• 2022.02.22
  • タレントマネジメント

人事業務とは?人事担当者のおもな仕事や課題まとめ

人事業務とは?人事担当者のおもな仕事や課題まとめ

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人事の仕事には、企業にとって大切な資源である「人材」に関わるさまざまな業務が含まれます。この記事では、人事業務の範囲や必要となるスキルを解説し、多くの企業が抱える人事業務の課題を明らかにした上で効率化の方法を紹介します。

人事業務とは?

人事業務には、従業員の採用や育成、昇給・昇進などの評価、社会保険などの労務管理などがあります。これらの業務を通して優秀な人材を確保したり、適材適所の人材配置を行ったり、従業員が働きやすい環境を整えたりします。いずれも企業が持続的に発展していくのに必要な施策です。
人事業務の中心となるのは以下の5つです。

人材採用

人事部は、企業の経営目標を戦略的に達成するのに必要な人材を確保するため、採用計画や採用方針を策定して採用活動を実施します。採用活動には、数年後の成長を見越して未経験の新人を採用する新卒採用と、即戦力としての活躍を期待して経験者を採用する中途採用があります。どちらに比重を置くかは企業の経営方針に基づいて決まります。
人事部は、求人サイトなどに出稿したり、人材紹介会社を利用したりするだけでなく、就職フェアへの出展や企業説明会の開催などにも携わります。近年はオウンドメディアやSNSを活用した採用活動を行う企業もあり、その運用も人事業務に含まれる場合があります。
面接を実施して入社希望者を選考した後、内定者に対する採用後や入社後のフォローを行うのも人事の役割です。企業によっては内定辞退を防止する取り組みを強く求められることもあるでしょう。

人材育成

人事部は、従業員の能力・スキルなどを向上させるために、教育や研修の計画を立てて実施します。たとえば、新入社員にビジネスマナーやコミュニケーションスキルなどの基礎的なスキルを習得させる新人研修や、新たに管理職となった従業員にマネジメントや評価スキルなどを習得させる管理職研修があります。全従業員を対象とする人材開発としてOJTやOff-JTなどを実施することもあります。
人事部は研修を外部の講師や専門機関に依頼する場合でも、研修の目標やカリキュラムを立案してコーディネートする役割を担います。関係する部署との調整を行ったり、予算を算出したりすることも必要です。

人事評価

従業員の能力や働きぶりを評価して待遇・処遇に反映させる人事評価制度を運用するのも人事部です。従業員一人ひとりの業績や能力を客観的かつ公平に評価し、昇給や昇格などの待遇・処遇に反映させ、適材適所の人事配置を決定します。人事評価を適切に運用すれば、従業員のモチベーションやエンゲージメントが向上し、生産性が高まると同時に離職防止の効果も期待できます。
近年は、コンピテンシー評価や360度評価、MBO・OKRなどの新たな評価手法を取り入れている企業も増えてきました。評価資料となるデータが膨大となることもあり、これらを適切に管理し、従業員の個人情報を守りつつも企業の成長のために活用することも人事部には求められます。

人事企画

人事部は、企業の経営目標や経営戦略に合わせて、さまざまな人事制度を企画立案し、時として既存の制度を改革します。従業員のパフォーマンスを最大化するために人事評価制度を刷新したり、企業全体の組織や部署を再編成したりします。経営者の意向をふまえつつ現場のニーズもくみ取り、制度作りに反映させていかなければなりません。

労務管理

勤怠管理、給与計算、安全衛生管理、福利厚生業務、保険の手続き、健康診断の実施などの事務的な労務管理も人事業務に含まれることがあります。近年は過労死やうつ病が問題視されているため、従業員のメンタルヘルス対策も人事部の重要な仕事と位置付けられるようになりました。産業医や産業カウンセラーと連携し、不調の兆候が見られる従業員のケアにもあたります。

人事業務の範囲

人事業務は多岐にわたります。企業によっては「人事部」が「総務部」や「労務部」と分かれているのではなく、「人事総務部」「人事労務部」となっていることもあります。そのため、人事と総務・労務はしばしば混同されますが、それぞれに違いがあります。

総務とは?

総務は企業活動を円滑化させることを目的に、他の部署が行わない業務全般を担当します。具体的には、受付業務、来客対応、備品管理、防災対策などがあります。このような裏方の仕事だけでなく、社会貢献活動などを通して企業イメージを向上させるCSR活動や、株式会社の意思決定に関わる株主総会の運営にも関わります。

労務とは?

労務は従業員が安心して業務を遂行できるように、労働環境を整えたり、事務手続きを行ったりします。企業によっては安全衛生管理や給与計算などは労務管理として人事部の管轄でも、一部の事務手続きを外部の専門機関に外注している場合もあります。労務に特化した部署は従業員を間接的にサポートするという点で、従業員と直接関わる人事部とは異なります。

人事に必要な能力・スキル

人事は仕事内容が多岐にわたり、社内外の多くの人たちと関わります。そのため、以下の4つの能力は最低限必要となります。

コミュニケーションスキル

人事が関わるのは従業員だけではありません。経営者とビジョンを話し合ったり、産業医や研修講師など外部の専門家と連絡を取り合ったり、採用活動で入社希望者と面接を行ったりします。このように社内外の多くの人たちと関わるため、誰に対しても明るく対応できるコミュニケーション能力が強く求められます。相手の意見に真摯に耳を傾ける一方で、伝えるべきことは確実に伝えられなければなりません。

