• 2022.06.02
  • タレントマネジメント

タレントマネジメントシステムで何ができる? 企業の課題や目的に合った機能を紹介

タレントマネジメントシステムで何ができる? 企業の課題や目的に合った機能を紹介

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近年、人事労務をクラウドなどで効率化する流れが加速しています。タレントマネジメントシステムもその1つです。業務の負担軽減から従業員のパフォーマンス向上まで、導入によってさまざまな効果が期待できます。

当記事では、タレントマネジメントシステムが持つ機能と、運用によって解決できる課題、目的に応じた最適なシステムの選び方を解説します。

目次(タップして開閉)

タレントマネジメントシステムとは

タレントマネジメントシステムは、従業員の経歴やスキルなど、人材に関するさまざまな情報を一元管理するツールのこと。人員配置や人事評価などに活用できます。

「タレント(talent)」という言葉には、「素質」「才能(のある人)」という意味が含まれています。すなわち、従業員1人ひとりの能力を最大限発揮できるように管理するツールといえます。

従業員の情報を可視化できるので、人事部にとどまらず経営者や現場のマネジメント業務も支援します。たとえば、人材の採用・育成から昇進や異動といった、経営の戦略に関わる意思決定までの流れをスムーズにできます。そうすると従業員のパフォーマンスやモチベーションの向上、さらには会社全体の生産性アップにつながることもあります。

タレントマネジメントシステムによく似たものとして、人事評価システムというツールもあります。人事評価システムは、業務成果の振り返りや目標管理の機能を用いて企業内の人事評価制度を運用するのが主な目的です。

一方、タレントマネジメントシステムは人事評価の機能も含めて、人材の活用に役立つあらゆる機能を搭載した総合的なツールといえるでしょう。

タレントマネジメントシステムはなぜ必要か?

タレントマネジメントシステムが注目される背景には、労働環境の変化があります。近年、多くの企業では年功序列による終身雇用の維持が難しくなってきており、欧米で主流の成果主義によるジョブ型雇用への転換が進んでいます。そのため、適性に応じて人材を抜擢したり、適材適所に人材を配置して1人ひとりの能力を最大限に発揮してもらう重要性が増しています。

また、終身雇用の前提が崩れ、雇用の流動性も高まっています。現状に不満がある優秀な社員は我慢して改善を待つのではなく、よりよい条件の会社に転職する傾向にあります。

さらに、従業員の価値観や働き方の多様化により、会社や業務への満足度や評価の納得度を高めるのも難しくなっています。タレントマネジメントシステムを活用すれば、1人ひとりの事業への貢献度を待遇に反映したり、その成果に対して適切に人事評価を行えるようになる可能性があります。従業員にとって納得感のある評価が運用できれば、離職の防止にもつながります。

タレントマネジメントシステムで解決できる課題とは

タレントマネジメントシステムには、人材管理に関するさまざまな課題を解決する機能が搭載されています。たとえば、以下のような課題解決への取り組みに活かすことができます。

タレントマネジメントシステムで解決できる課題
・従業員の基本情報が各部門でバラバラに管理されている
・従業員のスキルや経歴を把握しきれていない
・能力や成果に合わせた目標を設定できていない
・人材育成が現場に任せっきりになっている
・組織全体で適切な人員配置ができていない
・従業員の会社や業務に対する思いがわからない
・人材データを戦略的に活用できていない
・公正で納得感のある評価を行えていない
・採用ミスマッチが起きている

タレントマネジメントシステムを導入する際には、上記のような自社の課題を解決できる機能が備わっているかをまず確認するとよいでしょう。

タレントマネジメントシステムの基本機能

まずは多くのタレントマネジメントシステムに備わっている基本的な機能をご紹介します。各機能がどのような課題を解決できるのかも例示するので、タレントマネジメントシステム選択のご参考になさってください。

人材情報データベース管理の機能

プロフィール、顔写真、入社年度、経歴など、さまざまな人材情報を一元管理できます。データベースに登録された情報は、社内で権限を持っているユーザーなら誰でも閲覧できるため、社内の情報共有に有効です。

たとえば、人事部だけが把握していて現場の管理職に浸透していない情報、反対に現場から見た個人の評価などが人事部や経営層に伝わっていない情報の共有に役立ちます。蓄積された人材情報は、ほかの機能にも紐づけられ、活用できます。

データの登録・更新の機能

採用の際に提出された履歴書や職務経歴書を紙で管理していると、必要なときに見つからず苦労することもあるでしょう。

タレントマネジメントシステムに従業員1人ひとりのスキル、経歴、過去の実績などの情報を登録しておけば、必要になったタイミングで簡単に迷わずアクセス可能です。実績や評価などの情報は、現場の管理職がリアルタイムで更新もできるため、古いデータの未更新や人によって知っている情報に差異が出る心配も少なくなるでしょう。

