• 2022.04.22
  • タレントマネジメント

スキルマップの作り方とは? 導入メリットと作成法から活用法まで

スキルマップの作り方とは? 導入メリットと作成法から活用法まで

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自社に必要なスキルを持った人材を新たに確保するのは、昨今ますます難しくなりました。そのため人員配置や、人材育成によって在籍中の従業員のスキルを高め、組織の強化をはかろうとする企業も多いでしょう。

従業員のスキル管理をするうえで便利なのが「スキルマップ」です。当記事では、スキルマップを導入することで得られるメリットや作り方、適切な活用方法をご紹介します。

スキルマップとは

近年、適切な人材配置や人材育成、納得感のある人事評価をするためにスキルマップの作成を検討する企業が増えています。精度の高いスキルマップを作るためには、まずは基礎を押さえておきましょう。

ビジネスにおいてスキルとは

ビジネス領域における「スキル」とは、業務を遂行するうえで必要となる能力を指します。WordやExcelなどアプリケーションへの理解と操作能力に留まらず、対人関係に関わるコミュニケーション能力や専門知識、情報の分析力、総合的な判断力など多岐にわたります。

スキルマップとは

企業で活用されるスキルマップとは、従業員1人ひとり、またはグループや組織が、業務を遂行するうえで必要なスキルを持ち合わせているかを確認して記録し、可視化するツールを指します。

端的にあらわすと、従業員の業務遂行能力を容易に把握できる一覧表といえます。スキルマップを活用できれば、業務効率化や透明性のある人事評価を実施できる可能性が高まります。

スキルマップの導入目的・メリット

スキルマップを導入することで、どのようなメリットが得られ、業務効率化や人事評価に活かせるのでしょうか。スキルマップの導入目的とメリットをご紹介します。

1.従業員のスキルを可視化できる

スキルマップを作成すると、「従業員の誰がどのようなスキルを持っているのか」「スキルがどのような場面で活かせるのか」などがすぐにわかるようになります。

また、企業が自社で必要としているスキルを持った従業員の割合も把握できます。適切な人員配置や人材育成を視野にスキル管理を行なう企業にとって、スキルマップは不可欠なツールともいえるでしょう。

2.従業員のスキルアップが期待できる

スキルマップがあれば、各部署や役職にどのようなスキルが必要なのかが具体化されます。

企業が求めているスキルレベルに達していない従業員に対して、どのような研修を行なえばよいかなど、育成プランも立てやすくなります。効率的な人材育成ができるようになるため、短期間で従業員のスキルアップが期待できるかもしれません。

3.従業員のモチベーションアップにつながる

スキルマップを従業員に公開すると、お互いに競争心が芽生えて、仕事やキャリアへのモチベーションの向上につながります。また、従業員は自身の持つスキルを周囲に理解してもらうことができるため、安心して業務を遂行できるようになります。将来的に企業全体の生産性の向上も見込めるようになるでしょう。

4.最適な人材配置に役立つ

スキルマップにより従業員のスキルを可視化することで、適材適所の人材配置を実施することができます。1人ひとりの得意不得意を把握できるため、各部署や業務に最適な人員配置シミュレーションもしやすくなります。

結果的に業務の効率化や生産性の向上にもつながっていくでしょう。本人に適した業務に携わることで、さらなるスキルアップへの意欲も向上していくはずです。

5.公平な人事評価に活用できる

スキルマップは人事評価の際も役立ちます。目に見えないスキルを可視化することで、「誰がどの程度のスキルを持っているのか」「どのくらいのスキルアップに成功したか」などを客観的に判断できるためです。

それによって、より公平な人事評価を目指せるようになり、評価に対する納得度も高まるでしょう。多くの従業員から理解が得られている人事評価は、従業員エンゲージメントの向上にもつながります。

6.採用ミスマッチを防止できる

スキルマップを活用すれば、組織の中で不足しているスキルも把握しやすくなります。現状、必要なスキルを持つ人材が明確になるので、採用候補者のミスマッチを防ぐことができます。

