入社手続き【会社側】チェックリスト｜必要書類や手続きをまとめ

新しい従業員を迎え入れる場合、さまざまな書類を用意したり、入社手続きを行ったりする必要があります。会社側が用意する書類もあれば、従業員側に提出を求める書類もあり、入社前から入社後にかけて入社手続きが必要となるタイミングもさまざまなため、漏れがないように気を配らなければなりません。

当記事では、従業員の入社に際して必要な書類・手続きのチェックリストと、それぞれの内容を解説しますので、ぜひご活用ください。

※当記事の内容は作成日または更新日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

入社手続き【会社側】チェックリスト

以上が、新入社員に対して会社側がやるべき入社手続きのチェックリストです。

入社手続きは、基本的には上から順にやっていくと考えて問題ありません。新しい従業員が増えるたびに同じような入社手続きが発生するため、不備や漏れが発生しないよう、社内でもチェックリストを用意しておくとよいでしょう。

ここからは、それぞれの入社手続きの内容について詳しく解説します。

入社手続きで準備してもらう書類

入社手続きの際に、従業員側に準備してもらう必要書類は以下の通りです。

以上が、入社手続きの際に従業員に準備してもらう書類です。必ず提出を求めるべきものもあれば、そうではないものもあります。入社する従業員や自社にとって必要な書類は何か確認しておく必要があります。

基本的には入社後の提出で問題ありませんが、スムーズに手続きを進めるため、事前にどんな書類が必要になるか連絡しておくとよいでしょう。もし入社する方が書類を紛失していた場合は、再発行に数日などの時間がかかることもありますので注意が必要です。

入社手続き【会社側】が作成・交付する書類

以上が入社手続きの際に、会社側で事前に作成や交付が必要な書類です。

採用通知書（内定通知書）と入社承諾書（入社誓約書）に関しては、入社前に手続きが必要になります。その場合は、郵送もしくはメールで書類を送付しなければなりません。入社手続き書類を郵送する際には、封入している書類の内容や補足を記した送付状も同封します。郵送でもメールでも、宛先や氏名などに間違いがないか厳重に注意しましょう。

労働条件通知書・雇用契約書は、新入社員の初出社までに準備しておきます。法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）は、入社後に必要な情報がそろってから作成を進めれば問題ありません。

採用通知書（内定通知書）

採用通知書（内定通知書）は、企業が応募者の採用を決めたことの証明として送る書類です。ただし採用通知書（内定通知書）の送付は法律上の義務はないため、企業によっては口頭やメールで内定を伝える場合もあります。採用通知書（内定通知書）を送る場合は、採用を決定した旨のほかに「応募へのお礼」「入社日」「担当者の問い合わせ先」なども記載するとよいでしょう。

入社承諾書（入社誓約書）

入社承諾書（入社誓約書）は、 応募者側が採用に応じることを証明する書類です。採用通知書（内定通知書）に対する返答ともいえます。こちらも法律上の義務はありませんが、入社直前での内定辞退などを避けたければ書類を交わしておく必要があるでしょう。内定だけでなく、入社後の待遇や就業規則、履歴書の取り扱い、機密保持などについてもあわせて記載し、同時に承諾を得ることもあります。

労働条件通知書

労働条件通知書は、労働基準法に基づいて企業が従業員に明示すべき内容を記載した書類です。交付は義務であり、以下の内容は必ず通知しなければなりません。

1. １．契約期間
2. ２．就業場所
3. ３．従事する業務内容
4. ４．始業時間と終業時間
5. ５．残業の有無
6. ６．就業時転換に関する内容（シフト交替勤務の場合の詳細）
7. ７．休憩と休日休暇
8. ８．賃金の決定方法と支払い方法・時期
9. ９．退職に関する内容

この内容さえ記載されていれば、フォーマットは自由です。企業から通知するための書類ですから、従業員の署名や捺印なども必要ありません。

また、労働条件通知書は、数年前から電子化が始まっています。

雇用契約書

雇用契約書は、企業の提示する労働条件に対して従業員が同意することを証明する書類です。労働条件通知書と似ていますが、法律上の義務はなく、記載するべき内容も決められていません。あくまでも企業側と従業員側で労働条件に関するトラブルが起こらないよう、認識をそろえるための書類です。ただし労働基準法で定められた従業員に明示すべき内容が記載されていれば、労働条件通知書の代わりとすることもできます。労働条件通知書兼雇用誓約書という形で作成することもあります。

法定三帳簿

法定三帳簿とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3つのことです。労働基準法で企業作成と一定期間の保存が義務づけられています。

労働者名簿は、従業員の情報を記録した書類です。氏名、性別、生年月日、住所、経歴、入社年月日、業務内容などを記載します。従業員の退職後も退職年月日、退職理由（死亡の場合年月日、死亡理由）を記載して一定期間保存します。

賃金台帳は、給与の支払い状況を記録した書類です。氏名、性別のほか、基本給・手当、賃金の計算期間、労働日数・時間数、時間外・深夜・休日労働時間数、控除金などを記載します。

出勤簿は、従業員の労務管理に必要な書類です。出勤日、労働日数、労働時間、時間外・深夜・休日労働の日付と時刻および時間などを記載します。

入社手続き【会社側】が実施する行政手続き

以上が、入社手続きの際に会社側がやるべき行政手続きです。

いずれも非常に大切な入社手続きですから、ミスや漏れがないように対応しなければいけません。期日が設けられたものもありますので、できる限り速やかに入社手続きを進めましょう。そのためには必要な書類や情報を従業員から確実に集めておくことが重要です。

