中小企業が人事評価システムを導入すべき理由｜メリットや選び方もご紹介

人事評価システムとは、人事評価に関するステップや評価業務を管理できるシステムです。しかし「人事評価システムの種類や選び方がわからない」と感じている経営者や人事担当者もいらっしゃるでしょう。また「人事評価」が機能していないことで人事評価システムの導入を検討している方もいらっしゃるかもしれません。

人事評価システムを効果的に活用することで、人事評価における各ステップの適切な管理に役立ちます。人事評価業務の効率化も期待できるでしょう。これから人事評価システムの導入を検討している企業やシステムの見直しをする場合はぜひチェックしてみてください。

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人事評価システムが中小企業に必要な理由

人事評価システムが中小企業に必要な理由は、さまざまです。

人事評価システムを活用することで、評価業務を効率化したり適切な評価を行うことはイメージしやすいのではないでしょうか。このほかにも、システム上で目標設定から評価、フィードバックを行うことで、従業員のスキルアップや結果、今後の課題を見える化することもできます。

人事評価の流れや結果を見える化すると、従業員のモチベーションアップやスキル向上によって、今いる人材の育成に役立ちます。また、評価結果を俯瞰（ふかん）的に捉えることで、組織に足りないスキルや必要な人材を明確にできるため、効率的な人材採用や優秀な人材の確保につながるでしょう。

中小企業の現状

中小企業では、新型コロナウイルスの影響もあり、人手不足の課題を抱えています。業種や時期によって一時的な回復は見られたものの、依然として人手不足の状況が続いているといえるでしょう。

中小企業の現状を踏まえてみても、人手不足の解消方法の一つとして、人事評価システムの活用が役立ちます。時間や労力のかかる人事評価をシステムで効率化することで、人事担当者や評価者、従業員の業務負担軽減につながります。

また、公平で適切な評価は従業員のエンゲージメントやモチベーション向上にもつながるため、企業全体として生産性を上げることが期待できるでしょう。

参照：『2022年版中小企業白書・小規模企業白書 概要』中小企業庁

そもそも人事評価システムとは

人事評価システムとは、目標設定から人事評価、本人へのフィードバックなど、人事評価に関する流れをシステム上で管理するものです。人事評価に関する目標設定や評価など、細かいステップをシステム上で管理できると、評価業務の効率化につながります。

人事評価システムの目的

人事評価システムの一般的な目的は、人事評価を行う際に必要な情報を一元的に管理し、客観的な視点から適切な人事評価を行うことです。

人事評価システムでできることは、目標シートや評価結果、給与情報など、人事評価に関する情報をシステム上で管理することだけではありません。

システムの機能を活用して、評価基準を明確にしながら主観による評価を防止し、公平で納得感のある評価につなげることも目的の一つといえます。

中小企業が人事評価システムを活用するメリット

中小企業が人事評価システムを活用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットについてご紹介します。

公平で納得感のある評価

中小企業が人事評価システムを活用するメリットの一つとして、公平で納得感のある評価の実現が挙げられます。

人事評価は従業員の給与や待遇にも影響するため、評価に納得感が得られなかったり、不満を抱かれたりすると、離職につながるケースもゼロではありません。

人事評価システムの活用で、評価基準や結果を見える化することで、公平で客観的な評価につながります。

スキル管理や人材配置の効率化

人事評価システムは、従業員のスキル管理機能が搭載されているものもあります。

一人ひとりが持つスキルをデータ上で管理できれば、新規事業や新規プロジェクトを展開する場合において、必要なスキルを持った人材を探す際にも役立ちます。

スキル管理を行うと、適正な人材配置にも役立てられるでしょう。

生産性向上

人事評価システムで、評価に関するさまざまな情報を管理することで、生産性向上も期待できます。

人事評価の管理で紙やエクセルを使用する場合、人的ミスが発生する可能性や管理コストがかかる可能性も否めません。システム上で自動・完結できれば、人的ミスやコストを削減して無駄を省き、効率化が見込めるでしょう。

目標管理や評価など人事評価の一連の流れを通して、従業員や人事担当者の業務負担も減せるため、生産性向上につながるでしょう。

従業員のモチベーション向上

人事評価システムを使って公平な人事評価やフィードバックが行われると、従業員の納得感を高め、モチベーション向上も期待できます。客観的な視点による人事評価や適切なフィードバックは、従業員のやる気を引き出すことにもつながるため、大きなメリットの一つといえるでしょう。

中小企業における人事評価システムの比較ポイント

中小企業が、人事評価システムを導入する際の比較ポイントについてご紹介します。

導入目的を明確にする

中小企業が人事評価システムを比較するポイントとして重要なのが、導入目的を明確にすることです。たとえば人事評価の効率化や管理コストの削減を目的とする場合は、達成基準も明確にすると運用もスムーズに運ぶでしょう。

人事評価の管理を効率化するだけでなく、人材育成や人材配置にも活用したい場合には、適した機能が搭載されたものを選びましょう。

企業規模に合ったものを選定する

中小企業の人事評価システムの比較ポイントには、対象となる会社規模を確認することも重要な点として挙げられます。

システムによって対象とする会社規模が異なる場合もあります。大企業向け、中小企業向け、ベンチャーやスタートアップ企業向けなど、それぞれで搭載されている機能が異なるケースもあるでしょう。そのため、会社規模に合った最適なシステムを選ぶことが大切です。

機能性のバランスは適切か

中小企業が人事評価システムを比較する中で、必要な機能が搭載されているかどうかも重要です。搭載されている機能が多すぎると使いこなせず、無駄となってしまう場合もあります。

