• 2022.03.30
  • タレントマネジメント

テレワークマネジメント テレワーク下におけるマネジメントの効率化

テレワークマネジメント テレワーク下におけるマネジメントの効率化

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働き方改革の誕生と共に推奨されてきた「テレワーク」は、2020年の春以降、導入する企業が急増しました。テレワークの導入により、ワークライフバランスや生産性の向上を可能にした企業もある一方で、テレワーク下におけるマネジメントがうまくいかず、頭を抱える企業も少なくありません。

この記事では、テレワーク制度における課題からどのような対策を取ることで効率化できるのかを説明していきます。

テレワークマネジメントの現状

2020年の新型コロナウイルスの感染拡大以降、業務をテレワークで行う企業が急増しました。オフィスに出社する必要がなくなったことで、従業員のワークライフバランスが充実し、離職率が低下した企業も少なくありません。また、通勤手当の削減によりコストカットに成功している会社もあります。

いっぽう在宅勤務要請などで、準備が整わないままテレワーク制度を導入せざるをえなかった企業では、「従業員の管理や評価がしにくくなった」「オフィス勤務していた頃よりもメンバーのパフォーマンスが低下した」といった悩みを抱える管理者層も増えています。

テレワークマネジメントの課題

テレワーク下におけるマネジメントにはさまざまな課題があります。悩みを抱える上司・管理者の多くは、次のような問題を挙げています。

リアルタイムでの進捗確認がしにくい

オフィスでは、上司の目に届く範囲に部下がいるため、情報共有や業務の進捗状況などリアルタイムに行うことができます。しかし、テレワークの場合、お互いが離れた場所で業務を行うため、即座に業務進捗などを確認することが難しくなります。また、部下側からは「業務の進捗報告をしにくい」といった声も挙がっており、上司・部下双方がテレワークによる不便さを感じているケースも少なくありません。

適切な評価がしにくい

数値化できるものや、成果物に対する評価は可能でも、業務プロセスに対する評価がしにくいといった点も、テレワークの課題のひとつに挙げられます。テレワーク下では、業務を遂行している様子が見えません。そのため、これまでと同じ評価基準のままでは、正当な評価を行えない可能性が高く、従業員の不満や不安にも繋がります。

日常的なコミュニケーションが取りにくい

テレワーク下では、メールやチャットツールなどを使い業務連絡を行う企業が少なくありません。しかし多くの企業では業務連絡のみになってしまい、オフィスでは当たり前にできていたちょっとしたコミュニケーションが減る傾向にあります。

テレワークでは相手の顔が見えないため、上司は部下がどのような気持ちで業務にあたっているのかがわかりにくく、部下は上司に仕事の悩みや相談を持ちかけにくいという問題が起きやすくなります。コミュニケーションの減少で、従業員は孤独や孤立を感じやすくもなり、場合によってはメンタルケアが必要なこともあります。

労務管理が難しい

出社や実働がわかりやすいオフィスワークと違い、テレワークの場合は勤怠管理が難しいといった問題点もあります。また、テレワークの場合オンとオフの切り替えがうまくいかず、長時間労働になってしまう従業員もいます。そのような事態が続くと、仕事へのモチベーションや生産性の低下、離職に繋がります。

テレワークマネジメントを成功させるためのポイント

テレワークを成功させるためには、さまざまな課題をクリアしていく必要があります。次に挙げるのは、効率的・効果的にテレワークを行うためのポイントとなります。

業務の見える化

テレワークの場合、業務の進捗状況や個人の目標、タスクなどが見えにくくなることがデメリットとなります。不明確な業務を見える化し、チーム全体に共有することが解決に繋がります。可視化すべき内容は次のとおりです。

進捗状況

オフィスで業務を行うとき以上に、進捗状況を把握することに注力することが大切です。お互いの状況を把握しづらいテレワークにおいて、課題点のチェックやフィードバックを定期的に行うことが重要です。メンバーミーティングの定例化や、進捗確認ツールなどで、現状を把握するようにしましょう。

タスク

メンバーがどのようなタスクを抱えているかを把握することも、テレワークを円滑に行うために必要な行動です。「誰がどの程度の業務を持っているか」「納期はいつか」などを可視化します。メンバー間にタスクの偏りが見られる場合は、都度調整することも可能です。

目標

テレワークでは、部下の様子が見えにくいことから、上司・管理者は、仕事の結果や成果物のみで評価してしまうケースが少なくありません。そこに至るまでのプロセスを評価してもらえないことで、部下の仕事へのモチベーションが低下し、最悪の場合は離職に繋がってしまうことも考えられます。

個人ごとの目標を細かく設定のうえ、ポイント・数値化するなどし、業務プロセスや貢献度などについても評価できるような制度を作ることも大切です。

報連相・連携方法の確立

せっかく進捗状況やタスクなど、業務を見える化しても、上司への連携方法が確立されていなければ、部下はどのようにコンタクトを取るべきか迷ってしまいます。また、個々が別々の手段で連絡を取ろうとすれば、上司はマネジメントしづらい状況に置かれてしまいます。

