• 2022.03.22
  • タレントマネジメント

スキルアップとは?スキル管理とマネジメントで社内業務の効率化

スキルアップとは?スキル管理とマネジメントで社内業務の効率化

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この記事では、人事評価の目的や運用例を紹介し、昨今の傾向をふまえた制度化のメリットや方法についても解説します。

スキルアップとは?

スキルアップとは、訓練や学習を通して自分の能力を向上させることです。
「技能」「技術」などを表す「スキル(skill)」はもともと「教育や訓練を経て習得した能力」を意味します。しかし、ビジネスにおけるスキルは幅広い能力や知識を含み、テクニカルスキル・ヒューマンスキル・コンセプチュアルスキルなどに分類されます。これらのスキルを新たに習得したり、磨いて伸ばしたりするのがスキルアップです。

スキルアップと資格取得

スキルアップには資格取得も含まれます。一般事務なら日商簿記やMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)が役立ちますし、プログラマーなら情報処理技術者試験やオラクルマスターが知識や技術の証明になるでしょう。保有資格による昇給や昇格を実施している企業では、計画的に勉強している従業員も少なくありません。

スキルアップとキャリアアップ

スキルアップと混同されやすいのがキャリアアップです。
「キャリア(career)」は「経歴」「経験」を意味する言葉で、経歴を高めることをキャリアアップといいます。昇進や昇格だけでなく、派遣社員やアルバイトから正社員へ登用されることや、転職によって年収や役職が上がったりすることもキャリアアップとされます。
能力を向上させることは必ずしもキャリアアップにつながるとは限りません。そのため、スキルアップとキャリアアップは異なります。

スキルアップが必要なのは?

スキルアップの対象となる能力にはさまざまなものがあります。その中でも特に従業員個人や企業にとってメリットの大きい4つの能力を紹介します。

コミュニケーション能力

新入社員から上級管理職まであらゆる役職で求められるのがコミュニケーション能力です。コミュニケーション能力は他者と円滑に意思疎通をはかる能力で、良好な人間関係の構築や維持に必要となるヒューマンスキルの一つとされます。
コミュニケーション能力は、あらゆる仕事で必要となる報連相(報告・連絡・相談)や他のメンバーとの連携・協力などの土台です。人事評価や人材育成を実施する管理職にとっては、部下の話に耳を傾けつつ伝達事項を正しく理解させる上で役立ちます。社外の顧客や関係者と交渉や説明などでもコミュニケーション能力は欠かせません。

業務遂行能力

業務遂行能力は仕事を行う上で必要とされる能力の総称です。知識・技能・経験・資格などに限定されず、トラブルを事前に予見して回避策を考える力や予算配分で無駄を省いていくコスト意識なども含まれます。
業務遂行能力はハイパフォーマーに共通する行動特性のコンピテンシーと混同されがちですが、厳密には異なります。コンピテンシーは特定の職務で発揮される強みであるため、職務が異なればコンピテンシーの内容も変わります。一方、業務遂行能力はあらゆる職務に通じるため、普遍的な能力であると考えられます。

課題解決能力

課題解決能力は、現状を分析して課題を洗い出し、適切な解決案を考えて実行できる能力です。物事を概念化してその本質を見極めるコンセプチュアルスキルの一つです。仕事に慣れて重要なタスクも任されるようになってきた従業員に強く求められます。
PDCAサイクル(Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善))を回していくには、Check(評価)で課題を発見し、Act(改善)で具体的に解決していかなければなりません。このとき、結果から逆算して論理的に体系立てて考えることや、優先順位を意識しながら粘り強く解決策を実行していくことも必要です。
課題解決能力に優れた人材は企業にとって不可欠な存在であると同時に、あらゆる業種や職種で活躍できることから個人としての市場価値も高く評価されます。

マネジメント能力

ビジネスにおいてヒト・モノ・カネなどの資源を管理する能力がマネジメント能力です。予算管理やスケジュール管理はわかりやすい例です。自分の部署やチームの資源を管理するだけでなく、他の部署やチームと調整や折衝を行いながら連携し、企業全体の利益を最大化することが求められます。
マネジメント能力は、チームを統率するリーダーシップと似ています。しかし、マネジメント能力は資材や資金の管理も含む点で、対人的な能力に限定されるリーダーシップとは異なります。
管理職にとってマネジメント能力は必須です。論理的に物事を考えるロジカルシンキング、ファシリテーションやプレゼンテーションの技術、全体を俯瞰しながらマルチタスクをこなしていくスキルなどがマネジメントの成功と密接に関連するため、マネジメント能力を高めるにはさまざまな能力・スキルを伸ばしていく必要があります。

スキルアップの方法・手段

ビジネスパーソンがスキルアップするのは、日常業務を通して技術や知識を習得したり、新しいことにチャレンジするために独学したりするなど、さまざまな方法・手段があります。企業の支援がある場合はそれを利用するのもよいでしょう。

