ペーパーレス化の方法｜事例やツール、メリット・デメリット、進め方、目的

昨今では、企業におけるペーパーレス化が活発化しています。環境保全や電子帳簿保存法といった観点からも、ペーパーレスの動きは今後も加速する見込みです。しかし「そもそもなぜペーパーレス化が必要なのか」「ペーパーレス化は何から始めればいいのか」わからないという方も多いのではないでしょうか。

当記事は、ペーパーレス化のメリット・デメリット、必要性、着手の方法、企業事例までを詳しく解説します。「ペーパーレス化に取り組むべきか悩んでいる」「これからペーパーレス化を進めたい」企業のご担当者は、ぜひお役立てください。

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ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体をデータ化して活用・保存をすること。データ化によって、これまで使用していた紙を減らすことができます。ビジネスシーンでは、紙の資料や書類をPDFファイルなどに電子化し、保存や共有をすることが一般的です。

近年ペーパーレス化の波は加速し、見積書や請求書、契約書などさまざまな書類が電子化されています。しかし業界によっては、さまざまな事情でペーパーレス化に踏み切れない企業もあるようです。未だに紙の管理に追われている、紙をやり取りするために毎日出社している会社もあるでしょう。

ペーパーレス化はなぜ必要？

ペーパーレス化が必要性について解説します。

ペーパーレス化の目的

ペーパーレス化が必要な理由について解説します。

ペーパーレス化によって、紙やインクの使用頻度が減り、紙の保管スペースが削減できるでしょう。経費や保管場所のコスト削減につながります。そして、紙の印刷や郵送などの手間が減り、業務効率化も期待できます。

さらにペーパーレス化を進めるとセキュリティ対策にも役立ちます。パスワードや権限設定などを組み合わせ、厳重に管理することができます。紙の管理のように盗難や紛失の心配も減るかもしれません。

ビジネスでの必要性

ペーパーレス化がビジネスで求められているのは、先述の通り、コスト削減や業務効率化です。特に昨今、当たり前となりつつあるテレワークとも馴染みやすいといえます。

ペーパーレス化と環境問題

ペーパーレス化は、環境問題の点からも必要に迫られているといえます。紙の使用削減は、回り回って気温上昇や土砂災害の抑制にもつながります。ペーパーレス化によって、温暖化の原因である二酸化炭素を空気に変化させる森林の伐採を減らせるからです。また、山の中の森林は土砂災害の抑制という役割もあるのです。

ペーパーレス化と働き方改革

ペーパーレス化は働き方改革を推進するといわれています。紙の管理は何かと煩雑になりがちです。特に昨今のテレワークやフレックスタイム制とは相性が悪く、「自宅で紙の請求書が発行できない」「勤務時間の異なる上司に書類の恨を押してもらえない」といったことが起こりがちです。

ペーパーレス化によって業務効率化が進められると紙の管理から解放され、テレワークや時短勤務など多様な働き方に対応できるようになるでしょう。勤務時間や勤務場所が異なってもスムーズに業務を進められます。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットを4点ご紹介します。

コスト削減

メリットの1つめは、金銭的コストや管理コスト、物理的なスペースのコスト削減が実現することです。

紙ベースで業務を進めると、用紙代、インク代、印刷機器のメンテナンス費、書類廃棄費用といった多くのコストが発生します。書類の保管スペースや、倉庫の保管費用なども発生するでしょう。

ペーパーレス化を実現すると、大幅なコストダウンが期待できます。

業務効率化

メリットの2つめは、業務効率化がはかれることです。

ペーパーレス化によって、書類を探す手間が省けたり、更新作業が容易になるでしょう。承認スピードも早まります。

セキュリティ強化

メリットの3つめは、セキュリティの強化につながることです。

書類の管理は常に紛失のリスクを伴っています。書類をデジタル化すると、権限範囲やパスワード、修正ログなどを適切に管理すれば、リスクを抑えることができます。データ管理にもセキュリティの不安は伴いますが、適切な対策を講じれば情報漏えいを防げるでしょう。

企業イメージが向上する

メリットの4つめは、企業イメージの向上が期待できる点です。

ペーパーレス化は、社会全体の紙の使用量や廃棄数を減らし、環境保全につながります。企業として紙を減らす努力をしている企業は、SDGsに積極的に取り組み、CSRを果たしているというイメージがつきやすくなるでしょう。企業イメージが向上すると、投資家や採用候補者から選ばれやすくなります。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化はコストや業務効率化などでメリットがある一方、デメリットもあります。3点ご紹介します。

