- 2022.08.18
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- 人事評価
人事評価制度とは？基準や項目、シートの書き方も徹底解説！
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人事評価制度は、従業員の報酬決定や人材配置などの人事戦略にも役立つものです。しかし、人事評価制度そのものがどこからどこまでを指すのか、評価基準やルールなどが複雑でわかりにくい部分があるのも事実です。
そこで当記事は、人事評価制度について、基準や構成要素、メリットや成功するためのポイントを交えて解説していきます。これから人事評価制度の見直しや導入を検討している経営者や人事担当者の方はぜひチェックしてみてください！
目次（タップして開閉）
人事評価制度とは
人事評価制度とは、 企業の目標に対して従業員の成果や行動などを踏まえ、具体的に評価を行い、待遇・処遇に反映させる制度です。また、待遇や処遇だけでなく、将来のキャリアや人材配置にも活かされます。
企業・組織の目標や企業理念の共有
適正な人事評価を実施すれば、企業の理念や目標と個人の目標や行動に一貫性を持たせることができます。企業には目指すべき方向性や将来のビジョンがあります。
これらを評価基準として周知し、実際の評価を通して自分ごととして確認させることで、従業員は企業から何を期待されているのかを意識するようになるでしょう。
人事評価は経営陣の考えを従業員に浸透させ、企業が求める行動へと促す役割を担います。
待遇・処遇の根拠
昇給や昇格などを決定するときには、従業員の能力や業績などを客観的に評価し、その評価がどのように待遇・処遇に反映されるのかを明示することが大切です。目標を予め設定しておけば、上司が部下の達成度や進捗状況を把握してフィードバックするのが容易になります。
人事評価を待遇・処遇の根拠として機能させるためにも、従業員から納得感の得られる制度を構築することがポイントです。
人材活用・人材配置
企業や組織に適した公平な人事評価を運用することで、個人のスキルをもとに適切な人材配置を行えます。適材適所の配置による人材活用によって、従業員は業務上の目標を達成しやすくなり、周囲から評価され、さらにスキルを伸ばせるなど、モチベーションやエンゲージメントが高まります。従業員の成長を軸として、企業や組織の生産性も向上するという好循環が生まれるでしょう。
従業員の育成
人事評価をスキル管理と連動させて運用すれば、従業員の能力や経験が可視化され、企業の中の強みや弱みが明らかになります。
その結果、最適な人材育成の方向性も定まるでしょう。たとえば、全従業員に特定の技術を習得させるために集合研修を開催する、企業が求める基準に達していない従業員には個別にOJTを実施するなど、具体的な社員教育の計画を立てられます。
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人事評価と人事考課の違いとは？
人事評価と人事考課の違いは、広い意味や目的でおこなわれる人事評価に対して、給与や報酬、昇降格を決定するためにおこなわれるものが人事考課です。
人事評価制度は内容や基準が公表されますが、人事考課については幹部や役職者内のみで公表されるといった違いもあります。
しかし、人事評価制度は広い意味で評価をおこなうもとであるため、そのなかに人事考課の意味合いも含まれる場合もあります。
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新しい人事評価の方法
人事評価制度については、年功序列や職能主義、成果主義など時代とともに変化を遂げてきました。一般的になりつつある評価手法をご紹介します。
- ・MBO
- ・OKR
- ・360度評価
- ・その他の評価
MBO
MBOは「Management By Objectives」の略です。
組織・チームや個人が目標（Objectives）を設定し、その達成度に応じて評価するマネジメント（Management）手法です。経営学者のピーター・ドラッカーが1950年代に提唱して有名になりました。
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OKR
OKRは「Objectives and Key Results」の略です。
目標（Objectives）と主要な結果（Key Results）を紐づけ、目標の設定と進捗の確認、結果に対する評価を頻繁に行うことで、企業と従業員が同じ方向を向いて計画的に業務を進めていきます。1970年代に米インテル社が採用して以来、有名企業が続々と導入してきました。
