社員名簿(労働者名簿)とは？記載項目や保存期間など管理方法にも注目

社員名簿は、企業で作成が義務づけられている重要な書類のひとつです。

しかし、社員名簿の作成や管理がうまくできていない、紙での管理に限界を感じているというケースも少なくありません。

そこで今回は、社員名簿についてその概要をわかりやすくご紹介しながら、記載項目や管理方法、クラウド管理の利点も含めて解説していきます。

紙で社員名簿を作成・管理している企業の経営者や労務担当者は、ぜひ参考にしてみてください！

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社員名簿とは？

社員名簿とは、企業が従業員を雇用する際に作成して管理する書類であり、労働基準法で定めている「法定三帳簿」のひとつに該当し、作成が義務づけられているものです。

社員名簿には従業員の氏名や住所や生年月日、経歴や入退社日などの個人情報を記載するようになっています。

参照：『労働基準法』（e-Gov法令検索）

社員名簿を作成する理由や目的

社員名簿が必要な理由は、法律で社員名簿の作成が義務づけられているためです。また、社員名簿の作成は義務づけられているものの、提出は義務づけられていません。

しかし労働基準監督署などの監査で求められる場合があり、作成していないことが発覚した場合は、30万円の罰則を受ける場合もあります。

また、社員名簿に記載される個人情報は、交通費算出や万が一の際の緊急連絡でも活用することがあります。

そのため、社員名簿の作成は法律違反にならないようにするためだけでなく、自社の従業員の情報を把握するためにも必要ということを認識し、常に最新状態を保てるようにしておきましょう。

社員名簿を作成するのは労務担当者

社員名簿は、企業の労務担当者が作成します。しかし個人情報を扱うものでもあるため、従業員本人が別紙に記入を行い、最終的に労務担当者が書類を作成するという場合も多くあります。

社員名簿に記載する対象

社員名簿に記載する従業員の対象者には、日雇い労働者以外のすべての従業員が該当します。しかし、派遣労働者は派遣元と雇用契約を結ぶため、対象外です。

また、会社代表や役員については労働者には該当しないことから対象ではないものの、社会保険上では会社役員も被保険者にあたり、社会保険事務所の調査も踏まえて作成しておくのがおすすめです。

基本的には雇用形態にかかわらず、雇用契約を結んでいる従業員はすべて対象になるということを認識しておきましょう。

社員名簿の作成方法

社員名簿の作成方法について、以下の2通りの方法を簡単にご紹介します。

ツールで作成したものを紙やデータベース上で管理

社員名簿の作成方法として、エクセルやスプレッドシートなどのツールを使用して作成し、紙で管理する方法が挙げられます。

様式に関する規定はないため、社員名簿に必要な必須項目を網羅していれば問題ありません。頻繁に作成したり更新を行うため、厚生労働省のホームページ上やインターネット上にある社員名簿のフォーマットをあらかじめ探しておくと便利でしょう。

社員名簿機能のついたソフトやシステム

社員名簿の作成方法には、社員名簿を作成する機能が搭載されたソフトやシステムを活用する方法もあります。ソフトやシステムで作成する場合には、クラウド上で管理できるため、いつでも作業できるメリットがあるでしょう。

また、社員名簿の保管もクラウド上でそのまま管理できることでペーパーレスにもつながります。

社員名簿の記載項目

社員名簿に記載する内容として、必須項目とされているものについて、ご紹介します。

氏名

社員名簿に記載する氏名は、旧字体の漢字を使用する場合など、正確な表記になるよう確認します。在職期間中に結婚や離婚をした場合にも苗字の変更があった場合なども、戸籍上の名前に更新しましょう。

住所・性別・生年月日

社員名簿には、従業員の性別・住所・生年月日も記載します。

住所については居住している住所と住民票の住所が異なる場合は、居住している住所を記載します。性別については健康診断等でも使用する項目であるため相違のないようにしましょう。

雇用の年月日

社員名簿には、従業員を雇用し始めた年月日も記載します。雇用開始年月日は、年次有給発生日や勤続年数の計算でも確認することがあります。

また、採用決定や通知をした日ではなく、雇用開始の日という点に注意しましょう。

従事する業務の種類

社員名簿には、従業員が従事する業務の種類や内容を記載します。部署移動や配置転換があった場合には都度更新しますが、履歴項目も同時に更新を忘れないようにしましょう。

しかし、従業員数が常時30人未満の企業の場合は、一人の従業員が複数の業務を兼任する場合もあるため、記載しなくてもよいとされています。

履歴

社員名簿には、履歴についても記載します。明確な記載範囲はありませんが、一般的には社内における所属・昇降格履歴などを記載します。

経歴や資格など、社外における履歴について記載する場合は、従業員本人の許可を得るようにしましょう。

退職日(解雇日)と事由

社員名簿には、退職日(解雇日)なども明記します。その際、単純な年月日だけでなく、退職(解雇)理由についても明記しましょう。しかし、従業員の私的事情により退職した場合は、特別に理由を記載しなくても問題ありません。

