コミュニケーション能力が高い人とは｜共通点や鍛える方法と低い人の特徴も解説

コミュニケーション能力とは、人と人との間で情報を共有したり、意思を疎通したりする能力です。

組織や企業において従業員の「コミュニケーション能力」はとても重要です。しかし、具体的にその能力とは何か、どのように身につけるのかなど、実際には把握しきれていない人事担当者も少なくないでしょう。

当記事では、コミュニケーション能力が高い人の共通点や、その能力を磨く方法、そしてコミュニケーションが苦手な人の特徴について詳しく解説します。

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コミュニケーション能力とは何か

「コミュニケーション能力」とは情報や考え、感情を他者と共有・交換する能力を意味します。ラテン語の「communis（共通・共通）」が語源で、文字通り「共有する」という意味が根底にあります。

言葉だけでなく、言葉以外で伝えたり受け取ったりすることもコミュニケーション能力の一種です。単に言語を伝える技術だけでなく、相手の気持ちや状況を理解しようと努め、適切に対応する感受性や柔軟性も含まれます。

コミュニケーション能力は、チーム内の円滑な関係構築や仕事の効率化に直結するため、採用候補者の条件として、重視している企業もいるでしょう。業務遂行においてもあらゆる場面で役立つビジネススキルの一つです。

コミュニケーション能力は4種類に分解できる

コミュニケーション能力は「言語（バーバル）」と「非言語（ノンバーバル）」の2種類に分けられ、さらに「伝える」と「聴く（くみ取る・読み解く）」に分解できます。

コミュニケーション能力を構成する4つのスキルについて、それぞれ詳しく解説します。

言語で伝えるスキル

言葉で伝えるスキルとは、自分が思っていることや感じていることを明確に伝える能力です。適切な言葉や文脈を使って、意図やメッセージを相手にわかるように伝える技術といえます。

過度に専門用語を使用することなく、聞き手の背景や知識レベルに合わせて情報を整理し、伝えられるスキルを含みます。

相手の言語を聴くスキル

相手の言葉を聴くスキルは、相手の言葉を真摯に受け止めて理解する能力です。ただ単に言葉に耳を傾けることでなく、言葉を通して、相手の背景や感情、意図を読み取らなければなりません。

話を途中で遮らずに最後まで耳を傾け、相手が伝えたい本質的な内容をくみ取り、主体的に把握することが求められます。

この聴き方は「アクティブリスニング」とも呼ばれ、相手の言葉にフィードバックや質問で返し、相手の意見を正確に理解するまでの能力を含みます。

非言語で伝えるスキル

非言語で伝えるスキルは、表情や身振り手振りで、言葉を使わずにメッセージや感情を伝える能力です。非言語の範囲は広く、体の姿勢や目の動き、顔の表情、身振り手振り、声のトーンや抑揚が含まれます。

たとえば、何かを尋ねる際に、自分が険しい表情をしていると、相手は萎縮してしまうでしょう。反対に、笑顔で接すると相手は答えやすくなるはずです。

相手の非言語（感情や言葉）を読み取るスキル

相手の感情や言葉を読み取るスキルは、非言語で表現された言葉の背後に隠された意味を手掛かりとして相手の意図を感じ取る能力です。共感や直感、観察力が求められるでしょう。

