人事評価をエクセルで管理するには【テンプレート付】メリット・デメリットも解説

表計算ソフトのエクセルで、人事評価を管理している企業は多いかもしれません。しかし、一からエクセルで人事評価のシートをつくるのは手間がかかり、サンプルを参考にしたいと考える担当者もいるでしょう。

当記事では、インターネット上で無料で入手できる人事評価シートのエクセルテンプレートをご紹介します。また、人事評価のエクセル運用を続けることのメリット・デメリット、専用のシステムに移行すべきか否かについても解説いたします。

人事評価をエクセルで運用しており「他社のシートを参考にしたい」「そもそも運用に困っている」という担当者はぜひ参考にしてみてください。

＞＞＞エクセルで加工OK｜人事評価シートのテンプレート

【無料】人事評価シートのエクセルテンプレート

インターネット上で公開されている、人事評価シートのエクセルテンプレートを6つご紹介します。

判定目安表（評価ガイドライン）／厚生労働省

判定目安表（評価ガイドライン）は、厚生労働省が配布している人事評価のエクセルテンプレートです。職務遂行のための基準に対して、A・B・C評価の判定ガイドラインが設定されています。細かい職種ごとにテンプレートが用意されており、無料でダウンロードできます。

参照：『判定目安表（評価ガイドライン）』厚生労働省

職業能力開発シート／厚生労働省

厚生労働省が公開する人事評価のテンプレートとして、職業能力開発シートもおすすめです。職務遂行のための基準に対して、〇・△・×の評価を上司と部下それぞれが記入できるようになっています。業種・職種・レベルごとにテンプレートが用意されており、無料でダウンロードできます。

参照：

参照：『職業能力開発シート』厚生労働省

人事評価の『スマカン』オリジナルシート

タレントマネジメントシステム『スマカン』が作成した、オリジナルの人事評価シートです。目標を自由に設定し、それに対する評価を記入できます。下記より、エクセルで加工できるテンプレートを無料でダウンロードいただけます。

＞＞＞人事評価システム『スマカン』とは？

人事考課表／すばる舎

出版社の「すばる舎」が配布している人事考課表も人事評価のエクセルテンプレートとして利用できます。主にシステムエンジニアに合わせた内容の評価項目が用意されています。無料でダウンロードできますが、すばる舎の書籍である『目標管理実践マニュアル』の読者に限って利用できます。

参照：『人事考課表』すばる舎

人事評価シート／BOXIL

SaaS情報メディア『BOXIL』が配布している人事評価のエクセルテンプレートです。職種ごとに縦・横・色違いのテンプレートが用意されています。無料の会員登録を行うことでダウンロードできます。

参照：『人事評価シート』BOXIL

人事評価シート／biz ocean

ビジネス書式テンプレートをまとめたサイトbiz oceanが配布している人事評価のエクセルテンプレートです。一般社員用・管理職用などさまざまな書式のテンプレートが用意されています。無料の会員登録を行うことでダウンロードできます（一部有料のテンプレートもあります）。

参照：『人事評価シート』BOXIL

人事評価をエクセルで管理するメリット

人事評価をエクセルで管理している企業が多い理由や、エクセルを使うことのメリットを2つご紹介します。

ほとんどコストがかからない

多くのビジネスパーソンが使用しているパソコンには、最初からエクセルがインストールされています。そのため人事評価の運用をエクセルでやってしまえば、追加でコストがかかることはありません。専用のシステムを導入するとなれば少なからず費用はかかりますので、これは大きなメリットといえます。

自分たちなりにアレンジしやすい

エクセルはもともと表計算ソフトですが、非常に入力の自由度が高く、好きなように自分たちならではのフォーマットをつくれます。広く普及しており、先ほど紹介したようなテンプレートもインターネット上に多数公開されていて、自社用にカスタマイズするのも簡単です。

人事評価をエクセルで管理するデメリット

人事評価のエクセル管理は、経費がかからずカスタマイズしやすいというメリットがある一方、デメリットもあります。エクセルは表計算ソフトであり、人事評価のために開発されたのではないためです。

人事評価でエクセルを使い続けることのデメリットを3つご紹介します。

ファイルの管理方法が複雑になる

エクセルは、1つのファイルを複数人で共有して同時に編集することができません。

たとえば部下が自己評価を記入したあとに、上司が評価を記入するような場合は、ファイルを送り合って上書きしていく手間がかかります。複数人が更新を繰り返すと、どれが最新版かわかりにくくなってしまうでしょう。

