事務処理の業務効率化には目標設定が必要？ 手順と設定例、目標を達成する方法を紹介

事務処理の業務効率化を進める場合には、適切な目標設定が効果的です。当記事では、業務を効率的に進めるための目標設定の手順、具体的な事例、効果が出やすい取り組み方などをご紹介します。

読了後は、事務処理の生産性を高める目標設定の方法が理解できるでしょう。企業の人事労務担当者はもちろん、事務処理の効率化に悩む社員の方もぜひご活用ください。

業務効率化の意義

事務処理に限らず業務効率化は企業や組織にとって喫緊の課題といえます。業務効率化が実現すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。3つの意義を取り上げます。

詳しく解説します。

コストの削減

業務効率化によって短時間で業務を完了させられると、残業時間が抑えられ、各社員の人件費を削減することができます。コストを削減することで企業の利益拡大にもつながり、新事業への参入や新システム導入への大きな足がかりになるでしょう。

仕事の質がアップ

業務効率化が実現すると、仕事の質がアップします。業務の期日や必要工数などが明確になり、仕事の全体像が把握しやすくなるため、余裕をもって作業に取り掛かることができるためです。時間に追われることも少なくなるため、ケアレスミスが減り、サービス対応品質も向上するでしょう。サービス品質がよくなれば、顧客満足度などの向上も見込めます。

従業員のモチベーション向上

業務効率化によって業務負担が軽くなると、従業員のモチベーションにも影響が出てきます。過密スケジュールによる業務進行や長時間労働が減る可能性があるため、職場環境が整います。環境が整うと、従業員の仕事へのモチベーションが大幅にアップするでしょう。企業への定着率も安定するため、離職による採用コストも抑えられるかもしれません。

事務処理が非効率になる理由

事務職に限らずどのような職種であっても、事務処理は発生するものです。そのため、煩雑かつ膨大な事務処理をできるだけ効率的に進めたいと考えるビジネスパーソンは多いでしょう。

事務処理が非効率になるのはどのような理由があるのでしょうか。理由を2点ご紹介します。

業務が属人化しやすい

事務作業は詳しいマニュアルが用意されていないことも多く、属人化しやすいといわれています。事務処理を効率的に行うノウハウが、全社員間で浸透していない企業も目立ちます。担当者が変わった際は一から業務を覚えなければいけないため、業務の進捗が遅くなりがちです。

ケアレスミスが起こりやすい

リストチェックやデータ入力などのルーティンワークが多い事務処理は、人為的なケアレスミスが起こりやすい業務です。ミスはまた新たなミスを引き起こすため、度重なる訂正作業や確認作業によって、業務が滞りやすくなります。

事務処理の業務効率化には目標設定が必要？

非効率になっている事務処理の問題点を改善し、効率よく業務を進めるためには、目標設定が役に立つと考えられています。なぜなら、統一された目標を目指すことが社内の雰囲気を良好に保ち、期日を明確に決めることで従業員のモチベーションを維持させる効果があるからです。

また、「目標を達成できたか否か」を期日ごとに振り返ることで、短いスパン内で自らのスキルアップをはかることもできます。事務処理の業務効率化を実現させるには、目標設定から始めるといいでしょう。

事務処理の業務効率化における目標設定の手順

続いて、事務処理の効率化に向けた具体的な目標設定の手順について解説します。3つのステップを踏みながら、適切な目標設定を進めていきましょう。

詳しく解説します。

1．現在の業務内容を洗い出す

まず現時点でどのような業務を行っているのか、文章や表でまとめ、目で見える形に残します。各業務に従事している社員名、人数、業務フロー、完了までにかかる期間、直近のミス内容などを洗い出し、現在の状況を的確に把握することが重要です。

なお、1日単位、1週間単位、1か月単位など、業務の切り出し方に決まりはありません。まずはおおまかな内容から始めて、コツがつかめてきたら業務を細分化して洗い出すやり方もあります。

2．各業務の課題や反省点を挙げる

業務内容の現状が把握できたら、次は各業務の問題点を考えます。いち早く効率化できそうな業務や無駄な時間がかかりすぎている業務について精査します。その業務の課題点や反省点をなるべく多く挙げてみましょう。この際、業務ごとの簡単な優先順位をつけておくと、次の計画を立てる際に便利です。