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360度評価
上司だけでなく同僚や部下も評価者とする360度評価には、多方面から客観的かつ公平に評価できるメリットがあります。従業員の業績や能力だけでなく、職場内での人間関係や連携状況なども把握できるのが特徴です。
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その他の評価
最新の人事評価制度として、ランクづけを行わずに組織として一体感を高めることにもつながる「ノーレイティング」、組織全体と同じ方向で行動できるかを基準とした「バリュー評価」などを導入している企業もあります。
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人事評価制度における種類や基準
人事評価制度はどのような評価基準で構成されているのでしょうか。一般的な3つの基準についてご紹介します。
能力評価
人事評価制度の種類の1つめである能力評価は、業務において必要なスキルや知識量で従業員を評価します。能力評価は企業によって基準やルールは異なり、独自で定めたルールを基準にして評価を行います。
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業績評価
人事評価制度の種類の2つめは、業績評価です。社員の成果を対象期間で評価するもので、成果や目標に対する結果を客観的な数値で判断します。
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情意評価
人事評価制度の種類の3つめは、情意評価として、日頃の勤務態度や仕事に対する姿勢で評価を行います。仕事への情熱や責任感などマインドや行動の部分に焦点が当てられます。
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人事評価制度の構成要素
人事評価制度では、適切に従業員を評価し、給与や報酬、キャリアや人材配置などに反映させます。
企業によって基準や方法は異なりますが、人事評価制度を構成する要素は「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3種類であり、それぞれが連動しています。
等級制度
人事評価制度における等級制度は、従業員に求める能力や役割を等級ごとに分類した制度です。
等級ごとに基準を設けることで、従業員が自分の立場においてどのようなパフォーマンスをすればよいかがわかりやすくなります。
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評価制度
人事評価制度における評価制度とは、企業が示す行動指標に対して、従業員の業務や貢献度などを評価する制度を指します。従業員の能力や成果の評価は、社員の等級や給与などの待遇に反映されます。
また、評価制度では数値化できる定量的な目標と、数値化できない定性的な目標を設定したうえで達成度で評価を行います。
報酬制度
人事評価制度における報酬制度とは、評価制度と連動して、従業員への報酬を決定する制度を指します。
ここでいう報酬とは、給与や賞与など物理的な金銭による報酬だけでなく、研修の機会や役割の提供などの非金銭的な報酬も該当します。報酬は従業員のモチベーションにも影響するため、連動する評価制度とのすり合わせが必要です。
人事評価制度で細かい項目は評価対象にすべき？
人事評価制度において、直接目標に対する評価に影響しないものの、評価の対象にするべきか、しないべきかわかりにくいとされる項目についてご紹介します。
残業時間は評価対象？
残業時間は、基本的には評価対象にはしなくてよいでしょう。
残業をしていなくても、時間内でのパフォーマンスの質を高める工夫をした可能性もあります。また、遅くまで残って残業をすることが、本当に必要な残業かどうか判断するのは難しいものです。
あくまでも目標に対する成果で評価を行いましょう。
| あわせて読みたい関連記事 残業時間(時間外労働)上限は45時間？ 36協定や超えないための対策も紹介 |
生産性は評価対象？
生産性については、限られた時間のなかで、どれだけ成果を出せたかという点に注目して評価するという点はよいでしょう。
指標としては、粗利益で労働時間を割った「労働生産性」で計算します。成果や労働時間のそれぞれ単体だけで評価するのではなく、労働生産性を計算したうえで評価するのがよいでしょう。
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勤務態度は評価対象？
