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コワーキングスペースとは【わかりやすく】利用メリットやシェアオフィスとの違い、勘定項目

コワーキングスペースとは【わかりやすく】利用メリットやシェアオフィスとの違い、勘定項目

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「コワーキングスペース」とは、個人や異なる企業が共用する仕事用のスペースです。近年、耳にする機会が多いものの、なかには「利用するとどのようなメリットがあるのか」「利用方法がわからない」という人も少なくありません。

本記事では「コワーキングスペースとは何か」という基本知識をはじめ、利用メリットやシェアオフィスとの違いについて解説します。さらに、コワーキングスペースを利用する際の費用や勘定項目についてもご紹介します。

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目次(タップして開閉)

    コワーキングスペースとは|わかりやすく解説

    コワーキングスペースは、年齢や性別、職種の違いに関係なく、さまざまな人が同じ場所で共有のデスクや椅子、ネットワーク設備などを利用しながら仕事を行う場所です。

    個人事業主がワークスペースとして活用するほか、起業したばかりの小規模企業がオフィス代わりに利用することが多いです。

    コワーキングとは

    そもそも「コワーキング」とは「Co(ともに)」と「Working(働く)」という2つの英語から成り立つ言葉です。異なる企業や個人が共有の作業スペースを利用し、協働作業を促進する働き方です。

    新しいワークスタイルとして、2005年頃にアメリカのサンフランシスコで生まれました。日本においては2010年頃から、個人事業者や起業家、テレワークをする会社員など働く場所に縛られない人々の新たな働き方として広まったといわれています。

    参照:『About|コワーキングとは』コワーキング協同組合
    参照:『日本のコワーキングスペースの現状と展開』大都市政策研究機構

    コワーキングスペースとシェアオフィスなどとの違い

    コワーキングスペースと混同されがちな言葉に「シェアオフィス」や「レンタルオフィス」があります。また「テレワーク」と「コワーキング」の違いについてもよくわからないという人もいるでしょう。

    それぞれの意味とコワーキングスペースとの違いについて解説します。

    シェアオフィスとの違い

    シェアオフィスもコワーキングスペースと同様に、個人や企業が共有するオフィススペースです。それぞれ明確な定義はありませんが、実態として主な違いは、契約形態や期間です。

    コワーキングスペースは月や日単位での利用が主流であるのに対して、一般的にシェアオフィスは、1か月から1年程度の中長期契約が結ばれます。

    また、コワーキングスペースは、基本的にオープンスペースでアイデアを出し合うなど、利用者同士のコミュニティの形成が重視されています。一方のシェアオフィスには個室が用意され、一人ひとりが作業に集中することを目的としています。

    レンタルオフィスとの違い

    レンタルオフィスも、必要なときに利用するワーキングスペースの一形態で、シェアオフィスやコワーキングスペースと共通する点もあります。コワーキングスペースとの大きな違いは、基本のレイアウトです。

    多くのレンタルオフィスには、半個室や個室スタイルの専用スペースがあります。個人で作業に集中したい場合や小規模企業のオフィスとして利用したい場合に最適です。専用スペースには、利用者の私物を保管できたり、個別のデスクを設置したりできる点も特徴の一つです。

    また、常駐スタッフがいて、秘書代行業務などのオフィス関連業務を提供しているレンタルオフィスもあります。事務作業の労力を削減し、本業に専念できる環境を必要とする人や企業に適しているといえるでしょう。

    テレワークとの違い

    コワーキングとテレワークは、どちらも柔軟な働き方という共通点はあるものの、意味は異なります。

    コワーキングは、個人事業者やフリーランサー、企業の社員などが異なる背景を持ちながら、共同のワーキングスペースで交流や協力の機会を得ながら働くスタイルです。

    一方テレワークは、従業員が自宅やリモート場所から仕事を行う形態で、通常は会社が提供したツールを使用して業務を遂行することを指します。

    コワーキングスペースを利用するメリット

    コワーキングスペースを利用するメリットをご紹介します。

    仕事場を低コストで利用できる

    コワーキングスペースを利用すると、自社オフィスを借りるよりも経費を抑えられます。家賃や光熱費、インターネットなどのオフィス運営にかかる費用を共有することになるため、経済的に安定するメリットがあります。

    作業に集中できる

    コワーキングスペースは、自宅やカフェと比べて作業効率が向上しやすいです。ほかの利用者も仕事に集中しているため、基本的に静かな環境であり、気を散らす要因が少ないでしょう。

    ミーティングスペースを確保できる

    会議では最適な場所を確保できないケースもあるかもしれません。

    コワーキングスペースなら、会議室や簡単な打ち合わせのスペースが備わっている施設が多く、クライアントやチームとのミーティングを効率的に進められるでしょう。

    仕事に必要な設備がそろっている

    コワーキングスペースには高速インターネットやプリンター、電話、FAX、基本的な設備がそろっています。キッチンやカフェスペースが用意されている施設もあり、仕事の気分転換ができるように配慮されています。

