人員配置の考え方｜人材活用を最適化する戦略を紹介

人員配置とは、組織の生産性や業績をアップするために社員の配置やポジションを決める人事戦略です。社員のスキルを最大限に引き出すためには、人員配置を適切に行うことが大切です。そこで本記事では、人材活用を最適化するために必要な「人員配置」の考え方や戦略を紹介します。

人員配置とは

人員配置とは、「ヒト、モノ、カネ、情報」という4つの経営資源の1つである「ヒト」の再分配をする人事マネジメントのことです。人事担当者は、社員一人ひとりのスキルや適性、専門知識、モチベーションなど、従業員個人の特性を踏まえた上で、適材適所な部署やチームに人員配置を行う必要があります。

人員配置の目的を明確にする

人材活用の最適化に向けて、人員配置の目的を明確にする必要があります。
企業の主な人員配置の目的は「事業目標の達成」と「人材の育成・活用」です。

人員配置を行う最大の目的が「事業目標の達成」です。社員のスキルや経験などを考慮して適材適所に配置することで、社員が最大限のパフォーマンスを発揮し、事業目標の達成を目指します。

また、「人材の育成・活用」を目的として人員配置を行うこともあります。職種や職位によって業務上必要な能力が異なります。たとえば、未経験の業務を行う部署に異動することで新たなスキルや異なる経験ができるため、新しい配属先は新たな能力開発を行う育成の場となるのです。配属先で活躍できるまで成長した場合、優秀な人材を社内で育成・確保することができたと言えるでしょう。

上記のように、適材適所に人材活用できれば、社員の能力やモチベーションが上がることで企業に対しての社員の満足度が見込めます。結果的に社員の離職率の低下も期待できるでしょう。

ここでは人員配置の目的についてお伝えしましたが、人員配置を最適化するためのさまざまなタイミングと種類があります。それぞれの特性を理解した上で適切な手法を選びましょう。

新規事業に必要な人員要件

新規事業には優秀な社員の配置転換が必要です。しかし、優秀な人材を配置したからといって新規事業が成功するわけではありません。情報収集スキル、要約スキル、応用スキル、マネジメント能力などを総合的に備えている人材が必要です。また、社員は新規事業に挑戦することにより、これまでよりも難易度の高い仕事に取り組めるようになることで、モチベーションアップも期待できるでしょう。

部署異動・配置換え

「部署異動」や「配置換え」は企業において最もよく行われる人員配置です。
事業推進や新規プロジェクトなどを行う場合に、所属部署や就業場所などを変更し、業務内容や職場環境を変えて従業員に新たな活躍の場を提供したり、スキルに合わせた担当業務の変更などを行います。

一定期間のみローテーションを組んで行ったり、特定の社員だけ動かしたりと、具体的な方法は企業によって異なりますが、「新たな環境下で社員のステップアップ」を目的としていることは変わりません。

新規採用

新しい人材を社内に配置するのが「新規採用」です。
経営課題や事業課題に合わせて必要な人材を確保できるため、事業目標の達成を実現しやすくなります。新しい風を吹き込んで組織を活性化する効果や、新しい知見を得る効果が期待できるでしょう。
また新規採用には将来の幹部候補を育成できるメリット、中途採用には教育コストを下げるメリットがあります。人材が多様化している昨今、既存社員とのバランス、相性を考慮した配置が必要です。

解雇・リストラ

人員配置はポジティブな業務ばかりではなく、ネガティブな対応の人員配置「解雇・リストラ」があります。会社の業績悪化や業務縮小などで雇用の継続が難しくなった場合、解雇やリストラが必要になるケースもあります。対象となる社員に対しては正当な理由を伝えることや次の就業先のサポートなども必要です。また、人員が減ることで残された社員の業務の負担が増すことや、エンゲージメント低下が懸念されることから配慮が必要です。

人員配置戦略とは

最適な人材活用を実現するために、企業や事業が立てた戦略や目標に沿った計画を立てる必要があります。まず、人事担当者は社員のスキル・能力の把握を行います。そのため、人事担当者には、社員の本音を引き出すコミュニケーション能力と事業目標を達成するための戦略が必要です。ここでは、人員配置を成功させるための戦略を紹介します。

社員のニーズにあった人事配置を行う

人員配置は、人事担当者や管理職が実施するのが一般的ですが、さまざまな点に配慮した人員配置計画であったとしても、従業員の意に反する配置になると社員の離職につながってしまうこともあります。そこで、事前に人員配置の意図を伝えた上で、人員配置に対する社員の希望や意見を聞くことも大切です。同時に、現在の仕事に対する気持ちや将来的に取り組みたい仕事の把握なども行っておきましょう。近年は働き方が多様化しているため、育児・介護などの家庭の事情に配慮する必要もあります。

