人材データベースとは？ 構築方法と使えるシステムや必須項目を紹介

人材管理をより効率化し、自社のマネジメントに活用できることから、人材情報を集約した「人材データベース」を構築・運用する企業が増えています。しかし、人材データベースという言葉は知っているものの、実際どのような目的で構築し、どのようなことに活用できるのかがわからないという人事担当者もいるかもしれません。

当記事では、人材データベースの基礎情報をはじめ、構築に必要な項目、効果的な活用方法などを解説します。これから人材データベースを導入しようと考えている企業のご担当者はぜひお役立てください。

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人材データベースとは

人材データベースとは、自社が保有する人材に関するデータを有効活用するため、従業員に関するあらゆるデータを集約・可視化した集合体を指します。従業員の基本情報のほか、人事評価やスキル、採用時の適性検査まで情報を幅広く集積したものです。

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人材データベースの構築目的

人材データベースの構築には、主に4つの目的があります。

人事戦略に活用するため

人材データベースによって、人材に関するさまざまなデータを可視化できるため、現時点での人事課題や経営課題の分析に役立ちます。人材に関するデータを一元管理しておくと、評価や育成などあらゆる人事施策を戦略的に進める助けとなるでしょう。

労働環境を整備するため

人材データベースを構築しておくと、従業員一人ひとりの行動や勤怠情報の確認が簡単になります。従業員数が多くなると、一人ひとりの労働時間や雇用形態などを把握するのは簡単ではありません。労働環境を整備するためにも人材データベースは活用できます。

適切な人材管理を行うため

人材データベースを活用すると、可視化された従業員一人ひとりの情報をもとに、戦略的な育成プランを立てたり、適材適所の人材配置を行えます。また、人員が不足している部署やポジションも把握しやすくなり、採用活動のミスマッチも減らせるかもしれません。人材データベースは適切な人材管理にも有効です。

社員名簿（労働者名簿）を作成するため

人材データベースは、社員名簿としても利用できます。従業員を雇用している以上、社員名簿を作成し・管理しなければなりません。これは法律で定められています。

人材データベースの構築方法

人材データベースを構築するには、ソフトやシステムを入れる方法があります。人材データベースを作成する際に活用できるソフトやシステムを紹介します。

エクセル

従業員数が少なかったり、予算をかけられなかったりする場合は、エクセルなどの表計算ソフトを使って人材データベースを構築するとよいでしょう。ただし、エクセルなどのソフトでは、スキルデータの分析など高度な作業には手間がかかってしまいます。また、ファイルの紛失や、最新のファイルがわからなくなるといった問題も起こりやすいため、複数の担当者と共有して活用する場合は注意が必要です。

システム

従業員の勤怠・給与・評価・採用情報などを集約できる人事管理システムや、従業員の評価をデータ化・仕組み化できる人事評価システムなども、人材データベースを構築する手段の一つです。システムで一元管理できるため、エクセルのように情報の紛失リスクなどが起こりにくいメリットがあります。従業員数が多い企業は、システムによる人材データベースの構築がおすすめです。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムでも簡単に人材データベースを構築できます。従業員一人ひとりのスキルや経歴などの情報を一元化管理し、人事業務の効率化や戦略的な人事施策に役立てることができます。

タレントマネジメントシステムには、人事管理システムや人事評価システムの機能も搭載されている多機能のものもあります。クラウド型のタレントマネジメントシステムであれば、どこからでも確認できるため、リモートワークを導入している企業でも活用しやすいなどのメリットがあります。

人材データベースの必須項目

人材データベースを構築する際に、必要不可欠な項目があります。適切な人材管理を行うためにも、人材データベースに取り込むべき必要な情報項目を押さえておきましょう。必須の5項目とできれば把握しておきたい2項目をご紹介します。

基本情報

まずは従業員個人を特定する「基本情報」です。基本情報には、氏名・住所のほか、入社年月日などが含まれます。近年ではダイバーシティの推進により、性別を男女だけでなく、LGBTQに配慮した設定を行う企業もあります。これからの時代はダイバーシティの観点から基本情報を取得することも必要となるかもしれません。

職務情報

従業員数が多い企業において、経営層・人事担当者が全員の細かな職務内容を把握することは難しいでしょう。基本属性のほか、その従業員が担当する業務やその内容、目標といった業務に関する情報も人材データベース化しておくといいでしょう。

評価・実績情報

従業員一人ひとりの人事評価や実績も蓄積すべきデータとなります。業務実績や評価の推移を記録しておくことで、その従業員のパフォーマンスや職務に対する適性もチェックしやすくなるでしょう。従業員の適性に応じて適材適所の人材配置を行いたい場合は、人事評価などの情報も人材データベース上に集約するといいでしょう。

スキル・資格情報

個人が持つスキルや資格も、今後人材データベースの中に必要な情報といえます。スキルマップを作成し、その人材がどのようなスキル・資格をどのくらいのレベルで保有しているかを登録しておくと、人材育成や人事評価、将来的な企業の成長に役立てることができます。

勤怠情報

従業員の勤怠情報も人材データベースの必須項目の一つです。個々の勤怠情報には、給与計算に必要となる出退勤時間・休憩時間・休暇取得・欠勤などが含まれます。単に給与計算に活用するだけでなく、残業や休日出勤が法定労働時間を超過していないかなどもチェックなどにも対応できます。従業員の健康管理やコンディションチェック、メンタルのケアを行うには、人材データベースを活用できます。

行動データ

近年では従業員一人ひとりの行動データを集約し、分析に役立てている企業も増えているようです。ウェアラブル端末などを活用し、従業員の位置情報や心拍数、発言時間などを記録し、実際の成果との関連性を把握します。

