人事管理とは｜目的や内容、システムの活用や選定も含めて徹底解説！

人事管理とは

人事管理とは、企業の目的や目標を達成させるために、従業員一人ひとりにおけるさまざまな管理を行い、人事体制を整えることです。

具体的には、採用から退職に至るまでに必要とされる業務であり、人事評価や人材育成、人材配置、従業員のモチベーション管理などが含まれます。

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人事管理に必要な業務

人事管理に必要な業務を以下でご紹介していきます。

人材採用

採用に関する業務は、採用計画から採用試験の実施、内定者の管理までといった幅広い業務を行います。

• ・新卒採用ページ
• ・求人広告
• ・説明会などの採用イベント
• ・採用試験
• ・内定者へのフォロー

新卒社員や中途社員などの採用に必要なこれらの業務や管理を行い、より優秀な人材の確保に努めます。また、従業員データや求職者データなどを採用に役立てることで採用業務をより最適化できるでしょう。

人材開発や人材育成

企業の目標達成に必要な人材を開発・育成するために、人材育成計画を立案したうえで、育成や教育を実施します。

企業内部の教育カリキュラムだけでなく、外部で実施される研修などを通してスキルアップや専門性を磨く機会を設けることも、人材育成のひとつといえるでしょう。

人材開発や人材育成では、決まったタイプのカリキュラムだけでなく、レベルや資質に応じてさまざまな研鑽の機会を設けるのが、より優秀な人材へと成長する可能性を高めます。

人事評価

人事評価は、従業員のモチベーションやエンゲージメントにも影響する重要な業務です。主観的で偏った評価をすることで、従業員の不満を招き、離職要因にもつながります。そのため、人事評価はより客観的かつ適切で、納得感のある評価でなくてはなりません。

人事評価の手法には「360度評価」や「コンピテンシー評価」など、さまざまな種類があります。より適切な評価を行えるような評価手法を取り入れたうえで、目標管理や評価のデータも蓄積するとよいでしょう。

人材配置

従業員の人材配置も重要な業務のひとつです。適材適所の人材配置は、従業員のパフォーマンスや成果にも関わります。

適材適所の配置を行うためには、従業員データを活用したり、アンケートや面談を効果的に実施することなども必要でしょう。従業員の希望や意思も踏まえながら、有効なデータを活用することで、より適材適所の人材配置への期待ができます。

モチベーション管理

人事管理では、従業員のモチベーション管理も業務のひとつといえます。従業員のモチベーションを管理するために、アンケートによるモチベーション把握、面談でのコミュニケーションやヒアリング、ストレスチェックなどを含めた心身の健康管理が必要です。

従業員のモチベーションは、人材配置や人事評価でも大きく影響し、多面的に影響を受けるものでもあるという側面からも、従業員のリアルな声や近況を聞き出すことが重要といえるでしょう。

また、モチベーションに関するデータなども蓄積しておくことで、分析や対策もしやすくなるでしょう。

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人事管理と労務管理の違い

人事管理と労務管理の違いは、どちらも従業員に関する業務ではあるものの、管理するジャンルが異なります。

具体的には、個人を管理する人事管理では、従業員の「採用から退職に至るまでに必要なさまざまな業務(配置、育成やモチベーション管理など)」を管理することになります。

一方で労務管理は、労働条件や労働環境の整備、社会保険や福利厚生に関する業務、労働組合との折衝など、会社としての働きやすさや労働に必要な環境の管理や整備を担う役割があります。

しかし、労務管理は従業員の労働にかかわる内容であるため、人事管理の一部として労務管理があるといえます。従業員を管理する人事業務において、より広義の意味合いを持つのが人事管理、その一部として労務管理が成り立つと認識しましょう。

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人事管理と人材管理やタレントマネジメントとの違い

人事管理と混同しやすい「人材管理」や「タレントマネジメント」という言葉がありますが、人事管理の一環として行われるものです。

そのため、人材管理やタレントマネジメント自体は業務というより、より適切な人事管理を行うために必要な取り組みであったり、経営目標を達成するために行う戦略人事に必要な考え方としてイメージすると、わかりやすいでしょう。

