社員情報の管理方法｜ 目的や注意点とシステム化のすすめ

社員情報の管理は、人事が担っている重要な業務の一つです。最近では社員情報の管理を効率化するITサービスも数多く登場しています。一方で、まだ紙やExcelを活用していて、適切に社員情報の管理ができていない企業も多いのではないでしょうか。

当記事では、管理するべき社員情報、社員情報を管理する目的、社員情報の管理方法、システム化のメリットと注意点などを解説します。自社の情報管理に不安がある方は、ぜひご活用ください。

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社員情報の管理とは

社員情報とは、氏名、生年月日、住所などの基本情報から、給与、勤怠、業務内容、評価などに至るまで、あらゆる従業員に関連する情報のことです。業種や規模を問わず、どんな企業であっても社員情報の管理は避けて通れません。

従業員の個人情報が含まれているため、管理には注意が必要です。また、社員情報を適切に管理すれば、従業員の生産性や満足度を高めるために活用することもできます。最近では社員情報の管理を効率化するためのシステムを導入する企業も多いです。

管理すべき社員情報とは

従業員に関するどんな情報を管理しているかは企業によって異なりますが、どの企業でも基本情報として管理すべき内容としては、以下が挙げられます。

1. ・氏名
2. ・性別
3. ・生年月日
4. ・現住所
5. ・配偶者の有無
6. ・入社年月日
7. ・雇用形態（正社員、アルバイトなど）
8. ・保有資格
9. ・職務経歴
10. ・所属部署
11. ・役職
12. ・異動履歴

これらの情報は応募時の履歴書や入社手続きの書類に記載されているため、まずは従業員が入社する時点で記録しておきます。そのうえで内容に変更があった際は、いつ変更されたのかも含めて情報を更新し、常に最新の状態に保っておくことが重要です。

管理しておくと便利な社員情報とは

必ずしも管理すべきではないものの、管理しておくと人事戦略に活用できる社員情報もあります。以下に例を挙げますので、どんな情報を自社管理するか検討する際の目安にしてください。

こうした情報を持っているほど活用の幅は広がりますが、そのぶん管理するのが大変になります。どの情報をどこまで細かく管理するかは、その情報を活用する目的に合わせて考えましょう。

社員情報は個人情報になるのか？

自社の従業員であっても、社員情報は個人情報にあたります。顧客情報などと同様、勝手に第三者に知られることがないよう、適切に管理しなければなりません。これは個人情報保護法によっても定められている内容です。

個人情報が漏えいすると、内容によっては訴訟になってしまうリスクもあります。人事や経営者は情報漏えいが起こらないよう、管理には厳重な注意を払うべきです。また従業員自身がメールの誤送信などによって情報漏えいに加担してしまう可能性もあるため、社内でのセキュリティ教育も必要になるでしょう。

もしホームページに社員紹介を掲載するなどの目的で、社員情報を第三者に公開しようとする場合は、原則として本人の同意を得る必要があります。

社員情報の管理目的・必要性

社員情報を管理する第一の目的は、会社組織の運営を円滑にするためです。従業員の人事に関する手続きを行うには、さまざまな情報が必要になります。社員情報が適切に管理されていないと、情報を確認しようとするたびに無駄な手間が発生してしまいます。そのため人事業務を効率化するためには、社員情報の管理が重要なのです。

さらに管理している社員情報を分析すれば、人員の配置、評価制度の構築、人事制度の設計など、従業員が働きやすい環境づくりに活かすこともできます。最近になって多くの企業で社員情報管理のシステム化が進んでいるのは、こうした側面もあるでしょう。

社員情報の管理方法

社員情報の管理には、大きく分けて2つの方法があります。

一般的な管理方法

従来の社員情報の管理方法として一般的だったのは、紙とExcelです。しかし、社員の情報を紙で保管していると場所を取ってしまううえに、いざ情報を確認しようとしても保管場所を忘れてしまったり、その紙を紛失してしまったりする可能性があります。

情報に変更があった際に、内容を書き換えるのも大変です。Excelで管理すれば紙よりも保管や更新は楽になりますが、情報が多くなればパソコンの容量は圧迫されますし、データを紛失してしまうリスクもなくなりません。

効率的な管理方法

より安全で効率的なのが、社員情報の管理をシステム化することです。そうすれば従来の管理方法であった、データを保管するのに場所やパソコンの容量をとる、データをどこに置いたか忘れて紛失してしまう、データを更新するのが面倒で最新版になっているのかわからない、といった課題を解決できます。

社員情報の管理をシステム化するメリットについては、次の段落で詳しく紹介します。

社員情報管理をシステム化するメリット

社員情報の管理のシステム化には多くのメリットがあります。その一例を紹介します。

データを保管しやすくなる

社員情報をシステム化してクラウドで管理すれば、データを手元に置く必要がなくなるため、保管する場所や従業員による紛失に悩まされることがありません。確認や編集したいデータがあるときも、そのシステムを開いて必要なものを選択するだけで、すぐに迷わず取り出せます。

データを共有しやすくなる

たとえば評価面談のために部下の情報を上司に開示するなど、社員情報は従業員の間で共有されることがよくあります。従来の管理方法であれば紙に印刷して手渡したり、メールに添付して送ったりする必要がありました。

しかし、管理システムを導入すれば、全社で常に社員情報を共有して好きなタイミングで確認してもらうことができます。もちろん見せたくないデータに制限をかけることも可能です。

