日報の書き方【職種別の例文】必要性や差がつくポイントも解説

従業員が日々どのような業務を抱え、どの程度進捗しているのかを把握するのに日報は有用です。しかし、いつの間にか形骸化していたり、内容の薄い日報しか提出されなかったりすることもあるでしょう。

当記事では日報を書く意味をはじめ、基本の構成、職種別・シーン別の日報の例文、差がつく日報にするポイントなどを網羅的に解説します。日報を意味のあるものにするためのヒントにしてください。

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日報とは

日報（にっぽう）は、日々の業務やその日の出来事、活動について、日付を記入しながら書かれる報告書・記録です。

日報の必要性｜書く意味

日報は、その日の業務や活動を記録するだけの報告書ではありません。主に次のような目的、意味があります。

進捗と成果の報告

日報の主な目的の一つは、プロジェクトや業務の進捗状況と達成した成果などを報告することです。

これにより、上司やチームメンバーは、個々の状況を把握し、計画が予定通り進んでいるかどうかを確認できます。また、問題が発生した場合に早期に対処できるようになります。

自己管理と振り返り

日報は個人のスケジュールや目標を管理するのにも役立ちます。

日々の活動や進捗を記録することで、自己管理能力が向上し、計画的に行動できるようになります。また、過去の日報を振り返ることで、行動の効果や改善点を特定し、将来の計画に活かすことができます。

評価や配置の材料

日報は評価の判断材料として使用することもあります。

個々のパフォーマンスを評価し、強みと課題の特定に役立ちます。日報の内容から、どのような考えを持って業務に取り組んでいるのか、何に悩んでいるのかなどがわかるため、異動・配置の参考資料になるでしょう。

ノウハウの蓄積

日報はノウハウの蓄積にも役立ちます。

業務の課題や改善の分析、上司からのフィードバックなどが書かれた日報は、企業の知的財産といえます。たとえば、同じような問題が発生したときに、対応策が書かれた日報をもとに早期解決につなげられるでしょう。

情報共有とコミュニケーション

日報は情報共有とコミュニケーションの手段にもなります。

上司やチームメンバーに活動の進捗や問題を共有することで、お互いに協力関係を築けます。チームや組織全体で同じ情報にアクセスしやすくなるため、また、業務の引き継ぎや顧客管理にも活用できます。

日報の書き方【基本の構成】

日報の書き方に決まりはありません。自社でフォーマットが決まっている場合は、それを使用しましょう。日報の基本の構成をご紹介します。

時系列に沿った日報の構成

上司に対して、自分の日々の業務内容や結果を分かりやすく伝える形式です。簡潔かつ効果的に、その日の業務を整理します。

短時間で書く日報の例

その日の業務内容から、上司に伝えるべき事柄を選んで報告する形式です。報告を受ける上司は、特に重要な情報に焦点を絞って把握できるため、効率的に進捗状況を共有できます。

PDCAサイクルに沿った日報の例

Plan（計画）、Do（活動）、Check（振り返り）、Action（次の行動）に沿ったこの形式は、詳細な報告が可能であるだけでなく、日々の改善をしやすくなるため、自己成長にもつなげられます。

日報に書くべき項目

日報のフォーマットに決まりはありませんが、書いておくとよい項目は共通しています。基本の項目をご紹介します。

日付と氏名

日報の一番始めに日付を記入します。報告者の氏名、所属部署やプロジェクト名なども記載しましょう。

今日の計画と目標

その日の活動を事前に計画し、何を達成しようとするのかを明確に定義します。計画を立てることで、日々の業務に方向性を与え、効率的な行動計画を策定するのに役立ちます。

業務内容

実際に行った活動やタスクについて詳細に報告します。時系列に活動を列挙し、それぞれの活動に関連する情報を記載します。これにより、上司やチームメンバーが日々の業務を理解しやすくなります。

所感（よかった点や課題点、反省点、改善策など）

所感は日報の価値を高める要素となり、業務内容の反省と学びにつながります。

その日の業務でよかった点や成功体験、課題や反省点、今後の改善策について記載します。自己成長とプロセスの改善に向けて重要な情報となるため、日報に必須の項目といえます。

翌日の計画と目標

次の一日を準備するための項目です。翌日の業務に関する計画と目標を明示的に記載します。次のステップに向けたアクションプランを策定し、生産的なスケジュールを確立するために役立ちます。