また、人事評価シートのフォーマットに変更やミスが生じたら、それを使用しているエクセルファイルを一つずつ修正していかなければならないのもデメリットです。

確認と集計に手間がかかる

エクセルはもともと表計算ソフトのため、評価の「〇」の数をカウントしたり、その結果から一定の計算式に沿って数値を算出できます。しかし評価シートが複数に分かれている場合、まとめて集計するのが難しい点がデメリットといえます。

複雑な工程を自動化するなら、プログラミングに近いことをやらねばならず、結局のところ、手作業での確認と集計を行う手間がかかることとなります。

データの紛失や漏洩のリスクがある

エクセルのデータは基本的に個人のデスクトップ上で管理するため、間違えて削除してしまうリスクがあります。人事や上司だけでなく従業員一人ひとりに入力用ファイルを渡していると、さらにその危険性は高まるでしょう。厳重なセキュリティを課すことが難しいため、ファイルが社外に流出してしまったり、個人情報でもある評価の内容を本来は見るべきではない従業員に閲覧されてしまったりする恐れもあります。

人事評価の脱エクセルは必要？

エクセルによる人事評価の管理にはメリットもある一方、いくつかのデメリットも挙げられます。

最近はエクセルの代わりになるツールとして、人事評価を効率化するシステムも普及してきました。そこで「脱エクセル」を進める企業も増えています。

人事評価のシステム化には大きな利点がありますが、一方でいくつかの注意点もあります。人事評価をシステム化するメリットとデメリットを、それぞれ見ていきましょう。

人事評価をシステム化するメリット

人事評価に専用システムを導入すると、エクセルを使った管理の難点を解消できるでしょう。人事評価をシステム化するメリットを3つご紹介します。

データを一元管理できる

人事評価をシステム化すると、評価に関するさまざまなデータを一元管理できます。エクセルのデータを各自のパソコンに保存していると、容量を圧迫したり、保存場所を忘れてしまったりすることもあるでしょう。

クラウド型人事評価システムに移行すると、データを１箇所に集約できるので、紛失などの心配はありません。複数の従業員が同時に編集することもできますから、上司と部下でデータを受け渡したり、最新版とわかるようにファイル名を変えたりする手間もなくなります。

集計や分析を自動化できる

人事評価システムには、基本的に評価の集計や分析の機能があらかじめ備わっています。エクセルのように複数のファイルから1つにまとめるためデータを転記したり、手作業で計算したりする必要はありません。

従業員が増えるほど評価のデータも膨大な量になりますから、集計作業の自動化は大きな負担軽減につながるはずです。また、集計した結果をわかりやすくグラフにしたり、評価の内容を活かして育成や人材配置に活用できる機能が搭載されているものもあります。

セキュリティを強化できる

強固なセキュリティも人事評価システムの大きなメリットです。多くの人事評価システムはデータをクラウド上に置いているため、第三者からの攻撃によって漏洩することがないよう何重にもセキュリティ対策が施されています。

また、エクセル管理での情報漏洩の原因として多いのは、従業員の人為的なミスによる内部からの流出です。それに対しても従業員によって閲覧機能を制限したり、ログインの認証を厳しくしたりすることで対策ができるでしょう。

人事評価をシステム化するデメリット

人事評価をエクセルからシステムに移行するとメリットもありますが、デメリットもあります。システム化を進めるうえでの注意点を3つご紹介します。

ある程度のコストがかかる

人事評価システムには、少なからず導入コストや利用料がかかります。その点はエクセルと大きく異なる点です。

せっかく導入しても上手く活用できなければ、そのコストが無駄になりかねません。闇雲に導入するのではなく、現状の課題や目的をよく考えて決めることが重要です。

導入に手間がかかる

人事評価システムにも数多くの種類があり、それぞれ細かく機能などが異なるため、導入する際にはどれが自社に適しているのか検討しなければなりません。また導入後に誰がどう管理するのかという運用方法も考えておく必要があります。

運用に慣れるまで時間がかかる

人事評価システムは人事などの管理者だけでなく、評価をつけるマネージャーから評価を受けるメンバーまでさまざまな従業員が使うことになるでしょう。そのため導入時には、利用方法の説明やレクチャーが必要です。慣れるまでは一時的にエクセルでの運用よりも非効率になる可能性も伝えて理解を得ましょう。

