交通費の計算方法とは？ 非課税限度額も通勤手段ごとに解説

交通費の計算は、一人ひとりの従業員によって金額や内容が異なるため、複雑で負担のかかりやすい業務です。交通費に関する法的決まりなどはなく、支給も義務化されていないことで企業によって対応を決めなくてはなりません。

しかし、交通費に関するルールを設定していなかったり、従業員の認識が統一されていないことでミスやトラブルが起こっているケースも少なくないでしょう。

また、交通費は企業における福利厚生の一つとして、従業員にとっても採用選考に応募する求職者にとっても重要な点ということを忘れてはいけません。

そこで当記事は、交通費の計算方法を中心に解説しながら、通勤交通費の課税に関する基礎知識や交通費支給に関する注意点をご紹介していきます。交通費計算に膨大な時間がかかっている場合や社内の交通費ルールについて課題を感じている経営者や担当者はぜひ最後までチェックしてみてください。

※当記事の内容は作成日または更新日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

交通費とは

交通費とは、従業員が働くうえで通勤や出張などで発生した費用を企業が支給するものです。企業における福利厚生の一つに該当します。

交通費の支給自体は法律で支給を義務づけていたり、基準などが決められていたりするわけではないため、あくまでも企業が独自に決定するものとされています。

しかし、交通費が支給されないことで従業員の金銭的負担が増えるため、離職にもつながる可能性のある重要な福利厚生といえるでしょう。

そのため、企業としては一部～全額負担までと種類は異なりますが、交通費を支給するのが一般的です。

交通費と通勤手当の違い

交通費と混同しやすいのが通勤手当ですが、仕事をするためにかかる移動費用という点では同じではあるものの、厳密には明確な違いがあります。

交通費は「経費」として扱われ、業務中にかかった移動費用が該当し、従業員が一度立て替えて負担し、あとで精算して企業側が支払うのが一般的です。

一方の通勤手当は「給与の一部」として扱われ、通勤するためにかかった費用が該当し、公共の交通機関はもちろん、自家用車のガソリン代などを含む場合もあります。

通勤手当の支給は義務ではないため、一部支給や定額支給、全額支給や全額自己負担など取り扱いはさまざまです。現金支給が一般的なイメージですが、現物として定期券が支給されるケースもあるでしょう。

通勤手当に関するルールは就業規則などに記載し「対象の移動手段」「支給金額」「アルバイトやパートタイム労働者への支給の有無」などを明確にしておきましょう。

さらに、税法上の取り扱いが大きく異なり、業務中の異動のために発生した交通費は経費扱い（勘定科目は旅費交通費）になるため、全額非課税です。

一方の通勤手当は「手当」という言葉がつくため従業員の所得とみなされるものの、会社への通勤に対する実費を補填する目的であることから、一定の範囲内であれば所得とは考えられず、非課税とされています。たとえば公共交通機関の場合は原則月15万円以内などの非課税限度額が設けられており、限度額を超過した場合は、所得税が課されます。

ただし一般的に「仕事をするためにかかる移動費用」として交通費と通勤手当は同じ意味で使用される場合が多いのも事実です。そのうえで、厳密には違いがあることを認識しておくとよいでしょう。

交通費規定の作成

交通費を支給する場合については、あらかじめ交通費規定を作成し、用意しておきます。交通費規定が準備されていれば、入社の時点で交通費に関する認識を統一し、トラブル防止にもつながります。

支給要件

交通費規定には、支給する場合の条件を記載しましょう。距離や時間、方法など、自社が交通費を支給できる条件を記載します。

自宅から職場までの距離が短い場合や、勤務先の最寄り駅から自宅が近い場合は交通費を不支給とするなど、企業で交通費が支給されるルールを盛り込みます。

支給内容

交通費の支給について、どの交通ルートを優先して支給するかを記載しましょう。もっとも通勤時間が短縮できる最短ルートや、もっとも安いルートを優先する場合など、企業によって異なります。

