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人事評価のフィードバック|ポイントや注意点を人事・上司向けに解説

人事評価のフィードバック|ポイントや注意点を人事・上司向けに解説

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人事評価では、従業員に対して適切なフィードバックを行わなければなりません。しかし「フィードバックの仕方がわからない」「人事評価のフィードバックはなぜ必要なのか」と考える方もいるかもしれません。

当記事では人事評価のフィードバックについて、押さえるべきポイントや気をつける点を、人事担当者や評価者(上司)に向けて解説します。

目次(タップして開閉)

    人事評価のフィードバックとは

    人事評価のフィードバックとは、評価者である上司・被評価者である部下の間で、目標達成度合いやその評価、勤務態度やスキル、課題、今後に向けた改善点などを共有し合うことを指します。フィードバックを行うことでモチベーションの向上、業務の効率化、業績のアップが期待できます。

    そもそもフィードバックとは

    そもそもフィードバックとは、より高いパフォーマンスを発揮できるよう、対象者によって行われた業務に対する成果、取り組み、行動などについて評価や改善点を根拠とともに伝えることをいいます。たとえば、顧客からのクレームがあった場合、それを担当者に伝えることもフィードバックの一つです。

    人事評価のフィードバックのメリット

    人事評価のフィードバックを行うことで、いくつかのメリットを得られます。

    客観的に自分の評価を認識できる

    被評価者である部下は、自分の評価を客観的に認識できます。フィードバックにより、自分の働きぶりが他者からどのように見えているのかを把握できるため、納得感を得ながら次のアクションにつなげられるでしょう。

    方向性が定まる

    人事評価のフィードバックによって、部下は自分が抱える課題に対してどのような行動を取るべきかが理解しやすくなります。フィードバックがないまま評価結果だけを伝えられた場合、何に対しての評価結果なのかがわからないでしょう。そのような状態では、次にどういった行動をとればよいのかが見えず、積極的に業務に取り組めなくなる可能性もあるでしょう。

    人事評価のフィードバックは、部下の今後の業務の取り組み方を定めるのにも有効です。

    上司と部下の評価に対する齟齬を修正できる

    人事評価フィードバックは、上司と部下の評価に対する認識のズレを調整する機会となるでしょう。評価の考え方を共有し、なぜこのような評価結果なのかという理由が部下に伝われば、部下は納得したうえで評価結果を受け入れることができるでしょう。

    人材育成につなげられる

    人事評価のフィードバックでは、部下のさまざまな課題を洗い出し、改善点を両者間で共有します。場合によっては上司が部下に具体的な行動計画を提案することもあるでしょう。部下はアドバイスをもとに自律的にスキルアップに取り組めます。

    人事評価のフィードバックを通して、人材育成につなげられることもメリットといえます。

    コミュニケーションをはかれる

    人事評価のフィードバックは基本的には顔を合わせた面談スタイルで行います。普段なかなか上司・部下の間で会話ができない場合でも、フィードバックの場でコミュニケーションをとり、信頼関係の構築につなげられるでしょう。

    人事評価フィードバックのデメリット

    一方で、人事評価のフィードバックにはデメリットや注意すべき点もあります。

    人事評価のスキルを養う必要がある

    人事評価フィードバックを実施するためには、対象者を適切に評価できるスキルが必要です。人によって評価の仕方が違っていたり、主観的な評価となっていたりする場合、適切な評価とはいえません。評価者の多くが同じ認識・同じ方法で評価できるような下準備が必要でしょう。

    フィードバックが不十分だと不満要素となる

    人事評価のフィードバックにおいて伝え方が不十分だった場合、部下は評価結果に納得できないかもしれません。評価に対する不満が残ると、部下のモチベーションは下がり、最悪の場合は離職につながる恐れもあります。人事評価フィードバックでは、必ず評価結果に対する根拠も伝え、納得感を与えることが大切です。

    チームワークが崩れる可能性がある

    人事評価フィードバックによって評価基準が明らかになると、評価に影響する業務だけを行うような従業員があらわれるかもしれません。そのような場合、チームワークの崩壊を招く恐れがあります。360度評価なども導入し、チームメンバーからの評価も取り入れることでこうしたリスクは軽減できるでしょう。