目標管理の機能

タレントマネジメントシステムでは、職務やキャリアプランに沿った目標をシステム上で自ら設定し、達成度などを管理することができます。過去の目標と達成率をグラフで視覚的にわかるため、個々の成長の後押しにもなるでしょう。

また、メンバー同士で進捗状況を共有する際もシステム上なら簡単に行えるため、チームで目標を設定して管理するときに役立ちます。マネジメント層や管理職の部下の管理も簡素化されるでしょう。

人材育成の計画・管理の機能

長期的な人材育成計画を立案するのに役立つ機能もあります。

登録されているスキルや経験のデータから、該当の従業員は今後どのようなスキルアップをするべきなのかが見えやすくなります。必要に応じて研修を企画するといった施策を打つことができるでしょう。

人材育成が現場主導になっている企業は、上司の力量によって部下の育成が左右されやすくなりますが、そのような課題の対策にも役立つはずです。

組織図の作成・人員配置の機能

タレントマネジメントシステムに登録された人材データを使って組織図をつくることができます。あるいは人材情報を登録すれば自動で生成してくれるものもあります。各部署に所属するメンバーのスキルや経歴を確認しながら、組織全体を見て人員配置を検討できます。

人員配置を一部の層に任せきってしまうと従業員1人ひとりを理解しきれていなかったり、主観や印象で決められるという事態が発生することが多いでしょう。システム上に情報を集約していれば、個々の適性をもとに判断できるようになります。

アンケート機能

従業員が今何を考えているのかわからないというのは、組織においてよく聞かれる課題の1つでしょう。毎日のように仕事上でコミュニケーションを取っていれば従業員の意見を聞くこともできますが、声が大きい人の意見に偏りやすくなるリスクもあります。

そのような混乱が起こらないようにするためにも、全社員に対してオリジナルの質問項目を設定しアンケートを実施することが重要です。定期的に同じ内容の質問を行い、それに基づいた社内施策を実行すれば、よりよい組織づくりをサポートするでしょう。

人材データの分析・レポート作成機能

人材に関するデータが多く蓄積されていても、それを活用できなければ意味がありません。しかし実際のところ膨大な人材データは持っているのに、上手に整理・活用できていないというのが実状ではないでしょうか。

タレントマネジメントシステムには、人材情報分析と活用を助けるための機能があり、経営戦略の立案の助けとなります。たとえば、クロス分析機能を使って、離職傾向を予測したりすることができます。分析・整理したデータはレポートにまとめておくこともできるため、会議などで共有するのに便利でしょう。

タレントマネジメントシステムの機能【進化版】

ここまで多くのタレントマネジメントシステムに備わっている、基本的な機能を紹介してきました。昨今はさらに便利になり、ニーズに合わせて各社で導入され始めた機能があります。最新のタレントマネジメントシステムの機能の一例をご紹介します。

サーベイ機能

サーベイとは、直訳すると「調査」という意味です。アンケートと混同されることもありますが、サーベイは調査活動の全体を指す言葉であり、アンケートはその中の1つの手段です。

つまり、アンケート機能だけでなくサーベイ機能が備わっている場合、より総合的かつ詳細な社内調査がしやすいと考えてよいでしょう。

人事に関するものでは、企業と従業員の関係性を測る「エンゲージメントサーベイ」、従業員の満足度を測る「パルスサーベイ」、心の健康度を測る「ストレスチェック」などがよく実施されています。

タレントマネジメントシステムには、サーベイのテンプレートがあり、自社に適した形でカスタマイズできるものが多いです。

情報のグルーピング機能

タレントマネジメントシステムのデータベースには、人材に関する膨大な数の情報が蓄積されていきます。紙などで管理するのと比べれば便利とはいえ、従業員数が多い大手企業ほど目的の情報を探し出すのには苦労することもあるでしょう。

その際に役立つのが、情報のグルーピング機能です。たとえば「宅地建物取引士(宅建)の資格保持者」「TOEICが700点以上」を各従業員情報に登録しておけば、その条件で該当の従業員だけを抽出して表示させることができます。

新規プロジェクトにアサインする候補者を選出する際や、昇進や異動させるメンバーを検討する際に、必要なスキルを満たした従業員がひと目でわかるため便利です。

人員配置シミュレーション

タレントマネジメントシステムで組織図の機能を利用すれば、全体を見て今後の人員配置を考えられます。しかし、いろいろな配置パターンを比較してから決めたいという場合もあるでしょう。

