• 2022.04.25
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採用担当者の仕事とは?採用に向いている人の特徴や人事採用の新常識を調査!

採用担当者の仕事とは?採用に向いている人の特徴や人事採用の新常識を調査!

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優秀な人材を確保するためにさまざまな活動を担う「採用担当者」は、企業にとって重要な存在です。人事採用の業務は多岐にわたるため、さまざまなスキルを必要とします。

この記事では、採用担当者の役割や業務内容、向いている人の特徴、必要なスキルなどを、昨今の採用事情を踏まえながら解説しています。

目次(タップして開閉)

採用担当者とは?

企業などで、人事採用を専任でおこなう人を「採用担当者」と呼びます。
事業拡大・推進のために、企業の特性に適合する優秀な人材の獲得を目的に業務を遂行する、企業の成長にとって欠かせないポジションです。

大手企業の場合、新卒と中途で担当を分けているケースが多く見られます。
一方、社員数が100人に満たないような中小企業では、専任の採用担当者をおかないこともあります。

採用担当者は、自社の求人に応募した人をただ採用すればよいわけではなく、企業の方針や経営者の意向に沿った「責任をもった採用」を行うことが求められます。

事業の方針に合わせ、採用すべき人物像、スキル、経歴、人数などを網羅的に把握し、スピード感を持って業務に当たらなければなりません。また、適した人材を見抜く、目利き力も必要となります。

採用担当者の仕事とは

採用担当者は、新卒・中途を問わず、新たな人材を雇用するためにさまざまな業務に対応します。書類選考や面接は、採用担当者の仕事として多くの人に認知されています。

そのほか、次のような業務も採用担当者の仕事として挙げられます。

□ 採用計画の立案
□ 採用手法の選定
□ エントリー管理や適性試験
□ 面接の実施に伴う関係部署への連携
□ 合否の判断
□ 内定通知の発送
□ 内定後の事務処理

人事担当者と採用担当者の違い

会社によって差はありますが、採用業務は主に人事領域の仕事といえます。
「人事担当者」の仕事は、採用のほか、人材育成・人事評価・人事企画・労務管理といった大きく5つの業務を担当します。

従業員数が少ない会社では、独立した担当者制を設けず、人事部内の全員がそれら業務を担うこともあります。しかし、多くの会社では、それぞれの業務ごとに担当が分かれています。

社員の配属先や人事異動、評価などの処遇決定や、制度の策定など、既に入社している社員に向けた業務を行う人を「人事担当者」、それに対して、採用に特化し、これから入社する人への対応や業務を行う人を「採用担当者」と明確に分けているケースが多く見られます。

採用担当者に必要なスキルとは?どんな人が適任?

採用担当者の仕事は多岐にわたります。ここでは、どのような人が採用担当者として向いているのか、またどのようなスキルが必要とされるのかを挙げています。

採用担当者に向いている人の特徴

会社の事業や方針を理解し自分の言葉で伝えられる人

採用担当者は、自社が行っている事業はもちろん、理念や目標、これからの方向性など、会社全体をきちんと理解している必要があります。どの部門で、どのような人材が必要なのかを把握するだけでなく、候補者に対して、自社のアピールポイントを的確に伝える必要があるからです。

また、候補者に「この会社に入社したい」と思ってもらうために、定型文ではなく、自身の言葉で情報を伝えられる人が向いています。

コミュニケーション能力が高い

採用候補者にとって採用担当者は、その会社で一番最初に接する社員だといえます。
そのため、採用担当者は「会社の顔」として対応できる人が向いています。特に人当たりの良さや、分け隔てなくコミュニケーションがとれる人は採用担当者に向いているといえるでしょう。

最近では、オンライン面接を行う企業も増えていますが、画面越しでも親しみやすさを感じてもらうことができれば、候補者も積極的に発言してくれます。1回の面接で、多くの情報を入手できるため、スムーズな採用活動が望めます。

指示がなくても責任を持って自発的に行動できる

臨機応変に対応できるかどうかは、人事採用活動にとって重要です。自社以外の会社にも応募している候補者も少なくありません。採用候補者の質問や問い合わせに迅速に対応できなければ、せっかくの優秀な人材を他社に先取りされてしまうかもしれません。

その時々の状況に合わせ、自発的に最適な行動ができる人の方が採用担当者に向いています。

質問力やヒアリング力があり論理的な思考ができる

自社が必要としている人材を見極めるには、候補者に対して的確な質問を行わなければなりません。また、候補者の発言を正確にヒアリングし、情報を整理することも採用担当者に求められる要素です。

そのため、質問力やヒアリングの能力に長け、採用する価値があるかどうかを見極められる論理的思考をもった人が採用担当者には向いています。

調整力に長けている

採用担当者は、1人を採用するだけでも、多くの関係者とやり取りを行わなければなりません。候補者だけでなく、人材を欲している部署の上長や、エージェント、リクルーター、求人媒体の担当者など、社内外を含めさまざまな人とスケジュールなどの調整が発生します。

候補者が多いほど、調整の難易度は高くなるため、そのような業務を負担に感じない人が採用担当者としては好ましいといえます。

採用担当者に必要なスキル

営業スキル

採用担当者は候補者に対し、自社の魅力をアピールして入社意欲を高めなければなりません。また、期日までに目標人数を採用するなどの目標が明確に決まっているため、数字を達成する意欲も必要となります。