健康保険・厚生年金保険の手続き

企業は常時雇用する従業員を健康保険・厚生年金保険に加入させることが義務づけられています。パート・アルバイトであっても正社員の4分の3以上の勤務時間と労働日数があるなど、一定の条件を満たしている場合は加入の対象です。

70歳以上の場合は、健康保険のみの加入となり、厚生年金保険においては「厚生年金70歳以上被用者該当届」の提出が必要です。

健康保険・厚生年金保険の加入手続きを行うには、従業員から年金手帳もしくはマイナンバー（提示のみ）を受け取り、入社から5日以内に「被保険者資格取得届」を年金事務所（日本年金機構）へ提出しなければならないため注意しましょう。

被扶養者がいる場合は「被扶養者（異動）届」も提出します。

雇用保険の手続き

31日以上の雇用が見込まれて、所定労働時間が週20時間以上の従業員は、雇用保険に加入させることが義務づけられています。雇用保険の加入手続きを行うには、入社の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出しなければなりません。従業員が転職者の場合は、この書類の記入に前職で受け取った「雇用保険被保険者証」が必要です。

所得税・住民税の手続き

所得税の手続きを行うには、従業員に「扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらい、それに基づいて源泉徴収簿を作成する必要があります。従業員が転職者の場合は前職の「源泉徴収票」も提出してもらわなければいけません。給与が発生した翌月10日が源泉徴収税の納付期日のため、間に合うよう手続きを進められるよう注意しましょう。

住民税の手続きは、新入社員、中途社員（普通徴収からの切り替え、特別徴収の継続）によって異なります。いずれの場合も、書類の提出先は納税する市区町村（社員の居住市区町村）です。

新入社員の場合、以前に別の会社からの所得がないので、特別な入社手続きは必要ありません。入社2年目から特別徴収が始まります。

中途社員で普通徴収から特別徴収に切り替える場合は、「特別徴収切替届出（依頼）書」を記入して提出します。

中途入社で前職から引き続き特別徴収を希望する場合は、「特別徴収にかかる給与所得者異動届書」を記入して提出します。

入社手続き【会社側】が実施する健康診断

企業が入社手続きの際に「雇入れ時健康診断」を実施することが義務づけられています。正社員だけでなく、週の労働時間が正社員の4分の3以上など一定の条件を満たしている場合はパート・アルバイトでも診断の対象です。

定期健康診断では医師の判断で検査項目を省略することもありますが、雇入れ時健康診断においては必ず決められた11項目の健診を受けてもらう必要がありますので注意しましょう。

ただし従業員が入社前3か月以内にその11項目の検査を受けていて、健康診断書を提出できる場合は、雇入れ健康診断を実施する必要はありません。

入社手続き【会社側】が行う受け入れ準備

以上が、受け入れ準備として用意しておくべきものの一例です。必要なものは企業によって異なるため、この内容を参考にして自社に合わせたチェックリストを作成してみてください。入社時に必要なものが漏れなくそろえられていると従業員は安心しますし、スムーズに仕事を始められるでしょう。業務のマニュアルを用意したり、教育係・メンターをつけたりすると、さらに会社に慣れるまでの期間を短縮できるかもしれません。

入社手続き【会社側】が気をつけること

入社手続きで会社側に不備があると、あとから余計な手続きが発生したり、最悪の場合は労働基準法違反として勧告を受けたりする場合があります。従業員が気持ちよく業務をスタートするのを邪魔してしまうかもしれません。そのためミスなく漏れなく入社手続きを進めることが重要です。入社手続きに必要な内容は就業規則に記載しておき、人事担当者が作業する際に確認するチェックリストを用意しておくとよいでしょう。

入社手続きでよくあるトラブル

最後に入社手続きで起こりがちなトラブルとその対応方法を紹介します。

年金番号がわからない

健康保険・厚生年金保険の加入には年金番号が必要です。ただし、わからない場合はマイナンバーを代わりに記載することもできます。マイナンバーもわからない場合は、企業側で年金手帳の再発行手続きを行うことも可能です。もし対応を急ぐ場合は、本人に年金事務所へ電話して確認してもらいましょう。

雇用保険番号がわからない

雇用保険の加入手続きには雇用保険番号が必要です。わからない場合は前職に問い合わせてもらうか、雇用保険被保険者証を再発行してもらいます。もしくは前職の社名と在籍期間を備考欄に記載することでも申請が可能です。

前職の源泉徴収票がもらえない

所得税の年末調整を行うには、基本的に源泉徴収票が必要です。なければ従業員に前職へ問い合わせてもらい、どうしても発行してもらえない場合は所轄税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出します。そうすると税務署からその企業に税務指導が入り、源泉徴収票を発行してくれるはずです。もし年末調整までに間に合わなければ、従業員には自分で確定申告をしてもらう必要があるかもしれません。

新しい健康保険証の交付が間に合わない

健康保険証の交付には届出から通常4～5日程度かかります。新しい保険証が届くまでの間に従業員が病院にかかった場合、基本的には自費診療として全額を建て替えたあとに健康保険協会に保険診療分を請求してもらわなければなりません。ただし企業が「健康保険被保険者資格証明書」を年金事務所に申請して渡せば、健康保険証と同じような扱いを受けることができます。事前に相談を受けた場合は、この対応を行うとよいでしょう。

まとめ

改めて、新入社員の入社手続きの際に会社側がやるべきチェックリストは以下の通りです。

入社手続きに不備があるとさまざまなトラブルが起こりかねません。手続きをミスなく進められるよう当記事を参考に自社用のチェックリストを作成してみてはいかがでしょうか。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

2008年より、一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。