人事評価のクラウド化とは｜必要性とシステムの選定・比較・導入ポイントを徹底解説

昨今は多くの企業が人事評価のクラウド化を進めているといえます。しかし「そもそも人事評価をクラウド化する必要性を感じていない」「どのようなクラウド型人事評価システムを選べばいいかわからない」と悩んでいる方もいるでしょう。

当記事は、人事評価におけるクラウド化の必要性と、システムを選定する際の比較ポイントや注意点をまとめました。自社のクラウド化を進める人事担当者や、人材マネジメントに課題を感じている経営者は、ぜひご活用ください。

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人事評価のクラウド化とは

人事評価のクラウド化とは、人事評価に関する情報システムを、外部事業者のクラウドサービスを活用する方式に移行することです。単にエクセルや紙で運用していた運用を、クラウド型人事評価システムに移行することを指す場合もあるでしょう。

クラウドとは、インターネットなどのネットワーク経由で、ユーザーにサービスを提供する仕組みです。

人事評価をクラウド化すると、人事評価に関する情報や仕組みを、インターネットを使った外部のクラウドサービスに移行できます。

人事評価のクラウド化は、場所を選ばす安全に人事評価全般の情報にアクセスできるだけでなく、コスト削減や業務効率化など生産性アップにつながるメリットが得られる可能性があります。

人事評価のクラウド化が注目される理由

人事評価のクラウド化が注目されているのは、公平で効率的な人事評価が期待できるからです。

人間は感情の生き物といわれていますが、人が人を評価するというのは思っている以上に難しいものです。被評価者との日頃の関係性が影響することもあり、評価者の主観に左右されやすいといえます。

また、被評価者が多いと、評価業務が負担となって評価の精度が下がってしまうかもしれません。従業員に評価が不公平だと感じさせてしまうと、モチベーションは下がり、生産性の低下や離職につながることもあるでしょう。

人事評価をシステムで運用すると、評価者の主観に左右されにくく、公平で効率的な評価への期待が高まります。そのため、人事評価のクラウドシステムへの移行が注目されているのです。

人事評価のクラウド化の目的・必要性

人事評価をクラウド化すると、人材管理業務全般の効率化が期待できるでしょう。

人材管理業務は、人事評価に限らず人事異動から入退社まで通年業務です。そのすべてを紙やエクセルを使って管理・集計している場合、何かと時間や手間がかかってしまうこともあるでしょう。昨今のテレワークの普及により、オンラインで誰でも利用できる人事管理ツールの需要が増していることも影響しています。

人事評価のクラウド化は、評価業務を含む人材管理全般の効率化に向けて求められているといえるでしょう。

人事評価のクラウド化のメリット・効果

人事評価のクラウド化による、メリットや効果を4点ご紹介します。

人事評価業務の効率化

人事評価のクラウド化によって、業務効率化が期待できます。紙やエクセルの運用に比べるとデータの共有がスムーズなので、管理コストが軽減されるからです。

人事評価に紐づける目標管理や評価後のフィードバックもクラウド上で完結するため、目標の進捗や集計結果を直感的に可視化できる点も便利です。組織や企業規模が大きくなるほど、人事評価のクラウド化による業務効率化のメリットが得られるでしょう。

公平な人事評価による満足度の向上

人事評価をクラウド化すると、公平な人事評価につながりやすく、従業員満足度の向上が見込めるでしょう。

評価者の主観による感覚的な評価を軽減したり、評価の偏りをあとから調整したりできます。そうして評価の精度を上げていくと、評価に対する納得感を高められ、従業員満足度の向上もつながるでしょう。従業員満足度が高いと、モチベーションも維持しやすく、結果的に生産性や定着率の向上にもつながるはずです。

効果的な人材育成

人材評価のクラウド化により、蓄積した評価データを人材育成に役立てる方法もあります。

スキルや実績など人事評価の判断指標をもとに適性を見極め、本人のスキルアップにつながる人材配置を検討したり、不足するスキルを伸ばす研修計画を立案したり、さまざまな場面に活用できるでしょう。

