• 2022.04.15
  • タレントマネジメント

社内コミュニケーションとは?重要性や社員への影響・施策例を紹介

社内コミュニケーションとは?重要性や社員への影響・施策例を紹介

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近年、働き方の多様化やリモートワークの推進に伴い、各企業では「社内コミュニケーション」が重要視されています。

しかし「社員同士の会話が少ない」「リモートワーク導入によりコミュニケーションが減少した」など、社内コミュニケーションに課題を感じている企業も少なくありません。

そこで今回は、社内コミュニケーションの重要性や活性化させるためのポイント、施策例などを紹介します。

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、社員同士の会話や情報交換など、社内で日常的に行なわれるやりとりのことを指します。業務に関係する打ち合わせやミーティングなどに限らず、業務外の雑談も社内コミュニケーションに含まれます。

社内コミュニケーションの目的

会社にはさまざまな職種や役職の社員が集まり、それぞれがチームとなって業務を行なうため、スムーズに仕事を進めるうえで社内コミュニケーションが欠かせません。

十分な社内コミュニケーションにより、社員同士がお互いの業務を把握し、信頼関係を構築することで、仕事の成果を高める効果もあるでしょう。

社内コミュニケーションの重要性

社内コミュニケーションが近年特に重要視されている理由には、採用が売り手市場となり、人手不足を課題とする企業が増えていることが関係しています。

社員の離職を防ぐためには、従業員エンゲージメントを高めることが効果的です。従業員エンゲージメントとは「社員が会社に抱く愛着心」をあらわしており、従業員エンゲージメントが高い企業は、社内コミュニケーションが活発で定着率が高い傾向にあります。

なぜ社内コミュニケーションが従業員エンゲージメントの向上に繋がるのか、詳しく解説します。

相談しやすい職場環境は離職率を下げる

従業員エンゲージメントが高い企業は、相談しやすい環境が整っているという特徴があります。
日頃から「ちょっとした悩み」でも同僚や上司に相談しやすい環境をつくっておくことで、職場環境や人間関係への不満による離職を防ぐ効果があります。

社内コミュニケーションを活性化させることは、社員がストレスを溜め込むことなく、働きやすい環境をつくるためにも重要だといえるでしょう。

信頼関係の構築に繋がる

社内コミュニケーションが活発だと、こまめな情報共有によりチーム内の業務状況が把握できるようになります。一部の社員に業務負荷が偏ることを防ぎ、互いに協力しながら業務を進めることできるため、チームでの信頼関係の構築にも繋がるでしょう。

社内コミュニケーションが活発で働きやすい環境は、従業員エンゲージメントの向上に良い影響を与えるといえます。

社内コミュニケーションの活性化・施策例

社内コミュニケーションは、従業員エンゲージメントを高めるためにも重要であることが分かりました。

では、実際に社内コミュニケーションを活性化させるためにはどうしたらよいのか、具体的なアイデアや施策例を紹介します。

計画的な研修・ミーティングの実施

社内コミュニケーションの施策例として、ワークショップやロールプレイングなど参加型の研修や、日常的なミーティングが挙げられます。

参加型形式の研修では、自然とコミュニケーションの場が生まれるため、関わりが薄かった社員同士でも関係性を築くきっかけとなります。

また、日々のミーティングの冒頭10分間は雑談の時間に充てたり、毎日朝礼を行なったり、日常的に意識してコミュニケーションの場をつくるとよいでしょう。

社内アンケート・調査の実施

施策を行っているにも関わらず社内コミュニケーションに課題があると感じる場合は、社内アンケート調査により現場の声を聞くとよいでしょう。

自社の社内コミュニケーションが「なぜ上手くいっていないのか」「どこに課題があるのか」を把握することで、適切な施策を検討できるようになります。

オフィス環境の整備

社内コミュニケーションの活性化には、社員同士の交流が自然に生まれるようなオフィス環境をつくることも効果的です。
社内コミュニケーションを活性化させるオフィス環境例を紹介しますので、ご参考ください。

フリーアドレス制の導入

フリーアドレス制とは、社員ごとに固定席を設けず、社内の好きな場所で仕事ができるスタイルのことです。部署ごとに席が固定されていないため、部署の垣根を越えた社内コミュニケーションの機会を創出することができます。

また、プロジェクトごとにメンバー同士が近くの席に着席し、気軽に相談しながら仕事を進めることができるため、業務効率化にも繋がります。

ミーティングスペースを設置

会議室を使うほどではない、ちょっとした打ち合わせが気軽にできる「ミーティングスペース」を設けることで、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

たとえば、執務スペースに立ち話ができるテーブルを用意するだけでも、ミーティングスペースをつくることができます。

社食・カフェスタイルの導入

社内コミュニケーションのために社員食堂を導入する企業も少なくありません。食事の時間を共に過ごすことで、雑談をしながら関係性を深めることができます。

社員食堂の導入が難しい場合は、カフェスタイルを導入するのもよいでしょう。コーヒーマシーンを設置するだけでも、簡易的なカフェスペースをつくることができます。

社食やカフェなど自然と社員が集まる場所をつくることで、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

テレワークにおけるコミュニケーションツールの利用

近年働き方改革やコロナ禍を機に、多くの企業がテレワークをはじめとする多様な働き方を導入しています。テレワークを導入している企業は特に、ビジネスチャットやWEB会議システムなどの「コミュニケーションツール」の活用をおすすめします。

