2022.07.22 2022.10.25
タレントマネジメント
人事労務

個人の業務を効率化させるには？ 1人で始められるアイデア・事例集

業務効率化とは

業務効率化とは、業務におけるムリ、ムダ、ムラを削減し、仕事の進め方や作業手順などを見直して改善することことです。

業務におけるムリ、ムダ、ムラとは以下の通りです。業務フローの改善で減らすべき項目として「3M」と呼ばれることもあります。

ムリ（無理）	能力や対応できる範囲を超える業務量があり、負荷がかかっている状態
ムダ（無駄）	能力に対して業務量が少なく、時間や体力が大幅に余ってしまう状態
ムラ	ムリとムダの両方の側面があり、業務が不安定になる状態

業務効率化の弊害となるムリ・ムダ・ムラの3つに共通することは、すべて「能力」と「作業量」のバランスが取れていない点が挙げられます。つまり、個人で業務効率化を進めるためには、今現在の業務を見直して「自分の能力に対して業務量が適切か」を見極めることが大切です。

人それぞれ得意な分野があるので、それぞれの能力を最大限に活かせる仕事の振り分け方をすると、業務効率化につなげられます。

業務効率化が叫ばれる背景

近年業務効率化が叫ばれている背景は、「労働力不足」「働き方改革」が大きく関わっています。

日本の少子高齢化によって労働力人口が減少しており、常に人手不足の企業も珍しくはありません。そこで、業務効率化によっていかに無駄を省くかが重要となっています。

また、働き方改革で労働時間を見直す必要性が出てきたことも大きく影響しています。特に最近では、新型コロナウイルスによってテレワークの普及が急速に進んだため、テレワークでも効率的に業務を遂行する方法を採用していく必要性が出てきたのです。

生産性向上との違い

業務効率化と生産性向上を混同しているケースが多いですが、業務効率化は手段であるのに対して、生産性向上は結果です。

たとえば、業務効率化をしてムリ・ムダ・ムラをなくすことで、新たな時間が生み出されたとします。この時間を活用して、別の業務を進めたり、社員の休息の時間にしたりすることで、結果的にパフォーマンスが向上して生産性向上につながります。

つまり、コストカットや利益拡大という「結果」を目指す生産性向上において、一つの手段として業務効率化があるのです。

個人の業務効率化のメリット

個人が業務効率化をするメリットは、下記の2つです。

・時間的なコスト削減
・働き方の改善

それぞれのメリットについて詳しく解説いたします。

時間的なコスト削減

今まで行っていた無駄な業務を減らすことで、同じ業務量でも時間に余裕ができます。

物理的に業務量が多い「ムリ」が発生していた場合でも、業務効率化を行うことで自分の裁量や能力でどれくらいの業務ができるかが明確になり、社内での業務の振り分けも相談しやすくなります。

空いた時間を自身のスキルアップのための勉強に充てたり、ほかの社員をサポートする時間に充てたりできるので、時間を有効的に使えるようになります。

働き方の改善

個人が業務効率化をして会社全体のムリ・ムダ・ムラがなくなると、残業などが減少し、働く環境の改善にもつながります。

さらに、働き方の改善には、下記3つのメリットがあります。

・従業員エンゲージメントの向上
・地方の優秀な人材確保
・災害や感染症などの緊急時にも対応しやすい

業務効率化をして働き方が改善すると、社員のストレスも減少しエンゲージメントが向上するので、パフォーマンスが上がる可能性が高いです。

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従業員エンゲージメントとは

従業員側から見ても、転職を考えることなく働ける環境は、ストレスが少ないので安心して業務に集中できるでしょう。また、リモート勤務などを取り入れて業務効率化を目指す場合は、企業として体制を整えておけば、地方に住む優秀な人材を確保できる可能性が高まります。さらに、災害や感染症など不測の事態でもスムーズに業務を進められるでしょう。

業務効率化がうまい人の特徴

業務効率化がうまい人は下記3つの特徴があります。

・自分で担当できる業務量を把握できている
・優先順位のつけ方が上手
・適度に休憩を挟む

仕事が早い人や仕事ができる人は、前提として自分ができる業務量や仕事の全体像をしっかりと把握しています。とりあえず目の前の仕事をこなすのではなく、「今現在どれくらいのタスクがあって、何をいつまでに終わらせなければならないのか」をしっかりと整理できています。

また、タスクを整理したあとに適切な優先順位をつけられるので、最優先のタスクから順番に片づけて、仕事を早く終わらすことができるのです。

意外にも休憩をしっかりと取っていることも業務効率化がうまい人の特徴の一つです。人間の集中力の限界は90分が目安といわれています。ほとんど集中できていない状態でダラダラと業務に従事しているよりは、区切りをつけて適度に休憩することも大切でしょう。

明日から実践！個人で取り組める業務効率化アイデア・事例

続いて、個人でも実践できる業務効率化のアイデアをご紹介します。

タスクの優先順位をつけてリスト化する

業務効率化において、大きな役割を果たすのが「優先順位のつけ方」です。

どんな業務でも、基本的には一度に複数のタスクを進めていることが多いでしょう。「どの仕事」を「いつまでに」終わらせるかをいかに整理できるかが重要です。

そこで、おすすめなのがタスクのリスト化です。今受け持つ業務が可視化できることはもちろん、それらを並べ替えることで優先順位をつけやすくなります。

メールや資料のテンプレートの作成や単語登録を行う

普段の業務で、何度も同じ文章を打っているという方も多いのではないでしょうか。

よく使用するものは毎回すぐに打てるように、テンプレートにしておくのがおすすめです。特にテンプレートを作成しておくと便利な業務内容は下記の通りです。

・メールの署名
・報告書
・送付状
・資料作成

資料作成では、業務を始める前に全体像を決めてから作業に取り掛かると、より効率的でムダがなく進められます。事前に資料の種類ごとに大枠を決める要領でテンプレートをつくっておくとスムーズです。

