能力評価とは｜評価シートへの書き方とメリット、項目基準を解説

人事評価制度には「業績評価」「能力評価」「情意評価」などの評価項目があります。なかでも能力評価は業務遂行にかかわる、さまざまな能力を評価するもの。明確な基準を設けにくいので、評価シートへの書き方に悩まれる方も少なくありません。

そこで当記事は、能力評価の書き方や評価基準、能力評価を行うメリットなどを解説します。「能力評価が具体的にどのようなものかわからない」「能力評価においてどのようにコメントを書けばいいかわからない」などでお悩みの方は、ぜひ参考にしてください

能力評価とは

能力評価とは、業務遂行にかかわるスキルや能力をもとに評価する人事評価基準です。従業員が、与えられた職務を遂行するうえで必要な知識や技能などを評価の対象とします。

本来、能力評価は従業員の長期的な育成を目的として行われます。人事評価では、業績評価や情意評価も加味しつつ、総合的に判断するのが一般的です。

業績評価との違い

業績評価は一定期間における従業員の業績達成度を重要視した人事評価基準です。そのため、期間中に結果が出せない場合は低い評価となってしまうこともあります。

長期的な視点で評価される能力評価とは違い、定められた期間内での実績・結果をもとにした評価が業績評価といえるでしょう。

情意評価との違い

情意評価は職務に対する姿勢や勤怠に関する部分を重要視した人事評価基準です。個人が持つ能力・スキルを評価する能力評価とは違い、情意評価では「人となり」「考え方」という従業員の内面を評価するものといえます。

能力評価の項目例と評価基準

先にも述べましたが、能力評価ではさまざまな能力を対象に評価します。能力評価の項目は、企業によって異なります。ここでは一般的な能力評価の項目とその評価基準を紹介します。ただし、実際に評価項目に取り入れるかは、自社の実情にあわせて適宜ご判断いただくことをおすすめします。

企画力

・業務遂行にあたり、さまざまなアイデアを企画する能力があるか

計画力

・業務の優先順位を把握しする能力があるか
・手順の段取りを組める能力があるか
・納期を意識した業務計画を立てられる能力があるか

実行力

企画や計画を効率的かつ最後まで実行できる能力があるか

判断力・対策立案力

・イレギュラーケースが発生した場合に適切な判断を行える能力があるか
・関係者の協力を仰ぎ、必要な対策を考案できる能力があるか

改善力

日々の業務において自らが主体となり、よりよい方向に改善できる能力があるか

指導力

チームメンバーの能力や特性などを見極め、適切な指導ができる能力があるか

対人関係力

考え方や立場が異なる相手に、自身の考えや目的などをスムーズに伝える能力があるか

理解力

自身が担当する業務の内容・目的および、自社の方針や指示命令などを、的確に理解する能力があるか

知識力

担当業務に限らず、ほかの業務においても知識を有し、目的・業務の本質を理解できる能力があるか

調査力

職務に関連する情報を集めたり、調査したりする能力があるか

折衝能力

取引先や顧客、社内における調整などを円滑に取りまとめる能力があるか

適応力

困難な状況に陥った場合や社会情勢の変化など、環境に柔軟に適応する能力があるか

コスト削減

業務遂行にあたりムリ・ムダ・ムラをなくすことを意識し、時間や人件費などのコスト削減に貢献できる能力があるか

能力評価における評価シートへの書き方

前項で紹介したように、能力評価の評価基準となる項目は多岐にわたります。自社で決めた項目に沿って能力評価を行うとき、実際にどのようにコメントを書けばいいのか悩まれる方もいるかもしれません。ここでは、能力評価の具体的な書き方について解説します

書き方の例文

評価者（上司など）は、被評価者（部下）の日頃の行動も把握したうえで、人事評価シートにコメントを残す必要があります。なお、低い評価を書く場合も、被評価者のモチベーションを下げないよう、先に高評価に値する点を記載するようにするといいでしょう。

評価シートのつくり方

能力評価における評価シートは、職種別・階層別に作成するのがポイントです。

役職や職種によって、求められる業務遂行能力は異なります。そこで、どの職種・職位で、どの項目をどれくらいの比重にするかなど、調整する必要があるでしょう。

一般的に、職位と職種数を掛け合わせた評価シートを作成します。しかし、数が多くなり、管理が煩雑になることは否めません。求める能力に大きな差がない職種、たとえば経理と総務などは、まとめるこ

評価シートのテンプレート

能力評価における評価シートを一からつくるのは手間がかかり、見本がないとなかなか難しいでしょう。厚生労働省では、無料でテンプレート資料を公開しています。複数の職種や業種ごとに用意されており、導入・活用マニュアルも公開しているので、評価運用を効率化したい方はチェックしてみてください。

参照：『キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード』（厚生労働省）

能力評価を評価制度に導入するメリット

能力評価の実施により、企業に得られるメリットとはどのようなことが挙げられるでしょうか。ここでは能力評価を人事評価に導入することによる、主な効果を3つご紹介します。

業務適性が判断できる

能力評価を導入すると、従業員一人ひとりが持つ能力を把握でき、業務で必要とする能力と従業員の能力の適合性について判断しやすくなります。結果的に、業務内容と能力のミスマッチを防げるとともに、適材適所の人員配置を行いやすくなるでしょう。

人材育成につながる

能力評価の基準が明確であれば、従業員自身も会社がどのような能力を求めているかを理解しやすくなります。組織が必要とする能力がわかれば、スキルアップのための行動もとりやすくなるでしょう。

必要な知識の習得だけでなく、自発的にキャリア形成に取り組む従業員もあられるかもしれません。従業員が自主的に能力を伸ばす行動をとるようになれば、人材育成にかかるコスト削減も期待できます。