人員配置シミュレーション機能があるシステムなら、組織図に配置されている従業員をドラッグアンドドロップで直感的に動かし、実際に配属や異動をさせたときの部署の状況を想定しながら判断できます。年齢や性別、スキルや経験のバランスを調整して確認しつつ、シミュレーションできるでしょう。

採用計画

タレントマネジメントシステムは、評価や育成だけでなく採用にも役立ちます。自社や各部署・部門に不足している経験やスキルを持つ人材が明確になるため、どのような人材が部署や会社全体に不足しているのか見極められ、計画的に採用を進められます。

また、仕事で高い成果を出しているメンバーの共通点を分析し、自社で活躍しやすい性格や行動特性を持った人材も明確になります。

目標管理と人事評価の連動

会社が目指す方向性に沿ったスキルや経験に基づき、明確に評価基準を設けていても、従業員に周知されておらず、評価に納得感が得られない場合も多いでしょう。

目標管理と人事評価、2つの機能を連携させて効果的に運用すると、評価基準やフロー、プロセスに透明性が増します。目標の達成度に応じて客観的な視点で評価が行えるため、納得感も改善するでしょう。結果的に不公平感や不透明性が緩和されます。

過去の評価をもとに、今後のキャリアについてのアドバイスやフィードバックも適切に行えるはずです。

人事評価の甘辛調整

人事評価における最大の課題の1つに、評価者によって評価に偏りが生じることが挙げられます。人によって評価が厳しすぎる、反対に甘すぎるといった評価の偏りはどの企業でもあるでしょう。評価の偏りが常態化してしまうと、従業員は評価に納得しにくくなり、モチベーションやエンゲージメントが低下する原因にもなってしまいます。

評価の偏りを予防するために、偏りが著しいと判断される評価を事後的に調整することを「甘辛調整」といいます。評価の偏りは避けられないものであり、評価者の育成に力を入れても完全に解消するのは難しいでしょう。

システムを使えば、面倒な計算も必要なく、簡単なマウス操作で甘辛調整ができます。

複数企業の管理

グループ会社を超えて人材情報の管理ができます。幅広い事業展開をしている大企業はグループ会社化することが多いですが、人材の管理も各社ごとに任せられていることが多いです。そのような場合でも、複数の企業の社員情報を集約し、グループを超えた人事異動など多様な人材活用が期待できるでしょう。

複数企業管理ができるタレントマネジメントシステムであれば、ホールディングス内での人事評価や目標管理の統一、グループ企業をまたいだ配置転換などもスムーズに実現できます。

タレントマネジメントシステム、どれを選ぶべき?

ここまで紹介したように、タレントマネジメントシステムは多種多様な機能を備えており、製品によって提供している機能や強みを持つ機能は異なります。

それではどのようなタレントマネジメントシステムを選べばよいのでしょうか。自社に適したシステムを見極めるためのポイントをご紹介します。

自社の課題を明確にする

まずは、自社が人事や組織づくりに関してどのような課題を持っているのかを明確にしましょう。上司からの指示でやみくもにタレントマネジメントシステムを導入しても意味がありません。目的を明確にしないと、適切なシステムを選べず迷うことになるでしょう。

また、タレントマネジメントシステムは経営層や現場の管理職、一般の社員まで全社員が利用するものです。担当者だけで検討するのではなく、ヒアリングをするなど社内の状況をより詳細に把握し、課題を明確にしましょう。

課題解決に沿った機能を選ぶ

自社の課題が明確になったら、その解決に即したタレントマネジメントシステムを探しましょう。

必要な機能を選定するうえで重要なのは、解決すべき課題に優先順位をつけることです。同じような機能で迷っても、重視することが決まっていれば、どのタレントマネジメントシステムを選ぶべきか判断しやすくなります。

業務効率化につながるか見極める

タレントマネジメントには非常に多くの機能が備わっています。そのため、苦労して導入したにもかかわらず多機能で使いこなせていないという結果に陥ってしまう可能性もあります。導入によって、むしろ人事担当者や現場の負担が増えるようでは元も子もありません。

導入時はあれもこれもと欲張りになってしまいがちですが、必要な機能だけを選べるサービスもあるので、よく検討しましょう。本当に業務効率を上げるために必要なのかを見極め、少しずつ活用の幅を広げていくのもおすすめです。

タレントマネジメントシステムで企業の事業戦略を推進

タレントマネジメントシステムは、業務効率化や戦略的な人事を後押しするために欠かせないものとなっています。当記事でご紹介したように、製品やサービスの種類によって取り扱う機能はさまざまなので、自社に必要なものをよく見極めることが重要です。

『スマカン』は、豊富な機能から自社のご状況に合わせて自由にカスタマイズできるタレントマネジメントシステムです。必要な機能だけを選択できるので、「スモールスタートで導入し、必要になった段階で機能を追加したい」というご要望に適しています。

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