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人事評価マニュアルは作成すべき?|必要性と作成ポイント、注意点を解説

人事評価マニュアルは作成すべき?|必要性と作成ポイント、注意点を解説

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公平で納得度の高い人事評価を行うためには、人事評価マニュアルがあると便利です。

しかし「自社に人事評価マニュアルは必要だろうか」と考える人もいるのではないでしょうか。また、人事評価マニュアルの作成を検討しているものの「効果的なマニュアルにするにはどうすればよいのか」と悩んでいる人もいるかもしれません。

当記事では、人事評価マニュアルの必要性や作成のポイント、気をつける点を解説します。

「評価者・被評価者がお互いに納得感を得られる人事評価を実現したい」と考えている人事担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

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目次(タップして開閉)

    人事評価マニュアルとは

    人事評価マニュアルとは、企業や組織における人事評価の基準やルールをまとめたものです。評価基準や評価方法、評価項目を明確を規定します。

    人事評価マニュアルについては、人事院が公務員の人事評価を『人事評価マニュアル』と称して公表しています。

    参照:『人事評価マニュアル』内閣人事局・人事院

    当記事では、一般の民間企業が自社で作成する人事評価マニュアルについてご紹介します。

    人事評価マニュアルの作成目的

    なぜ人事評価マニュアルは作成されるのでしょうか。マニュアルの必要性や目的は次の通りです。

    1.報酬や昇進などの処遇を決めるための基準を明文化する
    2.印象に左右されることなく、公正で一貫性のある評価を行う
    3.従業員の自己評価や成長の指針とする
    4.評価者が責任を持つことを促す
    5.評価エラーを減らす
    6.組織の方針や目標に沿った人材育成の指針とする

    人事評価マニュアルは、組織の規模や目標などに合わせて独自に作成します。評価基準や評価方法、評価項目などは、評価対象となる従業員の職務内容や役割、業務目標などに応じて適切に設定する必要があります。また、定期的に見直して更新することで、目的に沿った人事評価制度の運用が実施できるでしょう。

    人事評価マニュアルを作成する際のポイント

    自社で人事評価マニュアルを作成する際は、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。ここでは、人事評価で効果を発揮するマニュアルを作るために、押さえておきたい4つのポイントを紹介します。

    マニュアル作成の目的を明確にする

    まずは、人事評価マニュアルをどのような目的で作成するのかを明確にする必要があります。

    人事評価制度は、単に従業員の報酬や昇進を決定するだけのものではありません。従業員が自身の成長の指針にしたり、足りないスキルを洗い出したりすることにも役立ちます。

    人事評価マニュアルの冒頭に制度の意義を明記して、公平な人事評価がいかに大切かを評価者に意識してもらうといいでしょう。

    評価基準やルールを公表する

    評価基準の内容を規定し、制度の透明性を高めることも、人事評価マニュアルを作成するうえで重要です。評価基準が曖昧(あいまい)なままでは、マニュアルを作成する目的を達成できない可能性があります。

    また、評価の基準が定まっていないと、公平な評価につながらないため、従業員のモチベーション向上やスキルアップも期待できません。

    人事評価マニュアルを作成する前に、評価基準や評価方法、評価項目などを決めて、社内にオープンにしておきましょう。

    シンプルなマニュアルを意識する

    評価基準やルールを公表したことで、記載内容が多い人事評価マニュアルは、あまり望ましくありません。細かすぎるマニュアルは、評価者が必要な情報を得るのに時間がかかってしまったり、余計にわかりにくくなってしまったりするからです。

    煩雑なマニュアルを避けるには、誰が見てもわかりやすいシンプルな内容を意識して作成する必要があります。評価において重要な内容だけを記載し、円滑な評価運用を促しましょう。

    フィードバックと改善を実施する

    人事評価マニュアルは、一度作成したら終わりではありません。評価結果のフィードバックや改善点を取り入れ、定期的に見直しや改訂を行うことが大切です。

    時代が変われば評価基準が変わることも想定されます。そのときに合った人事評価へ更新するとともに、マニュアルも随時改善もしていきましょう。

    活用されない人事評価マニュアルとは

    人事評価マニュアルは、人事評価を適切に行うために作成するものです。活用されないと意味がありませんが、せっかく作成しても、なかなか活用してもらえないというケースもあるようです。

    活用されない人事評価マニュアルには、どのような原因が考えられるでしょうか。

    ここでは、活用されない人事マニュアルの特徴を紹介します。作成する際はもちろん、作成後も以下の5つに当てはまらないかをチェックしてみましょう。

    評価基準が不明確な人事評価マニュアル

    評価基準が不明確なマニュアルは、評価者を混乱させてしまいます。たとえば、勤務態度や業務への意欲など数値であらわしにくい項目が多すぎる場合です。

    定性的な評価を取り入れるなら、可能な限り具体的な基準を設定し、統一的な基準で評価をしやすいようにする必要があるでしょう。

    現場の実態と合っていない人事評価マニュアル

    人事評価マニュアルが現場の実態と合っていないと、マニュアルがあっても形骸化してしまうかもしれません。人事評価マニュアルは、現場の実態に即したものになるよう意識することが大切です。マニュアルを作成する際に、現場にヒアリングを行い、適切な評価基準を設定しましょう。