    ビジネスチャンスの機会がある

    コワーキングスペースは異なる業界や職種との交流の場でもあります。利用者同士で意見やアイデアを交換し合うことで、新しいビジネスパートナーやクライアントを見つける機会が広がります。

    スキルアップできる

    コワーキングスペースを利用すると、さまざまな業界や職種の人々と交流する機会が増えます。新たな知識を吸収できるため、個々のスキルアップにつながります。

    また、コワーキングスペースではセミナーやワークショップが開催される機会もあります。上手に活用すると、キャリアの選択肢を広げられるでしょう。

    コワーキングスペースを利用するデメリット

    利用すると多くのメリットがあるコワーキングスペースにもデメリットがあります。

    スペースが確保できないこともある

    コワーキングスペースは共有環境です。そのため、利用者が集中している日や特別なイベントが開催される日は、作業スペースの確保が難しくなります。

    予約システムを活用すれば解消されることもありますが、予約が集中していると利用できません。

    作業に集中できない場合もある

    コワーキングスペースは、ほかの利用者と共有しているため、静かな環境が確保できない場合があります。他者の会話やBGMなど周囲の影響によって気が散ることもあるでしょう。

    セキュリティ面に懸念がある

    重要な機密情報や貴重品を持ち込む場合、セキュリティ体制が十分でないことが懸念されます。

    また、セキュリティ保護がないWi-Fi環境は情報漏えいの一因となるため、利用の際は注意が必要です。コワーキングスペースにおけるセキュリティ対策は、施設によって異なるため、機密性を確保したい場合は十分な下調べが必要です。

    取引先企業との信頼関係が築きにくい

    独自のオフィスを持つことを取引条件として、コワーキングスペースでの仕事を受け入れている企業もあります。信頼性やイメージに影響を及ぼすため、利用を検討する前に取引先の意向を確認しましょう。

    コワーキングスペースを利用する方法

    コワーキングスペースは、主に「会員月額制」「ドロップイン」という2つの利用方法があります。

    会員月額制

    会員月額制は、コワーキングスペースを毎月一定の料金で利用する方法です。ユーザーは特定のプランを選び、月々の利用料金を支払います。

    プランにはさまざまな種類があります。たとえば平日の日中だけ利用できる割安プランや、週末だけ利用できるプラン、自分の固定席を確保できるオプションなどです。

    会員月額制は一度契約したら、契約プランを変更したりオプションを追加したりしない限り、通常は追加費用が発生しません。コワーキングスペースを日常的に利用する人に適しているといえるでしょう。

    ドロップイン(一時利用)

    ドロップインは、コワーキングスペースを1日単位または時間単位で利用する方法です。

    利用可能なスペースはフリーアドレスであることが通常で、施設内のWi-Fiやフリードリンクなどの共有設備は自由に利用できます。事前の登録や予約が不要な施設もあり、空きがあればすぐに利用できるメリットがあります。

    コワーキングスペースを不定期に利用する人や仕事の予定を立てにくい人、頻繁に移動する人に向いています。料金は通常、利用した時間に基づいて請求されるため、利用回数が少ないユーザーに適しているといえるでしょう。

    コワーキングスペースの主な設備

    コワーキングスペースには、どのような設備があるのでしょうか。施設によって多少の違いはありますが、基本的には次のような設備があることが多いです。

    ワークスペース

    コワーキングスペースは基本的にオープンスペースとなっています。利用者が自分の好みに合わせてデスクを選び、ノートパソコンなどを持ち込んで業務を行います。

    静かな環境で作業したい人やプライバシーが気になる人のために、施設によっては個室スペースが設置されています。

    会議室・ミーティングテーブル

    大人数向けの会議やプレゼンテーションに利用できる専用スペースを設置している施設もあります。通常は事前に予約が必要です。

    また、気軽な打ち合わせやブレインストーミングなどで利用できるミーティングテーブルを備えている施設も少なくありません。ミーティングテーブルは予約なしで利用できることも多いようです。

    高速インターネット環境

    コワーキングスペースでは、安定したインターネット接続を提供していることがほとんどです。オンライン作業やオンラインミーティングも円滑に実施できます。

    ただし、情報漏えいなどを防止するためにも、セキュリティ保護がされているかどうか事前に確認しましょう。

    プリンター・コピー機

    コワーキングスペースの多くは、プリンターやコピー機を設置していることが多いです。文書の印刷やコピーができるため、必要な文書を紙で欲しい場合に便利です。

    ただし、あまり他人に見せられない社内情報などを印刷、コピーする場合は原本の回収忘れなどに細心の注意を払いましょう。

    休憩スペース

    くつろぎながら休憩できるエリアを設置しているコワーキングスペースもあります。コーヒーや軽食が提供されていることもあり、利用者同士の交流や仕事の合間のリフレッシュに利用できます。