相手の本当の気持ちやニーズに理解を示して配慮すると、より深い意志の疎通ができ、対人関係が深まる可能性があります。

メラビアンの法則について

コミュニケーション能力と聞くと、つい「言語」スキルをイメージする方も多いかもしれません。

しかし、最近はオンラインでのコミュニケーションを取る機会も増え、見落とされがちな「非言語」で伝えたり読み取ったりするスキルも重要な要素です。

このコミュニケーション能力を構成する要素について、理解に役立つ「メラビアンの法則」についてご紹介します。

メラビアンの法則とは「言語」「聴覚」「視覚」の3つの情報のうち、コミュニケーションにおいて人間が何に影響されやすいかを割合で示しています。

メラビアンの法則は「3Vの法則（7-38-55のルール）」とも呼ばれ、アメリカの心理学者アルバート・メラビアン氏によって提唱されました。

対人関係では、言語の内容や意味だけでなく、話すときの声のトーンや抑揚、身振り手振りや表情にも注意を向ける必要があることを示唆しています。

コミュニケーション能力が高い人の特徴【話し方】

コミュニケーション能力が高い人は、社内でどのような伝え方や話し方をしているのでしょうか。主な特徴をご紹介します。

明確に伝えられる

コミュニケーション能力が高い人は、相手に誤解や混乱を与えないよう、話のポイントを明確にし、理解しやすく伝えられます。

たとえば、話が冗長にならないように最初に目的や結論を述べたり、具体的な数字や期日を提示したりして、相手に明確なイメージを共有できるように話します。

相手に合わせた会話ができる

コミュニケーション能力が高い人は、話す相手に合わせて適切な言葉を選ぶことに長けています。

たとえば、専門家の間では専門用語を使用し、一般の人には平易な言葉で説明するなど、相手に寄り添った語彙を使い分けられる人が多いでしょう。

同様に、相手の知識レベルや興味に応じて話す内容を調整しています。

たとえば、新入社員への研修では基本的な内容を、経験者にはより高度な内容を伝えるなど、双方にとって有意義となる会話になるように配慮しています。

傾聴姿勢にも配慮できる

コミュニケーション能力が高い人は、相手の話に耳を傾ける姿勢にも優れています。

相手の話について質問を投げかけ、さらなる意見や考えを引き出したり、自分が感じたことをフィードバックし、相手への尊重や理解を示したりしているでしょう。

このような積極的な傾聴姿勢は相手に伝わり、お互いの考え方を深く理解し合えるとともに、会話の質を高めることにつながります。

コミュニケーション能力が高い人に共通する態度

コミュニケーション能力が高い人は、話し方や伝え方だけでなく、態度や姿勢にも共通点があります。態度や姿勢に関する共通点をご紹介します。

会話の環境づくりができる

コミュニケーション能力が高い人は、相手と適切な距離感を保ち、安心して意見や感情を表現できる場を提供しています。さらに、ボディランゲージや適切なアイコンタクトを使いながら真摯に話を受け止め、信頼関係を構築しています。

また、相手の事情を踏まえて、伝わりやすいタイミングを見計らって話しかけることも多いでしょう。

初対面の印象を意識できる

コミュニケーション能力が高い人は、顔の表情や適切なジェスチャーを使って、特に初対面の相手にポジティブなイメージを与えるように努力しています。

第一印象は、お互いの信頼関係の構築や意思疎通に大きく影響するでしょう。特に初対面でも笑顔で接することで、相手に安心感や親しみやすさを感じてもらえるように配慮しています。

清潔感や場の雰囲気・状況に合わせた服装を心掛け、体の姿勢や立ち居振る舞いにも気を遣う人が多いでしょう。

相手への関心や興味を持つ姿勢がある

コミュニケーション能力が高い人は、単に話を真剣に聴くだけでなく、相手への関心や興味を示す傾向があります。

体を前に傾けたり、発言に反応したりすることで、相手の価値観や意見を尊重していることを態度であらわしているのです。このような態度は、相手からの信頼や好意を獲得するうえで非常に効果的でしょう。

コミュニケーション能力が低い人の特徴【話し方】

反対にコミュニケーション能力が低い人は、どのような伝え方や話し方をしているのでしょうか。

そもそもコミュニケーション能力が低い人は、会話に参加すること自体に消極的で、人との関わりや交流の場を意識的に避ける傾向があります。会話自体に積極的ではないため、必要に迫られて業務の相談をするときなど、円滑なコミュニケーションがはかれず、生産性が上がりにくいでしょう。