人事評価制度の項目が、数値化できるような定量目標だけの場合、それ以外の業務のことはおろそかになる可能性があります。
そのため、日頃の業務への取り組み方や組織のなかでの立ち振る舞いなどを評価対象として行動目標に組み込んだり、360度評価で複数人で評価する方法を取り入れてみるといいでしょう。
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人事評価における5段階評価のランク
人事評価では、「SABCD」や「54321」などが使われる5段階評価で評価する方法が多くの企業で使われています。学校の成績やアンケートでもよく使われており、細かく従業員の評価を行える指標といえるでしょう。
人事評価における最低ランクはどれくらいの割合？
人事評価において5段階評価の場合、最低ランクは「D」や「1」が該当します。この最低ランクの割合は、人事評価が絶対評価なのか相対評価なのかによって大きく異なります。
絶対評価の場合は割合は決まっていないため、該当者がいない場合もあり得るでしょう。従業員本人に対する客観的な評価として、近年多くの企業が絶対評価を取り入れています。
相対評価の場合は、以下のようにあらかじめ全体を100％として各ランクに割り振ります。
| 【評価対象となる従業員が100人の場合】 S(5)評価：5％ A(4)評価：20％ B(3)評価：50％ C(2)評価：20％ D(1)評価：5％ |
各ランクにバランスよく分布されるので、昇給や昇格などをコントロールできます。相対評価における各割合は、企業側であらかじめ決めておくのが一般的といえるでしょう。
| あわせて読みたい関連記事 相対評価と絶対評価の違い |
人事評価制度の目的
人事評価制度の目的を4つご紹介します。
人材配置や待遇の最適化
人事評価制度の目的として、人材配置や待遇を最適化するという点が挙げられます。
年功序列や終身雇用から成果主義へと変化していくなかで、従業員の評価に対して適切な待遇を用意することや、能力を活かせるような配置にすることが必要とされています。
| あわせて読みたい関連記事 人材配置を最適化するには？ |
人材育成の強化
人事評価制度では、人材育成にも活用できます。従業員は企業の目標に沿って、自身の目標を立てて行動し、評価を受けます。
企業が求めるものや評価基準を理解することで、評価されるようなパフォーマンスを意識するようになり、従業員の成長を促進できるでしょう。
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企業の方向性を従業員に明示
人事評価制度では、従業員に企業のビジョンや求める人物像などを共有します。従業員は共有された企業ビジョンを意識しながら業務へ取り組むことになるでしょう。人事評価制度で企業の理念やゴールを明確にし、従業員に伝えることで、実現に向けた成果や行動を求めることができるのです。
適切な評価や昇給の判断
人事評価制度では、従業員に対する適切な評価や昇給の判断に役立ちます。評価基準を明確にすることで、客観的で公平な評価につながり、従業員の納得感も高まるでしょう。
反対に、人事評価制度において評価基準を明確にせず、適切な評価ができない場合には従業員の不満が出る可能性があるため注意しなければなりません。
人事評価制度のメリット
人事評価制度のメリットを4つご紹介します。
企業理念や方向性の周知ができる
人事評価制度を通して、企業のゴールや求める人物像を明確にして共有することになるため、会社の理念や方向性を従業員に周知できます。
各々がそれらを理解し、達成に向けて目標に取り組むことにつながります。
生産性が向上する
人事評価制度では、成果に応じて報酬や賞与などの待遇が決定されるため、従業員のモチベーションも高まります。また、会社の方向性の理解や浸透にもつながることから、様々な面で生産性が上がると言えるでしょう。
人材育成ができる
人事評価制度では、従業員の評価を通して、成果や能力を見つけることができる場合もあります。従業員の長所や強みを理解することで、さらに活躍できるような人材配置に活用することもできるでしょう。
また、そもそも評価基準が明確になることで、従業員が成果を出すために業務へ取り組みやすくなり、成長に繋がりやすくなるとも言えます。
コミュニケーションをとり、信頼関係を築く
人事評価制度では、面談やフィードバックを通して上司や人事担当者とコミュニケーションをとる機会が増えます。
コミュニケーションをとることで、信頼関係が築けて、よりよいパフォーマンスや成果にもつながりやすくなるでしょう。
人事評価の良い例