人事評価をクラウド化することで、長期的な計画に基づいて人材育成が進められるはずです。

人事評価情報の一元管理

人事評価のクラウド化により、過去の評価歴を含めた人事評価情報をクラウド上に集約できます。

過去の評価歴が散在していると必要なときに情報が取り出せず、新規プロジェクトを立ち上げる際の人選も、感覚的なものになりやすくなるでしょう。

人材データをクラウド上で一元管理しておくと、情報にアクセスしやすくなり、必要なときに情報を取り出しやすくなります。

人事評価のクラウド化は、人事評価情報を過去から未来にわたって活用する際に有効です。

人事評価のクラウド化のデメリット

人事評価をクラウド化するとメリットがある一方、デメリットも生じる可能性があります。主なデメリットを2点ご紹介します。

構築のために担当者の負担が増える可能性も

人事評価をクラウド化するにあたって、運用を整備するために、一時的に人事担当者の負担が増えてしまうかもしれません。

クラウド型人事評価システムの選定に始まり、既存の人事評価制度からの移行・連携など、準備や構築段階で業務量が増えることが想定されます。導入から従業員への周知・対応など、定着するまでは人事担当者の工数が増えることは否めません。

人事評価をクラウド化する際は、目的を明確にして計画的に行うといいでしょう。また、システム構築や導入支援が手厚いサービスを選ぶのも一案です。

コストパフォーマンスとの兼ね合い

人事評価の運用をクラウド化する際は、当然コストがかかります。そのため、費用対効果を見る必要があるでしょう。

月々の費用はもちろん、機能を追加した際などにかかる料金も確認しておきましょう。また、導入以前に人事評価業務にどれだけの工数がかかっていたかなどを調べておくと、コストパフォーマンスを比較できます。

クラウドシステム導入による費用対効果をあらわせるように、事前にデータをとっておくと導入効果をより実感しやすいでしょう。

クラウド型人事評価システムできること

クラウド型人事評価システムとは、文字通り、人事評価システムの中でもクラウド型で提供しているものをいいます。

クラウド型人事評価システムでは、どのようなことができるのでしょうか。実現できることや基本的な機能をご紹介します。

人事評価記録の可視化

クラウド型人事評価システムに移行すれば、人事評価の過程や結果を可視化できるでしょう。従業員一人ひとりの評価データを1つにまとめるので管理・検索・閲覧がより簡単になります。

評価者が変わったときの引き継ぎの手間や、記憶による印象の偏りなども防げるでしょう。

場所を選ばすアクセスできる

クラウド型人事評価システムは、場所を問わずどこでも活用できます。インターネットの接続環境があれば、PCやスマートフォンなどの端末からどこでも人事評価業務を行うことができ、業務効率化にも役立ちます。

データの共有・進捗管理

クラウド型人事評価システムでは、人事評価のための目標設定や進捗状況をリアルタイムに共有できます。目標達成までの過程や成果も部門間で確認しやすいため、各々の業務状況が把握しやすくなります。

従業員一人ひとりの目標管理が容易になり、達成を後押しできるでしょう。

クラウド型人事評価システムは無料で試せる？

クラウド型人事評価システムは有料のサービスが一般的です。しかし、2週間から1か月の無料トライアル期間を設けているサービスがほとんどです。その際に使いやすさなどを試すことができます。

ただし無料トライアル期間中であっても、使える機能に制限があるサービスもあります。事前に確認し、トライアル期間中に導入イメージをつかめるようにするといいでしょう。導入後にやりたいことが増えることもあるので、目的を明確にしておくと導入もスムーズに進むはずです。

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クラウド型人事評価システムの比較ポイント

実際にクラウド型人事評価システムを比較する際に、チェックしたいポイントをご紹介します。

操作性・機能性

使用する画面の操作性や機能性をチェックしましょう。クラウド型人事評価システムは、操作が煩雑なものだと、設定するだけでも時間と手間がかかります。社内で共有し、日常的に使っていくものなので、画面の見やすさや操作のしやすさは重要です。

自社の人事評価制度との相性

これまで運用してきた自社の人事評価制度と、クラウド型人事評価システムとの相性を確認しましょう。

既存の制度をそのままクラウドに再現できると、より移行がスムーズでしょう。新しい制度の導入や人事評価の見直しを考えている場合は、その運用が実現できるのか、よく検討する必要があります。

自社の規模・組織体制との相性

自社の従業員規模や組織体制に合っているかも確認するといいでしょう。クラウド型人事評価システムは、小規模〜中規模企業を得意としているものから大企業により適したサービスまでさまざまです。