死亡の年月日と事由

従業員が在籍中に死亡した場合は、死亡年月日と死亡理由についても記載が必要です。労災にも関わるため、事実を確認したうえで正確に記載するようにしましょう。

参照：『様式第十九号』（厚生労働省HP）

従業員名簿のルールにおける注意点

社員名簿を作成するにあたって、さまざまなルールがありますが、特に注意すべき点として以下でご紹介していきます。

事業所ごとに作成

社員名簿の注意点のひとつは、事業所ごとに社員名簿を作成することが義務づけられている点です。

ひとつの企業において展開する支社や支店などを事業所とし、事業所ごとに名簿を作成するか、本社が作成したうえで事業所に配布するというパターンがあります。

個人情報やプライバシーに関する取り扱い

社員名簿では、従業員に関するさまざまな情報を記載する必要があります。プライバシーにかかわる個人情報であるため、扱いには注意しましょう。

また、当然ながら個人情報保護法の対象になります。従業員から情報を収集する際にも許可を得る必要があり、その情報の取り扱いや使用途を限定したうえで説明をするようにしましょう。

従業員名簿の保存や管理

社員名簿の取り扱いについて、注意すべき点を以下でご紹介していきます。

保存期間は起算日から3年間

社員名簿の保存は、起算日から3年間としています。

そのため、退職や解雇があった場合は、その年月日から起算して3年間は保管しておくことが必要ということを認識しておきましょう。

更新頻度は随時

社員名簿の更新頻度は随時行う必要があります。記載している従業員情報に変更があった場合には、該当箇所の記載変更や履歴等の更新を行うようにしましょう。

保存方法は電子データでも

社員名簿は、パソコンやシステム等で作成して電子データとして保存している企業も多いでしょう。

労働基準法では、その保管について紙で出力していなければならないかまでは明記されていません。

行政通達としては、保管する社員名簿の電子データについて、印刷可能な機器を設置し、すぐに印刷できるような状態にしておくことで、要件を満たすものとして取り扱うとされています。

電子データで保管する場合においても、いつどのタイミングでも提出できるように、すぐに印刷できるような状態にしておきましょう。

社員名簿の課題

社員名簿を作成・管理するうえで課題とされている点についてご紹介していきます。

修正や作業が煩雑

社員名簿の管理では、人材の入退社や従業員の状況に変更があった場合など、頻繁に作成や更新をしなくてはなりません。

状況に変更があった場合には適宜速やかに更新する必要があるため、紙で作成・管理している場合は、修正や更新にも手間がかかり担当者の負担にもなりやすいでしょう。

この課題点は、社員名簿をシステム上で管理できるようになることで、効率化でき、負担軽減にもつながります。物理的な紙での管理を行っている場合は、システムでの管理に切り替えることを検討してみることもおすすめです。

保存場所の確保

社員名簿の作成や管理において、従業員数が多い場合や会社規模が大きい場合、管理する社員名簿の数も膨大です。

紙で管理している場合の保管場所や適切な保管にも注意しなくてはなりません。

この課題点も、社員名簿をシステム上で管理することで、常時の保管場所確保や社員名簿自体の紛失も解決につながるでしょう。

個人情報の取り扱いにおけるリスク

社員名簿を管理するうえで、個人情報の扱いに注意しなくてはなりません。紙での保管やエクセルなどにおいても対策自体は可能であるものの、最低限の対策となりがちです。

システムを利用すれば、閲覧制限や編集制限など、細かく設定することができるため、個人情報の取り扱いをより強化することができるでしょう。

社員名簿もタレントマネジメントシステムで管理可能

クラウド上で社員名簿を管理できるシステムには、社員名簿ソフトやタレントマネジメントシステムがあります。

社員名簿を紙で管理をしている場合には、修正や更新の手間がかかり、保管場所の確保や保管状態にも注意しなくてはなりません。

社員名簿の作成や管理をシステムで行うことで、修正や更新もいつでもどこでも行えるようになり、保管場所もクラウド上でペーパーレス化できます。

特にタレントマネジメントシステムなら、社員名簿の管理だけでなく人材情報の管理や膨大な人事業務の効率化、戦略的人事も期待できるでしょう。

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まとめ

社員名簿とは、法律で作成が義務づけられている重要な書類です。法律で義務づけられているからだけでなく、従業員の状況を把握したり、労務関連の業務にも必要になる場合があるでしょう。

しかし社員名簿の作成や管理は、紙でのアナログな作成や更新では手間がかかり、管理面においても非効率ともいえます。

そこで検討したいのが、ソフトやシステムを利用した管理です。社員名簿ソフトやタレントマネジメントシステムの機能を利用して、クラウド上で社員名簿を管理することで作成や管理の効率化が期待できます。

社員名簿の作成や管理に課題を感じている場合は、社員名簿の管理や人事関連のデータを一元管理できるタレントマネジメントシステムを検討してみてはいかがでしょうか。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

2008年より、一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。