- 2022.06.23
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業務効率化の成功事例｜アイデア・手法・ツールや生産性向上との違いも解説
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近年、日本企業は、少子高齢化に伴う労働力不足と向き合う必要に迫られています。また、優秀な人材を確保するためには、働き方改革の推進も期待されています。このような時代において重要なのは業務効率化です。
当記事では、企業の利益に直結する業務効率化について、施策や成功事例を踏まえて具体的に解説します。
目次（タップして開閉）
業務効率化とは？
業務効率化とは、業務における3M（ムリ、ムダ、ムラ）を削減して、仕事の進め方や作業手順などを見直して改善することです。3Mはそれぞれ次の状況を意味します。
ムリ（無理）
能力を上回る負荷がかかっている状況。たとえば、過密スケジュールで特定の従業員やチームに業務が過剰に集中していることです。
ムダ（無駄）
能力を下回る負荷が生じている状況。たとえば、特定の従業員だけタスクがなく暇を持て余していることです。
ムラ
ムリとムダが混在している状況。たとえば、6月は残業が必要なほど忙しい一方で、7月は仕事がほとんどないというような状況です。
「業務効率化」と「生産性向上」の違い
「業務効率化」は「生産性向上」とセットで使われることが多く、しばしば混同されます。しかし、両者は同じ意味を表す言葉ではありません。
前述の通り、業務効率化は3Mの削減による業務改善です。一方、生産性向上は投入した経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）に対する成果を最大化することです。従業員一人ひとりのアウトプットを増加させたり、1時間あたりの生産量を増やせる機械を導入し成果物を多くつくり出すのが生産性向上です。
多くの場合、業務を効率化すると自然と生産性も向上します。そのため、生産性向上は目的で、その目的を実現する施策の一つとして業務効率化があるとも考えられます。
業務効率化はなぜ必要か
業務効率化によって従業員は無駄な業務から解放されて負担が軽減します。結果として、従業員のモチベーションやエンゲージメントが向上し、離職率を下げることにつながります。ワーク・ライフ・バランスを実現できてメンタルヘルス対策にもなります。
企業にとっても人件費や経費などのコスト削減の効果から利益率が高まるというメリットがあります。リソースに余裕が生じるので、設備投資を充実させたり、新規事業を立ち上げたりすることもできるでしょう。
業務効率化できていない職場の特徴
業務効率化できていない職場には特徴があります。これらの特徴が従業員一人ひとりや企業全体にどのような影響を及ぼすのかを解説します。
個人の業務量が多い
仕事の進め方や作業手順などが非効率的だと、従業員一人ひとりの業務量が多くなります。過密スケジュールになったり残業が増えたりして、従業員がストレスフルな状態に置かれます。結果として、職場環境が悪化して組織としても疲弊してしまいます。
サービス残業や持ち帰り残業などが常態化すれば、健康を損なった従業員が休職したり離職したりすることがあります。企業にとっても労働基準監督署からの立ち入り調査や元従業員からの訴訟といったリスクを抱えることになります。
費用対効果が悪い
費用対効果とは、かけた費用に対してどれだけ効果があったのかを把握するための指標です。業務効率化ができていない職場にはこの費用対効果が悪いという特徴が見られます。人件費や外注費などのコストに無駄が発生しがちです。
たとえば、営業部の正社員が営業資料の作成に追われて顧客とのコミュニケーションを十分に確保できていないとします。この場合、人件費が無駄になっているだけでなく、本来得られるはずの利益を逃す機会損失にもなっている可能性が考えられます。
生産性が上がらない
業務効率化ができていないと生産性が上がりません。このような状況で残業を減らしたり、パートやアルバイトの数を減らしたりすると、企業の利益が減少します。
国はICT（情報通信技術）ツール活用の一環としてテレワークを推進しています。新型コロナウイルス感染拡大期には多くの企業が国の方針に従いましたが、マネジメントやコミュニケーションの問題でかえって生産性が下がった企業もありました。新しい働き方やツールなどを導入する際も、業務全般を見直して効率化しておかないと失敗する可能性が高まります。
