• 2022.07.13
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ハイブリッドワークとは? オフィス×リモート導入のメリットや効率化する方法

ハイブリッドワークとは? オフィス×リモート導入のメリットや効率化する方法

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コロナ禍や働き方改革の影響で、テレワークを導入する企業が増えました。一方で、効率性やコミュニケーションの観点からオフィスワークの重要性も見直されており、こうした状況で注目されているのがハイブリッドワークです。

当記事ではハイブリッドワークのメリットやデメリット、始め方、効率化する方法などを解説します。

目次(タップして開閉)

ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとは、働く環境を選択して組み合わせる働き方です。

具体的には、出社が必要なオフィスワークと、情報通信技術(ICT)を利用して自宅などで働くテレワーク(リモートワーク)組み合わせる働き方を指します。テレワークをする場所は自宅に限らず、コワーキングスペースやシェアオフィスなどが選択できます。

ハイブリッドワークの事例

実際のビジネスシーンでは、ハイブリッドワークはどのように取り入れられているのでしょうか。民間企業と地方自治体の事例をご紹介します。

株式会社ベネッセホールディングスの例

株式会社ベネッセホールディングスは、1995年からスーパーフレックス制度を、2009年から在宅勤務制度を導入し、柔軟な働き方を推進してきました。2020年2月以降は、withコロナ時代の新しい働き方として、出社と在宅を組み合わせたハイブリッド勤務を導入しています。

参照:『ベネッセコーポレーション、 出社・在宅の「ハイブリッド勤務」環境を推進
株式会社ベネッセホールディングス

株式会社サイバーエージェントの例

株式会社サイバーエージェントでは、2020年6月から全従業員を対象に「リモディ」を運用しています。リモディとは、特定の曜日をリモートワークとする施策です。移動を伴う社内会議や大人数の会議はビデオ会議に変更するなど、リモートワークの利点を活かしながら、チームワークや活気のよさを両立させています。

参照:『健康的な働き方』株式会社サイバーエージェント

福井県の例

行政機関でもハイブリッドワークの導入が進んでいます。福井県では、2019年4月から会議のオンライン化やテレワークの実践など先駆的な働き方改革を展開しています。週1回以上在宅勤務を行うこととし、在宅勤務で秘匿性の高い情報を取り扱うためのシステムを導入するといった施策を実施しています。

参照:『知事が率先してテレワーク。福井県の先進的な働き方改革を支えるMicrosoft 365

ハイブリッドワークが注目される背景

ハイブリッドワークが注目される背景には、オフィスワークを見直そうという昨今の風潮があります。

新型コロナウイルスの感染拡大や政府が推進する働き方改革によって、加速的にテレワークが導入されました。テレワークでは、仕事と育児や介護を両立したり、通勤時間をなくすことでプライベートの時間を増やしたりすることが可能です。時間を有効活用できるため、ワーク・ライフ・バランスを実現しやすくなります。

しかし一方で、テレワークでは従業員同士のコミュニケーションで行き違いが起こったり、勤怠管理が煩雑になるなどの課題も出てきました。そのため、従来のオフィスワークの重要性も見直されるようになったのです。

ハイブリッドワークは、テレワークとオフィスワークの両方のメリットを取り入れつつ、多様な働き方を実現できると今後期待されています。

ハイブリッドワークのメリット・効果

テレワークとオフィスワークの利点を組み合わせたハイブリッドワーク。続いてハイブリッドワークのメリットや効果を3つご紹介します。

フレキシブルな働き方による業務効率化

ハイブリッドワークでは、自分の体調や家族の都合に合わせたフレキシブルな働き方を選択できます。最適な環境で働けることで業務効率化が進みます。

在宅で仕事ができれば、体調不良で外出がつらいときや子供が急に発熱したときなどでも、休暇を取る必要がなくなります。その結果、従業員が休んだために業務が滞るということもなくなります。

従業員満足度・エンゲージメントの向上

ハイブリッドワークは従業員それぞれの事情を考慮した働き方です。そのため、従業員の会社への満足度やエンゲージメントが高まり、生産性向上につながります。また、フルタイム勤務が難しい従業員でも働き続けられるため、勤務形態による不満を解消し、優秀な人材の離職を防ぐ効果もあります。