日報の書き方【職種別・シーン別の例文】テンプレート

続いて職種別・シーン別の日報の書き方をご紹介します。

営業職

営業職の日報は顧客対応や営業活動の成果を重視し、行動計画に焦点を当てます。営業職の場合は、数値の進捗も記載するとよいでしょう。

事務職

事務職の日報は日々の業務処理やタスク管理を中心に、効率と正確性を重視します。

新入社員研修

新入社員研修の日報は学びと成長を中心に、研修内容や質問、気づきを記載します。

テレワーク・在宅勤務

テレワーク・在宅勤務の日報は、業務内容の明確な記録のほか、メンバー同士が離れた環境であるため、業務効率とコミュニケーションを管理するために必要です。

日報のよい例・悪い例

よい日報とは、具体的な業務内容や達成した成果、進捗率、課題点、改善策、所感、翌日の計画を簡潔に伝えていることです。

記載されている情報が明確であり、ほかの関係者が業務の状況を把握できるように整理されています。問題に対する具体的なアクションプランについても書かれており、報告者の自己評価や成長意欲も述べられています。

一方、あいまいで具体的な情報が不十分で、達成の成果や進捗が不明瞭な日報は悪い例といえます。

感情的な表現や主観的な評価が多く、客観的なデータに基づかない書き方も同様です。また、問題点があっても、具体的な改善策やアクションプランが不足している書き方もよくないでしょう。無駄な詳細情報が含まれていると、本質的な情報が埋もれてしまいます。

さらに、計画と目標が不明確で、業務の方向性が不透明な書き方も悪い日報の特徴です。文章が冗長で、要約されていないこともあります。このような悪い日報は、社内のコミュニケーションを妨げ、業務の透明性や改善の妨げとなってしまいます。日報を意味のあるものにするためには、明確かつ簡潔にまとめることが大切です。

差がつく日報の書き方のポイント

日報をただの報告書で終わらせないためには、以下のポイントを意識して作成しましょう。

具体的な情報を記載する

日報には具体的な情報を記載します。成果や業務内容を抽象的でなく、具体的な数値や事実に基づいて詳細に示すことが重要です。

たとえば、プロジェクトにおいて達成した成果を達成率や数量データを交えて報告すると、業務の実績を明確に示すことができます。

これにより、ほかのメンバーは業務の進捗状況を正確に理解し、必要な行動を起こすための情報が得られます。また、具体的な情報は誤解を生むリスクを防ぎ、活発なコミュニケーションの促進や業務の透明性を高めることに役立ちます。

フォーマットの使用や伝わりやすい構成で作成する

日報はフォーマットの活用や伝わりやすい構成で作成しましょう。

情報が見やすくまとまり、上司やほかのメンバーは効率的に情報を把握できます。たとえば、業務内容や成果、反省点、改善策などを明確に分け、箇条書きを使用して情報を整理します。

読み手の混乱を避け、必要な情報を的確に伝えましょう。

反省と改善の提案も記載する

日報には、反省と改善の提案を含めることも重要です。

単なる業務報告だけでなく、課題や問題点に対する具体的な反省を記載しましょう。さらに課題・問題点に対する改善策やアクションプランを提案し、次にどのように進むべきかを明確にします。

報告者が問題解決に向けて積極的な態度を持っており、業務の質を向上させるために努力していることを上司やメンバーに示します。このような日報は、問題解決と自己成長のツールにもなるでしょう。

読み手に配慮する

日報を読む相手のニーズや期待に応え、情報をわかりやすく伝える工夫を凝らすことも大切です。

上司やメンバーが業務の内容、進捗などを理解できるよう、プロジェクトの概要や背景を簡潔に説明しましょう。また、どのようなことに課題を感じているのか、どのような悩みがあるのかなども記載しておくと、上司やほかのメンバーは必要な協力アクションを起こしやすくなります。

読み手に配慮したわかりやすい日報は、コミュニケーションの効果を高めるとともに、業務の効率化、生産性向上につなげやすくなります。

1日を通してメモを取る

1日を通してメモを取ることも差がつく日報にする大切なポイントです。

業務が進行するごとに都度メモを取り、その瞬間の成果や重要な情報を記録しましょう。これにより、記憶を頼りにあとからまとめるよりも、正確で詳細な情報を日報に記載できます。

また、メモを取ることで、業務の途中で発生した出来事や洞察を見逃すことがありません。メモをもとに効率的に書けるため、スピーディーに日報を記載できるでしょう。

日報を共有するツール

日報はどのようにして共有すればよいのでしょうか。チーム内や組織全体で日報を共有する代表的なツールを紹介します。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社に合ったツールを選びましょう。

メールやチャット

メールやチャットは、使い慣れた手段で日報の共有ができることがメリットです。特にチャットは即時コミュニケーションが可能です。

しかし、メールボックスが日報メールであふれたり、日報の一斉送信によってチャットに負荷がかかることもあり、情報が散乱する可能性もあるため注意が必要です。

WordやExcel

WordやExcelを使った日報は、カスタマイズ性が高く、データ整理や分析に便利です。

また、文書として保存できるためノウハウの蓄積に適しています。しかし、ファイル管理が複雑になったり、バージョン管理やアクセス権の制御が難しかったりするデメリットもあります。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、タスクと日報を統合管理できます。個人の進捗状況とあわせてプロジェクト全体の進捗も把握できるため便利です。