業務効率化する際の注意点・ポイント
業務の中には効率化すべきことと効率化すべきでないことがあります。現状を的確に把握して両者をしっかり区別することがポイントです。
業務効率化すべきこと
ムダ（無駄）が生じる原因には以下のものがあります。これらをできるだけ省くことで業務効率化が進みます。
| ・何もしない時間 …上司の指示や次のタスクを待っているだけの時間 ・過剰なこだわり …要求以上ものを作ろうとして、時間や労力をかけ過ぎること ・コミュニケーション不全 …十分に意思疎通できていないため、情報伝達の抜け漏れなどが発生していること ・複雑な役割分担 …工程が複雑化して手間やミスが増えること |
業務効率化すべきではないこと
以下の作業や時間を省くと、かえって仕事が滞ったり、ミスや不正が増えたりします。場合によっては大事故につながることもあるため、効率化すべきことと厳密に区別する必要があります。
| ・チェック体制 …チェック担当者の数、チェックリストやマニュアルの手順など ・企画や改善を考える時間 …新商品のアイデアを出し合う時間、効率的な業務遂行方法を考える時間 ・適切なコミュニケーション …目的を明確化し、適切なタイミングや伝え方で意思疎通をはかること |
業務効率化の進め方・方法
業務効率化は進め方や方法が重要です。ムダ（無駄）に見える時間や作業を省いた結果、以前よりも状況が悪化して、生産性が低下することもあります。そうならないように、正しいプロセスに従って業務効率化を推進しましょう。
人材、業務の可視化・現状の把握
まずは人材や業務を可視化して、現状を正しく把握します。たとえば、以下のそれぞれを調査します。
| ・業務の中で何がムダ（無駄）なのか？ ・費用対効果を落としている原因は何か？ ・従業員のエンゲージメントはどうなっているか？ |
| 関連記事 エンゲージメントの調べ方 |
現場の声に耳を傾けて課題を洗い出します。1on1ミーティングや社内アンケートなどを実施して従業員の本音に耳を傾けることも重要です。
業務効率化すべき業務の抽出
次に業務効率化すべき業務を抽出します。直接的には利益を生み出さないものの、企業や組織における業務全般の遂行を後押しするノンコア業務は効率化に向いています。ノンコア業務は型が決まっていて難易度が低く、専門的な判断を必要としないからです。
人事部では勤怠管理や入社管理、営業部では資料や新規顧客リストの作成などがノンコア業務にあたります。
| 関連記事 ノンコア業務について詳しく解説 |
施策の検討・実施
業務効率化すべき業務の抽出後は具体的な施策を検討して実施します。人事業務のうち、勤怠管理表や目標管理シートなどが紙やExcelで管理されていて、現場ごとにテンプレートも異なる場合、システムツールを導入して一元管理することをおすすめいたします。
利益に直結しない労務管理のようなノンコア業務はアウトソーシングも視野に入れるとよいでしょう。
また、施策の方針としては「ECRS（イクルス）」が役立ちます。ECRSとは「改善の4原則」のことで、具体的に以下の4つの方針があります。
| Eliminate（排除） | 目標達成に必要のない工程や作業の削減 |
|---|---|
| Combine（結合） | 関連性や類似性が高い複数業務を1つにまとめる |
| Rearrange（交換） | 業務の順番や場所、担当者などを入れ替え |
| Simplify（単純化） | 業務をより単純なものにする |
検証後、次の施策の検討
業務を効率化する施策を実施したら、その効果を検証することが重要です。失敗したなら施策を見直し、成功したならほかの業務を効率化する次の施策を検討します。以下のように「PDCAサイクル」を回すとよいでしょう。
| Plan（計画） | 施策を計画する |
|---|---|
| Do（実行） | 計画を実行に移す |
| Check（評価） | 効果を検証して評価する |
| Action（改善） | 評価をもとに施策を見直して改善する |
| 関連記事 PDCAをより詳しく解説 |
業務効率化するためのアイデア・施策例
次に業務効率化するためのアイデアと施策例をご紹介します。自社の現状に即したものを導入しましょう。
人材配置・人事戦略