報連相・連携の方法は、チームで統一するようにしましょう。たとえば、定時刻に業務報告を行うルールを設定したり、決まったツールを使用して連携するようにしたり、さまざまな方法が考えられます。大切なのは、チームメンバー全員が、きちんと報連相できる環境を整えることです。

上司・管理者からの適切なコミュニケーション

部下からのアクションを待つのではなく、上司・管理者から適切なコミュニケーションを取ることが大切です。テレワーク下では、ちょっとしたコミュニケーションが取りづらく、業務連絡だけに偏りがちです。そのため、部下が悩みを抱えていたり、業務に行き詰まっていることになかなか気づくことができません。

上司や管理者は、1on1ミーティングなどで積極的にコミュニケーションを図り、業務進捗の管理や日頃の感謝を伝えるようにしましょう。部下は、上司から声をかけてもらうことで、孤独感や孤立感を軽減できるはずです。

オンライン業務の整備

テレワークでは、オンライン上でのやりとりが必要不可欠となります。そのためにも、オンラインで、コミュニケーションをとるためのツールについても、注力しなければなりません。
最近ではオンライン会議用のツールや、細かくグループ分けのできるチャットツールもたくさんあります。チームメンバーの人数や使用目的によって、複数のシステムを使い分けても良いでしょう。オンライン会議では、上司がファシリテーションを行い、メンバー全員が積極的に発言できる環境を整備することも重要です。

セキュリティ対策

社外で業務を行うテレワークでは、機密情報などの漏洩リスクが高まります。ウイルス対策はもちろんですが、従業員に対し、情報セキュリティの教育を行うことも大切です。定期的にセキュリティ研修を行うなどし、人的ミスによる情報漏洩や、ウイルス感染などの事故が怒らないよう努めましょう。

テレワークマネジメントの成功事例

まだまだ問題点や課題点があるとされるテレワークですが、そのような環境においても、円滑に業務を行えている企業もあります。効果的・効率的なテレワークマネジメントを行うことで、チーム全体がテレワーク下でも問題なく業務を進めることが可能です。テレワークマネジメントの成功例を参考に、自社でも実施してみると良いかもしれません。

事例①テレワーク下でのルールを設定

ある企業では始業と終業についてをルール化し、メールなどの連絡ツールを用いた業務開始・休憩・業務終了の連絡を行っています。
また上司・管理者は、メンバーの業務内容を事前に把握するようにしています。業務日報の提出や成果報告により、進捗状況を随時チェックできるため、円滑にテレワークを実行できています。

事例②目標管理の設定と人事評価

個人ごとに適切な目標設定を行い、目標に向けた業務進捗管理を併せて行うことで業務効率化、さらに人事評価と連携することで公平性、納得感の高い人事評価を実施できます。
個人で設定した目標やKPI、アクションプランに基づいて業務を行うことで、従業員自身、また管理者間における状況把握の齟齬をなくし、適切なマネジメントに繋げることができます。

事例③個別で話ができる機会を設ける

ある企業では、1on1ミーティングを月に1度おこなっています。このミーティングでは、業務進捗を確認するだけでなく、部下との「何気ない会話」も意識して行います。会話を行うことで、テレワーク下における部下の心境の変化や、仕事に対する不安や不満などを知ることができます。その内容を受け、上司は適切な業務支援を行うことが可能となります。また、日頃顔を合わせられないことによる、お互いの溝を埋めることもできているようです。

テレワークマネジメントの成功で得られる効果

テレワークには、課題や問題点もある反面、通勤時間やコストの削減、業務のオンライン化などのメリットもあります。そのほかにも、効率的なマネジメントで、問題なくテレワークで業務を行えるようになれば、次のような効果が期待できます。

・育児や介護により、退職せざるを得なかった従業員を継続して雇用できる
・多様な働き方を希望する優秀な人材を確保できる
・自然災害時など、緊急事にも安全に業務を行える
・ワークライフバランスが整い、従業員エンゲージメントの向上が期待できる
・効率的なテレワークの定着で生産性向上が見込める

テレワークマネジメントに成功すれば、オフィス内で業務と同等、またはそれ以上のパフォーマンスを実現することが可能になります。

システムを活用することでより効率化が可能

より効率的なテレワークマネジメントには、人事評価システムを活用するという方法もあります。従業員をシステムで管理することで、業務進捗やタスクの負荷状況、健康状態なども即座に把握することができます。

「スマカン」が提供するタレントマネジメントシステムでは、従業員のプロフィールや保有スキルなど、人材に関するあらゆる情報を一元管理することが可能です。
また、テレワーク下での1on1ミーティングの効率化や、納得感のある評価を実現できる、人事評価の運用サポート、従業員エンゲージメントを把握するためのアンケート機能も備わっています。従業員の業務状況も管理できるため、効率的にテレワークを継続できます。

今後ますます主流となっていくことが予想されるテレワークですが、自社に合ったシステムツールを活用しながら、効率的・効果的に、テレワークマネジメントすることも検討してみても良いかもしれません。

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