• 2022.10.28
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人事評価シートとは【テンプレート付】評価項目や書き方の例文を紹介!

人事評価シートとは|評価項目や書き方の例文を紹介!

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人事評価シートは、従業員の人事評価を適切に行い、管理するための重要な資料です。

しかし、「人事評価シートの活用がうまくいっていない」、「人事評価を効率化させたい」、「人事評価に課題がある」と感じている人事担当者も少なくありません。

そこで今回は人事評価シートについて、評価項目や評価基準、評価における例文などを交えて総合的に解説していきます。

目次(タップして開閉)

人事評価シートとは

人事評価シートとは、企業の従業員に対して人事評価を行う際の項目や内容をまとめるシートです。人事評価シートには、目標や結果に対する自己評価、上司による評価などを記入します。

人事評価は、従業員の給与や賞与にも関わるため、公平公正に行われなければなりません。人事評価を適切に行うために活用される人事評価シートは、企業にとっても従業員にとっても重要なものといえるでしょう。

人事評価シートを作成する目的

人事評価シートを作成する目的について、ご紹介していきます。

人事評価が公平に行われる

人事評価シートを作成する目的は、人事評価を公平で客観的に行うためとされています。人事評価は、給与や昇進・昇格に大きく影響するため、不平等な評価にならないように適切に行われるべきものです。

万が一、公平な評価が行われていない場合、従業員の不満やモチベーション低下にもつながり、離職へとつながる場合も考えられるでしょう。

そのため、人事評価シートを活用することで、数字の成果や具体的な貢献など客観的な情報に基づいて評価することができるため、より公平で客観的な評価につながるのです。

従業員の成長やモチベーションUPにつながる

人事評価シートを活用することで、従業員の成長や意欲向上にも効果が見込めるでしょう。

従業員が人事評価シートの評価項目や基準を把握することで、評価される内容や基準を知ることができます。優先順位をつけながら、必要な能力や自分の課題はなんなのかという点を見つけることもできるでしょう。

最終的な人事評価項目を把握することで、そこに必要な目標や課題を見つけ、自分自身を成長させるきっかけにもなります。

会社の組織文化の形成

人事評価シートは、企業としての理念や文化を示すためでもあります。人事評価の項目は、企業の理念や方向性に合致した内容で設定されます。

そのため、人事評価シートの項目や内容を把握することで、従業員は会社としての方向性や求めているものが理解しやすくなるでしょう。

結果的に組織全体として、企業の理念や目指す方向性、文化などを形成していくことにもつながります。

適切な給与や昇進のため

人事評価シートは、従業員を公平に評価し、適切な給与や昇進のためにも活用できます。

主観やあいまいな基準による評価では、従業員の不満を招き、モチベーション低下にもつながりかねません。

数値化しにくい能力やスキル、言動については、人事評価シートにより明確な評価基準を設定し公表していることで、公平かつ客観的な評価につながり、適切な給与や昇進決定につながるでしょう。

人事評価シートの評価基準

人事評価シート

人事評価シートの基準には、3つの評価基準があります。それぞれどのような内容のものかご紹介します。

この3つの基準は、さらに細かい評価項目へと細分化されていくものと認識しましょう。目標管理シートのテンプレートの参考として、目標管理シートに含むべき項目についてご紹介します。

業績基準

人事評価シートにおける「業績基準」は、従業員の成果を評価するための基準です。目標に対する達成率で評価します。

細かい評価項目としては、業績目標に関する達成率や従業員のレベルに応じた課題の達成率、日常業務における成果や貢献度が挙げられます。

能力基準

人事評価シートにおける「能力基準」とは、チームや組織に貢献できるスキルや能力を評価するものです。

細かい評価項目としては、企画力やコミュニケーション能力、危機管理能力、問題提起能力などが挙げられます。

情意基準

人事評価シートにおける「情意基準」とは、日頃の業務への姿勢を評価するものです。

数値化しにくい内容でもあるため、明確な項目や基準設定が重要です。細かい評価項目としては、リーターシップ性や積極性、責任性や協調性などが挙げられます。

人事評価シートの書き方

人事評価シートは、従業員が自己評価を行い、上司や上長が部下を評価します。

人事評価は賞与や給与査定にも影響するため、重要なポイントを理解したうえで評価を行うようにしましょう。

達成度

人事評価シートの達成度では、目標に対する結果として達成度を記入するものです。達成できた場合には、なぜ達成できたのか、従業員自身が努力した点などを記入すると、アピールにもなるでしょう。

また、達成できなかった点についても、なぜ達成できなかったのかなどをかんがえたうえで今後の改善点などを記入しましょう。

上司からの評価では、事実に基づく評価はもちろんですが、さらに高い成果を出すポイントなどがあればフィードバックしてあげるとよいでしょう。

来期の目標

人事評価シートの来期以降の目標については、従業員が来期以降で挑戦してみたい目標を記入します。挑戦したい目標は、数値化や具体化したり、目標に対する計画や対策も交えて記入するとわかりやすいでしょう。

