• 2022.01.26
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スキル管理とは? 目的と方法、スキルマップについても解説

スキル管理の目的とは?従業員スキル管理が有効な理由を解説

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スキル管理とは、社員のスキルを見える化して社内で把握する仕組みです。さらに可視化したスキルを、評価や育成に活かすことまでを含むこともあります。人的資本開示の需要が高まるのに伴って、スキル管理やスキルに基づいた人材育成への取り組みに注目が集まっています。実際にスキル管理に着手し始めた企業も多いでしょう。

当記事は、スキル管理の目的と方法について解説します。また、人事・HR領域で注目が集まる「人的資本」や「タレントマネジメント」との関連についてもご紹介します。企業の人材活用や人材マネジメントに課題を抱えている経営者や人事担当者、管理職層の方はぜひお役立てください。

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目次(タップして開閉)

スキル管理とは

スキル管理とは、従業員のスキルを可視化して一元管理する仕組みのこと。

スキル管理とは?
社員一人ひとりの資格や経歴などスキル情報を、1箇所にまとめる
まとめたスキル情報を、社内の誰でも把握しやすいように見える化する
見える化したスキル情報をもとに、人事評価や人材育成に活用する

スキル管理によって「誰がどのようなことが得意なのか」を社内で共有でき、人材マネジメントに役立てることができます。たとえば、

・適性に合った人材配置
・スキルの到達度に基づいた人事評価
・不足スキルの把握による集中的な人材育成
・新規プロジェクトのアサイン

などの場面で有効とされています。

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スキルとは

スキル(skill)とは、もともと「技能」「技術」などをあらわす言葉です。特に「教育や訓練を経て習得した能力」を指します。そして企業の人事・HR領域で「スキル」とは、さらに幅広い意味で使われています。業務遂行に必要な知識から専門技術、コミュニケーション能力まで非常に多岐にわたるのです。

たとえばアメリカの経営学者ロバート・L・カッツ氏は、「カッツ・モデル」という理論の中で、スキルを3つに分類しました。テクニカルスキル・ヒューマンスキル・コンセプチュアルスキルの3つです。

テクニカルスキル

テクニカルスキルは、業務を遂行する上で必要となる能力や技術です。職種によって求められるスキルは異なります。

販売職なら接客能力、商品知識
事務職なら事務処理能力、パソコン操作能力、資料作成能力
企画職なら市場理解力、情報収集力、分析力

などが考えられます。

ヒューマンスキル

ヒューマンスキルは、良好な人間関係の構築や維持に必要とされるスキルです。コミュニケーション能力、プレゼンテーション能力、チームワークなどは一般の従業員、すべてに求められる能力です。一方、管理職やマネジメント層に必須のスキルは、リーダーシップ、コーチング力、傾聴力など調整や教育にかかわるスキルなどでしょう。

コンセプチュアルスキル

コンセプチュアルスキルは、物事を概念化してその本質を見極めるスキルです。論理的に思考するロジカルシンキング、全体を見渡す俯瞰力、状況の変化に臨機応変に対応する柔軟性などが該当します。

コンセプチュアルスキルは、トップ管理職層に特に求められるスキルといえます。

スキル管理によって、これらのスキルをデータ化して見える化すれば、人材配置、人材育成、業務のアサインメントなどで役立てることができます。また、企業全体でスキルデータを共有すると、従業員にスキルアップへの意欲が湧いたりわいたり、ほかの従業員との競争心が芽生えたりと、モチベーション向上も期待できるでしょう。

スキル管理の目的、なぜ重要?

スキル管理の目的は、人材情報の可視化して戦略的な人事施策を推し進めることです。スキル管理は何に役立つのか、どのようなメリットがあるのか、重要性について解説します。

組織と個人の強みと弱みを把握

スキル管理によって、従業員と組織、両方の強みと弱みを把握できます。組織を属する一人ひとりがどのようなことが得意で、現在どれだけの力量を持っているのかを把握できれば、スキルを最大限活かすための人材マネジメントや経営戦略が打ち出せるでしょう。同時に、何が苦手で、現在何が足りないかを把握できると、補強するための人事施策を検討することができます。スキル情報は、人事施策の判断材料として有益なのです。また、IR担当者は資料作成や投資家との対話の際、企業全体を俯瞰(ふかん)する視点が求められます。そのようなとき、スキル管理によって得られたデータが客観性を裏づけるのに役立つこともあります。

スキル情報の社内共有

スキル管理の目的の2つめは、可視化したスキル情報を社内全体で共有することです。事業を継続的に成長させるためにも、社内の誰もが簡単にアクセスできるよう、一元管理しておくことが望ましいでしょう。スキルは、スキルアップや資格更新により都度変化していくものです。それらを維持・管理するためにも、スキル管理は有効で、専用のシステムやツールを使うとより便利です。