企業全体の生産性向上が見込める

実際にあげた成果・業績だけでなく、個人の能力を重視した能力評価も併用すれば、被評価者の納得感も高まるでしょう。評価結果に納得が得られれば、成長に向けて意欲的に行動するようになるはずです。モチベーションが向上し、組織へ貢献する気持ちも育まれ、企業全体の生産性・業績にもよい影響が期待できます。組織への帰属意識が高まれば、離職率の低下が見込まれるでしょう。

能力評価を評価制度に導入するデメリット

能力評価はメリットがある一方、人事評価に導入することで生じるデメリットもあります。主なものを3つご紹介します。

年功序列による評価に陥りやすい

日本では「能力は年齢や経験に比例して伸びていく」という考え方を持つ人も少なくありません。そのため、評価基準があいまいで評価者が能力評価を適切に理解できていないと、年配者や勤続年数が長い社員が評価される結果となってしまうかもしれません。

従業員エンゲージメントが低下する可能性がある

能力評価に限らず、人事評価は人が行うものです。そのため、被評価者に不当な評価だと思われた場合、モチベーションは下がってしまいます。大多数の従業員が評価結果に納得していない状況になると従業員エンゲージメントも低下し、最悪の場合、離職率を高めてしまうかもしれません。

評価にとらわれしまうケースもある

こちらも能力評価に限った話ではありませんが、評価制度にとらわれて本来の目的を見失う社員があらわれるかもしれません。たとえば、能力評価の項目に設けられている業務しか注力しなかったり、他人の足を引っ張ってでも結果を出そうとしたりするケースです。こうした状況に陥ると、組織力の低下を招くリスクが高まるといえます。

能力評価を評価制度に取り入れる際の注意点

前項でご紹介したように能力評価は、注意しないとデメリットを被る可能性があります。能力評価を人事評価制度に円滑に取り入れ、効果的な運用するにはどのような点に注意すればいいでしょうか。主なものを４つご紹介します。

年功的評価にならないよう注意する

能力評価では、年齢や勤続年数に依存する年功的評価にならないよう注意しましょう。年齢や社歴に関係なく、業務で発揮された能力についてを公平に評価しなければなりません。導入前に能力評価の意義や目的について周知し、正しい理解を促しましょう。

評価に公平性を持たせる

能力評価の公平性を保つには、変化に応じた評価項目を設定する必要があります。その都度、経営状況やビジネスシーンで求められる能力に合わせた基準へと見直しましょう。また、より公平性のある評価にするためにも、360度評価なども取り入れ、客観性を意識することも大切です。

評価者の育成も実施する

より適切な能力評価が実施できるよう、評価者の育成も取り入れましょう。

人事評価は何も意識しないと特有の心理的エラー・バイアスが発生するといわれています。

無難な評価をしてしまう「中心化傾向」や、特徴的な側面に影響されてしまう「ハロー効果」が例として挙げられます。

評価者である上司の主観や感情に左右された不公平な評価は、当然好ましくありません。評価項目や基準をあらかじめ整理したうえで研修などを実施し、評価者全員が共通認識を持って能力評価に取り組めるといいでしょう。

根拠のあるフィードバックを意識する

人事評価面談などでフィードバックを行う際、社員に納得が得られる説明を意識しましょう。あまりよくない評価を伝える場合は、特に行動事実に基づいたフィードバックが必要です。評価結果に対して根拠のある理由が提示できれば、たとえ低い評価結果だったとしても従業員の理解を得られやすくなります。

能力評価実施の流れ

それでは実際に能力評価を実施する際はどのように進めればいいでしょうか。能力評価の流れについて、ステップをご紹介します。自社で取り入れる際は、参考にしてみてください。

能力評価の項目・基準を設定する

まずは能力評価の項目・基準を多角的な視点で設定します。評価に偏りが生じないよう、適切な評価項目を洗い出しましょう。自社が求める能力がどのようなものなのかを精査したうえで、基準を設定することが大切です。従業員に納得してもらえるかどうかも意識するとよいでしょう。

従業員へ周知して理解を得る

能力評価に限らず、上司から評価されるのは従業員にとって大きなプレッシャーになります。理解を得ないまま能力評価を取り入れると、不満へとつながってしまうでしょう。まずは能力評価の導入を全従業員に周知します。評価項目や評価基準についてだけでなく、なぜ導入するのか、能力評価の実施による効果など理解してもらえるように努めましょう。

就業規則などの整備も実施する

初めて能力評価を実施するときだけでなく、評価項目・基準に変更があった際も、就業規則などの整備も忘れてはいけません。評価項目が社則などに反映することがあるためです。

同時に評価マニュアルも作成すると、よりスムーズな運用が見込まれるでしょう。しっかりと準備をして、透明性と公平性を保ち、納得が得られやすい人事評価ができるはずです。

能力評価の運用にも、タレントマネジメントシステム

能力評価をより効率的に運用するには、システムの活用も検討してみてはいかがでしょうか。

『スマカン』は、あらかじめ用意されたテンプレートから、自社に適した能力評価シートを作成し、運用までクラウド上で完結できるタレントマネジメントシステムです。

評価〜回収〜集計までをシステム上で効率化し、情報を可視化するので評価の透明性を保つのにも有効です。さらに能力評価の評価結果と人材情報を紐づけて、適材適所の人材配置にもお役立ていただけるでしょう。

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まとめ

能力評価は、長期的な視点で従業員を育成するのに有効な人事評価手法です。自社に適した評価項目・評価基準を設定し、公平性のある評価を実施できれば、適材適所の人材配置や従業員の自律性、モチベーションの向上、企業の活性化などさまざまな効果が期待できます。

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