導入目的を踏まえ、最低限必要な機能が搭載されているかどうかを確認したうえで、システムを選定するのがポイントです。

予算や費用バランスは適切か

中小企業が人事評価システムを選ぶ際は、費用バランスも重要な比較ポイントになるでしょう。

使いきれないほど多数の機能が搭載されていると、費用が予算を大幅に上回ってしまうかもしれません。あらかじめ予算内で導入可能なシステムに絞ったり、欲しい機能だけを選べるサービスを探したりしてみましょう。

自社の目標制度や評価制度に対応しているか

中小企業が人事評価システムを比較する際に、自社の評価制度に対応できるかどうかも重要な点の一つです。自社の評価制度が再現できるか、ある程度カスタマイズ性があるかなどを確認し、スムーズな運用を目指しましょう。

使い勝手や操作性

中小企業における人事評価システムの比較ポイントとして、使い勝手や操作性もチェックしておきたいところです。

新たなシステムを導入する際は、使い方や運用方法などを従業員向けにも周知しなくてはなりません。研修コストや担当者の労力を抑えるためにも、あまりにも複雑な操作や使いにくい設計のものは避けるのが無難です。

システムの中には無料お試し期間やデモ体験を提供している場合もあるため、使用感や操作性をチェックするようにしましょう。

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中小企業における人事評価システムの効果的な活用法

中小企業が、人事評価システムを効果的に活用するために有効な進め方をご紹介します。

社内周知の徹底

人事評価システムを導入する際は、従業員に対してシステムの導入や使い方に関する周知を行います。操作方法や運用について覚えなくてはならないため、従業員の負担もゼロではありません。従業員の理解を促進し、負担を抑えるためにも、わかりやすい説明や周知を行いましょう。

評価基準の明確化と公表

中小企業が人事評価システムを効果的に活用するためには、評価基準を明確にし、従業員へ公表することが重要です。評価基準を明確化すると、評価結果の意図や理由を理解されやすくなり、納得感のある評価につながりやすくなるでしょう。

適切なフィードバックの実施

人事評価システムを有効に活用するためには、評価結果に関するフィードバックも重要です。

フィードバックをする際には、不足点や課題点だけを一方的に伝えるのではなく、よかった点も認めながら鼓舞するのが大切です。適切なフィードバックは、上司部下の信頼関係や従業員のエンゲージメント、モチベーションにも影響するため、重要なポイントとして捉えるといいでしょう。

評価者の教育を行う

中小企業が人事評価システムを効果的に活用するためには、評価者を対象にした教育や研修を行いましょう。

評価者によって、主観的に評価をしてしまう場合や感情が評価に影響する可能性もあります。統一した評価基準や客観的な視点で評価できるよう、評価者への教育も忘れてはいけません。

最適なシステム選び

中小企業が人事評価システムを効果的に運用するためには、最適なシステム選びも重要な点といえるでしょう。導入目的や対象とする従業員規模によっても、選ぶべきシステムは異なります。また、機能性や操作性などあらゆる点を踏まえたうえで、自社に最適なシステムを選びましょう。

中小企業が人事評価システムを導入する際の注意点

中小企業が人事評価システムを導入する際に注意すべき点をご紹介します。

サポート体制は十分か

中小企業が人事評価システムを選ぶうえで注意したいのが、サポート体制の有無です。

専任の担当者による運用サポートやトラブル時にサポートを受けられるかどうかは、新しいシステムを導入するうえで重要です。反対に、サポート体制が整っていないようなシステムの場合には注意しましょう。システムの導入を決める前に、どの程度のサポートをしてもらえるのかを確認しておくようにします。

提供形態はクラウド型とオンプレミス型どちらが最適か

人事評価システムの提供形態には、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型は、自社に設置した専用サーバー内に構築したシステムをインストールして、運用する形態です。カスタマイズ性が高く、自社に最適なシステムをつくりやすいメリットが挙げられますが、初期費用が高くなりがちで、定期的なメンテナンスが必要などのデメリットもあります。

クラウド型は、クラウド上に各データを集約して利用するため、オンライン上で利用できます。サーバーの設置が不要なため、すぐに導入できる点や費用を抑えられる点、データを安全に管理できる点がメリットですが、カスタマイズのしにくさや通信状況の影響を受けやすいのがデメリットです。

両者の特徴を踏まえたうえで、自社にとって運用しやすい提供形態のものを選びましょう。

自社の評価シートが使えない場合もある

人事評価システムの中には、現在運用している評価シートが、そのまま使えない場合もあります。ただし、テンプレートをもとにカスタマイズして再現できる場合もあるため、システムに移行した際に、どのように運用できるのか確認しておきましょう。

タレントマネジメントに強みのある人事評価システム『スマカン』

『スマカン』は、タレントマネジメントに強みのある人事評価システムです。人材データの一元管理を行いながら、人事評価の最適化や適材適所の人材配置、人材育成や人材採用に役立つ機能が搭載されています。人事評価の運用だけでなく幅広い活用方法があるため、戦略人事の実行や人事施策の強化にも役立てられるでしょう。

『スマカン』は多くの官公庁や大学法人、さまざまな規模の民間企業への導入実績を誇ります。

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まとめ

中小企業が人事評価システムを導入することで、人事評価を効率化でき、業務負担の軽減や人手不足対策にも効果が期待できます。システムを活用すると、公平で納得感のある人事評価が実現にも寄与します。それにより、従業員のエンゲージメントやモチベーション向上にもつながるでしょう。

システムの機能や使い方によっては、人材育成や人材採用にも役立てられます。人手不足が課題という場合には、上手に活用することで効果を実感できるでしょう。

特に中小企業には、『スマカン』をはじめとした、従業員データを管理しながら総合的に人事施策を強化できる人事評価システムがおすすめです。人事評価の最適化や効率化をはかりながら、さまざまな人事施策の改善を目指してみてはいかがでしょうか。

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