社内コミュニケーションを活性化できる施策10選｜事例も踏まえて徹底解説！

社内コミュニケーションの活性化は、企業活動を円滑に進めるうえで、重要な課題の一つです。

しかし「社内コミュニケーションが希薄」「具体的にコミュニケーションを活性化する方法がわからない」という悩みを抱えている企業も少なくないでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させるにはさまざまな方法があり、なかにはすぐに取り入れられるものもあります。まずはコミュニケーション活性化の具体的な方法を知り、簡単に取り入れられるものから試してみるのもよいでしょう。

そこで当記事では、社内コミュニケーション活性化について、メリットや具体的な方法をご紹介します。

「社内コミュニケーションを活性化させたい」「業務を円滑に進められる良好な職場環境を整備したい」と感じている経営層や人事担当者は、ぜひチェックしてみてください。

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社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションを活性化することは、社内のさまざまな人と接点を持ち、業務において良好な関係性をつくる機会になるため、企業にとって重要な課題の一つといえるでしょう。

そもそも社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、従業員同士で情報交換や情報共有を行うことです。

プロジェクトや業務では、チームや部署内外の人とかかわる場面が多くあるでしょう。その中で、コミュニケーションを円滑に進められないと、業務の進行に影響が出たり、考え方の違いからトラブルに発展したりしてしまうかもしれません。

そのため、社内全体でコミュニケーションを深められるような環境や機会を設けることが重要といえます。

社内コミュニケーション活性化が必要な背景

社内コミュニケーションの活性化が必要とされる背景には

などが挙げられます。

新型コロナウイルスをきっかけに、テレワークが促進されて出社が減り、社員同士で直接コミュニケーションを取る機会が減少した企業も多いかもしれません。

また、価値観が多様化し、自分と異なる価値観を持つ人の考え方を尊重する姿勢も必要になっているでしょう。

さらに、少子高齢化で人材不足が深刻化する中、少ない人員でも円滑に業務を進めるために、さまざまな意見交換を行い、生産性を高める必要もあります。

こうした背景のもと、社内の人との接点や意見交換を活発化させ、社内コミュニケーションを深めることが求められているといえるのです。

社内コミュニケーション活性化で得られるメリット

社内コミュニケーションを活性化することで、得られるメリットにはどのようなものがあるでしょうか。

具体的なメリットについて、ご紹介します。

情報共有の活性化

社内コミュニケーションが活性化すれば、情報共有が進みやすくなります。情報共有がスムーズになると、生産性向上や重要事項の伝達漏れを改善できるかもしれません。

定着率の向上

社内コミュニケーションが活性化できると、定着率の向上も期待できます。

定着率向上のためには、良好な人間関係や安心できる職場環境が重要です。特に人間関係の悩みは大きなストレスとなり、離職に至ることもあるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化して、社内の人間関係が良好になると、安心して働ける従業員が増え、定着率が向上につながるのはメリットといえます。

モチベーションの向上

社内コミュニケーションを活性化するメリットは、従業員のモチベーションも向上しやすくなることも挙げられます。

意見交換や他社からの情報発信を受け取る機会があると、新たな知識を得たり、刺激をもらえたりします。

また、社内に向けてみずから情報発信するようになると、情報や知識をより深められることにもなるため、仕事に対する意欲を高められるでしょう。

生産性の向上

社内コミュニケーションが活性化できていると、業務を進めやすくなったり、業務分担がしやすくなったりするでしょう。常にコミュニケーションが取れるような状態で、効率的な働き方につながるため、生産性が向上する可能性があります。

創造性の向上

社内コミュニケーションを活性化すると、情報発信や意見交換がしやすくなり、新たなアイデアやイノベーションが生まれる機会も増えるでしょう。

これまでにない価値観や情報に触れると、創造性が向上するだけでなく、成果につながる場合もあります。

社内コミュニケーションが活性化できていない組織の特徴

社内コミュニケーションが活性化すると、企業にとってさまざまなメリットがあることがわかりました。

では反対に「社内コミュニケーションが少ない組織」にはどのような特徴があるのでしょうか。自社に当てはまるかチェックして、必要に応じて改善策を検討してみてください。

業務以外の会話が少ない

社内コミュニケーションが活性化できていない組織は、業務以外の会話ができる雰囲気ではない傾向にあります。

ちょっとした雑談は、業務のリフレッシュになるとともに、関係性の構築を助けることもあるでしょう。社内全体で普段から話しやすい雰囲気をつくっておくと、従業員が悩みを相談する心理的な障壁を下げられる可能性もあります。

円滑に業務を進めるためにも、業務に関係のない雑談すべてを否定するのではなく、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れる職場づくりが大切です。