エージェントや求人媒体の担当者との交渉も行うことから、コミュニケーションスキルに長けていることも重要です。自社を売り込み、相手の興味をひき、交渉の結果成約へつなげるという「営業」の仕事と似ています。営業スキルや経験がある場合、採用業務に応用できるでしょう。

マーケティングスキル

求人への応募を集めるためには、メディアやダイレクトメッセージを利用するなど、さまざまな手法をとります。欲しい人材のペルソナに合わせた施策を考案し、どのくらいの予算をかけるのかなどを考えるのは「マーケティング」の仕事と共通します。

オペレーションスキル

採用人数が増えるほど、選考プロセスを管理していく重要性が求められます。採用担当者は、面接会場の確保や面接日程の決定、面接官のスケジュール調整、各関係者への連絡、内定後のフォローなど、さまざまな業務に対応しなければなりません。

業務全体を把握し、ツールの活用やアウトソーシングも含めたオペレーションの設計と運用ができれば、スムーズかつ質の高い採用活動が実現できます。

採用担当者のおもな仕事内容

人事採用における、採用担当者の仕事は、一般的には次のような内容で構成されています。

採用計画を立てる

まずは経営課題や事業戦略をもとに、採用の目的を明確化したうえで計画を立てます。
企業により、人事採用にかける予算が決まっているため、予算を中心にどのような採用活動を行うのかを計画する必要があります。

新卒採用の場合、ある程度期間が決まっていますが、中途採用の場合は、いつまでにどのようなスキルや経験を持った人材が必要か、などを明確にした採用計画を立てることが重要です。

採用スケジュールを立てる

採用した人材が実際に活動できる時期を想定し、逆算でスケジュールを立てます。一般的に応募が集まりやすい職種の場合と、専門スキルを必要とするニッチな職種の場合ではスケジュールの立て方も異なります。

現場の状況を把握し、期日や目標人数を明確にし、最適なスケジューリングを行わなければなりません。

採用基準を設定する

複数の応募者を公平に評価・判断するために、採用基準を設定します。
求める人物像や、候補者の価値観を表す人間的要素、これまでの経歴からわかる技術的要素などを設定し、面接を行う担当者すべてがその基準に則って選考を行います。

判断にズレが生じ、採用後のミスマッチを防ぐためにも採用基準は必ず設定します。

採用手法を決定する

採用する人の属性や採用難易度に合わせた採用手法を決定します。とにかく多くの候補者を集めたいのであれば「求人媒体」、必須の資格や経験が定まっている場合は、「人材紹介」「ヘッドハンティング」「ダイレクトリクルーティング」といった手法もあります。

最近では、社員から候補者を紹介してもらう「リファラル採用」という手法をとる会社も増えています。

面接・選考を実施する

履歴書や職務経歴書の情報だけを重要視せず、候補者の人柄や思想を把握するためにも、面接を実施します。企業によっては、採用担当者が面接を行う「人事面接」を挟み、採用基準を満たした候補者には、2次面接において現場責任者が最終ジャッジを行う場合もあります。

面接の回数は会社の規模や候補者数によっても変動します。いずれにしても、先に決定した採用基準と照らし合わせながら、公平性のある選考を実施することが大切です。

内定者のフォロー

採用担当者の仕事は、合否を決定して終わりではありません。内定が決定してから、実際に入社するまでには一定の期間が空くことが一般的です。特に新卒採用の場合は、入社までに長期の空白期間が発生するケースが多いため、内定者のフォローは欠かせません。

入社に関する事務手続きだけでなく、内定者の入社意欲を維持するための定期的な連絡や施策の検討のほか、入社後すぐに社内に馴染めるよう、受け入れ体制を整えることも大切です。

近年の採用事情と今後の対応

新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、2020年以降は多くの企業が働き方や事業運営の変更を余儀なくされました。それに伴い、人事採用活動にも変化が見られるようになっています。

株式会社ラーニングエージェンシーが調査した「新型コロナウイルスが人事・採用に与えた影響」によると、これまで、対面で行っていた面接をオンライン対応に切り替えたことから、応募者数が増えた企業もあるようです。

一方で、オンライン面接により、見極め難易度が高くなり選考回数が増えてしまったという声も挙がっています。

急激な状況の変化に追いつけない企業では、人事採用活動にも余計なコストや労力がかかってしまうケースもあるようです。また、対面で選考することができない場合、合否の見極めも困難となり、ミスマッチな人選となってしまう可能性も高まります。

これからの日本では、リモートワークやオンライン面接が主流となっていくことが考えられます。そのため採用担当者は、対面しなくても適切な人材を見極められるよう、より綿密な採用計画を立て、明確化した採用基準の設定を行う必要があります。

ミスマッチのない採用計画を効率化するには

オンラインでのやりとりが主流となりつつある昨今では、時代に合わせた採用手法やスケジューリングなども必要となってきます。これまでのやり方では、うまくPDCAが回せなかったり、思うような成果が出なかったりといった問題が浮上するかもしれません。

今後は、多くの企業で業務フローや採用基準の修正が必須となることが予想されますが、そのことにリソースを割かれてしまい、採用業務が疎かになってしまうのは本末転倒です。

スマカンが提供するタレントマネジメントシステムでは、個々のスキルや履歴書を一元化できるほか、特別なスキルを持つ人材をタグ付けするなど、社内人材を見える化することができます。自社社員の傾向を把握することで、明確な採用基準を設定することも可能となります。

採用業務をシステムで効率化すれば、採用担当者の負担を軽減できるだけでなく、ミスマッチのない採用が実現できるでしょう。

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