代表的なコミュニケーション能力が低い人の特徴をご紹介します。

抽象的・不明確な表現が多い

コミュニケーション能力が低い人は、直接的な意見や感情を伝えることが苦手です。具体的な事例や詳細をともなわない抽象的な言葉を使用する傾向が多く見られます。

たとえば、AかBかどちらのアイデアがいいか求められたとき「なんとなくAがいいように感じる」というように曖昧（あいまい）な表現を使ってしまうのです。

言葉がわかりにくいと、正確な情報や意図を伝えるのが難しく、同僚や上司に誤解を招くような報告や伝達をしてしまうでしょう。

一方的な発言が多い

コミュニケーション能力が低い人は、意見や考えを伝えたあと、相手の反応や意見を十分に受け入れる体制が整っていません。一方的に伝えたことで完結してしまい、会話のキャッチボールが苦手なのです。

たとえば、会議中に自分の考えだけを強調し、ほかの人の提案や意見に耳を傾けない人が該当します。相手の意見や感じていることを尊重して受け入れ、そのうえで自分の意見を再度返すという訓練をする必要があるでしょう。

聞き手の反応を確認しない

コミュニケーション能力が低い人は、会話の中で相手が自分の話を理解しているか、興味を持っているかを確認することなく、ただ話を続ける傾向があります。

その結果、相手との心理的な距離ができてしまい、業務の進捗に関する共有や仕事の指示への理解が滞ってしまいます。

コミュニケーション能力が低い人の態度で共通する点

コミュニケーション能力が低い人は、話し方や伝え方だけでなく、態度や姿勢にも共通点があります。態度や姿勢に関する共通点をご紹介します。

目線を合わせない

コミュニケーション能力が低い人は、相手と話しているとき、目を合わせるのを避けがちです。

目線合わせは、非言語コミュニケーションの基本的な要素の一つです。相手の反応を確認したり、信頼関係を築いたりするのに欠かせません。

しかし、目を合わせないことで相手と心理的な距離が生まれ、相手の言葉や気持ちに真剣に耳を傾けていない印象を与えてしまいます。

体の姿勢が閉じている

コミュニケーション能力が低い人は、腕を組むや足を組む、背を丸めるなどの「閉じる」姿勢をとる傾向があります。

体の姿勢や手足の動きは、その人の気持ちや考えを反映します。閉じた体の姿勢は、守りの体制であり、相手とのオープンなコミュニケーションを避けているかのような印象を与えてしまうでしょう。

反応や表情が乏しい

コミュニケーション能力が低い人は、相手の話に対する反応が乏しく、表情が硬いことが少なくありません。人見知りで緊張している可能性もありますが、表情も、感情や考えを相手に伝える重要な非言語の手段です。

リアクションや顔の表情が乏しいと、相手に冷淡や無関心な印象を与えるリスクがあり、対人関係において信頼の構築が難しくなってしまいます。

【今日からできる】コミュニケーション能力を鍛えるために大切なこと

コミュニケーション能力が高い人・低い人の特徴や共通点を解説してきました。コミュニケーション能力を鍛えるためには、日頃の意識が大切です。コミュニケーション能力を鍛える方法として、今日からできるポイントをご紹介します。

積極的にコミュニケーションの機会を増やし、意識的に行うことで、能力やスキルを鍛え、対人関係を円滑にするヒントとしてお役立てください。

相手を尊重する

コミュニケーションの基本は相手を尊重することです。

そのためには、自分から挨拶（あいさつ）することを心掛けたり、相手の意見や感情を価値あるものとして受け止めたりする姿勢が欠かせません。同僚と意見が異なっても、相手を否定せずにまずは理由を聞いて受け入れることも、尊重の一環です。

自分の意見だけが正しいと意固地にならず、柔軟に相手の視点を取り入れることもコミュニケーション能力を鍛えるカギといえます。

自己認識を正しく持つ

自分の感情や考えを理解し、それがどのように他者に影響するかを把握することも、良好なコミュニケーションのための基盤です。具体的に話すことや目的・結論から話すなど、話し方を工夫すると自分の意図を明確に伝えられます。