人材の適切な管理・活用

適切な人員配置を行うにあたり、人事担当者は社員の適材適所を見出す必要があります。
そのため、社員一人ひとりのスキルや経験、評価など人材データを把握しておかなくてはなりません。しかしながら実際には、人事が持っている情報、現場が持っている情報などと点在していたり、従業員数が多いほど管理も煩雑です。
そこで現在の人員配置を可視化するために、社内で情報を統一して管理することが必要です。
人材データを一元化することで、人事担当者やマネジメント層が社員の能力やキャリアに対する価値観などを正しく管理でき、適切に活用できるようになります。

人員配置に必要な計画

毎年決まった時期に人員配置を見なおす、欠員が出た際に人員配置を検討するなど、企業によって人員配置のタイミングはそれぞれですが、ただ導入すればいいというものではありません。そこで、人材活用を最適化するために必要な4つの人員配置計画を紹介します。

定員計画

一つ目が、「定員計画」です。年度目標を達成するために必要な人員数を大まかに決め、大枠の人件費の見込みを立てていきます。事業拡大のために人員を増やすのか、組織縮小のために人員を削減するのか算出しましょう。

要因計画

続いて「要員計画」です。定員計画から一段掘り下げ、事業目標を達成するために各部門に必要な人員数を計画していきます。要員計画の立て方には人件費から算出する方法と、各部署の業務量から必要な人員を算出する方法があります。
人事担当者は、各部署に対して、必要な人員に関するニーズを調査しましょう。要員計画は、各部署の責任者や経営者など決済者の承認をもとに最終決定します。

人員計画

3つ目が「人員計画」です。配置転換や異動、採用などコストを「個人単位」に落とし込んで計画していきます。それぞれの部門ごとに必要な人員数をもとに検討が必要です。

代謝計画

最後が「代謝計画」です。事細かに要員計画を立てても、人員計画と差異が出てしまうこともあります。そこで代謝計画による改善が必要です。人員が余ってしまったり、期待以上の効果が見込めなかったりなど、計画との差を埋めるための再度計画を行います。

戦略的人員配置で得られるメリット

「事業目標の達成」と「人材の育成・活用」を目的として行われる人員配置について、得られるメリットは大きく3つあります。

適材適所による生産性の向上

社員一人ひとりの能力・経験が配置先とマッチすれば、個人のパフォーマンスを最大限にいかせ生産性が向上するでしょう。業務改善や新たなアイデアが生まれるなど業務の質も高まります。

人件費の削減

社員を適材適所に配属できれば、業務達成に必要だった人件費や経費を削減することができます。必要最低限のコストで最大限のリターンも期待できるでしょう。また、人員配置が最適化されていれば、既存の人材を活用する幅が広がり採用コストを削減することもできます。

離職率低下

適切な人員配置で、社員は最大限にパフォーマンスを発揮できるようになると、モチベーション向上につながります。まわりの社員との業務の連携が円滑に進むため、人間関係も良くなるでしょう。企業や業務に対して従業員満足度も向上し、離職率の低下にもつながります。

人員配置のシミュレーション方法

社員を適材適所に配属するためには、現在の人員配置の可視化が必要です。そこで、人事配置を行う前に、人員配置表や人員配置図を作ってシミュレーションしてみましょう。人員配置表や人員配置図を導入することで、誰がどんな業務を担当しているかだけでなく、仕事にどれくらいの工数が掛かっているかも把握ができます。人事配置は、組織のタイミングだけでなく社員のタイミングも合わせないとなりません。現在の組織図と照らし合わせながら、人事配置を検討していきます。

人員配置表や人員配置図は、エクセルやスプレッドシートで作るのが一般的ですが、昨今の傾向としては人事システムやタレントマネジメントシステムといった、業務効率化や課題解決にシステムツールを利用する企業が増加しています。人員配置シミュレーションには、以下のような項目を使用します。

人員配置前後の環境を効果測定する

人員配置の効果があるかどうかは、実際に人員配置をおこなった後に効果測定、振り返りをしなければ判断できません。部署や業務ごとに売上数、利益率など数値化できるものを比較してみましょう。また、社員にも「満足度は向上したか」「業務の効率化は実現できたか」「部署内の人間関係に変化はあったか」などをアンケートや面談で確認をとってみるとよいでしょう。社員のエンゲージメントやデータを常に把握し更新しながら、定期的な振り返りが必要です。

人員配置を戦略的に実施するには

今回は人材活用を最適化するために「人事配置」について紹介しました。人事配置の目的は「事業目標の達成」と「人材の育成・活用」です。人員配置を最適化することで、社員のパフォーマンスを最大限に引き出し、事業目標の達成だけでなく、業務の効率化や生産性向上も期待できるでしょう。

人事担当者は社内の人材活用、研修を通じた能力開発、業務の効率化などさまざまな課題に取り組んでいかなければなりません。そこで、人事担当者は社員の適材適所を見出すために、社員一人ひとりのスキルや経験、人事評価などをシステムツールを活用し把握することが必要です。人材情報をクラウド上で一元化し、見える化しておくことで、人事配置を戦略的に実施できるでしょう。

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