実務経験

業務に活かせる能力は実務経験によって磨かれます。日常業務を惰性でこなすのではなく、常に効率化や改善を考えて実行に移していけば、技能や知識だけにとどまらないさまざまな能力が向上します。しかも、周囲から高く評価されることで昇給や昇格につながるかもしれません。一方、新しいことにチャレンジしたいのなら、異動を希望するのもよいでしょう。
多くの企業では、新入社員や未経験者が部署や現場に配属された場合、上司や先輩がトレーナーとなって日常業務の中で知識や技術などを習得させるOJTを実施しています。指導を受ける従業員は、自分のペースで技術や知識を習得し、上司や先輩との人間関係を構築しながら、無理なくスキルアップしていけます。
近年は1on1ミーティングや360度評価などを導入して、従業員の成長を積極的にサポートする企業も増えてきました。これらの施策を利用すれば、自ら課題を発見し、上司や先輩からの的確なアドバイスも受けながら改善につなげていくことが可能です。

研修・セミナー

研修やセミナーへの参加もスキルアップのきっかけになります。知識や経験が豊富な講師による質の高い指導を受けられ、日常業務とは異なる経験ができるため、モチベーションアップの効果も期待できます。他の受講者との交流を通して横のつながりができれば、研修などが終了した後も、情報交換しながら切磋琢磨していけるかもしれません。
近年はビデオ会議システムを利用したeラーニングも増え、非対面でありながらも実際の研修と遜色ない教育を受けられる環境も整いつつあります。時間や場所の制限がないオンライン講座を利用すれば、帰宅後や休日に資格取得のための勉強などをすることも可能です。

自己学習

近年は自己学習が注目されています。具体的には、企業が提供するOJTやOff-JTに参加するのではなく、自らの意思で能力を高めて成長していく自己啓発(Self Development、SD)があります。ビジネス書や自己啓発書でも良質のものが多数出版されているので、これらを読むことも自己学習です。インプットした知識を日常業務でアウトプットし、タスクを効率的にこなしたり、課題を解決したりすれば、周囲からの評価も高まるでしょう。

転職

現状でのスキルアップが難しい場合は転職も考えられます。これまで培ってきた能力や経験を活かし、即戦力として活躍することで、より高度な業務に携わるチャンスを得られます。あえて異業種や異業界に飛び込んで自分の可能性を試してみるのも選択肢の一つです。転職によって年収や役職が上がることもあります。
一方、希望の転職先に必ずしも受け入れられるとは限らず、無職の期間が生じるリスクもあります。また、優秀な人材を失い、採用によって欠員を補充しなければならないことから、従業員の転職を好まない企業も多いでしょう。そのため、転職希望の従業員と引き止めたい企業との間でなかなか話がまとまらないこともあります。転職する場合は事前準備が重要です。

スキルアップ支援に有効なポイント

従業員のスキルアップは企業にとってもメリットがあるため、積極的にスキルアップ支援を行う企業が増えてきました。人事業務の一環として行われる3つの具体策を紹介します。

スキル管理

従業員のスキルを可視化して一元管理する仕組みがスキル管理です。従業員がどのような能力や資格を有しているのか、どのような経験をしてきたのかを把握し、これらの情報をもとに適切な人材配置を行ったり、客観的で公平な人事評価を実施したりします。スキルマップを作成し、スキル項目ごとに情報を管理するのが一般的です。

スキルマネジメント

スキル管理によって従業員一人ひとりの能力や資格を把握したら、その能力などを存分に活かせる人事配置を検討します。特に幹部候補の従業員には、短期間でさまざまな部署を異動させて能力開発を行うジョブローテーションが多くの企業で行われてきました。
一方、スキルが特定の水準に達していない従業員に対しては、ピンポイントで適切な人材育成を行わなければなりません。スキルデータを活用すれば、従業員の抱える問題に対応する形でOJTやOff-JTなどを実施することも可能です。
目標管理制度の中でもスキルマネジメントを行えます。従業員一人ひとりが設定した目標について、その達成度を評価するMBOを導入しているならば、組織目標にリンクするように資格取得を促すことが考えられます。従業員が自分の意思で目標を設定し、その達成度が昇給や昇格にも影響するので、スキルアップに対するモチベーションも高まるでしょう。

スキルアップ支援

自発的にスキルアップしようとしている従業員が多い企業はスキルアップ支援を具体的に検討しましょう。外部研修の参加費用や書籍の購入費用の一部を企業が負担することが考えられます。また、長期休暇制度を導入して、従業員が退職せずに大学などで学び直しできるようにするのも効果的です。近年は、一定期間を勤務した従業員に数か月から1年程度の長期休暇を与えるサバティカル休暇制度も注目されています。

スキルアップを効率的に管理する方法

スキルアップを効率的に管理するには、従業員一人ひとりのスキルデータを可視化して一元管理することから始めましょう。MBOなどの目標管理制度と人材育成・人事評価を連動させるのも有効です。スキルアップに対する従業員のモチベーションを向上させるため、1on1ミーティングや360度評価などの導入も検討したいところです。
一方、従業員一人ひとりの個性や特性に合わせてスキルアップ支援するとなると、人事業務が膨れ上がって、人事担当者の負担が増してしまいます。この問題を解決する上で役立つのがタレントマネジメントシステム「スマカン」です。スマカンでは従業員の能力・経験などのデータを一元管理できるだけでなく、目標管理、人事評価、育成計画、スキル管理を連動させられるため、スキルアップを効果的に管理するのに最適です。

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