    適切な人事評価フィードバックとは

    人事評価のフィードバックは適切に行わなければなりません。適切なフィードバックとは、面談で評価者(上司)・被評価者(部下)が成果や課題を共有し合い、お互いの信頼関係を築いたうえで次の行動目標や課題解決策を話し合うことです。評価結果に対して部下を叱責したり、人間性を否定したりするのは適切なフィードバックとはいえません。そうならないためにも、評価者には評価方法・考え方・伝え方などのスキルを身につけてもらうことが重要でしょう。

    人事評価のフィードバックが重要な3つの理由

    人事評価制度を導入している場合、フィードバックは必ず行わなければなりません。ここでは人事評価のフィードバックが重要な3つの理由について説明します。

    部下のモチベーションを上げることができるため

    適切な人事評価フィードバックが実施された場合、部下は上司がどのような点を評価しているのかがわかります。そのため、評価につながる業務に意欲的に取り組むようになったり、スキルアップを目指すようになったりするなどモチベーションの向上が期待できます。

    人事評価結果の共有ができるため

    人事評価フィードバックでは、上司と部下の双方が評価結果を共有します。今回の評価結果が部下の自己評価よりも低かった場合でも、上司が評価の根拠を説明することで、結果に対する納得感を与えることが可能です。また、評価結果に基づいた改善策、ステップアップ案も提示することで、部下は評価結果を前向きに捉えることもできるでしょう。

    課題を認識し解決行動につなげてもらうため

    人事評価フィードバックによって、部下は自身の課題がどのようなものなのかを知ることができます。課題が明確になることで、それを解決するための行動計画を自発的に考えることができるようになります。もし、解決策に悩んでいれば、上司が適宜アドバイスをしてもよいでしょう。適切な人事評価フィードバックは、従業員の自律にもつながります。

    人事評価のフィードバックは目的の明確化が重要

    これから人事評価制度を見直す企業や、人事評価は行っているもののフィードバックの機会を設けていなかった企業は、人事評価のフィードバック導入に際してどのような点に気をつければいいでしょうか。

    人事評価制度ではフィードバックで単に「評価結果を部下に伝える」だけでは、フィードバックとはいえません。自社の経営目標や理念に沿った行動ができているかの確認や、具体的なアドバイスを実施するためにも必ずフィードバックの目的を明確化しましょう。

    人事評価フィードバックの主な目的

    人事評価フィードバックには主に6つの目的があります。フィードバックを実施する際は、この6つにつなげることを意識しましょう。

    目標の達成

    人事評価フィードバックは、短い期間で目標を達成するきっかけをつくることを目的の一つとしています。フィードバックでは、部下の目標達成度合いについて共有します。現状を把握し、課題があればどう解決するかを上司が適宜アドバイスします。部下は上司から助言を受けることで目標達成に向けた具体的な行動指針を定めやすくなります。次のアクションプランが明確化することで、回り道せずにゴールを目指すことができるでしょう。

    人材の育成

    人事評価によって明らかになった「現時点でのスキル・能力」を伸ばすこともフィードバックの目的に挙げられます。人事評価フィードバックによって、部下は現段階で自分がどのレベルのスキルや能力があるのかを把握できます。上司がスキルアップの手段や能力を活かす業務の仕方などをアドバイスすることで部下の成長を促せます。

    モチベーションや企業貢献度の向上

    人事評価フィードバックでは、課題や問題点だけを伝える場ではありません。今回の評価でよかった点もフィードバックの内容に含まれます。上司からよい評価をもらえたことで、部下は「認められた」「きちんと評価された」と感じるでしょう。そのような気持ちは、モチベーションの向上につながるだけでなく、やがては「この会社のためにもっと頑張ろう」という企業貢献度のアップにもつながります。

    人事評価フィードバックの目的には、従業員の意欲やエンゲージメントを育むことも含まれています。

    業務効率化

    人事評価フィードバックは、業務の効率化も目的に行われます。適切なフィードバックにより課題の解決方法や目指すべき方向性が明確化され、部下は効率よく次の行動を起こしやすくなります。無理や無駄のない業務の進め方を把握していれば、必然的に業務効率化につながります。全従業員が同じ状態になれば、企業全体の業務効率向上にもつながっていくでしょう。

    信頼関係の構築

    上司と部下の信頼関係の構築も、人事評価フィードバックの目的の一つです。お互い顔を合わせて建設的な話をすることで、双方に信頼の感情が芽生えます。ただし、一度フィードバックを実施したからといって厚い信頼関係が築けるわけではありません。

