人材配置とは？目的や最適化する手順と方法を紹介

人材配置とは

人材配置の目的・効果

人材配置は、さまざまな視点による目的から実施されます。

1. 1.目標達成
2. 2.組織改革
3. 3.人材育成
4. 4.人材のモチベーションとエンゲージメントの向上

最適な人材配置を行うことでパフォーマンスの向上や組織活性化につながり、チームや部署だけでなく、企業の経営目標の達成が期待できます。

従業員の適性を踏まえた人材配置が実現すると組織課題の解決にもつながるでしょう。また、適材適所の人材配置を行うことで、エキスパートを育てたり、スキル向上も見込めるため人材育成にも効果的です。

従業員にとっても自分のスキルや特性を活かせる配属によって、活躍できる場面が増えたり、成果を出すことで満足度やエンゲージメント向上にもつながるでしょう。

人材配置をするタイミングや考え方

人材配置は日常的に行われている場合もありますが、新規採用や組織変更などで計画的に実施されることも多いでしょう。経営状況によっては、社員数を減らす目的で人材配置を余儀なくされる場面もあります。

ここでは、人材配置の見直しを行うタイミングや考え方をご紹介します。

人事異動

人事異動は配置転換とも呼ばれ、人材配置の中で最も多く行われているといえるでしょう。

社員のスキル・経験や仕事への意欲などを総合的に判断したうえで、人事部が他部署と調整しながら、仕事内容や勤務場所を変更します。

人事異動の目的は、新たな環境で社員の成長を促すことといえます。また、ハラスメントの加害者と被害者を引き離すために行われる人事異動の事例もあるでしょう。

組織体制の変更

人材配置は、会社の組織体制が変わる場合も行われます。業務の担当者変更をはじめ、部署の新設や統合・廃止などさまざまですが、経営戦略の見直しの一環で行われる場面もあるでしょう。

スタートアップ企業や中小企業など経営の意思決定が迅速な企業では、積極的に組織変更が行われる傾向にあります。配置する人材のスキルやポテンシャルによって組織・会社の生産性に大きく影響するため、慎重かつ客観的な人材配置の決断が必要といえるでしょう。

役職の変更（昇進・昇格）

特定の社員の役職を変更する際も、人材配置が行われます。

昇進・昇格に伴う人材配置では、会社からの評価が明確にされ、モチベーション向上につながります。パート・アルバイトあるいは契約社員から正社員への雇用形態の変更も、昇進・昇格の一種です。反対に降格も同様で、パフォーマンスや勤務態度を理由に役職を下げる人材配置を行います。

新規採用

新卒社員や中途社員を採用する際も、人材配置のタイミングです。組織の中に新しい風を吹き込み、マンネリ化を防ぐことで、組織の活性化が期待できるでしょう。

人材配置後の定着を見越して、採用計画を立てる段階から慎重な検討が必要です。

リストラ・契約解除

業績が悪化したり、業務が縮小したときも人材配置のタイミングです。社員数の削減を伴う人材配置を余儀なくされるケースです。

具体的には、有期雇用契約で働く人の契約更新を見合わせたり、早期退職を希望する人を募集したりします。

人員削減を伴う人材配置は、各部署へ大きく影響するため、十分な話し合いを行いましょう。

人材配置を最適化するステップや具体的な方法

最適な人材配置を実施するために、人材配置における具体的なステップや方法をご紹介します。

1.課題抽出や組織目標を明確化する

人材配置における最初のステップでは、自社における人材配置の課題や各部署の人材に関する課題を抽出したうえで、今後の目標を明確にすることです。

課題に沿って具体的な人材配置の戦略を立てることで、組織課題の解決につながります。目標については、定性的なものだけでなく、定量的な内容も含めて検討するようにしましょう。