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人事管理が注目される理由

人事管理が注目される理由や背景には、労働力人口の減少などの社会変化や実力主義や働き方改革などの労働環境の変化によって、人材不足や人材流動が起こるようになったことが挙げられるでしょう。

人材不足により優秀な人材を確保することが難しくなってきていることや、実力主義によって競争が生まれ、他社への流動が起こりやすい状況だからこそ、今いる従業員を大切にしなくてはなりません。

そのためには、採用や人材開発、評価や配置などの各業務を担う人事管理を最適化する必要があるとされているのです。

人事管理が抱える課題や求められる役割

人事管理が抱えている課題や求められる役割についてご紹介します。

企業や従業員を取り巻く環境変化への対応

人事管理では、今後も起こり得る社会変化や労働環境の変化への対応が求められています。

たとえば新型コロナウイルスの流行によるテレワークへのシフトで、業務連携が取りにくくなったり、コミュニケーション不足という課題に直面した組織も少なくないでしょう。こうした際にモチベーション管理を強化したり、面談の機会を増やすなどの対応が必要になったケースも少なくありません。

こうした社会変化や労働条件の変化が起こった場合においても、人事管理が適切化されていれば、従業員を守り、従業員のエンゲージメントを向上させることにもつながるでしょう。

人材育成の強化と評価や配置の最適化

人手不足の問題は深刻で、労働人口の減少や少子化が進むことで競争が激化し、新たな人材確保や従業員数の維持が難しくなるでしょう。

人手不足の問題に対処するためにも、従業員のスキルや能力を高めるための人材育成、能力を発揮できる人材配置、適切な評価が行われるような体制を整備することが求められています。

こうした最適化が従業員のモチベーションやエンゲージメントを向上させ、人手不足が叫ばれる昨今でも対応できる企業でいられるでしょう。

紙やエクセルなどの管理には注意が必要

人事管理におけるデータを、紙やエクセルを使用して管理している企業も多いでしょう。しかし、こうした従来の管理方法における個人情報の扱いにはリスクが潜んでいます。

紙やエクセルなどを使用する場合、特にデータの紛失にはもっとも注意したいところです。紙の場合は紛失リスクや盗難リスクもゼロではありません。エクセルでは、ファイルを削除してしまったり、ロックやパスワードの管理を徹底していないと流出する可能性もあるでしょう。

こうしたデータ紛失やセキュリティの問題を踏まえ、より安全な保管場所の検討や、ファイルを安全に管理するなどの対策を考え、個人情報を厳重に守らなくてはなりません。

人事管理システムの重要性

人事管理における膨大な業務を効率化、セキュリティ強化には人事管理システムやタレントマネジメントシステムが有効です。

専用のソフトやシステムを使用することで、人事管理に関するさまざまな業務をシステム上で行えるようになり、セキュリティ対策が強化された環境で安全に情報を管理することができます。

また、人事管理システムなら、データの管理はもちろん、採用や人材育成、評価、人材配置にも役立つ機能が搭載されているため、総合的に人事管理を効率化することができるでしょう。

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人事管理システムの導入目的

人事管理システムを導入する目的について確認してみましょう。

人事管理に必要な手続きを効率化

人事管理システムでは、各業務に必要な事務手続きを効率化することが可能です。

従来の手作業における手続きの場合、サインや印鑑の捺印が必要でしたが、システム上で手続きができることでオンライン上で完結させることができるようになります。

システムによっては、役所への申請や書類提出もオンライン上で電子化することができるため、大幅な効率化が見込めるでしょう。

人事管理における膨大なデータを一元管理

人事管理システムを活用すれば、従業員データや組織に関するデータも一元管理が可能になります。

違う場所にデータを保存しているような場合や膨大なデータを扱う場合には、毎回データを探す手間も省け、効率化にもつながるでしょう。データの更新や変更も、システム上ですぐに対応することできます。

人事評価業務を効率化できる人事管理システムでは、人事評価にも対応するため、評価に必要な一連のフローを効率化することも可能です。

目標設定・入力から自己評価、上司評価、フィードバックなどの流れをシステム上で管理することができるため、書類の配布や確認、回収といった面倒な流れを効率化できるでしょう。