    人事評価フィードバックのほかにも、定期的な1on1ミーティングなどで、日頃からコミュニケーションをとる機会を設けましょう。

    企業文化の理解

    人事評価フィードバックは、従業員に企業文化を伝え、理解してもらうことも目的としています。人事評価では部下の行動が自社の経営目標や理念に沿っているかどうかを判断することも重要なポイントです。

    人事評価結果をフィードバックする際、自社の考え方や想いなども一緒に伝えるといいでしょう。それによって部下は会社が従業員にどのような期待をかけているのか、どのような文化を理想としているのかの理解に役立ちます。

    人事評価フィードバックの流れ・事前準備

    人事評価フィードバックを実施するには、どのような流れ・手順を踏めばよいのでしょうか。よりスムーズなフィードバックを実施するために、以下のステップを参考にしてみてください。

    STEP1面談の流れやスケジュール、場所の確認など事前準備を行う
    STEP2アイスブレイクで話しやすい雰囲気をつくる
    STEP3部下による自己評価の報告を実施する
    STEP4上司から今回の評価結果を部下に伝える
    STEP5上司・部下の間で課題を共有し解決策を話し合う
    STEP6人事評価フィードバックのまとめを行い終了する

    そして各ステップで、どのような準備が必要でしょうか。以下に事前に備えておくべき内容をご紹介します。

    日頃から定期的な1on1ミーティングを実施しておく

    人事評価フィードバックでは、話しやすい空気づくりが大切です。フィードバック当日に、悩みや本音を話しやすくするには、それ以前から定期的に1on1ミーティングを実施しておくのもいいでしょう。日頃からお互いが顔を合わせて話す機会があれば、人事評価フィードバックの際も安心して本音を話してくれる可能性が高いです。

    フィードバックする場所や時間を決めておく

    人事評価フィードバックの日程や場所を事前に確保しておくことも重要です。会話の内容が他者に漏れないよう、個室を確保するなど配慮しましょう。時間は部下のスケジュールを確認し、業務に影響がないタイミングを見計らうといいです。

    人事評価フィードバックの所要時間は、一般的には30分程度です。最大でも1時間以内に収めるようスケジューリングしましょう。

    伝える内容をまとめておく

    先に述べたように、人事評価フィードバックの所要時間は30分〜1時間程度です。限られた中で、適切なフィードバックを行えるよう、事前に要点をまとめておくことが大切です。伝えるべき内容や話し合うテーマをあらかじめ決めておきましょう。

    人事評価フィードバックをイメージしておく

    よりスムーズな人事評価フィードバックを実施するために、事前に面談をシミュレーションしておくといいでしょう。部下の自己評価結果と実際の評価結果を照らし合わせ、質問を想定しておけば、スムーズな回答やアドバイスにつながります。また、定期的な1on1ミーティングは、部下の特性や気にするポイントなどの把握に役立ちます。不満や疑問に対する回答の準備につながるでしょう。

    人事評価フィードバックのポイント

    納得度の高い人事評価フィードバックを行うには、次のポイントを押さえておくとよいでしょう。

    本題に入る前にアイスブレイクを実施する

    日頃から定期的に1on1ミーティングを実施したり、密なコミュニケーションをとっている場合でも、人事評価のフィードバックは緊張するものです。まずは部下にリラックスしてもらうためにも本題に入る前にアイスブレイクを実施しましょう。

    部下の話を遮らない

    人事評価フィードバックでは、最初に部下自身の自己評価を報告してもらいます。このときに、途中で話を遮ったり自分の意見を挟んだりしてはいけません。部下がきちんと自己評価とその理由を話せるよう、まずは最後まで耳を傾けましょう。

    必ず評価結果の理由を説明する

    人事評価の結果を部下に伝える際、必ず理由も添えてフィードバックしましょう。結果だけを伝えられても、部下は納得できません。「今回あなたの評価は◯評価でしたが、その理由は◯◯だからです」というように結果と根拠をセットにして伝えることが大切です。

    ポジティブな評価から伝える

    評価結果についてフィードバックする際は、できるだけポジティブな評価から伝えるといいとされています。先によい評価を聞くことで、よくなかった評価も聞き入れやすくなるためです。結果が思わしくなかった評価についても「◯◯という点はとてもよかったが、◯◯の点についてはもう少し努力が必要だ」というような伝え方にすると、部下も結果を受け入れやすくなるでしょう。