導入や整備面でコストがかかる

デメリットの1つめは、導入や整備面でコストがかかる可能性があることです。

ペーパーレス化を推し進めるには、従業員一人ひとりにパソコン端末を支給したり、データ保管のセキュリティ強化を行う必要があります。場合によっては、新たなシステムを導入する企業も少なくありません。導入コストとランニングコストを試算して、費用対効果が得られるのかはよく検討するといいでしょう。

全体像を把握しにくい

デメリットの2つめは、全体像を把握しにくいことです。

たとえば複数の書類を見比べる場合に、パソコン画面上だとわかりにくい場面があるでしょう。プリントした方が比較しやすかったりするかもしれません。書類の量が膨大になるほど、デメリットは大きくなります。複数書類にまたがった情報を一元管理し、見える化する仕組みづくりが必要になるかもしれません。

システム障害や故障によって支障が出る

デメリットの3つめは、システム障害や故障に備えておく必要がある点です。システム障害やインターネット環境が悪い環境だと、それだけで業務が大きく滞ることもあります。あらかじめ予備サーバーやバックアップを用意しておくなど、何かしらの対策を講じる必要があります。

ペーパーレス化・日本企業の現状

日本企業ではどれほどペーパーレス化が進んでいるのでしょうか。

ペーパーレス化を進める企業が多数

ある調査によると、72.3％の企業がペーパーレス化の推進を試みているということが報告されました。また、約8割の企業が、ペーパーレス化への課題を実感しているそうです。

参照：『「ペーパーレス化に伴う2022年度予算」に関する調査』ペーパーロジック株式会社

ペーパーレス化は政府が推進

ペーパーレス化は日本政府も推進しており、e-文書法や電子帳簿保存法によって規定されています。国として法律で保存するように定められた文書の電子化を認めているのです。そのため、ビジネス文書や人事労務関連の文書の電子化を進めている企業も多いようです。

さらに経済産業省は、企業のDX化を推進しています。ペーパーレス化はDX化と相性がよく、社会全体でデジタル化へと舵を切っているといえるかもしれません。

ペーパーレス化はなぜ進まない？

ペーパーレス化社会全体で着々と進んでいる一方で、自社でなかなかペーパーレス化が進まないとお悩みの担当者もいるのではないでしょうか。

ペーパーレス化が進まない理由としては以下のようなものがあります。

1. ・紙での管理が社内規程になっている
2. ・データ化への抵抗感
3. ・コスト面の不安

ペーパーレス化のメリットを理解していても、長年根づいた企業文化を変えていくのは難しいかもしれません。ITリテラシーが高い社員は問題ないかもしれませんが、データ管理に不安を覚えている方もいるのも一因でしょう。特にベテラン社員にその傾向が見られるようです。

また、取引先との兼ね合いで、先方でペーパーレス化が進んでいないと、自社もそれに応じて紙のやり取りをしているというケースもあります。

ペーパーレス化を進めるにあたって、IT関連の経費がかかるため、足踏みしている企業もいるかもしれません。システムを新たに導入する場合は、自社に必要な機能だけを選べるなど、無駄が発生しないようなものを選びましょう。

ペーパーレス化の課題

ペーパーレス化の妨げになっているものを取り払い、課題を克服するにはどのようにしたらよいでしょうか。

まず第一に、従業員にペーパーレス化の必要性を理解してもらうことです。抵抗感や不安を覚えている社員には、必要に応じて研修や通達を行いましょう。

社員の誰でも簡単に操作できるシステムなどを検討するのも一案です。導入前に無料トライアルなどでじっくり試せるサービスなどもあるため、導入イメージを明確にしたうえで始めるのがおすすめです。

そして一斉に変化させるのではなく、部分的に始めることも大切です。混乱や反発を防ぐために、できるところから着手しましょう。

ペーパーレス化の方法・ツール

ペーパーレス化の方法を具体的にご紹介します。便利なツールもご紹介しますので、ぜひお役立てください。

PDFとスキャニング

ペーパーレス化を簡単に始められるのは、PDF化とスキャンです。Wordやエクセルからでも簡単にPDF保存ができます。PDFに変換できるアプリケーションもあります。さらに現在ある書類を複合機などでスキャンして電子化するという方法もあります。大量の文書をスキャンする際には、専門業者が実施する「スキャニングサービス」の利用するのもいいでしょう。

