総務とは？幅広い業務領域や求められるスキルを解説

「総務」と聞くと「事務の何でも屋さん」のように漠然としたイメージを持っている方が多いのではないでしょうか？どんな業態の企業でも、必ずある部署の一つが総務です。実は企業活動において無くてはならない存在の「総務」という職種について、詳しく解説します。

総務とは？

総務は、主に事務や管理業務を中心とした業務を担う部署であり、経営陣も含めた社内のさまざまな部署と関係を持つ、社内の中心的な存在です。
直接的な利益を生む業務はありませんが、他部署の社員が業務を円滑に進めることができるようバックアップやサポートを行い、会社組織の運営に関わる仕事を総合的に担当する職種です。会社運営をスムーズにすることと、社員が気持ち良く働けるよう環境を整備する、縁の下の力持ちといった役割を負っています。
企画など、目立つ”花形”部署と比べると地味なイメージですが、企業にとってなくてはならない重要な役割を担っています。

総務の幅広い業務領域

総務の業務領域はどのようなものでしょうか。
多くの企業において、総務の仕事内容は多岐にわたります。事務や備品・社内施設の管理・整備などの基本的な仕事以外に、人事部や経理部などが独立して設置されていない場合は、総務が担当する場合があります。

他にも、各部署の仕事を円滑に進めるための裏方的な業務や、他のどの部署にも割り当てられないようなちょっとした業務は、すべて総務の業務といっても過言ではありません。
ここでは総務の業務内容をご紹介します。

備品の発注・管理

パソコンやプリンターなどのOA機器やデスク、椅子、電話、蛍光灯などの備品や文房具、コピー用紙などの消耗品を管理します。品名や個数などを記入した台帳で管理し、不足することがないように発注し、補充・交換をします。備品のメンテナンス・修繕管理も業務の一つです。

施設管理・設備保守・防災

オフィスの照明やインターネット回線、防災・セキュリティ設備、清掃業者の管理まで、施設の維持・管理に関する全ての業務です。物品や設備でどこか壊れた部分があれば修繕の手配をし、植栽の手入れや業者の手配をします。法令に則って防災訓練も実施します。

行事・イベントの企画・運営

入社式や記念式典、株式総会、忘年会・新年会など全社的活動の企画・運営を行います。開催場所の手配や予算・スケジュール管理まで取り仕切ります。他部署の運営状況等に配慮しながら社内全体を巻き込んで進めていきます。社員が負担を感じずに楽しみながら取り組めるような”作戦”を考えていくのも総務の腕の見せ所です。

契約管理

OA機器や社用車などのリース契約やオフィスの賃貸契約、防災・セキュリティ・設備関連の業者との契約や社員の雇用など、さまざまな契約の管理を行います。企業によっては労務や法務、経理に関する契約管理まで行う場合もあります。

来客・電話・メールなど社外対応

企業規模によっては、会社の代表電話やメールの一次対応、来客は総務が窓口となって対応し、そこから担当部署に連絡・手配します。総務とのファーストコンタクトが企業全体の印象につながり、その後の業務に影響が出る場合もあるので、失礼のない応対、適確な対応が求められます。

社内制度の整備・社会貢献活動

縁の下の力持ちとして、社員が働きやすいような社内制度作りや社会貢献活動の推進も総務の仕事です。社内ルールの制定や改正などの内部統制・コンプライアンスの推進、社員が喜ぶような福利厚生の提案や、社員がより働きやすくなる働き方改革の促進、地域に貢献する社会貢献活動の推進など、手間もかかりますが、必要不可欠な業務です。

総務に求められるスキル

総務が担うさまざまな業務を遂行するために、どのようなスキルが必要なのでしょうか。ここでは、総務に求められる４つのスキルをご紹介します。

コミュニケーションスキル

総務は、社内外含め日常的に多くの人と関わる部署です。そのため、業務遂行に必要な連絡・調整を各関係者との間で円滑に行えるよう、関係性を構築し、保っていけるコミュニケーションスキルが求められます。単に人当たりが良い、ということではなく、節度のある気配りを持って人間関係を構築し、物事を適確に把握し、正確に伝えられることが求められます。

スケジュール管理スキル

スケジュール管理スキルは総務に限らず全ての社会人に必要なスキルですが、総務では企業活動に影響を及ぼすような、提出期限のある書類や締切のある届出を扱う業務が多くあります。そのため、年次や月次などで決まっているスケジュール以外に発生する業務も含め、漏れなく的確にスケジュールをこなせるよう、スケジュール管理スキルが求められます。

マルチタスクスキル

総務の多岐にわたる業務を円滑に進めていくには、同時並行的に各業務を進めていくマルチタスクスキルが必須です。定例業務以外に突発的に発生する業務にも対応しなければいけないので、複数ある業務の中で適確に優先順位付けを行うことが重要です。

PCスキル

簡単な文書作成、メールの送受信など、パソコンを使って業務を行うことがほとんどなので、ある程度のスピードのタイピングスキルに加えて、WordやExcelなど、オフィス系ソフトのスキルは必要です。マイクロソフトが公式に発表している、WordやExcelなどのマイクロソフト・オフィス製品の利用スキルを客観的に証明することのできる資格「MOS資格」を取得すれば、オフィス系ソフトのスキル証明になります。

総務としての課題

さまざまな業務を抱える総務には、課題も多くあります。その中で、考えられる主要な５つの課題をあげます。

属人化しやすい

総務は業務内容が幅広く、時期によって内容や頻度も変わってきてしまうので、属人化しやすいという傾向があります。担当者の引き継ぎの際に抜け漏れが生じる、人によって業務量・難易度に偏りが生じるなど、総務あるあるではないでしょうか。