部署間での交流がない

社内コミュニケーションが活性化できていない組織では、仕事でかかわる従業員以外との交流が少なくなりがちです。

組織全体で一体感を高め、成果につなげるためには、部署外の人とのコミュニケーションも大切です。

部署外でのコミュニケーションが不足していると感じている企業は、社内イベントやサークル活動の実施、社内報の作成など、社員同士の理解が深まる施策を実施するとよいかもしれません。

社内コミュニケーションを活性化できる施策や方法

社内コミュニケーションを活性化する方法には、どのようなものがあるのでしょうか。

社内コミュニケーションの活性化に役立つ具体的な方法をご紹介します。

1on1の実施

社内コミュニケーションの活性化の方法の一つとして、1on1の実施は効果的でしょう。

1on1は、基本的に上司と部下で行われる1対1の面談です。上司と部下のコミュニケーションを活性化させ、関係性をはぐくむ目的があるとされています。

業務に関する共有や相談だけでなく、部下の心身のコンディションをチェックする機会として1on1を利用すると、信頼関係の構築につながるでしょう。

フリーアドレス

社内コミュニケーション活性化の方法として、フリーアドレスも挙げられます。

フリーアドレスとは、社内において席を固定せず、自由に着席して仕事ができる環境のこと。同じ部署の人の隣に座る必要はなく、異なる部署や階層の人とも自然とかかわれるため、社内コミュニケーション活性化につながるでしょう。

社内SNS

社内コミュニケーション活性化には、社内専用チャットツールやSNSの活用もおすすめです。社内専用のコミュニケーションツールを導入すると、社内の最新情報や他部署の動きを確認しやすくなります。

また、チャットや社内SNSでは、プロジェクトや大きな部署ごとにグループチャットをつくることもできます。グループ内で気軽に情報発信や意見交換ができるようになると、互いのことをより理解するきっかけになるでしょう。

休憩スペースを設置

社内コミュニケーション活性化のために、休憩スペースを設置することも有効です。

休憩スペースを設置すると、社内のさまざまな人との接点をつくれるでしょう。休憩するための場所なので、リラックスした気持ちで会話もはずむかもしれません。

部署やプロジェクトにかかわらず、社内のさまざまな人と接点を持つ機会を持てるでしょう。

ミーティングスペースを設置

社内コミュニケーション活性化には、ミーティングスペースを設置することも一つの方法でしょう。

会議室とは別に簡単なミーティングが行えるような場所を設けると、ちょっとした打ち合わせや業務上の会話を進められます。

会議室とは異なり、気軽に使用できるミーティングスペースがあると、部署内外にかかわらず連携が取りやすくなるでしょう。

Web会議システムの活用

社内コミュニケーション活性化の方法には、Web会議室システムの活用も挙げられます。

Web会議システムの活用は、異なる支社の人との会議だけでなく、テレワークにおいても有効です。特にテレワークが浸透した昨今は、会社に出社していなくても、コミュニケーションを取れる貴重なツールとして用いられるようになりました。

同じオフィスに出社していないと対面でやり取りしにくいですが、Web会議システムを活用するとコミュニケーションを深めるきっかけにもなるでしょう。

バーチャルオフィスの活用

社内コミュニケーションの活性化の方法には、バーチャルオフィスの活用もあります。

バーチャルオフィスとは、インターネット上に仮想のオフィスを設け、必要な際に会話や会議が行えるサービスです。また、休憩中や会議中なども簡単に確認できるのが便利な点です。

バーチャルオフィスの中で部署ごとに空間を決めておけるため、チームや部署の人が近くにいる感覚を持つことができるでしょう。

社内報の発行

社内コミュニケーションを活性化するには、社内報を発行することも方法の一つです。

他部署のメンバーの業務内容や企業の最新情報など、社内に関するさまざまな内容を載せると、ふとしたときの話のきっかけになるはずです。

社内イベントの開催

社内コミュニケーションの活性化の方法として、社内イベントの開催も挙げられるでしょう。特定の部署だけでなく、社内全体でイベントを開催すると、普段仕事で接点がない人ともかかわりを持てます。