業務効率化で効果的なのは、適材適所の人材配置や人事異動を実施したり、チームのリーダーを選出したりすることです。人材の採用・育成・配置・定着などの人事業務を改善する人事戦略によって、課題を解決するのもよいでしょう。
これらの施策を成功させるにはスキル管理が重要です。スキル管理とは従業員のスキルを可視化して一元管理する仕組みです。従業員の資格や能力、経験などの情報をもとに適切な施策を実現できます。マネジメント層や管理職にとっては施策の根拠となるデータとしても有効に利用できるでしょう。
業務フローの見直し
業務フローを見直すことで、やるべきことを明確化して無駄を省きましょう。このときに有効なのがKPIをもとにしたアクションプランです。KPI（Key Performance Indicator）は、企業の最終目標であるKGI（Key Goal Indicator）に至るプロセスで設定される中間目標です。KPIが明確になれば業務の優先順位が決まり、具体的なアクションプランに落とし込めます。
たとえば、人事部のKPIが「6月までに全社員の残業時間を20％削減する」ならば、アクションプランは「残業の事前申請をルール化する」「定時以降の会議を禁止する」などになるでしょう。
マネジメント・管理体制の強化
部署やチームが連携したり、従業員一人ひとりが報連相をきちんと行ったりする環境を整えることも必要です。そのためには、4大経営資源であるヒト、モノ、カネ、情報を適切に管理するマネジメントを強化するとよいでしょう。
4大経営資源の中でも特に重要なのがヒト（従業員）です。従業員一人ひとりの目標と組織目標を連動させてパフォーマンスを最大化するうえで、MBOやOKRといった目標管理制度を導入するのが有効です。また、1on1ミーティングを定期的に実施して、上司が部下とのコミュニケーションをはかり、部下の成長を促しましょう。
システムツール導入、DX化の推進
紙やExcelなどで資料を管理している企業や、過去の技術で構築された複雑なレガシーシステムを利用し続けている企業が少なくありません。このような企業では無駄なコストや人件費が発生しがちです。
この問題を解決するのに有効なのが、最新のシステムツールを導入するなど、DX（Digital Transformation）化を推進することです。特に人事業務や労務管理は、膨大なデータをシステムツールで可視化して一元管理することで効率化できます。
| 関連記事 人材情報の一元管理とは |
ビジネスにおけるDXとは、企業がデジタル技術やIT技術を駆使して業務や企業文化などを変革し、競争上の優位性を確立することを意味します。近年は経済産業省もDXを推奨しています。時代遅れにならないためにも、企業にとってDX化が喫緊の課題といえるでしょう
アウトソーシングの活用
業務の一部またはすべてを外部企業や個人に委託するアウトソーシングの活用も、業務効率化の一つの手段です。特にノンコア業務のアウトソーシングが有効です。ノンコア業務から解放された従業員は、直接的に企業の利益や売上を生み出すコア業務に集中できるからです。
近年はアウトソーシングできる分野が広がったため、ノンコア業務以外の専門的な業務のアウトソーシングも普及してきました。たとえば、デジタルマーケティングや営業システム運用といったIT関連の業務については、自社でIT人材を雇用するよりも、外部の専門機関に委託した方が効率的な場合が少なくありません。
外部の専門機関が蓄積してきた知識や経験を利用できれば、競争力を高めることも可能です。
すぐにできる業務効率化とは？
すぐにできる業務効率化はシステムツールの導入です。特に人事業務は膨大なデータを管理しなければならないため、システムツールが役立ちます。
タレントマネジメントシステム『スマカン』は人事情報管理、人事評価、目標管理、育成計画など、従業員の管理を総合的にサポートします。1on1ミーティングの面談ログを一元管理してフィードバックに活用したり、従業員満足度アンケートやコンディションチェックなどで従業員の状況を可視化したりする機能も充実しています。
『スマカン』で業務効率化して、生産性向上を実現してみてはいかがでしょうか。
記事監修
スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎
2008年より、一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。
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