データを更新しやすくなる

内容が連動している社員情報は、1つのデータを編集したら、それに合わせて別のデータも書き換えなければなりません。紙やExcelだと関連するデータを調べるのが面倒ですし、連動しているデータの更新を忘れて辻褄が合わなくなることもあります。

しかし、クラウドで社員情報を一元管理しておけば、ひとつのデータを編集するだけで、関連するデータにも自動で反映されるのです。

データを計算しやすくなる

給与や勤怠に関連する社員情報などでは、記録されている数字を計算しなければならない場合もあります。それを手作業でやっていると時間がかかりますし、人為的なミスが起こる可能性も高くなってしまうでしょう。社員情報の管理システムには、人事業務に必要な計算を自動でやってくれる機能を持ったものもあります。

データを活用しやすくなる

社員情報の管理システムは、情報管理だけが目的ではなく、評価や人材配置などさまざまな人事業務に関連する機能を持っているものが多いです。そのため管理している社員情報を活用して、新しい人事制度を設計したり、評価の仕組みを改善したり、採用や人材配置の計画を考えたり、といったことがやりやすくなります。

法律に対応しやすくなる

雇用や労務に関する法律は、改正されて内容が変わってしまう場合があります。そのため労務担当者は常に最新の法律知識を把握して人事業務に反映していないと、知らず知らずのうちに法律違反の状態になりかねません。

社員情報管理システムには、こうした法改正に伴うアップデートを自動で行い、労務担当者の負担を軽減してくれるものもあります。

手続きがやりやすくなる

社会保険や雇用保険などの公的手続きを行うのも、人事の重要な業務の一つです。社員情報を紙やExcelで管理していると、その情報を見ながら申請書類を作成しなければなりません。

しかし社員情報管理システムには、登録されている社員情報から簡単に電子申請できるものもあります。これによって作業の手間だけでなく郵送などのコストも削減できるでしょう。

社員情報管理システムを選ぶ際の注意点

社員情報管理システムを導入する際には、いくつか注意すべき点があります。

目的に合った機能があるか

社員情報管理システムと一口にいっても、細かな機能はそれぞれ異なります。多機能であるほど利用料金が高くなったり、使いこなすのが大変になったりする可能性もあるため、自社に必要な機能を見極めるとよいでしょう。そのためには社員の情報管理に対して抱える課題とシステム導入の目的を明確にすることが重要です。

ほかのシステムと連携できるか

社員情報は社内におけるさまざまな業務で必要になります。すでに自社に導入されている業務システムと連携できなければ、結局のところ管理が二度手間になってしまうかもしれません。社員情報の管理と関連する社内システムはあるか、それとの連携はできるかは事前に確認しておきましょう。

セキュリティ機能は十分か

社員情報は個人情報にあたるため、適切に管理しなければなりません。そのため、セキュリティを守るための機能が搭載されているかも非常に重要です。企業の規模や事業によって求められるセキュリティの基準は異なりますから、自社ではどれくらい厳格に管理する必要があって、それを叶えるための機能があるかを確認するとよいでしょう。

誰でも直観的に操作できるか

主に社員情報を管理するのは人事かもしれませんが、内容の閲覧や更新はどの従業員も行う可能性があります。そのため、パソコンの操作に慣れていない高齢の経営層や現場マネージャーなどでも、直観的に操作できるUIになっているかどうかも重要です。

導入と活用をサポートしてくれるか

せっかく社員情報管理システムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。システムの提供企業にサポート体制があり、導入から利用中まで伴走してくれるようであれば、確実に活用することができるでしょう。無料トライアルなどもあると、自社に合わないシステムを選んでしまう可能性も少なくなります。

社員情報の管理ポイント

最後に社員情報を管理するうえで、重要なポイントを改めて解説します。

一元管理

社員情報は1つの場所でまとめて管理することが重要です。管理の責任者も決めておきましょう。従業員それぞれがバラバラに保管していると、内容の更新漏れが発生したり、データを紛失したりする可能性が高まります。また関連する情報が紐づくように管理することで、それぞれの情報を別々で更新する手間が省けます。

最新化

記録している社員情報に変更があった際は速やかに更新し、常に最新の状態を保ちましょう。実態と社員情報にズレがあると、人事業務や各種手続きにおいて不備・トラブルの原因になります。確実に情報を最新化するためには、誰がどの情報を更新すべきかを明確にして、すぐに編集しやすい仕組みをつくることです。

開示範囲

繰り返しになりますが、社員情報は個人情報です。そのため、勝手に第三者に見られることがないよう注意して管理しなければなりません。住所や電話番号などは人事担当者のみ閲覧可能にする、評価や給与は直属の上司のみ閲覧可能にするなど、内容によって情報開示の範囲を分けて設定しておくことも重要です。

法令遵守

社員情報の中でも、法定三帳簿と呼ばれる「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つは、適切に管理されていないと法律違反として処罰の対象になります。これらは記録すべき内容や退職後の保存期間なども決まっていて、労働基準法に則った対応が不可欠です。このほかにも法令順守やコンプライアンスの観点で管理に問題ないかは常に注意しましょう。

各種届出

社員情報を変更する際には、住所変更届、氏名変更届、出生届などの各種届出を従業員に求めることがあります。こうした手続きを速やかに進めるためには、届出のフォーマットと社内規定を従業員に周知しておくことが重要です。また届出を受理したら漏れなく社員情報を更新するようにしましょう。

まとめ

い環境づくりにもつながっていきます。従業員が増えるほど情報量が増えて管理が大変になりますから、早いうちからシステムを導入して効率的に管理する仕組みをつくっておくことがおすすめです。

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