稟議書とは【書き方・ポイント】必要性や目的も解説

稟議書とは、上長や関係者から承認や決済を得るための手続き書類です。多くの日本企業では、何か物品を購入したり、契約を締結したりする場合、承認を得る目的で稟議書を作成します。しかし「稟議書をどのように書けばよいのかわからない」と悩む人も多いようです。

当記事では、承認を得やすい稟議書の書き方や提出のコツをご紹介します。また、多くの人が面倒に感じる稟議書がなぜなくならないのか、そもそもなぜ稟議書を作成するのか、という必要性や目的についても解説します。

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稟議書とは

「稟議書」とは、自身だけの決定で進められない事項について、上司や役員の承認を得るために用いられる書類です。稟議書は、主に複数の上層部に回覧され、それぞれの承認を得るという流れで承認が進められます。日本独特の文化ともいえ、海外ではあまり利用されていません。

目的

稟議書の目的は、主に次の2つが挙げられます。

多くの日本企業では、上層部の承認がないと物品の購入や契約の締結を進められません。承認を得るために会議を開き、承認の権限を持つ上司に集まってもらうのは現実的ではないからです。そこで会議の代わりとして稟議書を活用することが目的の1つめです。

さらに、稟議書は職場や組織内での提案や報告を目的としている場合もあります。上司や役員に意見やアイデアを伝えたり、部署や業務における成果や課題などを報告・共有したりするのです。

稟議書を回覧することで、上層部はよりよい意思決定ができ、従業員とのコミュニケーションも活性化するので、組織全体の協調性の向上にもつながるでしょう。

意味と必要性

稟議書は、業務を進めるために権限を持った人から承認を得るための書類です。複数の人の承認を得なければならないため、煩わしさを感じる人もいるかもしれません。

しかし、稟議書がないと、一従業員の判断だけで大きな契約を結べてしまったり、物品を購入できてしまったりします。そのような運用では、企業に大きな損失を与える可能性がないとは言い切れません。自社を守る意味でも、稟議書は作成したほうがよいでしょう。

また、一般的に多くの日本企業は合議制をとっています。そのため、稟議書を作成したほうが、最終的に業務がスムーズに進むことも多いです。承認のための会議の代わりにもなるため、日本の企業において稟議書は作成したほうがいいとされています。

決裁書との違い

稟議書と似たような書類に「決裁書」があります。決裁も稟議も上司の承認を得るという意味では同じですが、厳密にいうと「決裁」は権限を持つ上司1人から承認を得ることを指します。

つまり決裁書は、何らかの提案に対し、上司1人だけの承認が必要な場合に作成する書類です。権限を持つ複数の人の承認を得るための稟議書とは異なります。ただし、企業によっては稟議書と決裁書を使い分けていないケースもあります。

起案書との違い

稟議書と似ている書類には「起案書」もあります。起案とは、業務に関する要望を案としてまとめることを指し、それらを書類にしたのが起案書です。たとえば、新しいオフィス機器を導入してほしいとき、その理由や導入によるメリットなどを起案書に記し、その起案書について稟議をあげます。

したがって、起案書と稟議書はどちらも同じ意味で使われることも少なくありません。企業によっては稟議書のことを起案書、起案書のことを稟議書ということもあるでしょう。

種類

一口に「稟議書」といっても、実は目的によって種類が分かれています。代表的なものでは、次の5種類があります。

稟議書の書き方

自社に稟議書のテンプレートがあれば、その形式に沿って書けば問題ないでしょう。しかし、決まったフォーマットがない場合は作成する必要があります。ここではフォーマットがなく、記載内容がわからない方に向けて、稟議書の書き方を解説します。

書くべき基本項目

稟議書には次のような基本項目を記載します。

書き方のポイント

稟議がおりるまで、すべての承認者から承認を得なければならないため時間がかかります。できるだけ早く承認を得るためには工夫が必要です。稟議書を作成する際は、以下のポイントを押さえることをおすすめします。