ただし、利用には専用ツールへの慣れが必要であるため、新規に導入する場合はしばらく混乱が生じる恐れもあります。また、小規模プロジェクトでは、費用対効果が悪くなる可能性もあるでしょう。

グループウェア

グループウェアを活用した日報の共有は、企業内コミュニケーションと一元化できるため、スケジュール管理など、ほかの機能と併用できるメリットがあります。

一方、導入やカスタマイズにコストがかかり、不要な機能が含まれている可能性もあるため事前の精査が必要です。

日報専用アプリ・システム

日報に特化した専用のアプリやシステムを活用する方法もあります。

日報の作成と共有を簡素化するほか、個々が入力した情報をデータ化、分析できるため便利です。ただし、利用の導入や学習コストがかかることや、ほかの業務と連携しづらいデメリットがあるでしょう。

日報を書くメリット

日報を書くことで得られるメリットは次の通りです。

従業員の成長促進

日報は個人の業務を振り返り、成果や課題を把握する貴重な機会を生み出します。

反省点や改善策を記録すると、個人の成長とスキル向上につながるでしょう。進歩と学びの過程を定期的に意識することで、持続的な成長が促進できるはずです。

情報共有文化の醸成

日報を共有することで、組織内での情報共有の文化が醸成されます。

日報に書かれた貴重な情報を基に、ほかのメンバーが自分の課題を解決できるかもしれません。共有の文化が定着すれば、問題や悩みが発生した際に、活発な意見交換を行いやすくもなるでしょう。

情報の活用

日報には過去の業務データやプロジェクトの詳細が記録されており、将来の決定や計画の際に有用な情報源となります。

日報によってノウハウが蓄積されれば、将来の戦略に役立てられるかもしれません。また、多岐にわたる情報は、新しいアイデアを生みだすためにも活用できるはずです。

業務効率化

日報に業務内容や課題を明確に記載することで、業務プロセスの透明性が向上し、無駄を減らせます。

個々あるいはチーム全体の改善点を特定し、業務プロセスを最適化するためのヒントを見つけやすくなるでしょう。

コミュニケーションの活性化

日報はコミュニケーションの手段として機能し、同僚や上司との対話を促進します。日報が共有されると、業務内容や課題について議論するきっかけが生まれます。

また、お互いが協力し合いながら早期に問題解決ができるでしょう。日報を通してチーム全体の協力姿勢とコミュニケーションが活性化することも日報を書くメリットです。

日報が意味ないと思われる理由

なかには「日報が意味ない」と感じる人もいるようです。それには次のような理由が考えられます。

単なる形式になっており実質的ではないから

日報が単なる形式となっており、内容が充実していない場合、日報の作成は「無駄な時間」と感じてしまうでしょう。日報のフォーマットを作成するだけでなく、ガイドラインを設けることも大切です。

どの項目にどのような情報を記載するのかを明示しましょう。必要な情報を整理して、業務内容や成果を明確に示すように指導することが大切です。

フィードバックや改善が行われないから

日報に記載された課題に対する具体的な対策や改善のフィードバックが行われない場合、従業員のモチベーションが低下し、日報の意味が薄れてしまいます。

日報内で発生した問題に対して解決策を提案するだけでなく、誰に支援を頼めばよいかなど具体的な行動も示しましょう。報告を受けた上司が迅速にフィードバックを実施し、従業員の課題改善をサポートすることが重要です。

日報の目的を理解していないから

日報の目的や役割を理解していないと、適切な情報や形式で報告できません。

まずは従業員に目的や役割を明確に伝えましょう。内容を課題や成果に焦点を当てるよう指導し、日報を書く意味、それによってどのような効果があるのかなどを正しく伝えることが必要です。

効果が測定できていないから

日報の影響や効果が測定できないと、その価値が証明できません。

特に日報が日記化していたり、抽象的な表現のみ報告されていたりすると、業務進捗や目標達成度を把握できないでしょう。その結果、適切なフィードバックや協力を得られず、やがて日報を書く意味を見失ってしまいます。

日報はできるだけ定量的に記載し、目標達成度や業務効率向上を定期的に評価することが大切です。データに基づいた分析を行い、改善の方向性を特定しましょう。

意味のある日報にするために（まとめ）

日報は成長促進、情報共有、業務効率化、コミュニケーション活性化などの重要な手段です。しかし、形式的で実質的でない日報や、反応や改善が行われないと、その意味が薄れてしまいます。

意味のある日報にするためには、業務内容だけでなく、課題や改善策、反省点など所感も記載することが大切です。

また、日報の目的を明確にし、成果や効果を定量的に評価することで、従業員のモチベーション向上にもつなげられるでしょう。当記事でご紹介した各職種・シーンごとの例文も参考にし、日報を日々の業務に役立ててください。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。