タレントプールとは｜メリットや運用方法、活用ポイントを解説

タレントプールとは、人材情報を蓄積するデータベースを指し、蓄積した人材情報を活用して分析を行ったり、アプローチをかけることで人材確保が期待できます。しかし「タレントプールに興味はあるもののまだ始めていない」「導入や運用が大変そう」という企業も少なくないでしょう。

そこで当記事は、タレントプールのメリットやデメリット、運用方法などを中心にご紹介していきます。人材不足や採用課題を抱えている経営者や人事担当者が参考にしていただける内容になっているので、ぜひチェックしてみてください。

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タレントプールとは

タレントプールとは、直訳でTalent(人材)とPool(蓄えや蓄積)を意味し、組み合わせると「人材情報の蓄え」という意味を持ちます。つまり、自社の採用候補として人材データを蓄積するデータベースのことを指しています。

タレントプールでは外部の人材情報を中心にデータベースに蓄えたうえで、人材に向けた情報発信やメッセージなどを通してコンタクトをとります。

タレントプールを活用すると、すぐに採用できなくても、適切なタイミングでアプローチすることで、人材確保につながる可能性があります。

タレントプールの対象者

タレントプールの対象者は、明確に定められているわけではありません。そのため、過去に内定を辞退した方や惜しくも不合格になった方も含めて対象にするのもよいでしょう。

しかし、優秀な人材の確保を目指す場合は、自社に合った人材や、自社の課題を解決できるスキルや経験のある人材などを対象にしたいところです。

また、あまりにも広すぎる範囲を対象にしてしまうと、採用や人材の質が悪くなってしまう恐れもあるため、注意が必要です。

タレントプールの目的にもよりますが、あくまでも将来自社で採用する可能性のある人材を中心にプールしておくのがよいでしょう。

タレントプールが注目される背景

タレントプールが注目されている背景にはどのようなものがあるのでしょうか。

人材不足

タレントプールが注目されている理由には、人材不足の影響が挙げられます。人手不足を解消するために人材獲得競争が激化しているため、採用が難しくなっているのです。また、さまざまな原因でミスマッチが起こり、早期離職に悩まされている担当者も少なくありません。

タレントプールで採用する可能性のある人材情報を蓄積しておくことで、人材確保につながり、人手不足の解消が期待できるでしょう。

参照：『令和元年版　労働経済の分析　－人手不足の下での「働き方」をめぐる課題について－』厚生労働省

タレントアクイジションの台頭

タレントプールは、タレントアクイジションの台頭も影響しているでしょう。タレントアクイジションは、企業が中長期的な視点で優秀な人材を獲得する概念です。その手法の一つとして、タレントプールがあります。

タレントプールで優秀な人材を対象に情報を蓄積し、徐々にアプローチしていくという流れです。タレントプールは、タレントアクイジションの手法として重要な役割を担っているため、注目されている理由の一つといえるでしょう。

タレントプール活用のメリット

タレントプールを活用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。具体的なメリットを確認してみましょう。

採用活動の効率化

タレントプールを活用することで、採用活動の効率化が見込めるでしょう。一般的な採用では、求職者の情報は応募してきた段階で知ることになります。

しかし、タレントプールでは将来、採用する可能性がある人材をプールし、プールした人材情報をあらかじめ確認しておくことができます。そのため、採用候補者として適切なタイミングでアプローチでき、採用活動の効率化が期待できるでしょう。

コストの削減

タレントプールのメリットには、採用にまつわるコスト削減も挙げられるでしょう。従来の採用活動では、外部の転職サイトなどを活用することで費用がかかります。また、ゼロから応募者の履歴書を確認したり、場合によっては応募者全員を対象にした適性検査をしたりなど、手間がかかるでしょう。

タレントプールを活用すると、外部サイトを介さずに人材にアプローチできるので、対象者について事前の理解が進み、採用コストや人的コストの抑制につながります。

採用の質の向上

タレントプールは、採用の質を向上できることもメリットの一つです。事前にコンタクトをとったり、アプローチを進めたりするなかで、自社への理解が進み、入社後のミスマッチ防止が期待できるでしょう。また、企業の課題を踏まえて、必要な人材や優秀な人材を明確にしたうえで、それに沿った人材を確保できる可能性があります。

タレントプールのデメリット

タレントプールには、デメリットもあります。2つのデメリットを理解したうえで、運用しましょう。

アプローチのタイミングが難しい

タレントプールでは、アプローチのタイミングが難しい場合があります。

よい人材がいたとしても、社内の人員が充足していたり、人材に転職意向が全くない場合などはアプローチができません。そのため、適切なタイミングでアプローチをすることや、継続的にコンタクトをとっておくことがより重要です。

データベースの管理が負担になる場合がある

タレントプールを持っておく場合、人材情報を蓄積したデータベースの管理をしなくてはなりません。しかし、時間の経過とともにプールした人材が増えていくため、担当者の負担も重くなりがちです。定期的にデータを整理したり、優先順位をつけるたり、工夫しながら管理するようにしましょう。

タレントプールの運用方法

タレントプールを運用する方法について、重要なステップをご紹介します。

人材像の明確化

タレントプールを運用する際の最初のステップでは、自社の人材像を明確にし、人材要件を定義します。

自社の課題や人材不足が顕著な部署などを踏まえ、どのようなスキルや特性がある人材が欲しいのかを明確にしましょう。人材像が不明瞭だと、ミスマッチが起こり、離職につながってしまう場合もあります。