目的を明確にする

稟議書では、目的を明確かつ正確に伝えることが大切です。目的がわかりにくい稟議書は、何の書類なのか、相手に伝わりません。目的が伝わらなければ、早急に承認が必要でも時間がかかるどころか、場合によって否決されてしまう可能性もあります。必ず稟議の目的を明確にしたうえで作成しましょう。

構成を整える

稟議書の構成を見やすくすることも重要なポイントです。上司や役員がストレスなく稟議書に目を通せるような配慮を心掛けましょう。

また、稟議内容を詳細に述べようとするあまり、まとまりがなく、長文になってしまわないよう注意が必要です。稟議書は、要望や目的を理解し、認めてもらうための書類です。自分の言い分ではなく、相手の理解を促すような簡潔な文章を意識しなければなりません。

誤字脱字や専門用語を避ける

稟議書には、正確な文章が求められます。誤字脱字があると、稟議書の信頼性は低下してしまいます。提出する前に必ず文章や漢字の間違いがないかをチェックすることが大切です。

また、相手に対してわかりやすい言葉を使用することも重要です。社内の人すべてが専門用語を理解しているとは限りません。一般的には使われない言葉を稟議書に記載してしまうと、内容が伝わりにくくなってしまいます。専門用語を使う場合は、注釈をつけるなどの工夫が必要です。

資料を添付する

必要であれば資料を添付しましょう。収集した情報やデータをまとめた資料は稟議の内容に説得力を与える効果があります。また、稟議書の本文だけでは伝えにくい内容も、添付資料によって補足できます。ただし、情報量が多くなり過ぎてしまうと、かえって稟議内容が伝わりにくくなってしまうため、必要最低限の資料を選択しましょう。

例文

書き方のポイントを把握しても、実際に稟議書を書く際は悩んでしまうこともあるでしょう。稟議書を作成する場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

稟議書のメリット

稟議書は、組織内での情報の伝達や意思決定のために重要な役割を果たします。稟議書には主に以下のようなメリットがあります。

情報を共有できる

稟議書を通じて、従業員の考えやアイデアを上司や役員に伝えられます。今後始めたい業務や締結したい契約が共有されることで、上層部が部署ごとの考えや業務内容を把握できるのです。

また、複数の承認者が目を通すため、稟議書を通してプロジェクトの問題点を発見しやすいのもメリットといえます。稟議書の作成によって、損失の未然防止につながります。

社内コミュニケーションが活性化する

稟議書を通して、現場と上層部の意見交換が行われると、社内コミュニケーションが活性化するでしょう。また、決裁者が明確になるため、アイデアや意見が欲しいときなど、相談相手がわかるようになります。稟議書は、上層部と現場にある見えない壁を払拭するのにも役立つといえるかもしれません。

労力を省く

稟議書がない場合の労力を省略できる点もメリットです。稟議書がなければ、承認を得るための会議を開く目的で、多忙な上層部のスケジュールを押さえなければなりません。稟議書をあげることによって、承認をもらいたい従業員と上司の、会議にともなう労力を減らせるのです。

決定事項を迅速に実行できる

稟議書のメリットとして、承認後、迅速に業務を進められることも挙げられます。稟議が通るということは、会社がその業務を許可したという意味です。仮にあとから「なぜこの商品を開発したのか」などの指摘を受けることがあったとしても、稟議書があれば承認を受けた証拠として提出できるでしょう。稟議書は、報告や申請された内容の記録としても活用できます。

稟議書のデメリット

稟議書は、情報共有や社内コミュニケーションの活性化などに役立つ一方で、デメリットもあります。主なものを3つご紹介します。

時間と労力がかかってしまう

複雑な報告や提案をするときは、稟議書の作成に労力がかかります。また、承認者全員に稟議書が回覧されるのを待たなければならないため、承認までにも時間がかかるでしょう。承認を待つ間、業務の進行が妨げられ、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性も否定できません。

稟議内容によっては信頼を失う恐れも

稟議書の内容が正確でなかったり、誤字脱字が多かったりすると、上司や役員からの信頼を失う恐れもあります。また、十分な下調べがされていないと判断されれば、従業員の能力を疑問に思う上長もいるかもしれません。