人材データベースに必須の項目とまではいきませんが、従業員の行動情報を集約しておけば、将来的に活躍する人材を発掘できるかもしれません。

マインドデータ

マインドデータとは、従業員のモチベーションやエンゲージメントなどが該当します。マインドデータも必須項目とまではいきませんが、集計して人事施策に役立てている企業が近年増えているようです。従業員のマインド情報を分析し、離職率の低下や生産性向上につなげる狙いがあります。

人材データベースの導入効果・メリット

人材データベースの導入には、さまざまな効果やメリットがあります。人材データベースを導入・運用することで実現できる4つの利点をご紹介します。

自社の課題を発見できる

人材データベースで、従業員の情報を可視化することができます。さまざまな情報が集約された人材データベースの活用で、人事や経営における課題を発見できるかもしレません。たとえば、部署ごとにスキルや能力の不足を割り出して適性のある人材を配置したり、従業員一人ひとりの能力やキャリア志向に沿って配置転換をするなどが考えられます。

さらに、人材データベースを使って、社員の強みを伸ばし弱みを補う人材育成プログラムを立案するという活用方法も考えられるでしょう。

タレントマネジメントに活用できる

人材データベースで集めた情報は、タレントマネジメントの推進を後押しします。入社以前の経歴から自社での活躍状況、研修記録、人事評価の結果、目標の到達実績などすべて集約することで、さまざまな人事施策を実施しやすくなるでしょう。人材の能力を最大限発揮してもらうための、人材育成や人員配置につながります。結果的に、従業員エンゲージメントの向上も期待できるでしょう。

タレントマネジメントによって優秀な人材を見出せれば、将来的に企業の成長にもつなげられます。

公平な人事評価を実施できる

人材データベースを上手に活用できれば、主観や印象に影響されがちな人事評価の客観性を高められます。一人ひとりの業績やスキル、目標の達成度などの情報を集約し、人事評価と紐づけることで、公平性を保ち納得感が得られやすい評価が行えるでしょう。

最適な働き方を提案できる

働き方改革によって企業は、長時間労働の改善や多様な働き方への対応など、さまざまな課題に向き合うことが求められています。人材データベースによって勤怠状況を可視化できると、超過勤務の従業員の把握や業務調整などの改善策を打ち出せるでしょう。介護や育児を抱えている従業員や、テレワークや時短で働きたいと考える従業員に適切な対策を検討できます。最適な働き方を提案できれば、従業員エンゲージメントの向上にもつながります。

人材データベース構築と活用のポイント

実際に人材データベースを構築し、効果的に活用するには押さえておくべきポイントがあります。ここでは人材データベースを自社の人事業務に活かすために把握しておきたい内容をご紹介します。

活用する目的を明確にする

人材データベースの構築にはコストが発生します。データの作成・抽出、入力や更新、セキュリティ面などが一例です。

人材データベースを構築・運用する目的があいまいだと、コストをかけたわりには「ただ情報を集めただけ」となってしまいます。自社の経営目標や事業戦略を明示し、それに基づいた人事・人材戦略を立て、人材データベースの構築目的を明確にしましょう。企業や組織の成長につながるために、人材データベースを構築することが重要です。

項目ごとに権限を設定する

人材データベースの項目によっては、個人情報やプライバシーに関わるものもあります。

人材データベースを適切に運用するには、項目ごとに閲覧・編集権限を設定するようにしましょう。特に給与や評価結果は、ほかの従業員のモチベーションを落としてしまう可能性もあるため、厳重に管理する必要があります。ごく限られた人にしか閲覧・操作ができないようにするなど、個々のプライバシーを守ることが大切です。

小規模な範囲から構築・運用を開始する

人材データベースを構築する場合、最初から完璧なデータベースを求めてしまいがちです。全従業員のさまざまな情報を集約しようとすると、いつまでもデータ構築ができなかったり、更新作業に時間がかかってしまったりしては本末転倒です。

より効果的な人材データベースの活用を実現するには、まずはプロジェクト単位・チーム単位といった小規模な範囲から構築・運用を実施することをおすすめします。小規模で実際に運用し、ある程度の運用方法が見えてきてから、全社規模へと拡大していくようにしましょう。

データ更新に関するルールを決める

人材データベースは構築したら終わりではありません。従業員の基本情報・スキルや評価など多くの情報は変動していきます。そのため、データベースを構築したら、そのあとは定期的に更新していく必要があります。情報の更新を怠ってしまうと、最適な活用ができないだけでなく、データを活用しなくなる可能性も出てくるでしょう。

せっかく労力をかけて構築した人材データベースを長く活用するためには、四半期・半期・1年単位でアップデートすることをルール化しておきましょう。更新頻度のほか、更新フロー、バックアップシステムについてもルールを策定しておくと、担当者が変わった場合でも困りません。

まとめ

人材データベースを活用すれば、効率的に人材管理ができるでしょう。特にシステムを導入すると、煩雑な人事業務も簡素化できる可能性があります。当記事で紹介したメリット、構築のポイントなどを参考にしながら、自社でのシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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『スマカン』は、社員情報を顔写真つきで見やすく管理できるタレントマネジメントシステムです。現在エクセルなどで運用している人材データベースや紙で管理している労働者名簿も、簡単にクラウド上で再現できます。必須となる従業員の基本情報から、人事評価、目標、1on1ミーティングの面談記録まで情報を集約して管理すると、効率的な評価運用に役立てられます。登録項目は、簡単にカスタマイズできます。自社の人事課題や目的に応じて欲しい機能だけを選べる、柔軟な料金プランでご利用いただけますので、多機能過ぎて使いこなせない…といった無駄はありません。

人材データベースの構築をお考えのご担当者様は、タレントマネジメントシステムの導入もご検討されてみてはいかがでしょうか。

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