学びの姿勢を持つ

対人関係はミスや誤解は避けられない場合もありますが、それを学びの経験と捉える姿勢が大切です。

もしもコミュニケーションミスにより、相手に誤解を与えてしまったり不快な思いをさせてしまったりしても否定的な感情にとらわれないようにしましょう。それを学びの経験として捉え、次の機会に活かす姿勢が大切です。

相手の立場や背景を考える

相手の話をていねいに聞くことは、その背景や状況を理解する第一歩です。聞き取った話の内容をもとに、相手の心理や気持ちを推しはかり、適切なコミュニケーションをとることが重要です。

もし、自分と違う意見を述べられても、すぐに否定するのではなく相手の心情や発言の意図を理解したうえで、言葉や態度を選びながら自分の意見を述べるとよいでしょう。

コミュニケーション能力を鍛える具体的な方法

コミュニケーション能力を鍛える方法として、まずは意識的に配慮したい姿勢やポイント、振る舞いをご紹介しました。以上を踏まえて、コミュニケーション能力を鍛えるための実践方法を知りたいという人もいるでしょう。

実践的なワークをご紹介するので、練習してみるのもおすすめです。

エレベータートーク

エレベータートークとは、限られた時間内での伝達能力を高める方法またはスキルのことです。

短時間で要点を伝えることは、ビジネスや日常の社内コミュニケーションにおいて非常に有用です。エレベーターの移動時間を想定して、自分の考えや提案を素早く伝える練習をします。

これにより、話す際の要点の絞り込みや伝え方の工夫など、コミュニケーション能力が鍛えられるでしょう。

結論から話す

結論から話すと、相手はメッセージの主旨を理解し、興味や関心を持ちやすくなります。自分が伝えたいこと、相手に求める行動を整理したうえで、情報の整理と優先順位をつけるシミュレーションをしてから話し出しましょう。

情報過多の時代において、相手の注意を引きつけるためには、伝えたい内容の核心を先に提示することが重要です。

結論から話す方法に慣れると、自分自身も伝えたいことがクリアになり、整理して相手に伝えられるようになるでしょう。

ミラーリング

ミラーリングとは相手の動作や言葉をさりげなく模倣する方法です。このトレーニングをすると、相手との間に無意識に信頼関係や共感を築ける効果があります。

人は、自分と似た態度や行動を持つ人に安心感を覚えるといわれています。その心理を利用して、ミラーリングをマスターすると相手とのコミュニケーション能力を鍛えられるのです。

ミラーリングは、わざとらしくならないように、相手の話すペースや声のトーン、表情などを真似るのがポイントです。

バックトラッキング（オウム返し）

バックトラッキングとは、相手の意図や考えを正確に理解しているかを確認する方法です。相手の発言を繰り返すことで、誤解を防ぎながら、相手との信頼関係を強化する鍛え方といえます。

不自然にならない程度に言葉を反すうすると、相手は自分の話が理解されていると感じるため、コミュニケーションの質が深まるでしょう。

パラフレーズ

パラフレーズとは、相手の言葉を自分の言葉に言い換えながら再表現する方法です。

「つまり〇〇ということですね」など別の表現に置き換えて聞き返し、相手の話を理解している姿勢をあらわします。

パラフレーズを練習すると、相手との間に誤解が生じるリスクを減少できるとともに、相手の意見や感情に敬意を示せるでしょう。

アクティブリスニング

アクティブリスニングは「積極的傾聴」とも呼ばれる、聴く力を鍛える技法です。

相手の話を真剣に聞き取って理解し、その理解した内容を伝えるまでを含む高度な聴き方といえます。言語だけでなく、非言語であるトーンや身振り、表情もしっかりと捉える練習をします。