電子契約システム

電子契約システムとは、書面に印鑑を押すかわりに、インターネット上で押印や署名ができるシステムです。契約の締結はもちろん、保管や検索もできます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、業務の流れと状況を電子化し、モニタリングできるシステムです。申請や承認を電子化できるため、申請書の印刷などが不要になります。

人事システム

人事システムには、社員情報を集約して管理するものから、勤怠管理や採用管理を効率化するものまでさまざまです。労働者名簿や履歴書、勤怠管理表などの文書を節約できる可能性があります。

人事業務は幅広く、人事システム、人事評価システム、就業管理システムなど目的によって呼び方が多岐にわたるので、導入の際は自社の課題をよく整理しましょう。

なかには人事評価や目標管理を紙で実施している企業もあるかもしれません。そのような場合は、タレントマネジメントシステムがおすすめです。タレントマネジメントシステムは、従業員の能力や適性を見やすくまとめて、人事評価や目標管理と紐づける機能があります。公平な人事評価ができていない、目標が人事評価にうまく反映できていないという企業に適しています。

ペーパーレス化は何から始める？

ペーパーレス化の進め方や手順をご紹介します。

社内にペーパーレス化の重要性を説く

ペーパーレス化は多くの社員の理解を得てから始めましょう。社員の協力なくして進めることはできません。

管理ルールを決める

ペーパーレス化に関する管理ルールを決めるのはとても重要です。

ペーパーレス化によって、日々電子データが蓄積されることになります。管理代表者や権限設定、ファイル名のつけ方など細かなところまで決めておいた方がスムーズに導入できるでしょう。また、システムやアクセス障害に備えて、バックアップの方法なども共有しておくといいです。

ペーパーレス化の対象範囲を決める

ペーパーレス化を段階的に進めるために、対象とする部署や業務を決めましょう。一斉に導入すると混乱を招きます。社員のストレスにならないように、段取りを組みましょう。

ツールやシステムを導入する

必要に応じて、ペーパーレス化に役立つツールやシステムを導入しましょう。ペーパーレス化が進んでいない企業の多くは、ITに苦手意識がある社員がいる傾向にあります。そのような方でも安心して使えるように、トライアル期間を利用して操作性をよく確認するといいでしょう。導入後のサポート体制も重要です。

ペーパーレス化の成功事例

ペーパーレス化の事例をご紹介します。成功した企業の事例を参考に、自社で取り組んでみてはいかがでしょうか。

茨城県庁

茨城県庁は以前、紙決裁と電子決算が混在していましたが、電子決裁システムの活用率を100％に近いところまで引き上げました。

ペーパーレス化によって書類の印刷や整理の時間が減り、書類の改ざん防止や業務効率化が実現できたそうです。さらに書棚のスペースを削減でき、引っ越し作業もスムーズに進められました。

参照：『電子決裁率ほぼ100%を4ヶ月で達成』茨城県庁

大和総研株式会社

ペーパーレス化に関する管理ルールを決めるのはとても重要です。

参照：『電子申請サービス』大和総研株式会社茨城県庁

まとめ

ペーパーレス化は、コスト削減や業務効率化などにメリットがある一方、慣れない業務や導入コスト、システム障害への不安がデメリットになり踏み切れない企業もあるでしょう。自社の業務内容に応じて、スモールスタートするのがおすすめです。

人事のペーパーレス化にタレントマネジメントシステムも

人事業務は非常に多岐にわたり、近年の戦略人事や人的資本開示の需要の高まりから年々煩雑さが増しているといえます。しかし、未だに人事評価や社員管理を紙で行っている企業も少なくありません。

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、従業員の能力や資格などの人材情報をクラウド上に見やすくまとめるペーパーレス化のツールです。目標と連動した公平な人事評価などにお役立ていただけます。評価から集計までクラウド上で完結するため、煩雑な運用の効率化をお手伝いします。自社の人事課題や目的に応じて欲しい機能だけを選べる、柔軟な料金プランでご利用いただけますので、多機能過ぎて使いこなせない…といった無駄はありません。

ペーパーレス化を全社で取り組み始める際に、会社の中の人を管理する人事部から始めるというのも一案です。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。