    キッチン・カフェスペース

    食事の調理や飲食が可能なエリアを設けているコワーキングスペースもあります。電子レンジやガスコンロなどを使用できるため、外出せずに食事休憩を取れます。

    ロッカー

    貴重品や荷物を安全に保管できるロッカーは、利用者の物品を確実に保護できるため、設置されています。ただしロッカーの数や大きさは、コワーキングスペースによって異なるため、事前にチェックしましょう。

    本棚

    一部のコワーキングスペースでは、実用的なビジネス書やデザインリソースを備えた本棚を設置しています。特に大きな書架を設置している場所もあり、ワーキングスペースとしてだけでなく、ブックカフェとして楽しめる施設もあります。

    文具

    ペンや紙、ノート、ステープラーなどの基本的な文房具を常備しているコワーキングスペースもあります。仕事に必要な道具がそろっているため、パソコン1つ持ち込めば働けるため便利です。

    このほか、企業や法人向けに、事業所の住所登記や郵便物受け取りサービス、法律家、コンサルタント、デザイナーなどの専門家からアドバイスを受けられるサービスを提供しているコワーキングスペースもあるようです。

    コワーキングスペースを選ぶポイント

    数あるコワーキングスペースの中で、選択のポイントをご紹介します。

    求める環境が提供されているか

    コワーキングスペースの環境や雰囲気が、自分の作業スタイルに適しているかを確認しましょう。静かな個室や共有スペースの有無、全体の雰囲気など、自分の好みに合っているかをチェックします。

    自宅や会社からのアクセスや、利用できる時間帯、料金、ワークスペースの広さなどもチェックポイントです。

    求める設備・サービスがあるか

    必要な設備やサービスが提供されているかを確認することも大切です。高速Wi-Fiやプリンター、会議室、キッチンなど自分が利用したい機能が備えられているかを確認しましょう。

    必要に応じて秘書サービスやセミナー・イベントの開催など、目的にマッチするサービスの有無もチェックします。

    クライアントからの条件を満たせるか

    コワーキングスペースの利用に関して、クライアントや取引先が提示する条件を満たしているかもポイントです。

    チェック項目例
    法人登記や住所利用が可能か
    個室が完備されているか
    万全のセキュリティ対策がされているか

    クライアントや取引先の要望は事前にヒアリングしておきましょう。

    ドロップインを利用してみる

    コワーキングスペースが自身に合っているかを知るには、実際に利用してみるのがおすすめです。ドロップインやトライアルプランなどを使って、設備や雰囲気を体験してみましょう。

    コワーキングスペースの利用は経費に含まれる? 勘定項目は?

    コワーキングスペースの利用を考えている人や、自社の社員からの経費申請に対応する人のなかには「経費で落とせるのだろうか」「経費で計上する場合、勘定項目は何にすればよいのか」と悩む人もいるかもしれません。

    事業目的なら経費計上できる

    コワーキングスペースの利用料は通常、事業に関連する支出と見なされ、経費として認められます。同様に、コワーキングスペース内の会議室の利用料やコワーキングスペースへ移動する交通費も、事業目的である場合は経費に該当します。

    経費として認められると、所得税の課税対象額を減額できるため、税金の軽減につながります。

    勘定項目の例

    コワーキングスペース利用費用に関する勘定項目については、明確なルールはなく、企業ごとに異なります。どの勘定項目を使用するかは支出の性質に基づいて、個別に判断すればよいでしょう。ただし、一度設定した勘定項目は変更せずに一貫性を重視します。

    コワーキングスペースで発生する費用と、関連する一般的な勘定項目は以下の通りです。

    入会金諸会費
    月額利用料地代家賃
    ドロップイン利用料会議費、雑費
    会議室利用料会議費
    住所利用料支払手数料
    事務手数料支払手数料
    飲食代会議費、接待交際費
    ロッカー代賃借料、雑費

    まとめ

    コワーキングスペースとは、異なる業界、職種の人たちが共有のワークスペースで交流しながら仕事をする場所です。主に会員月額制とドロップイン(一時利用)の2つの利用方法があり、個々の状況によって選べます。

    コワーキングスペースは、低コストで仕事場を確保し、仕事に集中できる環境を得られるほか、ほかの利用者との交流によって、新しいビジネスチャンスを得られるきっかけもつくれます。

    一方で施設によっては、他者の会話で集中できず、スペースが確保できなかったり、セキュリティ面に懸念が生じたりというデメリットがあります。利用にはあらかじめ複数の施設を比較検討しましょう。

    コワーキングスペースは、働き方の多様化やイノベーションの促進に貢献していることから、今後も需要の高まりとともに市場規模の拡大が予測されています。

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