上司としては、来期に挑戦してほしいことなどが具体的にあれば記載します。従業員のモチベーションUPにもつながるでしょう。

行動や意識

人事評価シートにおいて、行動や意識面も重要なポイントといえます。日頃の業務への姿勢や後輩指導、チームの中での動きなど、意識したことや具体的にとった行動などがあれば記入しておきましょう。

上司としても従業員の日頃の姿勢や取り組みを客観的に見て、評価やフィードバックを行いましょう。

自己啓発

人事評価シートの一般的な項目として、「自己啓発」があります。自分で自分を高めるためにした行動は、アピールにもなりやすいため、できるだけ記入したいところです。

資格や試験の合格だけでなく、勉強している内容や知識を広げるために読んでいる書籍なども記入しましょう。

上司や人事担当者として、従業員の自己啓発に関しては日頃の業務中には知りえないものもあるでしょう。従業員の成長意欲や学んでいるジャンルなどを知ることで、今後の人材配置に活かすきっかけになるかもしれません。

人事評価シートのテンプレート

人事評価シートを何もないところから作成するのは、時間と手間がかかるでしょう。

スマカンでは、そのまま使える人事評価シートをご用意しております。「一からシートをつくるのは面倒」「人事評価シートでどのような基準や項目を設定すればいいかわからない」という方は、ぜひご活用ください。

人事評価シートを書く時の注意点

人事評価シートを書くときに注意すべき点について、以下でご紹介していきます。

客観的に評価をする

人事評価シートでは、自己評価も上司評価も客観的な視点で評価をするようにしましょう。

自己評価については、少しでも評価を上げるために大げさに書きたくなることもあるかもしれませんが、事実に基づいた自己評価をしましょう。

上司の評価としては、主観的な評価にならないよう、評価基準に基づいて客観的に判断するようにしましょう。

評価の期間を必ず確認する

人事評価シートは、対象期間が設定されています。必ず対象期間における従業員の評価を行うようにしましょう。

評価する時期によっては、対象期間が少し前のものになる場合もあります。あくまでも評価対象期間における評価という点を認識しましょう。

具体的な数字を用いる

人事評価シートでは、自己評価や上司評価においても、数値化できる成果については数字を用いて判断するようにしましょう。

そのほかの部分においても、数値化できるところは数値化するなど、わかりやすく客観的な情報を提示しましょう。

失敗や課題点も報告する

人事評価シートでは、評価内容に関わらず、失敗点や課題点などもいっしょに報告(フィードバック)できるとよいでしょう。

達成できた場合には、さらに向上するためにはどのような課題があるかなどを書いておくことで、今後に活かすことができます。

定量化しにくい業務は達成条件を明確に書く

人事評価シートでは、数値化できない項目や内容については事前に明確な評価基準を設定しておくことが重要です。

評価基準がない場合、自己評価も上司評価も主観的な評価になりやすく、結果的に従業員の不平不満につながることも考えられます。

前向きな表現を用いる

人事評価シートでは、被評価者も評価者も、ポジティブな書き方で記入するのがおすすめです。

特に部下を評価する際、ネガティブな表現や言葉を用いることで、従業員のモチベーション低下にもつながります。従業員のやる気を引き出せるような前向きな内容を心掛けましょう。

前向きな表現を用いる

人事評価シートは、給与や賞与、昇進や昇格にも影響する査定にも活用される重要な資料です。

従業員の成果や日々の頑張りを適切に評価出来ていない場合、給与や賞与に納得がいかず、最悪のケースでは離職リスクにもなりかねません。

従業員一人ひとりに適切な給与や賞与が支払われるための重要な資料であるということを認識しましょう。

職種別の評価項目と例文

実際に人事評価シートの例文を職種別にご紹介します。ひとつの職種につき、ひとつの紹介としますが、実際には複数の評価基準を組み合わせて設定するとよいでしょう。

事務職のケース

事務職は、業務の特性上、数値化できない内容のものも多いため、定性的な目標に対してできるだけ明確な基準を設けて設定しましょう。

(目標1)
事務作業100名分を終了させる

(自己評価)
項目ごとにまとめて作業することで、効率化することで115名分を終了させることができた。

(上司評価)
従来、一人ひとりのすべての項目を完了させてから次の対象者の作業をしていたが、項目ごとにまとめて行うことで、効率化につながり、目標以上の成果を出せた。今後も工夫しながら作業効率を上げていってほしい。