自社に合った適切な人事評価を運用することで、多くのメリットを得られます。
昨今の人事評価に求められる要素を紹介します。
評価基準が明確
人事評価では、評価基準が定まっていて明確であることが大切です。基準はオープンで、従業員と共有されているといいでしょう。
また、ほかの従業員と比較する相対評価だと、従業員同士の軋轢（あつれき）が生じ、組織・チームとしての連携に支障を来しかねません。
そのため、従業員一人ひとりが設定した目標に対する達成度を考慮する、絶対評価を採用することをおすすめします。
目標管理・スキル管理と連動している
目標管理やスキル管理と連動させて運用することで、従業員が自ら立てた目標や企業が求めるスキルとの整合性が高まります。
評価を軸に次の目標管理や育成計画を立てられる点でも有効です。
評価によって得られたデータを一元管理して可視化すれば、適材適所の人材配置を行ったり、具体的な社員教育の計画を立てたり、新規事業のメンバーを選抜したりするのにも役立てられます。
従業員エンゲージメントの向上
公平な評価とスキル管理に基づいて具体的な育成計画を立てることによって、従業員のエンゲージメントの向上につながります。
離職防止の効果も期待できるため、新入社員の採用費や人材育成にかかる無駄なコストを削減できます。
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効率化できている
人事評価は、評価者にとって重い負担となりがちです。そのため、評価の工数負担を極力抑えることも必要でしょう。
現場ごとに評価のための資料を紙やExcelで作成していると、評価基準や評価手法にばらつきが生じ、評価者の主観も入りやすくなるため、のちに調整する手間が発生します。
一方、基準などが明確化されていれば、人事評価プロセスの業務効率化も期待できます。
人事評価の悪い例
評価される従業員の間から不平不満が噴出している場合、人事評価で失敗している可能性が高いといえます。悪い人事評価の例を通して、現状を見直して改善しましょう。
評価基準が定まっていない
評価基準にばらつきがあると、評価者の主観に頼らざるを得なくなり、公平性が担保しにくくなるでしょう。納得感の低い評価制度は、従業員のモチベーションやエンゲージメントに悪影響を及ぼし、生産性の低下を招く可能性があります。
特に人事評価で等級を決定する場合、不満のある従業員がほかの従業員との協力を拒んだり、足を引っ張り合ったりするケースがあります。不公平な評価によって、職場環境が悪化してしまうケースもあるようです。
評価者の業務負担
評価者にとって評価業務が重い負担となっていると、無意識のうちに人事評価エラーに陥ったり、本来行うべきフィードバックを失念したりします。
このような人的ミスが生じるのは、人事評価プロセスの業務効率化ができていないことも原因の一つです。
たとえば、評価シートや目標管理シートなどの膨大な資料に評価者が目を通すだけで何日もかかるような状況は改善が必要でしょう。
従業員エンゲージメントの低下
公平性の低い人事評価では、評価される従業員のエンゲージメントが低下する恐れがあります。
このことがきっかけで、優秀なスキルやパフォーマンスを発揮していた従業員が離職すれば、企業にとって大きな損失となってしまうでしょう。
さらには、欠員補充のために新入社員を採用して、育成するためのコストが発生する可能性もあります。
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人事評価制度導入の手順
- ステップ①：評価制度の決定
- ステップ②：評価基準や項目の設定
- ステップ③：処遇に関する規定の設定
- ステップ④：評価フォーマットの作成またはシステムの導入
- ステップ⑤：従業員へ人事評価制度について共有
- ステップ⑥：運用開始
人事評価制度の導入手順については、上記のように進めていくのが一般的です。
特に給与や賞与などの報酬、等級などの処遇規定の作成については、注意して策定しましょう。あいまいな部分があると、あとから不満やクレームにつながる場合もあります。また、一連の流れを整えたら、改めて人事評価制度について周知するミーティングや全社研修などを設けるとよいでしょう。
人事評価制度導入の注意点
人事評価制度を導入する際に注意すべき点を3つご紹介します。
評価者に大きな負担がかかることがある
人事評価制度は、評価者が従業員のことを理解したうえで、評価を行うことになります。
従業員を理解して適切に評価するためには、日々1on1を実施し、コミュニケーションをとって進捗を理解していなくてはなりません。抱える部下の人数が多ければ多いほど、負担も大きくなる可能性はあります。