カスタマイズが柔軟なシステムもありますので、自社の運用規模にあわせて、よく相談してみてはいかがでしょうか。

クラウド型人事評価システムの主な種類

クラウド型人事評価システムには、さまざまな種類があり、得意領域が異なる場合があります。

人事評価に絞って機能を取り入れたい場合は、人事評価に強みがあるシステムがおすすめです。人事評価の記録の可視化や効率化に役立つでしょう。

従業員情報を集約して人事評価だけでなく、人員配置や育成、採用まで戦略的にサポートできるタレントマネジメントに強みがあるシステムなら、人事業務を幅広くカバーしてくれるでしょう。

クラウド型人事評価システムの導入手順

クラウド型人事評価システムを実際に導入するとなった場合の手順をご紹介します。

課題の整理と導入目的の明確化

まずは自社の人事評価における課題を整理します。そのうえで、クラウド型人事評価システムを導入する目的を明確にします。

人事評価におけるどんな課題を解決するためにシステムを導入したいのか、どのシステムであれば効果を最大化できるのか、よく検討するのがおすすめです。

機能を選定して候補を絞る

次にクラウド型人事評価システムの機能を選定して、候補を複数に絞ります。

システムを導入する目的を達成するために必要な機能を特定し、その機能が含まれるシステムを候補に挙げます。導入コストだけでなく、ランニングコストも含めて予算内に収まるかどうかもあわせて検討するといいでしょう。

候補のシステムを無料トライアルで試してみる

候補に上がったクラウド型人事評価システムの使い心地を無料トライアルで試してみましょう。トライアル期間中に、実際に使う社員に試してもらい使いやすさなどを確認しておくことが大切です。将来的に実現したいイメージが固まっている場合は、その実現性も含めて細かく担当者とすり合わせするとよいかもしれません。

導入後にシステムが形骸化しないよう、この段階で社員への説明会や運用後のルール整備をしておくと、導入がよりスムーズでしょう。

自社が最も重視したい点を踏まえて、最終決定を行います。

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クラウド型人事評価システムの導入準備・注意点

クラウド型人事評価システムを導入するうえで必要な準備や注意点をご紹介します。

導入目的をあいまいにしない

導入フローでもご紹介したように、課題は明確にする必要があります。目的があいまいだと、選定もスムーズに進まない恐れがあります。クラウド型人事評価システムの導入によって得られる効果の実感も薄れてしまうかもしれません。

導入タイミングを検討する

クラウド型人事評価システムを導入するタイミングについては、よく検討しましょう。

導入時期が決まった状態で問い合わせる企業もありますが、特に決まっていない場合は注意が必要です。焦って導入しても、従業員が使いこなせずに機能を持て余してしまったり、既存の評価運用の方がよかったと不満が生まれたりするかもしれません。

自社の状況や成長度合いに合わせて、無理なく導入できるベストなタイミングはいつなのか、よく検討する必要があります。

システムの運用方法を決める

人事評価クラウドシステムの運用方法を決めます。

各部署と意見をすり合わせながら決めていくと、導入後の運用がスムーズになるでしょう。

人事評価のクラウド化をサポート『スマカン』

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、人事評価を含めた人材情報管理全般をサポートするクラウド型人事評価システムです。

人材情報や目標を一元管理して可視化でき、人材育成や人材配置、採用計画や目標設定など、多面的に人材戦略をサポートできます。使いやすいインターフェースで、データ分析・タレント分析も直感的に行えます。

またOKR、MBO、360度評価などの評価テンプレートもあらかじめ用意されており、ノーコードで自由にカスタマイズできます。ワークフローも自社に合わせた運用が可能です。自社の人事課題や目的に応じて欲しい機能だけを選べる、柔軟な料金プランでご利用いただけますので、多機能過ぎて使いこなせないという無駄はありません。

スマカンでは、サービス紹介資料はもちろん、人事労務のノウハウに関する資料を無料でダウンロードいただけます。また、30日間の無料トライアルもご提供していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

人事評価をクラウド化すると、公平で効率的な人事評価の助けとなります。人事評価だけでなく、タレントマネジメントに強みのあるシステムを使えば、人事管理業務全般の効率化が期待できます。

人事管理や人事評価の運用に悩みや課題を抱えている場合は、クラウド型人事評価システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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