最安ルートを優先する場合、通勤時間が大幅にかかることで離職の原因にもなりかねないという点を踏まえて設定するようにしましょう。

交通費申請

交通費の申請手続きや引っ越しなどで、登録していた交通費が変わる場合の申請手続き方法についてを明記します。

交通費申請の手続きがわかりにくいと担当部署に問い合わせが入りやすいため、担当者の負担を減らすためにも明確でわかりやすい内容で記載するようにしましょう。

例外事項

交通費について、外出先の関係による直行直帰や有給時などの交通費の扱い、月途中での入社や退職の場合における交通費についても具体的かつわかりやすく明記しましょう。

交通費支給のパターン

交通費の支給では、全額～一部支給とするなど、支給パターンは企業によっても異なります。そこで一般的に取り入れられている交通費支給のパターンについて、ご紹介します。

交通費を全額支給

交通費を全額支給する場合、通勤などにかかった費用のすべてが支給されます。

従業員にとっては通勤に負担がかからないため望ましいのが全額支給ですが、企業側は全従業員の交通費を全額負担するため、負担が大きくなります。

交通費を一部支給

交通費を一部支給する場合は、企業が支払う支払額の上限が決められているものです。企業の負担は軽減されるものの、従業員は負担がかかるため、働くうえでのデメリットになりかねません。

交通費を一律支給

交通費を一律支給にする企業もあり、計算やルート決定などの業務を除くことができるため効率化につながります。

しかし、一律支給によって従業員の中で得する従業員もいれば、負担がかかる従業員もいる可能性があるため、不平等感を感じるケースもあるでしょう。

また、企業側としても効率化ははかれるものの、実際には交通費としてかかった費用よりも多く払うことになるケースもあるため、無駄なコストになるともいえます。

通勤交通費の計算方法

通勤交通費を支給するうえで基準となる計算方法をご紹介します。

公共交通機関で通勤する場合

通勤交通費として、公共交通手段を使用して交通費支給を行うパターンです。

電車やバスを利用する場合の交通費は、一般的には最も経済的かつ合理的な通勤経路を踏まえたうえで、定期券を目安に支給されるのが一般的です。

勤務日数が少ない場合などにおいては、出勤日数に応じて計算する場合もあります。

自家用車を使用して通勤するケース

通勤交通費の計算について、自家用車を利用して通勤する場合は、通勤距離で計算されるパターンか、ガソリン単価と燃費で計算されるパターンがあります。

通勤距離で計算される際の距離単価については、企業が独自に設定します。

しかし、自家用車による通勤では、通勤距離と非課税限度額に応じて計算するのが採用される傾向にあります。1km当たりの交通費単価を定めたうえで、月間の自宅から勤務先までの距離を申告させ、交通費単価と移動距離をかけたものが非課税枠に収まるような基準を設けるのがわかりやすいでしょう。

自家用車による通勤では、あくまで通勤距離と非課税限度額に応じて計算するのが採用される傾向にあるという点を認識しておきましょう。

公共交通機関と自家用車を併用する場合

公共交通機関と自家用車の両方を使用する場合、それぞれの計算方法をあわせて計算します。

もちろん、従業員の中で不平不満が出ないよう留意しなくてはなりません。自家用車と公共交通機関の両方を使用する場合は、明確な基準等も設けておきましょう。

通勤交通費と非課税限度額

通勤交通費は、企業に義務づけられているものではないため、支給された従業員の所得として所得税の課税対象になります。しかし、一定額までは所得とみなされないなどのルールもあるため、整理してみましょう。

公共交通機関のみを利用して通勤

公共交通機関のみを利用して通勤する従業員の、交通費支給における非課税額の上限は「もっとも経済的かつ合理的な経路や方法で通勤する場合」にかかる定期券の額です。

公共交通機関のみを利用して通勤する場合の非課税額上限としては月15万円として定められています。

仮に交通費が月16万円の場合、非課税限度額内である月15万円が非課税であり、1万円が所得税の課税対象になります。

また、新幹線自体も企業に認められれば非課税対象となりますが、新幹線のグリーン車利用時はもっとも経済的かつ合理的な通勤方法ではないとされているため、グリーン料金については課税対象になります。