また、相手の話を中断したり、考えを評価したりせずに要約して返すことで、メッセージが正確に受け取れていることを示すコミュニケーション能力の一種です。

質問を投げかけて明確な理解を深めたり、共感を示したりして誤解を防ぎ、相手と信頼関係を築きやすくなります。

コミュニケーション能力を鍛えるメリット6つ

コミュニケーション能力を鍛えるために必要なポイントや方法を紹介してきました。

従業員一人ひとりのコミュニケーション能力を鍛えられると、社内チームで良好な人間関係を構築できたり、仕事の効率的かつ円滑に進めたりするなど多くのメリットがあります。

代表的な5つのメリットをご紹介します。

業務効率・生産性の向上につながる

コミュニケーション能力を鍛えられると、正しい情報を明確に伝えられ、誤解や不明確な指示による業務の遅延や再調整を防げます。

チーム全員で同じ情報を共有し、タスクの期待値や目的を把握することで、無駄な作業や手間を省けるためです。

一人ひとりのコミュニケーション能力レベルは、スムーズな業務の進行を促進し、組織全体の生産性を向上させる要因となります。

お互いへの理解が深まり協力的になれる

コミュニケーション能力が高い人が集まると、アクティブリスニングや適切なフィードバックを通じて、お互いに考えや感情を深く理解でき、協力的な雰囲気が生まれるでしょう。

チームビルディングや心理的安全性を高めることにつながり、業務や組織に対する課題解決を促進します。

自分の考えをきちんと伝えられる

コミュニケーション能力を学ぶと、言葉を選ぶ技術や相手に合わせた伝え方を習得できるため、自分の考えや意見を率直に伝えられるようになります。

相手に何を伝えたいのか、どのような行動を求めているのかをはっきり伝えられると、自分の考えが適切に評価され、実現に向けてサポートが得られやすくなるでしょう。

人脈が広がる

コミュニケーション能力の高さは、個人の新しい人脈形成や組織のビジネス領域の拡大にも貢献します。コミュニケーション能力を鍛えることで、他者から信頼を得られやすくなり、多様なビジネスチャンスに巡り合えるかもしれません。

従業員エンゲージメントが向上する

従業員一人ひとりのコミュニケーション能力が鍛えられると、会社へのエンゲージメント向上にもつながります。

争いや誤解、コミュニケーションロスが減少すると、社内のストレスや緊張感も軽減される可能性があります。また、自分の意見や提案が受け入れられやすくなり、適切な評価につながり、モチベーションや会社に貢献したい気持ちが高まります。

円滑なコミュニケーションによって、貢献意欲も高まると、従業員のエンゲージメントが向上し、長期的な雇用継続と社員の定着化、ストレス軽減が期待できるでしょう。

新しいアイデアの創出やイノベーションが促される

従業員が自由に意見や考えを共有可能な環境は、新しいアイデアや革新的な取り組みの発展にもつながります。多様なバックグラウンドや視点からの意見が集約されることで、企業の競争力や付加価値も向上するかもしれません。

コミュニケーション能力アップで社内活性化（まとめ）

コミュニケーション能力とは、他者との意見交換や情報共有を上手に進められる力を指します。コミュニケーション能力が高い人は、相手の気持ちを尊重し、言語と非言語を駆使してみずからの考えを伝えられる特徴があります。

また、他者の意見に耳を傾け、共感や理解を示すことで円滑な人間関係を築けるという共通点があるでしょう。

一方、コミュニケーション能力が低い人は、誤解や認識の食い違いを引き起こしやすく、ときに業務の遂行を滞らせてしまう可能性を持っています。

コミュニケーション能力は、日常の習慣や意識、さまざまな練習方法を重ねると鍛えられます。コミュニケーション能力を鍛える研修などを社内で実施すると、業務効率の上昇とチームワークや従業員エンゲージメントの向上など、組織の活性化を目指せるでしょう。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。