働き方の多様化と社会情勢の変化への対応

多様な働き方を整備しておけば、社会情勢の変容に柔軟に対応できます。震災の発生や疫病の流行といった非常事態への備えにもなるでしょう。

また、近年は従来とは異なる働き方を求める人も増えてきました。育児や介護と両立したい従業員や、プライベートを充実させたい従業員でも柔軟に働けることは、企業のPRポイントとなります。ハイブリッドワークが充実した企業には、採用活動の際に優秀な人材が集まりやすくなるでしょう。

ハイブリッドワークのデメリット・課題

業務効率化やエンゲージメントの向上、多様な働き方に対応するハイブリッドワーク。続いてハイブリッドワークのデメリットや課題を4つ紹介します。

社員の業務状況が把握できない

ハイブリッドワークは従業員の業務状況を把握するのが難しいところがあります。オフィス以外の場所にいる従業員と連携できないこともあります。緊急性の高いタスクや顧客からのクレームが発生した際、速やかに対応できる従業員がいないという事態にもなりかねません。

また、ハイブリッドワークは、テレワークとオフィスワークが混在するため勤怠管理が煩雑になりがちです。誰がいつ出社するのかチーム全体で把握できるようにしておくなど、連携を取る必要があるでしょう。

人事評価の公平性が失われる可能性

ハイブリッドワークでは、テレワークが多い従業員とオフィスワークが多い従業員で評価が分かれてしまう可能性があります。たとえばマネジメント層が出社していることが多い場合、出社している従業員の方が業務状況が把握しやすいため、評価しやすい傾向にあるようです。

そうなると人事評価の公平性や客観性が損なわれ、最悪の場合、優秀な人材が離職してしまう原因にもなります。

社内コミュニケーションの減少

テレワークが多いと、従業員同士が気軽に会話するのが難しくなります。連絡や相談をしたいと思っても、チャットやメール、電話を使わなければなりません。これらが原因で従業員同士のコミュニケーションが希薄になる傾向にあります。

コミュニケーション不足は従業員のエンゲージメントを低下させる可能性があります。その結果、組織力が低下することさえあります。また、従業員の孤立感や孤独感が強まることで、うつ病を発症するなどメンタルヘルスに不調をきたす従業員が出てくるかもしれません。

オフィスの維持費など諸経費見直しの必要性

出社する従業員が少ないと、オフィスの維持費が高くつくことになります。デスクの数なども調整しなければなりません。一方で、出社する従業員が日によって変化する場合、オフィスを縮小したり移転したりする選択も困難です。

また、テレワークはセキュリティの不安を捨てきれません。情報漏えいをしないよう必要なリモート環境を整備したり、セキュリティソフトを導入したりするなどの対策が必要となり、経費がかさむこともあります。従業員のITリテラシーを高めるための教育にコストがかかることもあるでしょう。

ハイブリッドワークのはじめ方・方法

それでは業務状況の把握しづらさや社内コミュニケーションの希薄化などのデメリットを回避して、ハイブリッドワークを導入するにはどのようにしたらよいでしょうか。ハイブリッドワークを導入して円滑に業務を回すためのポイントを解説します。

社員それぞれの業務状況の把握

まずは従業員それぞれの業務状況を把握しましょう。業務内容がテレワークに適しているか、在宅に切り替えて問題ないかなどを確認します。ハイブリッドワークにすることで特定の従業員に業務が集中する可能性も考慮する必要があります。

チームのメンバーが別々の場所で仕事をする場合、上手く連携が取れなくなる可能性が高まります。報連相などビジネスの基本ルールを押さえ、事前にルールを決めておくとよいでしょう。

リモート環境の整備

業務がスムーズに進むようにリモート環境を整備しなければなりません。その際に便利なのが、Web会議システムや勤怠管理システムです。

特に在宅でのテレワークでは、情報漏えいや不正アクセスなどの懸念があります。セキュリティ対策を実施したり、テレワーク組にITリテラシー研修を実施したりする必要があります。

同時に、社内にITスペシャリストを常駐させるとよいでしょう。在宅でのテレワークでは、インターネットがつながらなくなったり、Web会議システムなどで不具合が生じたりすることがあるからです。こうしたネットトラブルに関する問い合わせに対応できる人材が必要です。速やかに人材を確保できない場合は、アウトソーシングするのも一案です。

