• 2022.02.16
  • タレントマネジメント

テレワーク下のコミュニケーション 課題と対策

テレワーク下のコミュニケーション 課題と対策

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働き方改革やコロナ禍を機に、多くの企業が導入を始めたテレワーク。
生産性の向上やオフィスコストの削減などメリットが期待できる一方で、コミュニケーション不足が課題として挙げられます。
今回は、テレワーク下のコミュニケーション不足が引き起こす課題と、具体的な対策方法を解説します。

テレワーク下におけるコミュニケーションの課題

テレワークとは「tele(離れた場所)」と「work(働く)」を合わせた造語で、社員がオフィスに集まらず、在宅勤務やコワーキングスペースの活用など場所にとらわれない働き方を指します。
テレワークにおいてコミュニケーションが大きな課題として挙げられる理由は、社員同士に物理的な距離が生じ、口頭での気軽な会話が減ってしまうためと言えるでしょう。
テレワーク下に生じるコミュニケーションの課題について具体的に紹介します。

気軽な相談・雑談がしにくい

テレワーク下では、オフィス勤務と異なり社員同士が直接顔を合わせないため、気軽な相談や雑談をする機会が減ってしまいます。業務に直接関係のない雑談も、社員同士の人間関係構築に繋がる大切なものです。
テレワーク中、コミュニケーションの内容が業務に関することに限られてしまうと、社員同士の連携が取れずチーム力が低下してしまう恐れもあるでしょう。
また、直接聞けばすぐに解決する質問でも、テレワーク中はチャットやメール、電話をしなければならないという手間が生じます。この手間を惜しみ自己解決しようとする社員が増えることで、コミュニケーション不足に繋がります。

テキスト中心のやり取りでニュアンスが伝わりにくい

対面でのコミュニケーションは、相手の表情を見て言葉のニュアンスを読み取ることができますが、テレワークでは基本的にチャットやメールなど、テキスト中心でのやりとりになるため、細かいニュアンスが伝わりづらいという課題があります。
意思疎通のずれにより、思わぬ場面で人間関係の悪化が生じる恐れもあるでしょう。
テキスト上でコミュニケーションを行う際は、正しく意図が伝わるように、互いに気を遣う必要がでてきます。

コミュニケーション不足による弊害

テレワークにおけるコミュニケーション不足は、思わぬ弊害を引き起こす可能性があります。
コミュニケーション不足により生じる悪影響を把握し、テレワーク中のコミュニケーションの重要性を確認しましょう。

従業員エンゲージメントの低下

テレワーク中の働きぶりを上司に直接見られていないことで、「自分の仕事を適切に評価してもらえているのか」という疑問や不安を感じる社員が出てくる場合があります。
上司と部下のコミュニケーション不足により「仕事ぶりが評価されていない」と感じてしまうことで、社員のエンゲージメントの低下に繋がりかねません。

孤独・孤立感を強める

テレワークは1人で集中して作業ができるというメリットがある一方で、コミュニケーション不足の状態が続くと、孤独感や孤立感が強まるというデメリットもあります。
悩みや困り事があっても気軽に相談出来ない環境が続くことで、ストレスが溜まりメンタルヘルスに影響が出てくる可能性もあるでしょう。メンタルヘルスの悪化は、業務効率の低下にも繋がってしまいます。
特に入社間もない若手社員は、上司や同僚との関係性が築けていないままテレワークを始めている場合があります。その上でコミュニケーション不足の状態が続けば、孤独感が一層増し早期離職に繋がりかねません。

組織力の低下

テレワーク下では、チームのメンバーが実際に集まって仕事をする機会が少なくなります。
お互いの姿が見えないままコミュニケーション不足の状態が続けば、「誰が今どのような業務を行っているのか」というチーム全体の動きが把握できなくなってしまいます。
そうするとメンバー全員が「チームの一員」としての意識が薄れ、結果的に組織力が低下してしまいます。

離職率の増加

テレワーク下のコミュニケーション不足によるエンゲージメントの低下や孤独感の増加、チームの一員としての意識が薄れることで、最終的に離職率の増加といった深刻な問題に繋がりかねません。
上司が部下の悩みに気付けないことが離職の原因になりやすいので、テレワーク中はオフィスでの勤務以上に密なコミュニケーションを心掛ける必要があります。

コミュニケーション不足の解消法

テレワーク下におけるコミュニケーションの重要性を理解したところで、具体的にコミュニケーション不足の解決方法を見ていきましょう。

コミュニケーションツールの活用

社員同士が離れた場所で働くテレワーク中にコミュニケーションを活性化させるためには、「ビジネスチャット」や「Web会議システム」などのコミュニケーションツールを積極的に取り入れましょう。
代表的な2つのコミュニケーションツールの特徴を紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットはメールよりもカジュアルに会話ができるSNSのようなツールです。
チーム内での業務連絡の他に気軽な雑談にも向いているため、日常的なコミュニケーションの活性化に役立ちます。

Web会議システム

Web会議システムは顔を合わせて会話ができるため、相手の表情を見ながらコミュニケーションを取ることが出来ます。
そのため、テキストでのやり取りでは伝えることが難しいニュアンスの会話も、対面での会話と同じように伝えることが可能です。