イレギュラー対応が多い

総務のそれぞれの業務の多くは日次・週次・月次ごとに定型化されていますが、業務の範囲が広いため、当然突発的な業務が発生する数も多くなり、その対応に迫られることになります。定型化された業務の中に突発的な業務が入ってくることで、どうしても人的・時間的リソースを奪われます。普段からいかに人的・時間的余白を作っておくかということが重要です。

不明確で非効率的な業務の存在

例えば従業員の健康管理や働き方改革の促進など、業務内容が傍目には分かりづらく、効率的なオペレーションが確立されていない業務も多数存在します。そのような業務は属人化しやすく、また細かいタスクも不明確でフォローや標準化が難しい側面があります。

慢性的な人材不足

多くの企業にとって、常態化した人材不足は課題の一つかと思います。総務などバックオフィスの部署は最低限の人員で回し、企画や営業など利益に直結する部署に人員を多く配置することはよくあります。そのため総務では常に人員が不足しがちです。

成果の達成率や目標設定が難しい

営業などは具体的な数値目標が設定しやすく、そこに向けての取り組みをどうするか、どのくらいの達成率なのか、ということを数字で観測しやすいですが、総務の業務の大半はそのように数値目標や達成率を測ることが難しいものばかりです。仕事の成果や目標達成率が見えにくいということで、社員のエンゲージメント低下や人事評価のしづらさということにつながりやすいようです。

総務に必要な視点とは？どんな人が向いている？

総務は日々、社内全体とコミュニケーションを取りながらさまざまな業務をこなす必要があります。そのような業務を担う総務に求められる視点や、総務という職種にはどのような人が向いているのか、ご紹介します。

総務に必要な視点とは？

部署間をつなぐ立場として、社内全体を見渡す”鳥の目”

疎遠になりがちな経営陣と現場の部署、はたまた各部署間をつなぎ、企業が目指す理念と目標に社員全員を向かわせる意識を持つことが求められます。
「現場の気持ちも知らないで・・・」と現場が上層部に不満を持つことはままあります。また「あの部署が足かせになってプロジェクトのスピード感が出ない」など、部署間で軋轢が生まれることもあります。経営陣と現場、部署間で思いが乖離してしまうと、企業の活動が滞ってしまいます。経営陣や多くの部署と関わる総務が架け橋として機能することで企業の一体感につながります。

現場目線の”虫の目”

忙しい現場の社員は自分の業務で手一杯なことがほとんどです。
総務が社内全体を見渡す”鳥の視点”だけでなく、現場の社員と同じ目線の”虫の視点”を持つことで、現場の気持ちや大変さも分かり、より社内をつなぐ架け橋の役割を担うことができます。
現場に実際に足を運ぶことで「現場からはこう見えるんだ。それならこういう環境作りが必要だな」と、新たな気づきをもらえたり、「現場のこういう業務があるおかげで企業活動が成り立っているんだ」と現場に感謝することもできます。現場の社員から「総務は自分たちのことを分かってくれている」と思われれば、コミュニケーションもぐっと円滑になります。

公正な第三者の視点

総務は社内全体の多くの部署と関わりますが、ある特定の部署に肩入れしてしまい、「総務はあの部署をひいきしている」などと思われれば、当然社内に歪みが生まれてしまいます。

総務の社員は他部署の社員よりも多くの情報やルールに触れています。それらの情報から、常に客観的で公正な視点から物事を見て「社内の何が問題で、解消するにはどんな対策を行うべきか」を考え、ルールや就業環境の改善を継続的に実施し、社内の最適化をはかる必要があります。

どんな人が総務に向いている？

総務は多くの部署と関わりを持ち、さまざまな業務を滞りなくこなしていく職種です。
「マルチタスクをスケジュール通りにこなして、公平なコミュニケーションが取れる人」が向いていると言えるでしょう。

気分のアップダウンが激しく、日によってパフォーマンスにムラがある人、何か一つのことに集中してそれしか目に入らなくなってしまう人、一つのことは飛び抜けてスキルが高く、それ以外は今ひとつ、という人は総務の仕事は難しいでしょう。

それよりは「特別なスキルはなくてもそつなく仕事をこなせる人」の方が、ストレスなく業務を遂行でき、パフォーマンスも発揮できるのではないでしょうか。
高いコミュニケーションスキルも求められます。多くの部署と公平に関わる必要があるので、人の好き嫌いが激しい人、そもそもコミュニケーションをあまり取らずに自分の仕事だけしていたい、という人には難しいでしょう。

また総務の業務内容の特徴として、機密情報や個人情報に触れる機会も多いので、法令遵守や情報漏洩に関する意識の高さも求められます。

総務の仕事を業務効率化するには

今回は総務の仕事についてご紹介しました。
多岐にわたるさまざまな業務内容をこなすために、非効率的で属人化・ブラックボックス化しやすい総務の課題にも触れましたが、その解決策として、業務の見える化・一元管理を行い効率化することがあげられます。

具体的には、「各業務のタスクと進捗を明確にし、共有すること」ですが、そのためにはDX化（デジタルトランスフォーメーション）を推進し、RPAなどのITツールを取り入れて業務を電子化・デジタル化することが必要となってきます。

タレントマネジメントの「スマカン」なら、あらゆる人材データを一元化、見える化でき、社内業務DX化の推進をサポートします。

業務を見える化した後に、定型化できる業務をアルバイトや派遣社員に割り振ったり、BPOなどアウトソーシングを活用することも重要です。業務の属人化を防ぎ、効率化を後押しすることになり、よりコアな業務や突発的な業務に社員のリソースを割くことができます。

DX化やアウトソーシングの活用など、ご自身の社内に取り入れられる部分があるか、検討してみてはいかがでしょうか。

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