで、担当者によるサポートやトラブル時のサポートなどは重要です。

検討しているツールが、どの程度のサポート体制を用意しているのかを事前に確認しておきましょう。

ツールの操作性

工数管理ツールを選ぶうえで、従業員がツールを使用することも踏まえると、操作性や使いやすさも重要です。

工数管理ツールの導入担当者だけでなく従業員が使用するシーンも意識したうえで、誰でもできる直感的な操作や使いやすい設計、見た目のわかりやすさなども考慮してみましょう。

コストは適正か

工数管理ツールを選ぶ際は、導入でかかる費用やランニングコストなどの費用面にも注意しましょう。

事前にコストを見積もりし、大体の費用感を明確にしておくことが重要です。

料金についてはHP上で確認できない場合も多いので、実際に問い合わせてみましょう。人事システムを選ぶ際は、費用面にも注意しましょう。

工数管理ツールの費用感について、料金がHP上では確認できない場合も多いので、実際に問い合わせたり、見積もりをしてもらうなどして、実際の料金に近いイメージで計算できるようにしてみましょう。

工数管理はツールで効率化

工数管理はプロジェクトを進めるうえで、進捗状況や課題解決に重要な管理です。

しかし、Excelなどを使用していたとしても、管理がスムーズにいかず、時間がかかったり、分析や効果的なPDCAサイクルを回せていないというケースも少なくありません。

工数管理ツールを使うことで、情報を入力するだけでデータを可視化したり、Excelでは難しいデータ分析も可能になります。

入力漏れや保存ミスの防止にも効果的なため、これまで以上に適切な工数管理が実現するはずです。

工数管理に課題を感じている場合は、ツール活用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

工数管理は、プロジェクトの成功に欠かせない管理業務です。しかし、進捗入力や課題抽出、データ分析などは手間や時間がかかり、人件費が高くなりやすいという側面が否めません。

そこで活用したいのが、工数管理を行えるツールの活用です。

工数管理ツールなら、Excelなどを含めた手動管理と比較して、自動化できる部分も多く、工数管理の効率化だけでなくプロジェクト全体として生産性向上も期待できるでしょう。

工数管理を効率化したい、プロジェクトにおいて生産性を上げたいという場合は、ぜひツール活用を検討してみてはいかがでしょうか。

30日間無料トライアルを申し込む

記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。