さらに求めているスキルを持った人材を採用できれば、組織の即戦力としてすぐに活躍が期待できるでしょう。

スキルマップを導入する際の注意点

スキルマップの導入にはさまざまなメリットがありますが、ある程度ルールを設けなければ有効活用できません。スキルマップを導入する際は、次に挙げる点に注意する必要があります。

1.スキル項目を具体的に挙げる

組織によって必要なスキルは異なります。業種・業界や職種において求められるスキルを洗い出す必要があります。まずは業務の種類や技術などで大項目に分類し、次に各業務ごとに必要なスキルを列挙するなど、細分化していくと精査しやすいです。

たとえば、ビジネススキルなどは表現が曖昧で範囲が広いため、具体的に細かく項目を設定するといいでしょう。ただし、あまりにも細分化しすぎてしまうと管理するのが難しくなるので注意が必要です。

2.全従業員が作成に関わる

スキルマップは管理者やリーダーが主体となって作成することが多いですが、現場の従業員の意見も取り入れることが大切です。

管理者やリーダーは、業務の全体を把握していることが多いため、必要なスキルを把握しやすい立場です。しかし、ときに現場の細かい実情まで理解が及ばないこともあるでしょう。そのため、スキルマップの作成には、多少なりとも全従業員が関わることが重要です。

現場の従業員が現在求めているスキルなどを聞き出し、どのようなスキル不足で課題を抱えているのかを把握するといいです。すべての従業員が関わり、将来的な業務の効率化にも見据えてスキルマップを作成しましょう。

3.全社的に共有する

スキルマップは全社的に共有するのがおすすめです。スキルマップを上層部だけに公開するなど透明性のない運用は、従業員エンゲージメントの低下にもつながる可能性があります。

もし不明点があった場合は、新たなルールを策定してマニュアルを作成するなど、全従業員が納得できるスキルマップの運用を目指すことが肝心です。

スキルマップ作成に適した業界・職種

スキルマップを導入し始めている企業も増えてきていますが、とくに適した業界や職種は次の通りです。

IT業界

スキルマップを作成した方がよいとされる業界の1つ目は、専門的なスキルと技術力が必要とされるIT業です。業界的に最新のツールを取り入れていることも多いため、スキルを俯瞰的に見える化することが必要だといえます。

製造業界

スキルマップを作成した方がよいとされる業界の2つ目は、製造業界です。製造業界では、以前からスキルマップが導入されてきました。ものづくりを進化させるためには、高度な専門性や技術力が必要とされてきたからです。とくに各部門における加工や組み立てなどの工程で、業務フローに沿って必要なスキルを洗い出しているケースが多く見られています。

営業職

昨今はスキルマップを営業部内で作成する企業が増えています。所属メンバーの保有するスキルや知識の習熟度が把握しやすい職種であるためです。

製品に関する知識をはじめ、コミュニケーション能力や交渉力など、営業職に必須と考えられているスキルは多岐にわたります。現状不足しているスキルを伸ばしていくという意識も生まれ、成績やモチベーションの向上にもつながるため、スキルマップの導入が適した職種といえるでしょう。

営業職のスキルマップ例

スキルマップの作成法・作り方

スキルマップはそれぞれの企業や組織に適したものを作成するようにしましょう。作成にあたって、とくに必要な専門知識や技術はありませんが、基本的な手順を押さえておくことで、作成時間を短縮することができます。

1.スキルマップの目的を明確にする

スキルマップを作る目的を明確にしてから作成しましょう。なぜなら目的によって記載すべき項目などが変わるからです。

スキルマップを人材育成に活用するのであれば、マネジメントスキルなどのメンバーの成長目標にもなる項目が必要になります。一方、業務の効率化を目的としたスキルマップの場合は、実作業に近いスキルを記載するのがおすすめです。

目的が明確でない場合は、上手に活用することができないでしょう。

2.スキルマップのフォーマットを決める

次にスキルマップのフォーマットを決めます。Excelシートを使って一から作成もできますが、インターネット上でテンプレートが無料ダウンロードできる場合もあります。

スキルマップの目的や記載する項目などによって、自社に適したフォーマットを使用するといいです。スキルマップに適応したシステムを使用し、フォーマットから自社用にカスタマイズするという方法もあります。