また、よく使う言葉は単語登録を行いましょう。パソコンのショートカットキーも使いこなせると、同じ業務でも大幅に時間を節約できます。

期限を決めて集中力アップ

人間は期限がある方が集中して物事に取り組めるので、全ての業務に期限を決めましょう。

数週間〜1か月単位での仕事はもちろんのこと、1日の中でも「何時までに何をするか」などスケジュールを組むと、やみくもに取り掛かるよりも業務を効率化できます。

また、こまめにメールチェックをすることで集中力が途切れてしまうケースが多いため、メールをチェックする時間も決めてしまうのがおすすめです。

無料で！個人でも使える業務効率化ツール

ここでは無料で使える業務効率化ツールをご紹介します。

簡単に取り入れられるものをピックアップしますので、毎日の仕事を整理して効率的に進めたい方はぜひご活用ください。

To Do管理アプリ

現状で受け持っている仕事を一括で管理できるのが、To Do管理アプリやタスク管理アプリです。

業務効率化で非常に重要な「優先順位をつける」という観点でも、To Do管理アプリがあれば、簡単に仕事を整理できます。

また、メモとしても使えるのがTo Do管理アプリのメリットです。優先順位ごとに色分けをしたり、他社と共有したりすると、さらに利便性が向上します。

Googleドキュメント・スプレッドシート

企業で使われることが多いWord（ワード）やExcel（エクセル）の代用として使用されているのが、Googleのドキュメントとスプレッドシートです。

操作はワード・エクセルと大きく違いはありませんが、データがクラウド上に自動保存されるため、パソコンの容量を節約できたり、保存忘れを防げるというメリットがあります。

また、各ファイルへのリンクを共有して権限を付与することによって、自分以外のパソコンからもアクセスできるため、社内でデータを共有したい場合には特に効率的です。

すべてのデータはGoogleドライブ上にまとめて保存されるので、アカウントさえひもづけてしまえば、スマートフォンやタブレットからでも編集できます。

スクリーンショット

表示画面を画像として保存するスクリーンショットも、業務効率化に役立ちます。

重要なメールやメモを取る必要がある書類は、そのままスクリーンショットとして保存すると、伝達ミスやケアレスミスを減らせるかもしれません。

スクリーンショットのやり方
Windows	[Windows]キー＋[PrintScreen]キーを同時に押す ※[PrintScreen]キーがない場合[Windows]キー＋[Fn]キー＋[Prt Scr]キー
Mac	[shift]キー＋[command]キー＋[3]キー ※画面の一部を切り取る場合[shift]キー＋[command]キー＋[4]キーで選択

Windowsをお使いの方で一部分を切り取りたい方は、「切り取り&スケッチ」を起動させて切り取ることも可能です。

スクリーンショットの方法は複数あるので、ご自身が使いやすい方法を試してみてください。

リマインダー

リマインダーとは、やるべきタスクやスケジュールの時間を通知で知らせてくれる機能です。

やるべき業務の時間管理をしてくれるだけでなく、ミーティングや打ち合わせなどのスケジュール管理の役割も担ってくれるので、スケジュールを組む際にも役立ちます。

To Do管理アプリの機能がついているリマインダーもあるので、仕事の優先順位をつけてスケジュール通りに進めるのに便利なアプリです。

（おまけ）会社全体の業務効率化アイデア・ツール

今回は個人でできる業務効率化のアイデアや事例をご紹介しました。最後に会社全体でできる業務効率化ツールもご紹介します。

コミュニケーションツール

ビジネス用のコミュニケーションツールを利用すると、会社の連絡とプライベートの連絡を分けられるだけでなく、社内でのやりとりがスムーズになります。

ビジネスにおいて欠かせない報連相（ホウレンソウ）を円滑に行うためにも、社員同士が気軽にやりとりできるコミュニケーションツールを活用しましょう。

コミュニケーションツールの中には、Web会議ができるものもあります。業務内容に最適なツールを利用することで、業務効率化につながります。

クラウドシステム

日々業務をこなしていると、パソコンやスマートフォンの容量がいっぱいになってしまうこともあるでしょう。

そこで、クラウド上にデータを保存できるクラウドシステムを活用すると、容量の心配がなくなるだけでなく、インターネット環境であればどこからでもアクセスできます。

タレントマネジメントシステム『スマカン』もクラウドシステムの一つです。人材管理が簡単になることはもちろん、クラウド上にまとめられるので人事業務の効率化に役立ちます。

スケジュール共有サイト

会社全体で共有できるスケジュール管理サイトを利用すると、誰がいつまでに何をするのかを一括で確認できます。

また、上司や同僚に相談があるときに、「誰が何時に何をしているか」を把握できるため、従業員同士のコミュニケーションも取りやすいです。

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社内コミュニケーションの重要性

個人の業務効率化でも重要な「タスク管理」としても活用できるので、個人でも会社全体でも業務効率化に役立つでしょう。

個人の業務効率化にはツールの導入がおすすめ

新型コロナウイルスの影響によって働き方が変容している現代だからこそ、業務効率化が叫ばれています。当記事では、個人で始められる簡単な業務効率化のアイデアをご紹介しましたが、ツールの導入なら手軽で便利です。

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、ばらばらになっている従業員情報をクラウド上で一元管理し、人事評価や目標管理など人事業務の効率化にお役立ていただけるシステムです。欲しい機能だけから始められるので、スモールスタートをお考えの企業様におすすめです。

記事監修

スマカン株式会社代表取締役社長唐沢雄三郎

2008年より、一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。