    目的や課題を共有する

    人事評価の結果を伝えるだけでなく、目標の達成度や今の課題、今後の行動目標などを具体的に共有しましょう。人事評価フィードバックの目的にも通じますが、フィードバックによって次のアクションにつなげてもらい、部下の成長を促すことが重要です。

    今後のアクションプランについて話し合う

    人事評価フィードバックの機会に、次の行動計画について考えることも大切です。このとき、まずは部下自身にアクションプランを考えてもらい、そのうえでより効率的・効果的な方法があれば、上司は適宜アドバイスしましょう。すぐに行動に移せて、自社の経営目標や理念に沿っている行動計画であることなどを確認するとよいかもしれません。

    感情を含めなずに伝える

    人事評価のフィードバックを伝える際は、客観的な伝え方を意識しましょう。事実をもとに論理的に伝えます。決めつけや否定、自分の考えの押しつけでは、当然納得感は得られません。数値など客観的な指標をもとに論理的に伝え、部下と認識を合わせましょう。

    質問を引き出しやすくする

    フィードバックに対して部下の意見や想いを聞き出すことも必要です。このとき「何か質問はありますか」という聞き方だと「特にありません」と返してしまう人も多いでしょう。「この評価についてどのように考えていますか」という聞き方に変えるだけでも、部下の本音を引き出せるかもしれません。

    人事評価フィードバック後のフォロー

    人事評価フィードバックが終わったあとは、必ず人事担当者からのフォローも行いましょう。フィードバックは上司・部下の2者で実施するものですが、本当に納得感のあるフィードバックがもらえたか、手順通りのフィードバックが実施されたのかなど、人事部門がチェックすることが大切です。被評価者(部下)から直接ヒアリングする方法、アンケートを実施する方法など、自社に合った手段で聞き取りを行います。

    仮に適切なフィードバックが行われていなかったのなら、改善策を検討します。原因を調査し、場合によっては評価者(上司)のフォローも行いましょう。

    人事評価フィードバックの型・種類

    フィードバックには主に3種類の手法があります。最後に人事評価フィードバックの型について説明します。3つの手法の中から、自社に合った人事評価フィードバックを実施してみてください。

    サンドイッチ型

    「ポジティブな部分」を伝えてから「ネガティブな部分」を伝え、また「ポジティブな部分」を伝える方法です。パンとパンの間に具を挟む「サンドイッチ」のようなフィードバック手法であることから、このように呼ばれています。

    サンドイッチ型では、ネガティブな要素を伝えたあとに、再びポジティブな要素で補うため、部下のモチベーション低下を抑えます。一方で、改善すべき点などが伝わりにくくなる可能性もあるので注意しましょう。

    SBI型

    SBI型は「状況(situation)」「行動(behavior)」「影響(impact)」それぞれの頭文字からつけられたフィードバック手法です。この3つを順番に整理しながらフィードバックを行うため、内容を理解してもらいやすいというメリットがあります。また、それぞれをじっくり考える機会の創出につながります。一方で、一つひとつを細かく伝えることになるため、ネガティブな内容だと部下のモチベーションが下がってしまう恐れもあります。

    ペンドルトン型

    ペンドルトン型のフィードバックでは、上司と部下が「評価点」「改善点」「行動計画」の3つのテーマごとに意見を交わし合いながら進めます。まず上司が評価結果を部下に共有し、そのうえで部下が自分の意見を述べ、上司が適宜補足していきます。

    部下の主体性を引き出すのに有効な方法ではあるものの、部下自身が答えを出さなければならないため、場合によっては時間がかかってしまいます。ペンドルトン型のフィードバックを採用する場合は、フィードバックの時間を少し長めに確保する必要があるでしょう。

    まとめ

    当記事では人事評価のフィードバックで得られるメリットや重要性、手順、フィードバックの方法などを解説してきました。人事評価フィードバックは被評価者(部下)がモチベーションを上げながら、より意欲的に行動するきっかけを与えられます。一方で、評価者(上司)のスキル・認識不足があると、部下は方向性を見失ったり、ネガティブな感情だけが残ってしまったりと逆効果です。人事評価フィードバックを実施する前に、日頃から定期的な1on1ミーティングを実施するほか、より成長を促すために360度評価を導入するなどもあわせて検討するとよいでしょう。

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