人材マネジメントシステムとは｜導入の必要性と課題、タレントマネジメントシステムとの違い

人材マネジメントシステムとは、人材情報を適切に管理し、人材活用を後押しするシステムです。少子高齢化によって労働力人口の減少が続く中、今いる人材の有効活用が多くの企業の課題といえます。

当記事では、人材マネジメントシステムの概要とタレントマネジメントシステムとの違いを踏まえて、導入の必要性と取り組むべき課題などを解説します。

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人材マネジメントシステムとは

人材マネジメントシステムとは、人材情報を一元管理し、人材育成や人材配置に役立てるものです。タレントマネジメントをサポートする導入効果も期待できます。

人材マネジメントとは

人材マネジメントとは、経営目標の達成を目指し、人材を有効活用する仕組みのこと。場当たり的ではなく、戦略的に人を配置したり、一人ひとりのスキルや経歴に見合った育成を行ったりします。

適切な人材マネジメントを行えると、個々のパフォーマンスが最大限発揮でき、企業全体としても競争力の向上が期待できるでしょう。

人材マネジメントは、大きく分けて以下の4つで構成されています。

採用
企業が求める人材を採用します。どのような人材を雇用できるかで、経営目標の達成にも関わるでしょう。

教育
個々の能力に合わせて教育・育成を実施します。新入社員研修やスキルアップセミナー、資格取得勉強会、1o1ミーティングの実施などが挙げられます。

評価
従業員の成果や働きぶりを一定の基準をもとに評価します。従業員の満足度を高め、ステップアップできる評価制度が望ましいといえるでしょう。

配置
従業員の適性に合った配置転換や部署異動を行います。休職者や復職者の存在も考慮しながら実施するのが一般的です。

人材マネジメントとタレントマネジメントの違い

人材マネジメントと混同されがちな言葉として、タレントマネジメントがあります。

タレントマネジメントとは、従業員一人ひとりを能力を持ったタレントと見なして一元管理し、スキルや資質に基づいてマネジメントを行い、経営目標の達成を目指すものです。

人材マネジメントとタレントマネジメントは「人材を有効活用する」ところは共通しています。しかし、タレントマネジメントの方がより、従業員の個性・能力・資質・才能を活かすことを重視しているといえるでしょう。

ただし、人材マネジメントにタレントマネジメントの考えを取り入れるケースは多く、両者を明確に線引きするのは難しいとされています。

人材マネジメントシステムとは

人材マネジメントシステムとは、人材マネジメントをサポートするシステムです。

個々のスキルや経歴などあらゆる人材情報を集約し、可視化します。教育や評価の状況も一度に確認しやすく、人事施策においてさまざまな方法で活用できます。

次項より、人材マネジメントシステムの必要性や導入メリット、導入の足枷となる課題、導入のポイントを解説していきます。ぜひチェックしてみてください。

人材マネジメントシステムの必要性と目的｜なぜ必要？

人材マネジメントシステムは、多くの企業で取り入れられるようになってきました。その理由は、今いる人材に活躍してもらうことの重要度が増しているためです。

終身雇用が主流だった時代に比べて、昨今は雇用の流動化が進んでいます。少子高齢化によって労働力人口も減少の一途をたどり、多くの企業が人材確保に苦戦しているといえるでしょう。

そこで、自社内で一人ひとりに適した教育や配置転換を行い、活躍してもらう必要があります。

このような背景から、人材マネジメントシステム導入の必要性が高まり、人材の有効活用が求められているといえます。

人材マネジメントシステムの導入メリット

人材マネジメントシステムを導入するメリットには、どのようなものがあるでしょうか。代表的なものを4つご紹介します。

戦略的に人材育成できる

1つめは、戦略的に人材育成ができることです。

人材マネジメントシステムを導入すると、人材情報の一元化および見える化につながります。集約した人材データを活用し、戦略的に人を配置したり、個々に必要な教育を行ったりできます。

従業員のモチベーションアップ

2つめは、従業員のモチベーションアップです。

人材マネジメントシステムを導入して活用できると、公平な人事評価を運用しやすくなるからです。公平な人事評価は、従業員満足度を高め、モチベーション向上につながります。

また、評価結果に基づいて従業員の適性に合った人材配置が行えれば、モチベーションはさらに高まる可能性があるでしょう。

定着率の向上

3つめは、従業員の定着率の向上です。

人材マネジメントの導入により、戦略的な人材育成やモチベーションアップにつながれば、優秀な人材も自社にとどまりやすくなるでしょう。労働環境が整い働きやすい職場は、定着率が高い傾向にあります。

定着率が向上すると、企業イメージの向上や教育体制の強化にもつながるため、さらに優秀な人材が確保しやすくなるはずです。

人事業務の効率化

4つめは、人事業務の効率化です。

人材マネジメントシステムに社内で散らばっている人材データを集約できると、業務効率を高め、担当者の負担を軽くすることにつながります。複雑な管理の手間が省け、業務の属人化や人為的ミスも減らせるかもしれません。

人材マネジメントシステム導入の課題

人材マネジメントシステムはメリットもありますが、導入がスムーズに進んでいる企業ばかりではありません。導入時につまずいてしまう企業も少なくないでしょう。

人材マネジメントシステムの導入課題となっている現状は以下の通りです。

社内調整

課題の1つめは、煩雑な社内調整や権限範囲の設定が求められる点です。

人材マネジメントシステムの導入時には、情報収集や構築、多方面にわたる社内調整が必要で、業務が煩雑になりがちです。システムに使い慣れていない従業員へのフォローも欠かせません。

