タレントマネジメントシステムとは 目的・メリットや比較ポイントを紹介

タレントマネジメントシステムとは

タレントマネジメントシステムとは、社員のプロフィールや保有スキルなど人材に関するあらゆる情報を一元管理し、人員配置や人事評価に活用するためのシステムです。

人事部だけでなく経営者や現場の管理職とも情報を共有でき、適材適所の人材配置や社員への各種フィードバックを通じて、社員のパフォーマンス向上や会社の生産性向上にもつなげられます。

ちなみにタレント（talent）という言葉には、素質や才能のある人という意味も含まれています。

一方、人事評価システム（人事システム）でも人材管理を行えますが、期間ごとの業務成果の振り返りや目標管理の機能がメインのシステムです。評価のデータは、主に給与改定や昇格・昇進の判定に用いられます。社員の行動特性をチェックする、コンピテンシー評価に対応したシステムもあります。

つまり、タレントマネジメントシステムは従業員と会社のパフォーマンスを高める総合的なツールであるのに対して、人事評価システムは従業員の働きぶりをチェックするタレントマネジメントシステムの一部の機能といえます。

タレントマネジメントシステムの主な機能

タレントマネジメントシステムには、情報管理やデータ分析をはじめとするさまざまな機能が搭載されています。システムに登録した情報は、さまざまな条件で検索可能です。主な機能をいくつか紹介します。

社員情報・プロフィールの管理

社員の個人情報や顔写真、保有しているスキル・資格や過去の職歴などが登録可能です。仕事やキャリアに関する考え方、コミュニケーションなどの行動特性も画面上で確認できます。社員自身で最新の情報にアップデートできる機能を持つシステムもあります。

人事評価機能

これまで紙やExcelで管理していた人事評価データをシステム上で一元管理でき、過去のデータなどさまざまな角度からの分析も可能です。ワークフロー機能によって評価の進捗状況が一目でわかります。人事評価シートの作成機能や、1on1ミーティングなどの面談記録を登録できる機能を持つシステムもあります。

目標管理機能

個人・グループ単位で設定した目標の達成度合いを見える化できます。MBOやOKRといった目標管理手法に対応したシステムもあり、必要に応じて教育研修計画をシステム上で作成することも可能です。

従業員アンケート・分析機能

従業員サーベイと呼ばれることもあり、社員満足度や人事に関連する自己申告などの情報収集ができるシステムもあります。独自のアンケート項目を作り、集計・分析して人事施策などに活かすこともできます。社員と人事部・管理職とのコミュニケーションツールとしても効果的です。

タレントマネジメントシステム導入の目的・メリット

タレントマネジメントシステムを導入すると人材に関する情報を一元管理して、管理職や経営者などを含め全社的に情報共有できるメリットが生まれます。人事業務の効率化はもちろん、適正な人材配置や人事評価を実現でき、社員の満足度も高まります。

適正な人材配置

タレントマネジメントシステムでは多くの指標で人材配置をシミュレーションできるため、適材適所の人材配置をスムーズに検討できます。組織図も顔写真付きで表示でき、社員の保有スキルやキャリア・異動に関する希望状況も簡単な操作で検索可能です。

社員の潜在能力を発見するチャンスも生まれ、必要に応じて教育研修を実施して社員・組織全体のパフォーマンスアップにもつなげられます。リーダー候補・幹部候補の早期育成にも有効です。さらに、パートや限定正社員のように勤務日時や職種に制約がある人にも能力に応じた活躍のチャンスを提供できるため、社員の多様性・価値観も尊重しながら人事戦略を進められます。

公正な評価

タレントマネジメントシステムを導入することで社員の能力・スキルをはじめ、人材に関するあらゆる情報を収集できます。社員ごと・組織ごとに能力や行動の傾向が見える化でき、情報の客観性が高まるとともに社員の公正な評価が可能です。

分析データに基づく評価が確立すれば、上司や経営層の印象や評価ブレによって社員が本来のパフォーマンスが発揮できないという事象も回避できます。評価基準を明確にすることで、社員の納得感が高まり会社への信頼も増すでしょう。

エンゲージメント向上

社員の能力が正当・公正に評価される社内文化が定着し、同時にエンゲージメント向上にもつながります。タレントマネジメントシステムを活用して社員の強み・弱みを明確にできるため、個別に教育研修を実施してレベルアップを促すことも可能です。社員の承認欲求や上昇志向を満たす効果も期待できるでしょう。

在籍中の社員の能力などだけでなく、離職者のパフォーマンスや離職理由などの傾向もシステムでチェック可能です。モチベーションが下がっている社員をフォローするなど、優れた人材の離職防止（リテンション）にも効果を発揮します。その結果、トータルの採用・教育コストを削減できる可能性もあります。