ツールを活用する

従業員同士のコミュニケーションを円滑にしたり、効率的に業務を進めるためのツールを活用すると便利です。

具体的には、従業員同士が気軽にテキストをやり取りできるチャットツールや、従業員一人ひとりの進捗状況を見える化するタスク管理ツールなどが役立ちます。これらのツールはテレワークだけでなく、オフィスワークを改善する際にも活用できます。

ハイブリッドワークを成功させるためのポイント

ハイブリッドワークを推進するには、リモート環境を整えるだけでは不十分です。従業員同士のモチベーションを維持するため、コミュニケーションの場を設けたり、人事評価の客観性や公平性を担保したりするといった施策が求められます。

社員の業務状況やモチベーションの管理

ハイブリッドワークを成功させるうえでは、従業員の業務状況やモチベーションを管理することが必要です。そのためにはサーベイを実施するとよいでしょう。サーベイは、企業における組織課題や従業員の意識など、物事の全体像を把握するために広く行う計測や測定です。従業員からデータを集めることで課題を把握し、その結果に合わせた適切な施策を実施して組織の改善や強化につなげられます。

サーベイの中でも、従業員が会社や自社製品に対してどの程度の愛着心を持っているかを調べるエンゲージメントサーベイや、職場環境や人間関係に対する従業員満足度を把握する従業員調査は特に役立ちます。

ハイブリッドワーク導入直後は、1週間から1か月おきに簡単な質問を繰り返し行うパルスサーベイが有効です。従業員の変化や企業の問題点をリアルタイムに把握し、大きな問題に発展する前に改善しましょう。

コミュニケーションを重視する

テレワークで働く従業員が増えれば増えるほど、社内コミュニケーションがいっそう重要となります。社内コミュニケーションを充実させるには、Web会議システムを活用するとよいでしょう。

たとえば、Web会議システムを使った1on1ミーティングの定期的な実施が考えられます。1on1ミーティングは、上司と部下の信頼関係を構築し、従業員の育成を促進するためのコミュニケーション手段です。

最近の体調や将来のビジョンなど、従業員の個人的な話や悩みをテーマとします。そのため、業務の話のみになりがちなテレワーク下で、上司が部下の勤務状況を把握して連携を取るうえで役立ちます。

出社組・リモート組の人事評価を平等にする

人事評価が低い従業員はしばしば離職します。特に、評価に納得していない従業員の離職を放置することは、企業にとって大きな損失につながりかねません。

ハイブリッドワークでは、オフィスワークを前提とした人事評価制度が機能しないことがあるので要注意です。

たとえば、評価者の出社が多い場合、出社組を高く評価する一方でリモート組を低く評価することがあります。出社組の部下については、日頃から勤務態度などを把握し、頑張っている姿を見ているので、評価が甘くなりがちだからです。こうした評価の偏りが生じると、評価者から見えないところで努力を重ねているリモート組の不満を招くことになります。

ハイブリッドワークを導入する際は、人事評価のあり方を根本から見直すことも視野に入れましょう。具体的には、能力主義中心だった評価を成果主義に基づくMBOなどにすることが考えられます。

ハイブリッドワークを効率的に運用するには

ハイブリッドワークは、出社とテレワークのメリットを組み合わせた新しい働き方です。メリット・デメリットがあるので、成功には業務状況の可視化や意識的なコミュニケーションの活性化、公平な人事評価制度の運用が求められます。

ハイブリッドワークの円滑な推進に役立つのがタレントマネジメントシステム『スマカン』です。

『スマカン』には、従業員一人ひとりの業務の進捗状況を可視化する機能や、1on1ミーティングの面談ログを一元管理する機能などがあります。また、出社組とリモート組で評価のばらつきが生じた場合も、甘辛調整による評価調整が簡単にできるので、人事評価の公平性や客観性を担保できるでしょう。

MBOやOKRといった成果主義に基づく目標管理制度の運用も既存のテンプレートから簡単に導入でき、管理者側の負担軽減にもつながることから、社内全体の生産性向上を支援します。

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