出典：『No.2582 電車・バス通勤者の通勤手当』国税庁

自家用車で通勤する場合

通勤交通費の支給において、自家用車を使用した通勤も交通費支給の対象とする場合には、決められた非課税限度額が基準(片道)とされます。

出典：『No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当』国税庁

公共交通機関と自家用車を併用する場合

公共交通機関と自家用車を併用して通勤する場合には、それぞれを合計した金額が非課税限度とされますが、月150,000円が上限です。

出典：『No.2582 電車・バス通勤者の通勤手当』国税庁

通勤交通費と社会保険料

交通費と社会保険料の関係について、通勤のための交通費は標準月額報酬に含めて社会保険料を計算します。

交通費自体は非課税限度額の中であれば課税対象にはなりません。しかし社会保険料の算定基礎である標準報酬月額は、会社が支払った金額とされているため、支給した交通費も対象になるのです。

遠方から通勤するような交通費が高くかかっている従業員は、社会保険料の負担額も比例して高くなる仕組みとなっています。

交通費の計算や支給で注意すべき点

交通費の計算や支給に関して、企業が注意すべき点や把握しておくべき点をご紹介します。

社内規定などに交通費ルールを明文化

交通費に関するルールを社内規定等に記載して明確化しましょう。

交通費の支給自体は、法律で義務づけられているものではありません。また、複雑な計算になる場合もあるため、異なる解釈をしてしまう場合もあるはずです。

社内規定として交通費のルールを明文化し、周知しておくことで、従業員の交通費に関する認識を統一することに役立つでしょう。

不正受給に注意

交通費の金額や内容は、従業員それぞれで異なり、外出や出張による交通費立て替え等によって、不正受給につながる可能性もゼロではありません。

交通費として認められる経路の確認漏れや、従業員の引っ越し等による経路変更手続きを失念してしまうケースなど意図せず不正受給になる可能性もあります。

また、外出時や出張時における交通費を従業員が立て替えることで、不正請求につながる恐れもあります。

定期的に交通費に関する社内規定やルールを周知し、確認ミスや申請漏れなどによる不正受給を防ぐようにしましょう。

在宅勤務中における交通費精算

交通費の発生については、新型コロナウイルスや働き方改革の影響で、必ずしも出社する必要がなくなっている企業もあるでしょう。

テレワークなどで交通費がかからない日がある場合は、交通費が発生した分のみを認めるなどのルールを新たに設定しましょう。

長期的にテレワークが認められる場合かつ半年分の交通費をまとめて支給しているような企業の場合には、1か月分ごとの支給や交通費が発生した分のみの支給に変更するなど、見直しをするのもよいでしょう。

締め日の設定

交通費の申請については、締め日を設けることで、計算する時間を管理しやすくなります。「交通費発生から〇日以内」や「月末日まで」などルールを設定して周知しておきましょう。

社員の立て替えは不正に注意

交通費などを従業員による立て替えの場合、長期間立て替えをしている状況の場合、不正につながりやすくなる危険があります。

また、かかった金額の証明と理由がわかる報告書なども一緒に提出するのが望ましいでしょう。突発的に発生した交通費立て替えは、すぐにでも申請するようなルールを設定するのがおすすめです。

交通費の計算ならシステムを活用して効率化

交通費の計算や支給について、膨大な時間がかかっていたり、ミスやトラブルが生じている場合は、システムを活用するのがおすすめです。

たとえば、交通費精算システムなら担当者の負担を大幅に減らしながら、ミスのない交通費計算と支給が期待できるでしょう。

交通費精算システムでは、ICカードと連携することで交通費を調べる必要がなくなる機能や交通費申請に関する手続きをシステム上で行えるようになります。

システムではこれまで行っていた作業を自動化することができるため、申請ミスや金額ミスなどを防止することで、効率化を実現できるでしょう。

経費精算や会計ソフトと連携できる機能があれば、交通費だけでなく経費全体の業務を効率化することも期待できます。

交通費精算システムにはさまざまなサービスがあるため、自社として欲しい機能や使いやすいシステムを洗い出したうえで比較してみましょう。

まとめ

交通費の取り扱いは、社内ルールに基づいて設定されています。企業として交通費として認められるものを明確化し、従業員の理解を統一するようにしましょう。

しかし、社内ルールを設定する際は、従業員が不平等感が生まれないような内容にすることが重要です。

公平な交通費ルールを設定するためにも、交通費だけでなく税金や社会保険料との関係も踏まえて設定するようにしましょう。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。