コミュニケーションツールを上手く活用することで、テレワーク中も社内コミュニケーションを活性化させることができます。

WEB会議システムを活用した「1on1ミーティング」の実施

テレワーク中は社員同士に物理的な距離ができるため、特に社内コミュニケーションが重要です。
テレワーク中のコミュニケーション不足は孤独感が増したり、上司が部下の悩みに気付けなかったりすることで、離職に繋がる可能性も少なくありません。

そのため、WEB会議システムを活用した「1on1ミーティング」を定期的に実施することをおすすめします。1on1ミーティングとは、上司と部下の1対1の面談のことを指します。

テレワーク中であっても上司と部下による社内コミュニケーションを活性化させることで、孤独感の解消やモチベーションアップにも繋がります。

社内コミュニケーションの活性化による影響・メリット

社内コミュニケーションが活性化し、円滑に行なわれることにより、さまざまなメリットが生まれます。社内コミュニケーションが企業にどのような影響を与えるのか、3つのメリットを紹介します。

離職率の低下

社内コミュニケーションの円滑化は、社員同士の信頼関係が築きやすいため定着率が向上するというメリットがあります。
社内コミュニケーションが活発であれば、悩みをひとりで抱え込む状況が少なく、居心地がよいと感じる社員が多いため、離職率の低下が期待できるでしょう。

生産性の向上・業務効率化

社内コミュニケーションが活発な組織は、社員同士が業務に関する相談や意見交換を気軽に行なえるため、結果として業務効率化や生産性の向上に繋がります。
こまめな情報共有によりチームワークも向上し、雑談の中から新たなアイデアが生まれることもあるでしょう。

社員のモチベーションアップ・エンゲージメント向上

社内コミュニケーションが円滑に行なわれている企業では、同僚同士だけではなく、上司に対する意見交換もしやすい雰囲気が生まれます。
自分の意見やアイデアを積極的に話せることで仕事に対するやりがいが生まれ、モチベーションアップにも繋がるでしょう。

個人のモチベーションの良い状態が保たれることで、従業員エンゲージメントも向上し、社内の活性化、発展につながることが期待できます。

社内コミュニケーションが取れていない組織の特徴

円滑な社内コミュニケーションは、企業にとってさまざまなメリットがあることが分かりました。では、その逆に「社内コミュニケーションが取れていない組織」にはどのような特徴があるのでしょうか。
もし、これらの特徴が自社と重なるのであれば、改善策を検討しましょう。

業務以外の会話がない

社内コミュニケーションが上手く取れていない組織は、「業務以外の会話ができる雰囲気ではない」という特徴があります。

ちょっとした雑談は社員同士の人間関係構築に繋がり、リフレッシュにもなります。また、普段から話しやすい雰囲気をつくっておくことで、悩みを相談する心理的ハードルを下げることもできます。
少しの雑談は容認し、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れる雰囲気をつくるようにしましょう。

部署間での交流がない

部署や拠点が多い企業では、仕事で関わる社員以外との交流が少なくなりがちです。しかし、ひとつの組織として一体感を高めるためには、部署間での社内コミュニケーションも欠かせません。
部署間でのコミュニケーションが不足していると感じる場合は、社内イベントや社内報の作成、サークル活動など、社員同士の理解が深まる施策を実施するとよいでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させるポイント

社内コミュニケーションを活性化させるためには、さまざまな施策がありますが、大切なのは自社にとって適切な施策を実施することです。

「何から行なえばよいか分からない」という場合は、社内アンケートやエンゲージメント調査などを行ない、まずは社員による現場の声を「見える化」してみるとよいでしょう。

また、調査を元に施策を実施した場合は、導入した施策についてPDCAサイクルを回すようにすることがポイントです。

定期的な調査により社員の声を聞き、社内コミュニケーション円滑化に繋がっているかを確かめるようにしましょう。

社内コミュニケーションの活性化にはツールの活用が効果的

社内コミュニケーションの施策を実施した後の効果測定や、自社の現状を確認したい際は、ツールを活用して現場の様子を可視化することがおすすめです。

「スマカン」では、ストレスチェックや職場満足度調査、エンゲージメントサーベイなど、豊富なテンプレートから容易にアンケートの作成が可能です。アンケート調査を通じて社員の声を可視化し、社内コミュニケーションが上手く取れているかを確認してみましょう。

モチベーションが低かったり、ストレスを抱えた社員が多い場合は、社内コミュニケーションが上手く取れていない可能性があります。状況に応じて適切な施策を検討し、社内コミュニケーションの活性化、業務効率化を目指しましょう。

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