3．具体的な目標および計画を立て、実行する

各業務の問題点や優先順位が把握できたら、解決策を含んだ目標を最後に設定します。「期日までに目標を達成するためには、何が必要か」を考え、目標内容に合った行動計画も立てましょう。その後、その計画に沿って業務を遂行していきます。

事務処理の業務効率化に向けた目標設定例

続いて、事務処理の効率化に向けた具体的な目標設定の例を、課題別に例示します。どのような手順を踏んで目標を設定すればいいのか、自社の状況を踏まえてご参考になさってください。

【課題1】発注ミス

【課題2】残業時間の削減

【課題3】ファイルや作業シートの改善

【課題4】備品のコストカット

事務処理の業務効率化に向けた目標を達成するには

業務効率化のために設定した目標を達成するためには、綿密な行動計画を立てることも5点ご紹介します。

詳しく解説いたします。

チェック体制の充実化

書類やリスト作成におけるケアレスミスの多くは、徹底したダブルチェックがあれば防げます。「タブ変更の際に入力内容を間違えてしまう」など特定の苦手な作業があるなら、その部分をとくに気をつけてチェックできるように、社員間で内容を共有しておくといいでしょう。

もしも人員不足でダブルチェックが難しい場合は、「リスト上部から入力したデータは、下部からチェックする」や「誤字脱字がないか、最後に印刷して確認する」など、チェック方法に工夫してみるのも一案です。

育成計画の見直し

新入社員や異動したばかりの社員が担当する業務は、新しい仕事を覚える手間が付随するため、流れが滞るものです。予想よりもスキルの習得に時間がかかっているなら、臨機応変に育成計画を見直して、別途研修の機会を設ける必要があります。準備期間を用意することは、該当社員の心理的負担を減らす効果もあるため、とくに気を配りましょう。

マニュアルの再作成

はじめて読んだ人でもすぐに内容を理解でき、スムーズに業務を進められるようなマニュアルにつくり直すことも、選択肢の1つです。マニュアルがあれば、人事異動による引き継ぎ作業も円滑に進められるでしょう。

実際のパソコン画面、イラスト、表などを多用しながら、感覚的に意味がつかみやすい内容だとより知識やスキルの習得が早いです。なお、業務内容を変更する際はもちろんのこと、ソフトのアップデートやリストの表記が変わった際は、再度マニュアルの改訂を行いましょう。

電子化の促進

契約業務や稟議書作成業務をペーパーレス化すれば、無駄な業務をカットできます。郵送手配にかかる送料、コピー用紙、インク代などの節約になるため、コスト削減にも役立ちます。出社しなければ進められない業務をオンライン化することで、テレワークの推進にもなるでしょう。

また、紙媒体で保存していたデータを電子化やクラウド化する方法もあります。場所を問わず必要なデータに目を通せるようになるため、煩雑さが軽減します。ただし、セキュリティ対策は厳重にする必要があります。

業務効率化ツールやシステムの導入

業務効率化ツールやシステムを導入すれば、全社的に働き方を改善できます。ツールには多くの種類があり、精算業務をリスト上でまとめて行うもの、コミュニケーションをチャットツールで一括化するもの、勤怠管理をオンライン化したものなどさまざまです。

なかには人事評価や人材配置のシミュレーションができるものもあり、時間と手間がかかりがちな人事労務の業務を一気に簡略化できます。導入費用やランニングコストもかかるのでよく検討する必要はありますが、業務効率化を実現して働きやすい職場を実現する近道といえます。

事務処理の業務効率化に便利なシステムとは

事務処理業務が効率的になると、コスト削減や社員のモチベーションアップに結びつきます。従業員の業務の質が上がり、企業力の向上にも役立つでしょう。

業務効率化のためには、課題に応じた明確な目標設定が重要です。また、達成に向けた行動計画においてもポイントを押さえる必要があります。チェック体制の強化やマニュアルの再作成なども大切ですが、おすすめするのは目標管理もできる業務効率化ツールの導入です。

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、人事労務業務の効率化に役立ちます。現在運用中の社内アンケートや評価シートを簡単なマウス操作でカスタマイズできるので、パソコン作業が苦手な方でも集計作業や目標管理が手軽に行えます。

また、ワークフロー設定で申請業務を簡素化したり、従業員のスキル情報などもシステム上で一元管理ができ、煩雑な書類作業を削減できます。膨大な事務処理の業務効率化にお役立ていただけるでしょう。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

2008年より、一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。