営業職のケース

営業職は、目標や成果を数値化しやすい職種です。できるだけ定量的な目標を盛り込みましょう。

(目標1)
前期比105%の契約を獲得できたか

(自己評価)
前期比100%に留まった。閑散期でもあるため、従来の営業手法ではなく頻繁に顧客とのコンタクトやアポイントを取るよう意識したものの、保留顧客への効果的なアプローチや課題の本質を提示できていなかったと感じる。

(上司評価)
前期の100%を維持できたので、あと一歩だったように感じる。ヒアリング課題とともに、顧客の悩みにおける本質の提示、具体的な解決根拠や過去データを活用するなどしてみましょう。

技術職のケース

技術職では、企業のサービスや課題に対して、技術的な貢献ができたかどうかが評価対象になります。

(目標1)
予定通りのスケジュールで業務を進め、期日までに完了できたか


(自己評価)
予定通りのスケジュール内に終わらせることはできた。ただ、初期の段階で想定外のアクシデントが発生したため、今後はさまざまな事態を想定したうえで業務をしていきたい。

(上司評価)
想定外のアクシデントがあったものの、すぐに対応できたことで期日までに完了できた。今後はあらゆる可能性を想定する視野を持っておくとよい。また、アクシデントが起こった際には今回のように早急に気付き、迅速な対応をしましょう。

クリエイティブ職のケース

クリエイティブ職は、基本的にそれぞれの作品(サービス)や技術がどのように数字に貢献したかを評価します。

細かい職種によっても異なりますが、定量的な目標を取り入れるようにしましょう。

(目標1)
CVRを3%に改善する

(自己評価)
流入やCTRは改善したものの、CVRは2.8%に留まった。ユーザーの悩みや課題を考えながらサイト運営をしていたつもりだが、肝心な導線設計が甘かったように思う。来期は導線改修を行いたい。

(上司評価)
CVRを改善するためには、複数の条件が必要ですが、その中でも導線設計は重要項目のひとつ。CVRが改善されにくい理由を考えたうえで、優先順位を明確にし、来期以降の改善に期待する。一方で、伸び悩んでいた流入やCTRの改善ができた点はよかった。

人事評価ツールの選び方

人事評価ツールは、Excel等のソフト以外にも、人事ツールや人事評価システムを使う方法もあります。

システムを利用することで、シートの作成や評価業務の一元管理などを効率化できます。両者の特徴をそれぞれ以下でチェックしてみましょう。

エクセル

人事評価シートを作成するツールとして多くの企業に使われているツールのひとつが、Excelでしょう。

Excelは、そもそも表計算ソフトとして多くの企業や人に使われています。

既存のテンプレートを使用すれば、簡単に使うこともできるのでコストをかけずに簡単に人事評価ツールとして使用することもできるでしょう。

人事評価システム

人事評価シートの作成として、「人事管理システム」や「人事評価システム」なども挙げられます。

インターネットを活用してクラウド上で一元管理できるものや、人事に関連するさまざまなデータを活用して分析することができるものもあります。

人事関連システムは、単純な人事評価だけでなく、周辺機能で人事業務を効率化したり、戦略人事に役立つ機能が搭載されているものもあるため、さまざまなシーンに活用できるでしょう。

人事評価業務の効率化ならスマカン

人事評価ツールとして人事管理システムや人事評価システムをご紹介しましたが、人事評価業務を効率化する方法として、タレントマネジメントシステムの利用も効果的です。

タレントマネジメントシステムでは、複数の評価制度を管理する機能や評価データ管理や分析機能を搭載しているものもあります。

タレントマネジメントシステムの『スマカン』は、ワークフローやオリジナルの評価シートの作成と修正や複数の評価制度も効率よく管理可能!評価点数も計算式の設定を行うことで、自動集計ができるなど、目標や評価の管理を効率化できる機能を搭載しています。

人事評価における課題や効率化をしたいと検討している場合は、無料DL可能な資料無料相談をぜひご活用ください!

まとめ

人事評価シートは、従業員への評価を管理するシートです。従業員の給与や賞与、昇進や昇格にも影響する重要な資料ともいえます。

成果に関しては事実に基づいた客観的な数値による評価を行いますが、数値化できない部分についてはできるだけ明確でわかりやすい評価基準を事前に設定、公表しておきましょう。

人事評価シートを活用して、公平で適切な評価を行い、従業員の成長やモチベーションUPにもつながるような人事評価につなげましょう。

人事評価シートは、Excelだけでなく人事管理システムや人事評価システム、タレントマネジメントシステムでも管理可能です。システムを使うことで、一連の評価業務を効率化できるでしょう。こうした人事関連のシステムなら、その他の機能も幅広い人事業務に活かすことができます。

人事評価シートの活用や人事評価の効率化を目指したいという場合には、ぜひ一度チェックしてみてはいかがでしょうか。

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