必要なスキルを持つ人材を簡単に探せる

スキル管理は、社内の人的リソースを最大限活用する目的もあります。新しい部署や新規プロジェクトの立ち上げの際、「特定のスキルを持った人材が欲しい!」という場面に遭遇したことのある方は多いのではないでしょうか。

スキル管理を日常的に行っていれば、社内で必要な人材をスムーズに探し出すことができるでしょう。仮に社内で適任者がいないとなった場合も、人材要件が明確なので、ミスマッチのリスクが少ない採用活動ができるはずです。

スキル適性に基づいた人材配置

最適な人材配置を考えるうえでも、スキル管理は有効です。従業員がどのような資格や能力を保有し、どのような経験をしてきたのかを根拠にして、適材適所に人を配置できます。

スキルの到達度に基づいた人事評価

スキル管理の目的の5つめは、人事評価の公平性を高めることです。人事評価はどうしても人が判断するなので、主観や印象などエラーが発生しやすいものと考えられています。しかし、企業として伸ばすべきスキルを明確にし、その到達度を評価基準として明示すれば、公平性や透明性が高められるでしょう。従業員も自律的にスキルアップに励む可能性があります。

不足スキルに基づいた人材育成

スキル管理では、人材育成の観点から、入社前から入社数年後までに社員がどのようなスキルや経験、資格等を身につけたかを管理することも含まれます。企業全体や個人の弱みが認識できれば、そららを意識的に伸ばすような研修プログラムを組むことができるでしょう。また、社員の成長のため戦略的にジョブローテションを行うといった、判断もしやすくなります。

スキル管理とタレントマネジメント

スキル管理はタレントマネジメントの一部です。タレントマネジメントとは、企業の人材情報を一元的に管理し、従業員一人ひとりの能力を最大限発揮してもらうための取り組みです。最終的な目的は、経営目標を実現です。

スキル管理によって、従業員の能力を可視化し人材マネジメントに生かすことができるので、同時にタレントマネジメントを実行に移せるでしょう。

スキル管理と人的資本の開示

スキル管理は、注目が高まる人的資本経営においても重要視されています。人的資本経営とは企業内の人を「資本」とみなし、人材の価値を最大限に活かすことで企業価値を高める経営手法です。ISO(国際標準化機構)が発表した「人的資本情報開示のためのガイドライン」ISO30414の中でも、人的資本として「スキルや能力」を開示するよう求められています。

スキル管理は、このような社会的な流れの中で、多くの企業が取り組み始めるようになりました。

スキル管理がされていない企業に高まるリスク

スキル管理ができていないと、デメリットも生じます。

従業員が本来の力を発揮できない

スキル管理ができていないと、担当者の勘や経験に基づいて人事異動が行われることも多くなります。たとえば、営業職に事務職の経験しかない従業員Aさんを何の意図もなく配置したとしましょう。Aさんは、情報処理能力が極めて優秀です。しかし、顧客と接する経験に乏しく、交渉力やコミュニケーション力に自信がありません。そうするとAさんは、自身の得意や強みを活かせないまま業績を上げられず苦しむことになるでしょう。これは極端な例ですが、いわゆるミスマッチな人材配置です。

スキル管理ができていないと、従業員が本来の能力を発揮できない配置転換をしてしまい、ミスマッチを引き起こしやすくなります。能力以上の業務を任せられた従業員は悩み、エンゲージメントの低下につながります。最悪の場合は、離職に至るケースもあるでしょう。

スキル管理は、従業員の適性を見極め最適な部署・職種に配置する役割があります。個々のスキルと業務のミスマッチを防ぐのです。

知らぬ間のコンプライアンス違反

スキル管理は、資格失効のアラートとしても役立ちます。たとえば、第一種電気工事士のように定期的な更新が必要な資格があります。従業員によっては業務が多忙で、資格の更新を逃してしまう方もいるでしょう。

スキル管理によって、企業が資格の更新時期を管理しておけば、有資格者の不在による法律への抵触を防ぐことができます。資格更新漏れによる、有資格者不在のコンプライアンス違反を防ぐことにつながるでしょう。

スキル管理の方法

スキル管理を進めるための基本的なステップを解説します。

スキルマップを作成

スキルマップとは、社員の保有するスキルを表にまとめてリスト化したものです。力量管理表や技能マップと呼ばれることもあります。これからスキル管理を始める場合、スキルマップの作成から始める企業は多いでしょう。

スキルマップを作成には、下記で詳しく解説しています。

また、スキルマップのフォーマットとして、厚生労働省が公表している『職業能力評価シート』も活用できます。さまざまな職種、業種に対応しており、エクセル形式でダウンロードできるので、自社用にカスタマイズすることもできます。対応職種は営業・経理・総務・人事など、対応業種はエステティック業・葬祭業・ねじ製造業などがあります。