運動会やバーベキュー大会など、仕事を忘れて気軽にコミュニケーションを取れるようなイベントを企画すると、よりよい職場環境を目指せるでしょう。

社内コミュニケーション活性化のためのポイント

社内コミュニケーションを活性化するためにはどのような点を意識すればよいのでしょうか。

活性化のためのポイントについて解説します。

積極的に交流できる環境をつくる

社内コミュニケーションの活性化のためには、従業員同士が積極的に交流できる環境を整備することが大切です。

気軽に意見交換ができたり会話ができたりすることが重要であり、過度な緊張を感じてしまうとコミュニケーションが取りにくくなる原因になりかねません。

社内コミュニケーションを活性化させるためには、気軽に活用できるツールの導入や環境を整備しましょう。

部署外でも接点をつくる

社内コミュニケーションを活性化するためには、部署外の人とかかわれるような環境を用意することが大切です。

プロジェクトや業務は、部署内だけでなく他部署の人と連携して進める場合が多いです。

社内コミュニケーションを活性化するために、部署外の人とのコミュニケーションをどれだけ増やせるかを軸に検討するとよいでしょう。

会社全体で取り組む

社内コミュニケーションの活性化は、会社全体で取り組むことが大切です。

一部の人だけで取り組むのではなく、全社的に社内コミュニケーションの重要性や取り組む方法などを共有しましょう。

特に会社の上層部や管理職が積極的に取り組むと、部下や一般社員にも伝わり、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

他社事例を参考にする

社内コミュニケーションの活性化のためには、他社の事例を参考にすることも大切です。

実際に社内コミュニケーションの活性化を成功させた企業の取り組み方法を参考にすると、効率的に進められるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化に成功した事例

社内コミュニケーションを活性化させた事例は多くあり、当記事ではどのような企業でも取り入れやすいものをご紹介します。

簡単に取り入れられるものを取り上げますので、参考にしてみてください。

1．ヤフー株式会社

ヤフー株式会社では、社内コミュニケーションの活性化を目指し、週に1度30分を目安に1on1ミーティングを実施しています。

1on1を部下のためのミーティングと捉え、上司が話すことを決めるのではなく、部下が話したいことを決める点などをポイントとしています。

また、部下の話に傾聴することや、相づちを打つこと、上司の話を長くしないことなどを意識して会話を引き出すように実施しているようです。

参照：『オンラインコミュニケーション時代の部下と上司の信頼の育て方「1on1」講座』ヤフー株式会社

2．楽天グループ株式会社

楽天グループ株式会社では、クラブ活動や社内イベントを通して、コミュニケーションの活性化を促しています。

クラブ活動は、同じ価値観や趣味を持つ従業員同士の交流をはかるような内容にしているそうです。また社内イベントでは、従業員同士で感謝の気持ちを伝え合う機会や従業員の家族をオフィスに招待するファミリーデー、季節行事などを開催しています。

業務外におけるさまざまな接点を通じて、社内コミュニケーションの活性化だけでなく、ダイバーシティを認めて活かす環境にもつながっているのでしょう。

参照：『カルチャー』楽天グループ株式会社

社内コミュニケーション活性化にはツール活用もおすすめ

社内コミュニケーションの活性化にはツール活用もおすすめです。

タレントマネジメントシステムは戦略人事の実行に役立つシステムですが、社内コミュニケーション活性化にも効果が期待できるでしょう。

たとえばアンケート機能を活用して、従業員同士のコミュニケーションについて満足度を調査したり、施策を実施したあとの効果測定として活用したりできます。

社内コミュニケーション活性化のための施策を実施したあとの効果測定や、自社の現状を確認したい際は、ツールを活用して現場の様子を可視化することがおすすめです。

『スマカン』でアンケート調査や1on1の管理も

『スマカン』は、人材データの一元管理や可視化、適正な人材配置、優秀な人材育成、納得感のある人事評価など、戦略的人事の実行をサポートするタレントマネジメントシステムです。

『スマカン』では、アンケート機能を活用して、コミュニケーションに関するアンケート調査を行うことが可能です。アンケート調査を通じて社内コミュニケーションがうまく取れているかを確認してみましょう。

また、コミュニケーション活性化の方法として一般的でもある「1on1ミーティング」の管理も、クラウド上で行えます。戦略人事の実行と並行しながら、社内コミュニケーション活性化を目指せるでしょう。

『スマカン』は、多くの官公庁や大学法人、さまざまな規模の民間企業への導入実績を誇ります。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関で、人事業務の効率化や人材情報の一元管理、データ分析から組織強化につなげられるでしょう。

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まとめ

社内コミュニケーションが活性化すると、人材の定着率や生産性の向上などさまざまなメリットが期待できます。会社として部署内外において良好な人間関係を構築することは、業務を円滑に進めるためにも重要です。

社内コミュニケーションを活性化させるためには、さまざまな方法があるため、ぜひ取り入れやすいものから試してみましょう。

また、社内コミュニケーション活性化をサポートするツールとして、タレントマネジメントシステムを始めとしたシステムを活用するのも一案です。システムにはさまざまな種類があるため、ぜひ比較検討してみてはいかがでしょうか。

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