タレントプールでは、明確な人材像をもとに人材情報をプールしていくことが重要といえるでしょう。

人材のデータベースを構築する

タレントプールの次のステップでは、データベースを構築します。過去の選考記録やSNSの活用など、さまざまなツールや手段を使って人材情報を登録してもらい、自社の人材像にマッチする情報をより多く蓄積しましょう。

定期的に候補者とコミュニケーションをとる

タレントプールのデータベースを構築したら、候補者への情報発信や定期的なコンタクトをとります。

候補者の世代に合わせて情報発信を行ったり、チャネルを工夫することも大切です。また、より接点を持つためにもオンラインイベントの実施も効果的でしょう。また、自社への興味や関心、入社意欲を高めるためにも、アプローチを継続して行う必要があります。

タレントプール運用のポイント

タレントプールを活用することについて、成功するためのポイントをご紹介します。

継続的に候補者へアプローチする

タレントプールを運用する際は、候補者とのコンタクトや情報発信は、継続的に行いましょう。すぐに転職を考えていない人材でも、適切なタイミングでコンタクトがとれると採用のチャンスが高まります。

定期的な情報発信やコンタクトによって、候補者が転職を考えだした際、すぐに連絡がとれるようにしておくのが理想的でしょう。

自社に合った人材をプールする

タレントプールでは、人材像に沿って情報を蓄積していくことが重要です。

自社の社風に合った人材や優秀な人材はもちろんですが、過去の採用選考において、優秀ではあるものの、人員のバランスから不採用となった人材などにも目を向けてみましょう。反対に、自社にまったく合わない人材や自社では活躍が見込めない人材は、無理にプールする必要はありません。

また、人材を探す際は一つの手段にこだわらず、SNSや外部の転職サービスなども活用したうえで候補者とめぐり会う機会をつくるとよいでしょう。

候補者の転職意欲を分析する

タレントプールを活用する際は、候補者の転職意向を把握しながら進めたいところです。転職を検討してない候補者にアプローチをしてしまうと、迷惑に思われてしまう可能性もあります。

転職意向を把握するためには、候補者のリアクションを分析することが大切です。メルマガやメッセージの開封率、返信率などが分析には有効といえます。企業側がアクションを起こしたあとのデータも活用して、より生産性の高い運用を目指しましょう。

データベースを管理する

タレントプールは、データベースの管理も重要なポイントの一つです。

むやみに多くの人材情報をプールすると、人材を選別しにくくなったり、より自社として獲得したい人材が埋もれてしまう可能性もゼロではありません。また、管理する担当者の負担も大きくなってしまいます。そのため、タレントプールを活用する際は、定期的に情報を確認・更新しながら、データの最適化をはかりましょう。

タレントプールはすべての企業規模でできる

タレントプールは、企業規模や業種を問わず活用できます。そこで企業規模別に、活用の仕方をチェックしてみましょう。

ベンチャー企業やスタートアップ企業

ベンチャー企業やスタートアップ企業では、スピード感を重視するために人材確保を早く進めたいと感じている企業も少なくありません。そのため、通常の採用活動と並行してタレントプールにも注力するのがおすすめです。

また、企業の幹部陣が直接アプローチできればより効果的です。企業の経営層と直接やりとりできる貴重な機会として、コンタクトがとりやすい場合もあるでしょう。

中小企業

中小企業もタレントプールを活用することで、より多くの人材に自社の存在を知ってもらえます。候補者にアプローチする際は、大企業との違いや自社の魅力をアピールし、候補者が活躍できる環境を具体的に伝えるとよいでしょう。

大企業

多くの企業や人と接点がある大企業の場合、データベースの構築自体がスムーズに進むため、タレントプールの活用を始めやすい傾向にあります。さらに、人事担当者や採用担当者の数が十分にいる場合、タレントプールの運用や管理も行いやすいでしょう。

タレントプールをサポートするツールやシステム

タレントプールの活用において、より効率化したり、質の向上に使えるツールやシステムがあります。タレントプールを活用する際は、以下のような手段を使ってより効果的な運用を目指しましょう。

SNS

タレントプールの運用では、各種SNSも効果的です。

自社の情報発信や人材とのコンタクト、SNSの種類によっては人材発掘につながるでしょう。候補者にとっては、SNSを転職活動の場として活用するのは一般的ではないかもしれません。

しかし、人事担当者と個別に直接やりとりできるなど、企業の存在が認知されやすくなるというメリットが考えられます。

採用管理システム

採用管理システムは、採用活動の管理に特化したツールです。採用管理システムのなかには、タレントプール機能が搭載されているものもあります。採用活動の効率化や適切な管理を行いながら、タレントプールとしても併用できるため、おすすめです。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、経営目標を実現するために戦略的な人事施策の実行を最終的な目的としたツールです。タレントマネジメントシステムには、従業員情報を一括管理できる機能や組織図の機能が搭載されているものもあるため、採用すべき人材像を考える際にも活用できるでしょう。

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まとめ

タレントプールは、外部にいる人材の情報をデータベースに蓄積することです。将来、採用する可能性のある人材や自社で活躍できそうな人材情報を蓄積しながら、適切なタイミングでアプローチを進めれば、人材確保につながります。

人材不足による人材確保競争が激化しているなか、人材採用を効率化できる方法としても注目されています。人材不足の課題を感じている企業は、タレントプールを活用して採用活動を強化してみてはいかがでしょうか。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。