進捗管理能力

たとえば、人材採用を実施する場合、採用目標数を決定し、採用計画を立て、選考スケジュールを管理していかなければなりません。企業説明会を開催するならば、日程の調整や会場の確保も必要となります。多くの人たちが関わるイベントを企画運営するための進捗管理能力が求められます。

正確な業務遂行能力

保険の手続きを行う場合、不備の無い書類を作成して期限までに提出する義務があります。こうした労務管理では正確な業務遂行能力が必須です。特に給料計算でミスがあると従業員とのトラブルに発展しかねないので、細心の注意を払わなければなりません。

機密情報を適切に管理する能力

人事は企業経営の根幹に関わる極秘情報や従業員一人ひとりの個人情報などの機密情報も扱います。これらの情報を漏洩すると、企業の社会的信用が失墜したり、従業員に不利益をもたらしたりします。そのため、人事には機密情報を適切に管理し、他者へ口外しないことが求められます。

人事業務の課題

企業の規模が大きくなればなるほど従業員数も増え、人事業務は煩雑になりがちです。また、近年は社会状況や価値観の変化が著しく、多様な価値観の従業員一人ひとりに人事が向き合うのが難しくなりつつあります。こうした中、人事業務が抱える課題が浮き彫りとなってきました。

採用で必要な人材を確保できない

人事が定期的に採用活動を行っているにもかかわらず、業務を遂行する上で必要な人材を確保できないことがあります。採用計画や採用方針を策定する際に、経営者の意向や現場のニーズを十分にくみ取れていない可能性があります。求人サイトや人材紹介会社を利用するだけでなく、オウンドメディアやSNSなどを活用した新たな採用活動の検討も必要かもしれません。

人材流出に歯止めがかからない

離職率が高く人材流出に歯止めがかからないことに頭を抱える企業もあるでしょう。これは人事の責任とされがちですが、実際には人事だけでは解決が難しく、企業全体で取り組まなければならないことも少なくありません。従業員に過剰な負担を強いていないか、ハラスメントが起こっていないかなどを見極め、関係者と連携しながら解決していかなければならないため、人事の負担が大きくなることもあります。

人材配置を適切に行えない

従業員の異動や出向、新規プロジェクトのメンバー選出などの人材配置が、客観的なデータではなく人事担当者の主観や企業内の人間関係に基づいて行われてしまうことがあります。従業員の能力・スキルや意向・希望を無視することになり、従業員のモチベーションやエンゲージメントが低下します。場合によっては優秀な従業員の離職にもつながりかねません。

人材育成が十分に機能していない

人材育成や人材開発が十分に機能していないため、従業員がスキルアップできず、企業全体の成長も停滞することがあります。たとえば、未経験者に対するOJTでは、トレーナーとなった上司が指導力不足だったり、繁忙期で指導に手が回らなかったりして、教育効果が見られないことがあります。このような問題を解決するには、人事が教育や研修の計画を立て、関係者の都合とのすり合わせを行わなければなりません。

従業員の要望に対応しきれない

近年は従業員が望むキャリアデザインは多様化しています。MBOなどを導入して従業員の個人目標の達成をサポートする体制にしたものの、その個人目標と組織目標とのギャップを埋められず、却って従業員のモチベーション低下を招くこともあるでしょう。さらに従業員の勤務形態が正社員だけでなく派遣社員・パート・アルバイトなどに分かれていると、その管理が煩雑となり、従業員一人ひとりの要望に対応するのはいっそう困難になります。

人事業務の負担が大きすぎる

人事業務は多岐にわたるため、人事担当者は過大な負担に悩まされがちです。特に総務・労務が人事部と一体化していると、勤怠管理や給与計算などにも時間と労力をとられます。360度評価のような新たな評価制度を導入すれば、評価シートといったドキュメントを新たに作成しなければならず、これらを回収した後のデータ管理も一苦労です。紙やExcelを使用した手作業に頼っていると、集計ミスが発生したり、個人情報が漏洩したりすることもあります。

進化する人事業務の効率化

近年はITの急速な発展に伴って、煩雑な人事業務を効率化するためのツールが進化しています。総務省が「自治体DX推進計画」を掲げて地方行政サービスのデジタル化を進めている例からもわかる通り、国全体が業務の効率化を目指す流れとなっています。

人事のDX推進が注目されている

DXは「Digital-Transformation」の略で、デジタル技術の浸透によって人々の生活をより良いものにしていくことを意味します。企業活動のDXでは、ICTやAIを利用してビジネスモデルや産業構造の変革を目指します。企業活動を支える人事業務でもDX推進が急務とされ、タレントマネジメントシステムの導入も増えてきました。

タレントマネジメントシステムで人事業務を効率化する

タレントマネジメントシステム「スマカン」を導入すれば、部署や現場ごとに管理されていたデータを集約して一元管理することが可能です。従業員の経歴、スキル、目標、研修履歴などが可視化されるので、これらをもとにして人材育成や人事評価の客観性や公平性を担保することにもつながります。紙やExcelからの移行で人事業務の負担も軽減できるでしょう。360度評価や1on1ミーティングといった新たな施策を導入する際も、既存のデータを活かすだけでなく、今後も蓄積されていくデータを適切に管理できます。スマカンを利用して人事業務を効率化してみてはいかがですか。

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