従業員のモチベーション低下を招くことがある
人事評価制度では、評価内容によっては従業員のモチベーションが下がる可能性もあります。
トラブルやモチベーション低下を防ぐためには、マイナス評価に関することだけでなくよい面や強みを理解し、認めて褒めることも重要であると認識しておきましょう。
評価されにくい仕事をしなくなる可能性がある
人事評価制度では、評価基準や内容を明確化することで、直接評価に影響しない業務や目標に関係のない業務の優先度が下がる可能性があります。
こうした弊害を防ぐためにも、従業員の日頃の姿勢を評価するような行動目標を取り入れるなどの工夫が必要です。
人事評価制度を成功させるためのポイント
- 1.基準や内容が明確化されていること
- 2.絶対評価と相対評価であること(複数指標による評価)
- 3.定量目標と定性目標があること
- 4.企業の目標やゴールを周知すること
- 5.職種や等級による評価項目を最適化すること
- 6.客観的な評価であること
- 7.等級制度や報酬制度と連携させること
- 8.評価者がフィードバックを適切におこなうこと
人事評価制度を成功させるためには、さまざまな点において注意して運用しなくてはなりません。
当記事でご紹介してきた内容を、成功するためのポイントとして上記にまとめてみました。
大切なのは、明確な基準や内容を設け、周知したうえで、公平かつ適切な評価にすることです。また、評価における本人へのフィードバックを行い、モチベーションを保ち、成長につなげることも重要なポイントといえるでしょう。
人事評価制度を運用する場合には、上記の点を認識したうえで進めるようにしましょう。
人事評価シートの書き方やコメント
人事評価シートをつくる際に、ポイントとなる書き方やコメントについてご紹介します。
簡潔に書く
目標結果やコメント、フィードバックを書く際は、できる限り簡潔に記入しましょう。
簡潔に書かれていれば、面談や評価会議の資料として用いる際も、要点をすぐに見つけられます。細かい点は面談の際に話したり、補足として説明するようにすると効率的です。
前向きなコメント
評価シートのコメントでは、前向きな内容で記載するようにしましょう。
自己評価コメントの場合は前向きな書き方をすることで、評価者にポジティブな印象を与えられます。
上司コメントの場合は、前向きな言葉をかけることで従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。
客観的な視点
人事評価シートでは、数字や状況など、より客観的な根拠や視点で書くようにしましょう。
具体的な根拠に基づいた内容で記載することで、より評価に対する信憑性や納得感が増すでしょう。
問題点や課題点も記載
目標に対する結果に基づいて評価コメントを記入するのはもちろんですが、問題点や課題点などにも触れることで、今後の成長にもつながります。
自己評価も上司評価も、よかった点と課題点などバランスよく記載するとよいでしょう。
自己評価を低くしすぎない
自己評価において、謙遜して一段階低く評価する従業員も少なくありません。
高すぎる評価や低すぎる評価を行うと、「自分を客観視できていない」と判断される場合もあるため、できるだけ根拠に基づいた適切な評価を心掛けましょう。
人事評価シートの注意点
人事評価シートを活用する際の注意点を3つご紹介します。
職種や等級ごとに項目を最適化する
評価対象になる項目は、職種や等級によっても異なります。細かく状況に応じた項目をふまえて作成することが大切です。
あとから不満が出ないためにも、従業員が評価項目や内容を理解できるように最適化するようにしましょう。
適切なコメントをする
人事評価制度では、一方的な評価を判断するだけでなく、なぜその評価に至ったのかを従業員に伝えることも大切です。
従業員のモチベーションを低下させないためにも、マイナス評価だけでなく、よい面や伸ばしていきたい面などのポジティブな部分も必ずフィードバックするようにしましょう。
公平な評価ができる仕組みにする
人事評価制度では、公平で客観的な評価が必要です。あいまいで主観による評価の場合、従業員の納得感が得られず、不満や離職にもつながる可能性があるからです。
評価に関する内容を明確化し、評価の質を高め、公平性をできるだけ保てるように気をつけるといいでしょう。
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人事評価に対する従業員の不満ややる気をなくす原因
人事評価は、従業員の不満ややる気の低下につながってしまう場合もあるでしょう。そこで人事評価において、従業員の不満が出る原因ややる気をなくす原因についてご紹介します。