人事業務の効率化

これまで紙やExcelで管理していた情報をタレントマネジメントシステムに移すことで、情報共有やデータ分析が簡単にできるようになり人事業務を効率化できます。アクセス権限を設定してデータの改変・権限外利用を防げるので、セキュリティレベルも向上します。

数値化しにくいといわれる能力・スキルの集計・評価も自動化できるため、人事部や各部署の管理職にとって大幅な省力化が期待できます。他部署・経営層との情報交換や社員との面談・教育研修など、会社全体のパフォーマンス向上にかかわる時間を増やせるのもタレントマネジメントシステム導入のメリットです。

タレントマネジメントシステム導入の課題・デメリット

導入する会社・企業によっては、タレントマネジメントシステムを導入する際の料金や機能を十分使いこなせるかが課題となることも考えられます。

導入に必要な料金

タレントマネジメントシステムを導入するにはソフトの利用料金の他に、導入当初のコンサルティング料や研修料金といった初期費用がかかります。

特に、サーバーやソフトを自社で管理するオンプレミス型の場合は、初期費用が高額になりがちです。しかし、システムやデータを外部のサーバーに置くクラウド型だと社内に設置する機器が不要、初期費用を安く抑えられます。

導入後は社員数に応じた月額料金のみを支払う仕組みなので、長期的に見るとコストパフォーマンスが優れています。

活用しきれない

タレントマネジメントシステムは機能が豊富な反面、十分に使いこなせないと従業員のパフォーマンスを十分に把握できないデメリットが生じます。

折々で社員のデータ登録が必要となるため、現場によっては煩わしさを感じる可能性もあります。システム導入を効果的に進めるには、システムで実現できる内容を周知したり関係者の意見を聞いたりするなど、抵抗感を和らげる配慮が必要でしょう。

導入当初は機能を絞って運用し、現場の反響を見ながら活用の幅を広げるのも有効です。

タレントマネジメントシステムの比較ポイント

タレントマネジメントシステムを導入する前に、今回紹介するポイントをもとに機能面や価格などを十分に比較しましょう。無料のトライアル期間が設定されている場合もあります。管理のしやすさやデータ保存の安全性を考えると、クラウドタイプのシステムがおすすめです。

使いやすさ

タレントマネジメントシステムを効果的に活用し続けるためには、使いやすいシステム選びが第一歩です。

機能が豊富でも、簡単に使えなければ社員のパフォーマンス管理が不十分になり、十分な効果が得られません。画面を見れば操作の流れが直感的にわかるシステムを選べば、全社員の積極的な活用につながります。

導入前のコンサルティングやトライアル期間を活用して、人事部や部門の管理職が機能面や使いやすさを検証するとよいでしょう。

価格

タレントマネジメントシステムを導入する際は、初期費用や月額費用がかかります。導入時にコンサルタントによる支援を受ける場合や操作説明会を開催してもらう場合は、別途料金が必要です。

近年ではクラウド型のシステムが主流で、月額料金は社員数や利用可能な機能によって変化します。必要な機能を選べるシステムもあるので、使いたい機能に優先順位を付けながら自社の人事施策に合わせてプランを選ぶと低コストでの導入が可能です。

機能

タレントマネジメントシステムを選ぶ際は、自社の人事課題を解決できる機能があるかを確認しましょう。

同じ名前の機能でも、製品によって実現できる内容が異なる場合があるため、自社の人事課題など活用の目的を明らかにした上で複数のシステムから比較検討することが大切です。

これまでExcelや別のソフトで作成していた分析データを再現できるか、人事評価の結果など既存のデータをすべて移行できるかもチェックしておくと、よりスムーズにシステムの導入を進められます。

サポート体制・セキュリティ

タレントマネジメントシステムでは人事情報・個人情報を取り扱うため、十分なセキュリティ対策が重要です。

役職や部署ごとにアクセス権限を設定できる製品やログイン時の2段階認証など、複数のセキュリティ機能が搭載された製品をおすすめします。

導入後にスムーズな運用ができるよう、電話やリモート支援などのサポート体制も確認しておきましょう。

使いやすいタレントマネジメントシステムなら『スマカン』

一度タレントマネジメントシステムを導入すると、使い勝手が悪いからといって他社に乗り換えるのは大変な負担です。新規導入・既存システムからの変更の際は業者の規模やシェアにとらわれず、自社にとって必要な機能や使いやすさにこだわってシステムを選ぶことをおすすめします。

『スマカン』は人事・人材活用の分野で20年以上の実績を持つ高機能タレントマネジメントシステム『SmartComany』のノウハウを集約し、より簡単に実践的なタレントマネジメントを実施することができる最先端のタレントマネジメントシステムです。クラウド型のシステムを採用し、社内全体の人材情報や個人・組織の目標を見える化できるのが特徴です。

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