人事管理における各データの分析

人事システムでは、従業員データなどを活用したうえで、分析をすることも可能です。

従業員データや評価結果、人材配置などを踏まえて分析することで、より最適な人事管理へ活かすこともできるでしょう。

人事管理に関するデータの視覚化

人事システムでは、人事に関するさまざまなデータを表やグラフにするなど、視覚化できる点も大きな魅力のひとつでしょう。

わかりやすく視覚化できることで、課題を見つけやすくなったり、情報共有をする際にも便利です。数字や情報だけを見てもわかりにくい課題や問題を、可視化することで捉えやすくなるでしょう。

人事管理システムを選ぶ際のポイント

人事管理システムを選ぶ際に、比較したり選定ポイントとして覚えておきたい点について以下でご紹介します。

導入目的に合っているものか

人事管理システムの選び方として、自社の導入目的や課題に沿った者かどうかという点を意識しましょう。

まずは自社が抱える課題点を洗い出し、どのシステムが必要なのか、人事業務について総合的に見直す必要があるのかなどを検討してみましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

人事管理システムの選び方として、オンプレミス型とクラウド型のどちらかをチェックしてみましょう。

クラウド型はインターネット上にサーバーを設置し、データを管理するため、運用しやすく費用も抑えられるというメリットがあります。

一方のオンプレミス型は、自社サーバを設定したい場合やカスタマイズ性をより重視する場合におすすめです。

料金は適切か

人事システムを選ぶ際は、費用面にも注意しましょう。人事システムの料金体系には、さまざまなパターンがあります。これは、提供形態がクラウド型かオンプレミス型かによっても影響します。

具体的な料金については、実際に問い合わせや見積もりを行い、実際の料金に近いイメージで計算できるようにしてみましょう。

他ツールとの連携が可能か

人事管理システムを選ぶ際は、ほかのツールとの連携ができるかどうかも重要です。

給与計算システムや勤怠管理システムなど、自社がすでに利用しているツールと連携できるのかどうかを確認しておきましょう。

誰でも使いこなせる操作性か

人事管理システムは、人事担当者だけでなく、従業員が入力したり、確認することもあります。

そのため、担当者だけでなく従業員にとっても使いやすい設計になっているかどうかをあらかじめチェックしておきましょう。

人事管理にも役立つタレントマネジメントシステム

人事管理を適正化をしたいという場合には、タレントマネジメントシステムもおすすめです。

タレントマネジメントシステムなら人事業務の管理や効率化だけでなく、「戦略人事」の実行や実現にも役立ちます。

特にクラウド型のタレントマネジメントシステムなら、いつでもどこでも、人事業務に必要なデータを確認することができ、各作業の効率化も期待できます。

人事管理の各業務における課題や、さまざまなシステムを導入していてコスト負担が大きいという場合、経営目標を達成させるための戦略人事を意識し始めたという場合には、タレントマネジメントシステムを検討してみるとよいでしょう。

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タレントマネジメントシステムならスマカン

『スマカン』は、人材データの一元管理や可視化、適正な人材配置、優秀な人材育成、納得感のある人事評価など、戦略的人事の実行をサポートするタレントマネジメントシステムです。

多くの官公庁や大学法人、様々な規模の民間企業への導入実績を誇ります。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関で、人事業務の効率化や人材情報の一元管理、データ分析から組織強化につなげることができるでしょう。

用途に合わせた柔軟なプランでお使いいただけるのも魅力のひとつ。自社の人事課題や目的に合わせて必要なものをご利用いただけます。

スマカンでは、サービス紹介資料はもちろん、人事労務のノウハウに関する資料を無料でダウンロードいただけます。また、30日間の無料トライアルもご提供していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

人事管理では、従業員の採用から退職に至るまでに必要な人事業務を担います。

業務範囲が多岐に渡るため、扱うデータも膨大で、うまく管理できていないという企業も少なくないでしょう。

人事管理を最適化するためには、膨大な業務を効率化することのできる人事管理システムやタレントマネジメントシステムの活用がおすすめ！

本記事でご紹介した内容を参考にしながら、システムの活用を取り入れ、人事管理の最適化に取り組んでみてはいかがでしょうか。