    評価者が人事評価の重要性を理解できない人事評価マニュアル

    そもそも人事評価の重要性を評価者が理解していなければ、人事評価マニュアルを作成しても活用してもらいにくくなります。

    ・なぜマニュアルを作成するのか
    ・なぜ人事評価を実施するのか
    ・人事評価を行うことでどのような効果が期待できる

    以上をマニュアルの冒頭に記しておくといいでしょう。また、人事評価の進め方や評価の方法について、評価者を対象にした研修の機会を設けるといいかもしれません。

    複雑すぎる人事評価マニュアル

    人事評価マニュアルが複雑すぎると、評価者や被評価者が内容を理解するのに時間がかかってしまい、活用が困難になってしまいます。

    人事評価制度には、細かな基準やルールが設けられていることが多いはずです。しかし、そのすべてをマニュアルに記載しようとすると、膨大な情報量となってしまいます。あまりにも事細かに記載されているマニュアルだと、どこに何が書かれているのかがわかりにくくなり不便です。

    人事評価マニュアルは、評価を実施するうえで必要だと思われる情報だけを抜粋して、適切な形でまとめるようにしましょう。

    長く更新されていない人事評価マニュアル

    目まぐるしく変化する社会情勢の中では、企業を取り巻く環境や戦略、業務内容も変わっていくはずです。変化にあわせて、人事評価基準も見直さなければならないときが来るでしょう。

    人事評価制度を更新したら、人事評価マニュアルも同時に更新する必要があるということです。マニュアルが更新されていないと、そのときどきに適した評価やフィードバックができないかもしれません。マニュアルを活用してもらうためにも、定期的に見直しを行うようにしましょう。

    人事評価面談マニュアルの作成もおすすめ

    人事評価制度では面談も行うのが一般的でしょう。面談の方針やルールを整備するため、人事評価マニュアルと一緒に、人事評価面談マニュアルも作成しておくのがおすすめです。

    マニュアルに沿って評価者が落ち着いて面談を行うと、被評価者の不安な気持ちを払拭することにもつながります。面談の流れや注意点などを記載したマニュアルを作成し、より円滑な人事面談を実施しましょう。

    人事評価面談の目的

    人事評価面談を行う目的は

    ・目標設定の確認と改善
    ・業務内容の評価とフィードバック
    ・キャリアアップの指導と支援
    ・コミュニケーションの促進

    などが挙げられます。

    複数の部下を持つ管理者は、面談の回数も多くなります。伝えなければならないことを、伝え忘れてしまうこともあるかもしれません。このようなときにマニュアルは、漏れなく的確に部下に伝える助けとなるでしょう。

    また、マニュアルがあることで慌てずに落ち着いて面談を進行できるはずです。評価者が冷静に対話してくれると、被評価者の評価に対する納得感の向上や、上司・部下間の信頼関係の構築が期待できるでしょう。

    人事評価面談の注意点

    人事評価面談には、コミュニケーションの促進という目的もあるため、評価者から一方的に話をしてしまわないように注意が必要です。もし評価者が一方的に進めてしまうと、評価される側は萎縮してしまい、何も言えなくなってしまうかもしれません。

    被評価者が「自分の意見を聞いてもらえない」「一方的に説教されてしまった」と感じてしまうのは望ましくないでしょう。評価結果への納得感が薄れるだけでなく、評価者や自社に対しての信頼感もなくなってしまうかもしれないからです。

    人事評価面談では、双方のコミュニケーションを意識することが大切です。人事評価面談マニュアルには、コミュニケーションのポイントや注意点も記載するといいでしょう。

    公平な人事評価に向けてマニュアルの作成を

    公平で納得度の高い人事評価を実現するには、人事評価マニュアルを作成し、評価基準やルールを明記するのがおすすめです。マニュアルを用意することで、評価者による印象に左右されない一貫性のある人事評価が期待できるでしょう。また、人事評価制度の必要性も明記しておくと、評価者の責任感を促すことや人事評価エラーの減少にもつながるはずです。

    人事評価マニュアルはシンプルでわかりやすいことと、最新の状態に保つことが大切です。誰が読んでもわかりやすく、自社の状況や社会情勢に合った評価を行えるように、マニュアルの更新を随時行っていきましょう。

    また、人事評価面談でもマニュアルの作成を検討してみてはいかがでしょう。

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