人事評価制度の基準や評価が不明確
人事評価で従業員がやる気をなくす原因の一つが、基準や根拠が不明確な場合です。
どのような理由や根拠で評価に至ったのかという点がわからない場合や自己評価との乖離（かいり）がある場合、従業員の納得感が得られないばかりか、やる気が失われてしまう原因になりかねません。
人事評価は、あらかじめ評価基準を明確にしたうえで、根拠に基づいた評価をおこなうようにしましょう。
評価者の主観による評価
人事評価で従業員が不満を抱く原因になるのが、評価者の主観によって評価されている場合も挙げられるでしょう。
上司の心情や好き嫌いなどが評価に反映されていて、結果や具体的な根拠に基づいていない場合、従業員のやる気は低下します。
上司の主観を排除した評価を行うには、評価者への教育や客観的な視点や根拠を用いた評価、複数人による評価などを取り入れるのも対策の一つです。
上司との信頼関係
人事評価において従業員が不満を抱いたり、やる気をなくす原因として、上司との信頼関係が築けていないことが理由となる場合もあるでしょう。
日頃から上司と部下のコミュニケーションがとれていなかったり、上司への不満があったりする場合、評価結果に対しても不満が出てしまいます。
信頼関係を築くためには、日頃からコミュニケーションをとるようにしましょう。特に上司側から積極的に1on1を実施するなど、マネジメントの強化を意識しましょう。
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人事評価に不満やクレームが出た場合はどうすればよい？
人事評価制度で適切に評価をしていても、評価結果に不満を抱く従業員が出てくる可能性はゼロではありません。
不満やクレームが出た場合には、従業員と評価者の両方にヒアリングをおこなったうえで対応することになります。この際も、公平な目でどちらの言い分も聞くようにしましょう。
また、不満やクレームを極力抑えるためにも、日頃からのコミュニケーションによる信頼関係の構築が重要になってきます。
公平な評価をおこなうことは前提として、1on1などを活用して、上司と部下の信頼関係を築いていくことも意識してみましょう。
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人事評価制度にかかわる目標や評価制度もスマカンで管理
タレントマネジメントシステムの『スマカン』は、人材データの一元管理、戦略的人事の実行をサポートしながら、目標や評価制度の管理にも役立つツールです。
納得感のある評価の実現
スマカンは従業員一人ひとりについて業務の進捗状況を可視化します。
また、1on1ミーティングの面談ログを一元管理できてフィードバックに活かせるなど、1on1の運用をサポートする機能も充実しています。
上司と部下の信頼関係を構築することを通して、納得感のある評価の助けとなるでしょう。
人事評価の業務効率化
紙やExcelの評価運用からクラウド上に移行できるため、これまで工数がかかっていた業務を簡単に引き継ぐことができます。
評価者によって評価結果との間に大きな乖離（かいり）が見られる場合は、評価のばらつきを修正する甘辛調整が必要ですが、ドラック＆ドロップで用意にできます。
人事評価業務の3分の1以上を削減できた事例もあり、大幅な効率化が見込めるでしょう。
スキル管理でピンポイント人材育成を実現
従業員一人ひとりのスキルや経歴などを整理して可視化することで、最適な育成プランの作成をサポートします。人事評価を待遇・処遇の決定に利用するだけでなく、従業員のキャリアアップや配置転換などにも活かせれば、従業員とともに企業は大きく成長するでしょう。
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まとめ
人事評価制度は、従業員を適切に評価し、成果に見合った報酬の決定や人材戦略にも活用できるものです。
従業員のモチベーションにも大きく関わる部分でもあるため、明確化された基準に基づいて、公平かつ客観的な評価につながるようにしましょう。
人事評価制度については、要素となる評価制度も重要なポイントになります。昨今ではさまざまな評価制度がありますが、どの評価制度を導入する場合でも適切な運用と管理が必要といえるでしょう。
評価制度を管理するタレントマネジメントシステムなどのツールを活用し、一元管理することも、業務効率化につながります。
人事評価制度について見直しを行う場合は、効率的な運用が期待できる各ツールの活用も視野に入れてみてはいかがでしょうか。
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