業務状況の可視化

テレワーク下ではコミュニケーションツールの利用と並行して、タスク管理ツールやスケジュール共有ツールを活用し、チームメンバーの業務状況を可視化するようにしましょう。
チーム全体の動きを一目で分かるようにすることで、「組織の一員として働いている」という意識付けや、チーム内で助け合いながら円滑に業務を進めることが可能になります。

1on1ミーティングの実施

1on1ミーティングとは、上司と部下による1対1の面談のことです。テレワーク中にWeb会議システムを活用して1on1ミーティングを実施することにより、部下の悩みや業務の状況を把握し、適切なサポートを行うことができます。
1on1ミーティングを定期的に行うことで、部下は「自分のことをしっかり見てくれている」と実感することができ、モチベーションアップや孤独感の緩和に繋がります。

テレワーク下のコミュニケーションのポイント

テレワーク下のコミュニケーション不足の解消法として、コミュニケーションツールやタスク管理ツールなどの導入を紹介しました。
しかし、これらのツールを「導入しただけ」では根本的なコミュニケーション不足の解消にはなりません。ある程度のルールを定めて、社員同士が活発にコミュニケーションを取れる環境作りが必要です。
テレワーク下のコミュニケーションのポイントを解説しますので、参考にしてください。

意識的に雑談の場を設ける

Web会議システムを利用したミーティングを行う際、冒頭の5分〜10分程度は雑談の時間に充てたり、毎日朝礼を行いチーム内で雑談や業務の進捗状況を確認したり、意識的にコミュニケーションの場を設けるようにしましょう。
複数人でミーティングを行う場合は、発言が一部の社員に偏らず、全員が発言できるように配慮することがポイントです。
また、テレワーク中にコミュニケーションを取るハードルを下げるために、ビジネスチャットでは絵文字やスタンプを使ったカジュアルな会話をある程度容認し、日常的に雑談しやすい環境を整えておきましょう。

顔を合わせてミーティングを行う

Web会議システムでは、カメラをオフにして音声のみでミーティングを行うことも可能です。しかし、お互いに表情を見ながら話すことでより深いコミュニケーションを取ることができるため、Web会議システムでミーティングを行う際は、なるべくカメラをオンにしましょう。
テレワーク下では対面で話す機会が減るため、意識的に顔を合わせることが大切です。顔を合わせたコミュニケーションを定期的に行うことで、社員同士の信頼度が上がり組織力の向上や孤独感の緩和に繋がります。

プラスの言葉を掛け合う

テレワーク中は基本的に1人での作業が多くなるため、孤独感や孤立感を強める傾向があります。
そこで、テレワーク下でのコミュニケーションは些細なことでも相手を褒めたり感謝をしたり、プラスの言葉を掛け合うことを意識してみましょう。「自分の価値を認めてもらえている」という感覚が生まれることで、メンタルヘルスに良い影響を与えると考えられます。

コミュニケーションの活性化によるメリット

口頭で簡単に会話ができるオフィス勤務と異なり、テレワーク中の会話はツールを活用する必要があるため、コミュニケーションを取ること自体にハードルを感じる方もいらっしゃるようです。
テレワーク下のコミュニケーションへの心理的ハードルを下げるためにも、コミュニケーションの活性化は必要です。
コミュニケーションの活性化が企業にとってどのようなメリットがあるのか、具体的に見ていきましょう。

チームの結束力が強くなる

テレワーク下では社員が直接集まる機会が減るため、チーム力の低下が懸念されます。しかし、テレワーク中でもしっかりとコミュニケーションが取れていれば、信頼関係が構築されチームの結束力の強化が期待できます。
コミュニケーションの活性化によりチーム内で協力し合う雰囲気ができ、生産性の向上にも繋がるでしょう。

業務効率が向上する

テレワーク下にコミュニケーションが活性化することで、意思疎通の齟齬によるトラブルの防止や、協力し合える環境を作ることができるため、結果として業務効率の向上が期待できます。

離職率が低下する

コミュニケーションが活性化することにより、困った時に気軽に相談したり、周りに協力を求めやすい環境が整います。また、深刻化する前に部下や同僚の悩みに気付くことができ、離職率の低下にも繋がるでしょう。
コミュニケーションの活性化は、テレワーク下で社員が安心して働くためにも大切なことだといえます。

テレワーク下の社員の管理にはタレントマネジメントシステムが便利

働き方改革が進む一方で、テレワーク下のコミュニケーション不足が引き起こすモチベーションの低下や離職率の増加など、様々な課題が挙げられています。
課題の多いテレワーク下におけるマネジメントには、社員の基本情報からモチベーションまでを一元管理できるタレントマネジメントシステムが便利です。
「スマカン」では、テレワーク下でも納得感のある評価を実現する人事評価の運用サポートや、離職防止に繋がる社員の体調やモチベーションを把握できるアンケート機能が備わっています。
社員の姿が見えないテレワーク下でこそ、適切な人事管理のためにタレントマネジメントシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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