参照:『職業能力評価シート』

スキル項目を設定

業種や職種によりスキル管理の項目は異なります。続いて自社に必要なスキル項目を設定しましょう。代表的な項目例としては、経験職種・保有資格・語学スキルが挙げられます。

経験職種

経験職種とは、これまでに従事したことのある職務のことです。たとえばIT企業ならば、次のような職種があります。

  • システムエンジニア(SE)
  • ITコンサルタント
  • プロジェクトマネージャ
  • セールスエンジニア
  • WEBプロデューサー    など

経験職種により、どのような業務を行なってきたか可視化でき、同職種でも幅広い領域での業務経験を積んでいるほど、スキルが高いといえます。

保有資格

従業員の知識や技術のレベルを証明するものとして保有資格があります。IT業界では次の資格が有名です。

《IT・インターネット業界 主な資格の例》

基本情報技術者応用情報技術者
ITサービスマネージャデータベーススペシャリスト
マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)Javaプログラミング能力認定

資格には国家資格・民間資格・ベンダー資格があり、名称が似ている資格でも別物であることが少なくありません。区別して項目を設定しましょう。また、資格の中には、定期的な受験や講習参加を義務づける更新制のものもあるので注意が必要です。

語学スキル

日常的に外国企業と取り引きする企業だけでなく、海外進出を視野に入れて事業展開する企業にとって、英語や中国語などが得意な従業員は貴重な人材です。
語学スキルは、次のようなレベルに分けて設定できます。

レベルTOIEC英検
日常会話レベル470〜730英検2級
ビジネスレベル800〜準1級
ネイティブレベル900〜1級

英語だと、TOEICのスコアや実用英語技能検定(英検)の級から大体のレベルを把握できます。たとえば、日常会話レベルはTOEIC470~730点程度、英検2級程度が目安です。

スキルレベルを設定

スキル項目の設定後は、各項目における従業員一人ひとりの力量を明確にするため、スキルレベルを設定しましょう。レベルは3~6段階程度が一般的です。4段階ならば、次のような基準が多いようです。

レベル1補助できる
レベル2指導のもと実施できる
レベル3一人で実施できる
レベル4指導できる

世界規模で基準の統一を目指す「ISO規格」では、マネジメントシステムについても「ISO9001(品質マネジメントシステム)」や「ISO14001(環境マネジメントシステム)」などが制定されています。

これらの規格では力量を明確にすることが求められているため、ISO認証を取得した(もしくは取得を目指す)企業はスキルマップにレベルを設定することが望ましいとされます。さらに保有資格の項目には取得年月日や級を記載する欄を設けましょう。更新が必要な資格をチェックできて、資格の失効を防止できます。

例)

資格レベル・等級資格取得年月日次回更新
DTPエキスパート2021年6月2023年6月
IT検証技術者レベル42017年11月更新なし

たとえば、第二種電気工事士は更新が不要ですが、第一種電気工事士は5年ごとに講習を受けて資格を更新しなければなりません。このように、更新が必要かどうかが級によって異なる資格もあるので要注意です。

スキルデータを項目でグループ化

スキルデータを項目でグループ化して、スキルや資格を有する人材が社内に何人いるかを可視化しましょう。グループ化されたスキルデータを活用すれば、新規プロジェクトの発足や新たな部署の立ち上げの際、人材を選抜するのが簡単になります。また、退職などで失われる可能性のある有用なスキルも明らかになるため、そのスキルを継承するための教育計画を立てるのにも役立つでしょう。

スキルデータの応用

人材データ管理のために、従業員が持っているスキルや資格の情報を入社時点でデータ化しておきましょう。中途採用者ならば、職務経歴書の内容をそのままデータ化するのがよいでしょう。数年後にその従業員がどのようにスキルアップして成長したか可視化できるので、人事異動や人事評価などの参考資料となり、資格取得や研修履歴を記録して管理する仕組みとしても機能します。

スキル管理でピンポイント育成

スキル管理ができている組織・チームは適材適所の人材配置ができ、従業員一人ひとりが能力を発揮しやすくなります。従業員のモチベーションやエンゲージメントが高まると同時に、組織・チームとしての生産性も向上しやすくなるでしょう。スキルが求めるレベルに達していない従業員に対しては、ピンポイントで集中的に育成を行うといいでしょう。

スキルデータを活用したOJTなどは高い効果が期待できます。スキル管理に基づいた人材配置や人材育成に力を入れることが、離職率が高い・必要人員を確保できないなど、企業が長期的に抱えてきた課題に対する解決につながることもあります。

スキル管理にはタレントマネジメントシステム

『スマカン』は、従業員のスキルや経歴などを一元管理できるタレントマネジメントシステムです。​社員のスキル管理を可視化し、人材配置や人材育成、人事評価などを戦略的に進めるのにお役立ていただけます。自社の人事課題や目的に応じて欲しい機能だけを選べる、柔軟な料金プランでご利用いただけますので、多機能過ぎて使いこなせない…といった無駄はありません。

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