2.現状の確認や分析を行う

人材配置における次のステップでは、現在の人材配置に関する確認や分析を行います。

人材情報をデータ化すると確認や分析がしやすくなります。各チームや部署の人材配置状況や課題を確認し、どのような人材がどこに必要なのかなどを把握しましょう。

3.従業員の意向をヒアリングする

人材配置の次のステップとして、従業員の希望をヒアリングすることも重要です。対象者へのヒアリングを行い、希望や希望理由、今後のキャリアビジョン等も確認しておくとよいでしょう。

すべての希望をかなえることは難しいものの、適材適所の人材配置は、トップダウンの配置ではなく、本人の意向も踏まえて調整することが重要です。

4.人材配置のシミュレーションをする

人材配置を決定する前には、シミュレーションをします。

生産性の向上や上司部下のバランス、成長促進ができるかどうかなど、広い視野で人材配置の計画案を検討しましょう。また、1つの案だけでなく複数パターンを用意してシミュレーションをすることも大切です。

5.人材配置を実行と効果検証

人材配置の計画案が決まったら実施します。

各ステップを実行している中で、計画が予定通り進まないことや目標に変更が生じる場合もあるでしょう。その場合、変更が必要な段階で計画を見直して再度、変更案を見直しましょう。

また、効果検証としては目標達成率の確認や対象従業員や上司へのヒアリングを行います。効果が出ていない場合は、問題点を抽出して改善策を練りましょう。

人材配置表・人員配置図の作り方

人材配置表・人員配置図を作成すると、社員の情報を比較しながら適材適所の人材配置を検討できます。今回は、 エクセルや各種ツールを活用した人員配置表・人員配置図の作り方を紹介します。

エクセルでつくる

人材配置表・人員配置図を作成する際は、表計算ソフト「Microsoft Excel」を使うのが一般的です。エクセルがインストールされたパソコンは多く、社員にとっても簡単な操作で図や表を作成できます。

人員配置表・人員配置図に必要な項目はさまざまですが、最低でも以下の項目は盛り込んでおきましょう。「組織図ウィザード」を活用すると、簡単に人材配置図を作成できます。

また、Webを検索すればダウンロードできるテンプレートもみつかりますので参考にしてみてください。

ツールを活用する

人事データの分析に対応したソフトウェアやツールを使えば、簡単な操作で人材配置図を作成できます。

人材配置表・人材配置図を作成するだけなら、無料でダウンロードできるテンプレートを活用するのもよいでしょう。また昨今では、さまざまな条件で人材データを収集し管理、分析できる「タレントマネジメントシステムの活用も効果的です。

人材配置をシミュレーションできるシステムもあります。

人材配置を最適化するポイント

人材配置を最適化するために重要なポイントについて解説していきます。

配置図/組織図を作成する

人材配置を最適化するためには、組織図を作成し、全体像を把握できるようにすることが重要です。

組織図を作成する際は、事前に各部署の業務や役割、部署に求める人材像を明確化しましょう。そのうえで適任者を配置するような流れにすることが大切です。

PDCAサイクルをまわす

人材配置の実施では、効果検証が重要です。定期的にPDCAサイクルをまわし、効果が感じられない場合は、適宜計画の見直しを行いましょう。

PDCAをまわす際は、従業員や上司、人事担当者など広い範囲で確認します。またアンケートなどを実施するのも有効でしょう。

システムを活用する

最適な人材配置を行うためには、従業員データを一括管理できるシステムや目標と評価を管理できるシステムも役立ちます。

システム上で一括管理できることで、人材配置と目標や評価を簡単に確認できます。システムによっては組織図を作成できるものもあるでしょう。システムを活用すると、人材配置における業務を効率化できるため、検討するのがおすすめです。

コンピテンシーの活用

人材配置を最適化するために、コンピテンシーを活用するのもポイントの一つでしょう。

コンピテンシーとは、能力や適性を指す言葉です。コンピテンシー評価を導入することで、組織において成果を出している人材の能力や特性、考え方を把握したうえで人事評価や人材配置に役立てます。

組織において成果を出している人材像を明確にすると、人材配置や配置転換にも役立つでしょう。