実際に運用する際に、あまりにも複雑で使いにくくならないよう、あらかじめ設定することが大切です。

3.スキルの内容を明確に分類する

スキルマップでは、スキルの中身を明確にしましょう。従業員名と業務内容、必須スキル、資格などを記載し、「誰が、どのスキルを、どの程度保有しているか」がひと目でわかるようにすると活用しやすいです。

スキルに対する評価項目は、習得までの流れを段階的に設定するとわかりやすいスキルマップとなるでしょう。

4.評価基準を決める

スキルマップを人事評価にも活用する場合は、評価基準も決めるといいです。

評価基準は「できる/できない」のような二項対立ではなく、3〜5段階の習熟度で評価するとわかりやすくなります。さらに数字だけの定量的な評価だけでなく、「単独できる/指導を受けながらできる」などの状態も詳細に記載すると人的コストも可視化できます。

5.フィードバックをしてもらう

スキルマップが完成したら、運用前に被評価者にもなるメンバーに内容を確認してもらうことも大切です。内容と評価方法を確認してもらうことで、従業員の納得感を得られやすくなります。

もらった意見をもとに改善と修正を行ない、運用を始めるといいでしょう。

スキルマップの作成に役立つシステム

スキルマップは、従業員のスキル管理に役立つツールです。しかし、業務を細かく洗い出すとともに、各業務に対する達成度も定義する必要があります。

作成には手間と時間がかかり、アナログな方法で取り掛かると膨大な業務量になってしまいます。さらに多くの従業員を抱える企業の場合、たとえExcelでもシートが複数にわたり、読み込みやスキルの確認に手間がかかってしまうケースもあります。

昨今は従業員の経歴、スキル、評価などを一元管理できるシステムを活用する企業も増えています。人材不足などでスキルマップの作成が困難な企業は、システムの導入を検討してみてもよいでしょう。

スキルマップのサンプル(フォーマット)

今後、スキル管理に本格的に取り組もうと考えている企業は参考になるかもしれません。

スキルマップ活用のポイント

スキルマップを実際に活用する際は、次の3つのポイントを意識することで、効率的・効果的な運用が目指せます。

1.評価者の選定は慎重に行なう

精度の高いスキルマップを作成しても、評価者が項目内容や基準を理解し、適切な判断をしなければ意味がありません。スキルマップを上手に活用するためにも、評価者として適した人材を選ぶように意識しましょう。

一般的には、業務全体を把握し、公平な評価を任せられるマネジメント層や教育担当者が評価者となるケースが多いです。また、現在社内で適任者がいないのであれば、研修などを通してスキルの底上げをする配慮も必要です。

2.定期的に更新する

スキルマップは長期的に活用していくものです。したがって業務内容や経営方針の変化などに合わせて、記載すべきスキルも変わっていくはずです。

半年ごと、あるいは人員配置を変更したタイミングなど、定期的に更新するのがおすすめです。スキルマップの運用前に、更新時期についても決めておくとよいでしょう。

3.評価後のアクションを決めておく

スキルマップは、従業員のスキルを可視化するだけが活用法ではありません。作成後のアクションも重要です。

基準に満たないスキルがある従業員に対するフォローアップも忘れてはいけません。研修の実施や個人目標の再設定を促すなど、評価の結果に応じて人事施策を検討してみてはいかがでしょうか。

定期的に、スキルマップを作成した意味や目的に立ち返って運用していきましょう。

スキルマップで従業員のスキル管理を

スキルマップは、業務の効率化、適切な人事配置、納得感が得られやすい人事評価、即戦力採用など、さまざまな場面で活用できます。スキルマップを利用して、従業員のスキル管理をすることは重要です。しかし従業員数や部署数が多い大企業ほど、評価項目や運用方法の設定が複雑になるため、作成者や運用者の負担は大きくなります。

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、従業員の経歴やスキルなどの人材情報を集約して一元管理できます。スキルと人事評価を連動し、個人のスキルアップやマネジメントの効率化、経営方針に沿った教育研修などに役立てることもできます。

スキルマップを一から作成する手間を省き、スキル管理や適切な評価を早期に実現したい場合は、導入を検討してみるのも一案でしょう。

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