責任の所在が曖昧（あいまい）になる

稟議書は、複数人数の承認を求める書類なので、各々の責任感が薄くなることもデメリットです。たとえば、承認したあとでトラブルが起きたとき、誰が責任者なのかがわかりにくくなってしまうのです。また、承認者が多いほど「ほかの人も承認しているから問題ないだろう」と判断され、内容をよく読まずに承認されてしまうケースもあるようです。のちに問題が発覚したり、ミスに発展する可能性もあります。

稟議書を承認してもらうためのポイント

作成したすべての稟議書が通るとは限りません。承認を得るには、書き方のコツを押さえる以外にもポイントがあります。稟議が通るには、ある程度時間がかかりますが、できるだけ短縮できるように工夫しましょう。

できるだけ情報を集めておく

稟議を通すには、内容の正確性はもちろん、根拠も必要です。たとえば「◯％のコストカットにつながる」「業務に必要な人員を◯人減らせる」などの数値は、稟議書の説得力を高めます。必要な添付書類とは別に、追加で質問を受けた場合でもすぐに答えられるよう、情報を集めておくとよいでしょう。

日頃から情報発信を行っておく

稟議書の承認には各所との信頼関係が必要です。日頃から信頼関係を構築しておくと、稟議が通りやすくなることも少なくないでしょう。提案内容の重要性や正当性に関する情報を発信し、賛同者を増やしておくのも大切です。信頼関係が構築できていれば、稟議書の閲覧もスムーズに進むかもしれません。

事前に声をかけておく

上長たちは、日々さまざまな稟議の確認や承認を行っているため、稟議書の内容を理解するのに時間がかかってしまうこともあります。できるだけスムーズに承認をもらうためには「今回このような目的で稟議書を提出します。効果を最大化するためにもできるだけ早く着手したいので、承認をお願いします」と、事前に声をかけておくといいかもしれません。

稟議書申請における企業の注意点

稟議書申請において、ルールが整備されていないと迅速な稟議が行えず、機会損失にもつながります。また、稟議のルールがあまりにも厳しいと、従業員がアイデアを出しにくくなってしまいます。

稟議書申請において、企業側の注意点として次の2つが挙げられます。

稟議書申請のフォーマットを作成する

稟議書を作成するのには時間がかかります。また、従業員それぞれが違ったフォーマットで稟議書を作成していると、承認者側も内容を把握しにくくなります。目的に応じた自社用の稟議書フォーマットを用意しておけば、稟議書を申請する従業員も、承認をする上長らもストレスなく稟議をあげられるでしょう。

稟議書の確認をおろそかにしない

稟議の数が増えると、承認者は面倒に感じて稟議書の確認をあと回しにしてしまうケースも少なくありません。しかし、稟議書は自社の成長を促すためにも重要な書類です。企業側は稟議書の必要性を説明し、優先的に処理してもらうように努めなければなりません。また、確認をあと回しにすると、稟議書の紛失にもつながります。確実に確認してもらうためにも、稟議書申請の電子化を視野に入れることをおすすめします。

稟議書申請はシステム化がおすすめ

稟議書の申請は電子化して、ワークフローシステム上で運用する方法もあります。

稟議書を紙で作成すると、提出や承認のために出社する必要があるでしょう。ワークフローシステムで稟議内容の確認や承認ができれば、テレワークでも滞りなく業務が進みます。クラウド管理なら、移動中でも稟議内容をチェックできるため、スピーディーな承認が行えます。

稟議書を電子化すると、書類の保管スペースが省け、管理コスト削減にもつながります。書類を紛失するリスクも減るでしょう。

ワークフローシステムを導入して稟議を電子化することは、コスト削減や円滑な業務遂行につながります。

まとめ

稟議書は、提案やアイデアを上層部に共有し、許可してもらうための重要な書類です。内容を把握してもらい、素早く承認を得るためには、正確でわかりやすく、説得力のある稟議書を作成しなければなりません。

稟議書の作成においては、内容が簡潔にまとめられるフォーマットやルールを整備するといいでしょう。さらに稟議書をより円滑に回覧するためには、ワークフローシステムの導入を検討するのも一案です。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。