人事評価の全体的な課題

そもそも人事評価には管理や集計など運用面で、さまざまな課題があります。エクセル管理をシステムに移行することは、課題解決の糸口となるかもしれません。

まずは人事評価における全体的な課題を整理したうえで、自社への必要性を検討してみてください。

評価者の負担が大きい

人事評価では数多くの作業段階があり、担当者の負担は相当なものです。

一般的な流れとしては、評価シートを作成して従業員に自己評価を依頼し、一時評価者、二次評価者、最終評価者が評価を行います。そして各従業員の評価データを集計して待遇や昇進、報酬などの考課を行う企業も多いでしょう。さらに評価決定後は、人事評価面談で個々にフィードバックも行います。

期日までに自己評価を記入しているか、面談が実施されているかなどの確認・管理にも手間がかかります。評価時期に定時で帰ったためしがないという担当者も多いでしょう。したがって評価者である上司や人事担当者に大きな負担がかかっているといえます。

人事評価システムを導入すれば、時間的・心理的コストの軽減につながるでしょう。

評価に公平感・納得感がない

多くの企業が抱えている人事評価の課題に、評価の公平感・納得感が得られないという点があります。評価が上司の主観に左右されると、従業員は不満を感じやすくなります。

また、評価者によって基準がバラバラになっていることも不公平感につながります。そのような状況を避けるには、客観的で明確な評価基準を定めることが重要です。

人事評価システムには、集約・分析した人事データを活かして公平な評価制度の設計を助ける機能が備わっているものもあります。

適切な目標を設定するのが難しい

評価に納得感がないのは、そもそも目標が難しすぎる、もしくは簡単すぎるからかもしれません。従業員の能力を正当に評価するには、適切な目標を設定することが重要です。従業員がどれくらいの能力を持っていて、どんな成果を挙げてきたのかを把握していなければ、適切な目標は設定できないでしょう。

人事評価システムには、従業員のデータをもとに目標設定をサポートする機能が備わっているものもあります。

人事評価のエクセル管理をシステムに移行するには

人事評価のエクセル運用を、システムに移行する場合のポイントや、スムーズに移行するためのコツを3つご紹介します。

移行が必要な情報を整理しておく

人事評価システムを導入するには、現状のエクセルなどで運用している評価や人材のデータ、評価シートを引き継ぐことになるでしょう。今後も必要なデータと不必要なデータを分けて、移行しやすい形に整えるなどの整理をしておくと、スムーズに導入を進められるでしょう。

利用者の権限を明確にする

人事評価システムを利用するうえでは、個人情報の保護やセキュリティの観点から利用者の権限を設定することが重要です。人事評価システムの機能によっては、閲覧はできるけど編集はできないなどの細かい設定をすることもできます。どこまでの評価データを誰が取り扱うことができるのか、事前に明確にしておきましょう。

活用方法の認識をそろえる

せっかく導入しても、上手く使いこなせなければ意味がありません。人事だけで導入を決めるのではなく、現場のマネージャーも含めて、どのように活用するかの認識をそろえておきましょう。また、実際にシステムを触る従業員が直観的に操作できそうなUI（ユーザーインターフェース）のシステムを選ぶのも重要です。

人事評価のシステム運用に『スマカン』

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、人材情報の一元化管理によって、人事評価業務の効率化を助けるクラウドツールです。

従業員の目標管理をサポートする機能や、評価データを可視化して分析する機能もあるため、納得感のある評価制度の構築にもお役立ていただけます。閲覧権限やアクセス制限なども細かく設定できるため、セキュリティ対策も万全です。

スマカンでは、サービス紹介資料はもちろん、人事労務のノウハウに関する資料を無料でダウンロードいただけます。また、30日間の無料トライアルもご提供していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

 まとめ

エクセルは自由度が高くコストもかからないので、多くの企業で人事評価の運用に活用されています。無料で使えるテンプレートが手に入りやすいのもエクセルのメリットです。一方で、複数のファイルを管理しにくく、集計や分析に手間がかかるなどのデメリットがあります。

人事評価システムを導入すれば、多少の導入コストはかかりますが、こうしたデメリットを解消して人事評価業務を効率化できるでしょう。

もし人事評価のエクセルによる運用に限界を感じている担当者がいれば、ぜひ人事評価システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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