本格的に運用するまでは、人事担当者やマネジメント層の負担になることが予想されるため、課題の一つとなっています。

国内外の拠点とした人材管理

課題の2つめは、人材管理の幅が広がっている点です。特に国内外の拠点スタッフの管理まで行う場合は、国外の法令に基づいた対応が求められます。

また、多言語に対応している人材マネジメントシステムが少ないことも課題の一つといえるでしょう。

活用しきれない

課題の3つめは、導入時に情報を集約しただけで満足し、活用できていない点です。

人材マネジメントシステムの導入時は、実現したいことをあれこれイメージするものです。しかし、結局使いこなせなかったり、ほかの業務に時間を取られたりして、システムが形骸化してしまうケースもあるといいます。

人材マネジメントシステム導入のポイント

人材マネジメントシステムは導入に課題もあるため、ポイントを押さえて進めることをおすすめします。

特に人材マネジメントシステムを使ってタレントマネジメントに注力する場合、自社の課題を明確にしたうえで、活用方法を想定しておくことが重要です。

人材マネジメントシステム導入時のポイントを3つに分けてご紹介します。

導入目的の明確化

ポイントの1つめは、導入目的の明確化です。

人材マネジメントシステムの導入目的を明確にすると、具体的な活用方法が見えてくることがあります。活用方法がイメージできれば、システム選びもスムーズでしょう。

導入後に「こういった機能がほしい」「〇〇を実現したい」という要望が出てくる可能性もありますが、当初の目的が明確であれば、都度検討しやすくなるでしょう。

目的が不明確な場合は、関係者からの意見に左右され、進むべき方向を見失ってしまうかもしれません。

マネジメント層の協力を得る

ポイントの2つめは、マネジメント層の協力を得ることです。

先述の通り、人材マネジメントシステムの導入時は、情報収集や煩雑な社内調整が必要となる場合があります。マネジメント層に導入メリットなどを詳しく説明し、理解を得てスムーズな導入を目指しましょう。

従業員の意見を考慮する

ポイントの3つめは、従業員の意見も取り入れることです。

人材マネジメントシステムを人事評価で利用する場合、従業員にも入力してもらう場面があります。そもそも理解を得ていないと「作業負担が増えた」と不満につながり、システムが定着しない恐れがあります。

従業員向けの説明会や相談窓口の設置、1on1を利用してヒアリングを行うのがおすすめです。

人材マネジメントシステムの比較ポイント

人材マネジメントシステムのメリットや課題、導入時のポイントを理解したうえで、実際にどのようなシステムを選べばいいのでしょうか。

人材マネジメントシステムの選び方として、比較ポイントを4つに絞ってご紹介します。

自社に必要な機能の有無 

1つめの比較ポイントは、自社に必要な機能の有無です。

せっかく人材マネジメントシステムを導入しても、自社に必要な機能が搭載されていなければ意味がありません。また、必要な機能が備わっていても、使わない機能をつけてしまうと、コストの無駄となってしまいます。

先述した通り、自社の導入目的を明確にしたうえで、各社の強みを理解し、最適なシステムを選択します。

選ぶ際は、無料トライアルの機会を利用し、迷わず使えるか操作性も確かめましょう。

導入コスト

2つめの比較ポイントは、導入コストです。

人材マネジメントシステムの導入には、経営者の理解が必要です。費用対効果に優れているか、予算と照らし合わせて実現したいことができるか、よく検討します。

サポート体制

3つめの比較ポイントは、サポート体制です。

サポート体制が手厚い人材マネジメントシステムであれば、疑問が生じた際も素早く対応してもらえ、自社内で使い切ることができます。導入時のシステム構築サポートや導入後のフォローアップ会、これまでの実績などを事前に確認しましょう。

セキュリティ体制

4つめの比較ポイントは、セキュリティ体制です。

人材マネジメントシステムは、従業員の個人情報などを扱うため、情報漏えいのリスクに備えて注意が必要です。ユーザーごとの権限設定の柔軟性や、第三者機関のセキュリティチェックをクリアしているかなどをチェックしましょう。

人材マネジメントシステム『スマカン』

『スマカン』は、企業の人材活用を促進し、担当者の負担軽減にもつながる人材マネジメントシステムです。タレントマネジメントに強みを持ち、従業員のスキルや経歴に適した配置や育成をサポートします。

実現したいイメージに合わせて柔軟に項目が設定できるとともに、官公庁をはじめとした組織で長年の実績があるため、セキュリティ体制も安心です。目的に応じて欲しい機能だけを選べる料金プランでご利用いただけますので、多機能過ぎて使いこなせないという無駄はありません。

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まとめ

人材マネジメントシステムとは、企業の目標達成に向けて、人材を有効活用できるシステムです。当記事では、人材マネジメントシステムのメリットや導入ポイントを解説しました。

人材マネジメントシステムは、自社に合った製品を取り入れてこそ、効果が期待できます。無料トライアルの機会を活用し、自社に合ったシステムを検討してみてはいかがでしょうか。

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