• 2022.01.20
  • タレントマネジメント

1on1で何を話すべき?テーマ設定や会話のコツ

1on1で何を話すべき?テーマ設定や会話のコツ

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近年、国内外の有名企業が導入して話題となっているのが1on1です。
1on1には、従業員のモチベーションやエンゲージメントを高めることで、組織としての生産性を向上させ、企業の成長を促進する効果があります。

この記事では、1on1で何を話すのか、どんな内容が効果的なのかを解説し、基本的な会話例やその応用を紹介します。

1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に行う1対1の面談です。
上司と部下が対話を通してコミュニケーションを図り、相互に信頼関係を構築していきます。

上司が部下の悩みや目標などを把握する機会であると同時に、上司と話し合うことを通して、部下が問題解決などのヒントに自ら気づいていくことが期待されます。

1on1ミーティングについて

これまでも、上司と部下の面談は、人事評価の一環としてどの企業でも行われてきました。
このような評価面談は、業績や能力に基づいて昇給や昇進などを決定することを直接的な目的とします。

一方、1on1の本筋はあくまでも「部下の成長を促すこと」にあり、人材育成を直接の目的とする点で評価面談とは異なります。

1on1では、上司が部下に一方的に質問したり指示したりするのではなく、対話を通して上司が部下から発言を引き出していく点に特徴があります。そのため、上司が部下に何を話すのかが重要です。どんな内容の話題が部下の成長を促すのに効果的なのかを解説していきます。

1on1で何を話すのか?

1on1を実施する前に、上司は目的を明確にし、それを部下と共有する必要があります。具体的な目的としては次の4つが挙げられます。

意見を聞く

上司は、部下が現在の業務で抱えている課題を把握し、対話を通して一緒に解決方法を考えます。また、部下からの悩みや不満などを知ることで、適切な人材マネジメントのヒントも得られます。

成長をサポート

部下は、業務での成功や失敗を上司に話し、一緒に考えることを通して、問題解決や業務改善などについて強く意識するようになります。上司は部下の話すことに傾聴し、部下の能力を引き出すためのフィードバックを行い、部下の成長をサポートします。

(新規事業などの)適任者を発掘したい

上司が部下の希望やモチベーションなどを把握しておけば、最適な仕事を部下に割り当てられます。特に新規事業を立ち上げる際、適材適所の人材配置をスムーズに行える可能性が高まります。

従業員や社内の状況を把握したい

従業員個人や社内の状況を把握することは、上司が適切な人事評価をする上で大切です。結果だけでなく過程も含めた評価ならば、部下も納得して受け入れやすいでしょう。部下が評価への不服から急に退職するのを防ぐ効果も期待できます。

上司はこれらの目的を部下に伝えた上で、あくまでも「部下について知る・興味を持つ」という姿勢で1on1を実施します。ミーティングでは現況を確認し、上司が把握していることと部下本人の認識に大きな相違はないかをチェックしましょう。このとき、「困っていることがないか?」と聞いてみることから始めると、部下も話しやすくなるはずです。

1on1の基本と応用

1on1の主役は部下ですので、話すテーマを決めるのも上司ではなく部下です。

しかし、漠然と「好きなことを話して」と言われても、部下が困惑しますし、ミーティングを実施する目的も達成できません。そこで、上司はアジェンダを準備し、それを基に部下から話を引き出していくと効率的です。

アジェンダの例をいくつか提示し、具体的な会話例とその応用を紹介します。

基本編

アジェンダを準備するにしても、いきなり業務やキャリアなどのテーマを掲げると、部下は身構えてしまいます。

まずは、プライベートな話や健康に関する話などの雑談から入り、徐々に深い話題へと進んでいくのがよいでしょう。上司が質問する際は、「はい」「いいえ」で答えて終わる質問ではなく、自由な回答を期待できるオープンクエスチョンを多用します。

「新しい業務には慣れたか?」よりも、
「新しい業務で学んだことは何か?」と質問した方が、部下の言葉を上手く引き出せるでしょう。

プライベートの相互理解

「週末には何をしているのか?」「好きなテレビ番組は何か?」「家族とどのように過ごしているか?」
などのプライベートな雑談は、緊張を和らげるのに役立ちます。

特に、ミーティングが始まった直後や会話が途切れてしまったときなどに最適です。上司は基本的に部下の話に傾聴します。しかし、時として自らも積極的に自己開示し、部下との相互理解を深め、信頼関係を築いていくことが大切です。

心身の健康状態について

「体調で気になることはないか?」「極端に生活は乱れていないか?」
などの心身の健康状態に関する話題は、業務にも直接影響する重要なテーマです。

特に、健康診断ではわからないメンタルヘルスについて把握することが求められます。
「仕事でストレスを感じていないか?」「人間関係で悩みはないか?」などの質問も用意しておくとよいでしょう。

モチベーション・エンゲージメント状況

「業務の中で何にやりがいを感じているか?」「会社に対する要望はないか?」
などの質問をすることで、部下のモチベーションやエンゲージメントの状況を把握できます。

上司は、部下が仕事に対して前向きに取り組んでいたり、会社に対して愛着を抱いていたりすれば、その点を積極的に褒め、さらに気持ちを盛り上げていきます。逆に、ネガティブな発言があっても否定せず、労働時間や福利厚生、給与・賞与などの制度に関わる労務管理を見直すきっかけにしましょう。

 業務、課題の進捗や改善

「業務でできないことはないか?」「課題の進捗に不安はあるか?」「改善したいことはないか?」
などと質問すれば、業務や課題の進捗に支障をきたしていることを知り、改善策を提案するきっかけになります。

部下が順調ならば、しっかり褒めると同時に、成功へつながるノウハウを聞き出すことも忘れてはなりません。一方、部下の悩みについては、上司も一緒に考えるスタンスで対応します。

目標設定、進捗状況、評価

「次にできるようになりたいことは何か?」「業務は何%くらい進んだか?」
といった質問なら、目標設定や進捗状況に関する具体的な話を引き出せます。

また、「現在の自分は百点満点で何点か?」
などと自己評価を聞き、上司による評価との間にギャップがないかどうかを確認することも重要です。

自己評価と上司からの評価のズレは不満の種になりやすいからです。

人材発掘、キャリア開発

上司と部下の間に信頼関係が構築されたら、上司は
「どのような業務に興味があるか?」「将来はどのようなキャリアを目指しているか?」
などの踏み込んだ話題も振ってみましょう。

部下は意外なことに興味関心を持っていたり、個性的なキャリアデザインを考えていたりするものです。これらをふまえた上で、人材発掘やキャリア開発の参考にすることが求められます。

今後の方針や戦略について

従業員一人一人が今後の方針や戦略について理解することは大切です。
そのため、上司は部下に上層部の決定をわかりやすく伝えると同時に、その決定に至った経緯や背景などを丁寧に説明します。上司の発言が多くなりがちですが、「上層部の決定についてどう思うか?」などの質問も織り交ぜながら、部下が自分事として考えられるように誘導しましょう。
中間管理職としての役割が上司に最も期待される場面でもあります。

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