• 2022.03.24
  • タレントマネジメント
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社内アンケートとは?“従業員の声”見える化で社内環境×エンゲージメント管理

社内アンケートとは?“従業員の声”見える化で社内環境×エンゲージメント管理

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近年、従業員を対象に社内アンケートを実施し、組織の現状把握と環境改善に積極的に取り組む企業が増えてきました。社内アンケートは企業の業績と相関関係があるとされる従業員満足度を可視化するためのツールとして注目されています。この記事では、社内アンケートの目的や効果を解説し、社内アンケートを効率的に実施するための方法を紹介します。

目次(タップして開閉)

社内アンケートとは?

社内アンケートは従業員を対象に実施するアンケートのことです。対象となる従業員は全従業員の場合もあれば、役職や部署を限定して実施される場合もあります。紙に印刷したアンケート用紙に回答してもらうだけでなく、近年はオンライン上で回答できるシステムを導入している企業も少なくありません。目的によって記名式と無記名式を使い分けます。

社内アンケートとサーベイの違い

社内アンケートと混同されがちなのがサーベイです。「サーベイ(survey)」は「調査」を意味する言葉です。人事におけるサーベイは社内アンケートを目的別により細かく分類したものとされます。
職場環境・人間関係・福利厚生などに対する従業員満足度を把握し、生産性の向上や離職率の改善に活用するために実施されるのが従業員サーベイです。このようなサーベイを毎日・週1回・月1回と高頻度で実施するのはパルスサーベイと呼ばれます。リアルタイムで課題を把握できるメリットがあります。また、組織の健全性や経営理念の浸透度合いなどを調査するのは組織サーベイです。

社内アンケートと面談の違い

1on1ミーティングを実施して、上司が部下の意見を聞く機会を設ける企業が増えてきました。しかし、1on1ミーティングのような定期面談では、従業員の率直な本音を聞くことはなかなかできません。部下が上司に遠慮してしまうからです。
定期面談では従業員の声を数値化するのが難しいのに対して、社内アンケートの結果は定量的に把握できます。従業員満足度を可視化するには社内アンケートが有効であるといえます。

社内アンケートの目的とは?

社内アンケートの目的は、組織の現状を正確に把握し、結果を分析して課題を洗い出し、具体的な改善策を実施するのに活用することです。この目的を以下で詳しく解説します。

従業員の意見や考えを把握する

従業員の満足度を向上させるためにも、従業員一人ひとりの意見や考えを把握する必要があります。職場環境・人間関係などに対する従業員の満足度を知ることで、適材適所の人材配置や必要な人材育成の方向性も見えてきます。
中でも、人事評価・福利厚生・就業規則などの人事制度に対する不満や不安は従業員のモチベーションを低下させるばかりでなく、優秀な人材の離職にもつながります。社内アンケートで従業員の本音がわかれば、それを制度改革のきっかけとして活用するとよいでしょう。

従業員のストレスチェックを行う

平成27年12月1日に「労働安全衛生法の一部を改正する法律」が施行され、労働者50名以上の全事業者には従業員に対するストレスチェックが義務づけられました。法改正の影響もあって、近年は従業員のメンタルヘルスに対するいっそうの配慮が企業に求められています。
ストレスチェックの一環として社内アンケートを実施することもあります。従業員が現在の部署やチームで過度の負担を感じていないか、人間関係でトラブルを抱えていないかなどを把握するためです。特に、セクハラやパワハラといったハラスメントやいじめは訴訟にも発展しかねないので、回答結果から問題が発覚した場合は速やかに対処しなければなりません。必要に応じて外部の産業医やカウンセラーと連携しながら、従業員のメンタルヘルスを良好に保つのも人事の役割です。

経営方針の浸透度を確認する

多くの企業ではMBO・OKR・KPIといった目標管理制度を導入して、経営方針を従業員の個人目標とリンクさせています。研修を通して定期的に理念やビジョンを従業員に伝えている企業も少なくないでしょう。組織と個人が一体となって同じ方向に進んで行くことが企業の成長にとって望ましいからです。

しかし、実際には経営者と従業員の間に認識のずれが生じている可能性もあります。社内アンケートはこのような事態を明らかにするのに役立ちます。経営方針の浸透度に課題があると判明した場合、経営方針を見直したり、経営方針を浸透させる施策を改めて実施したりする必要があります。

社内アンケートのメリット・デメリット

社内アンケートには多くのメリットがあります。一方で、目標を設定が曖昧だったり、質問や回答方法が不適切だったりすると、デメリットが大きくなります。

社内アンケートのメリット

社内アンケートを通して従業員の声を可視化すれば、課題が浮き彫りになって、具体的に何をどう改善すべきかが見えてきます。その結果、以下で紹介するメリットが生じます。

現場の状況を把握できる

従業員は上司から意見を求められたとしても、相手や他の従業員に遠慮してなかなか本音を口にできません。タスクに追われていれば、落ち着いて話し合う機会を設けることすら困難でしょう。
一方、匿名で社内アンケートを実施することで、リアルな従業員の声が集まることが期待できます。アンケートならば空き時間に自分のペースで回答できるため、面談やミーティングを開催する負担もありません。
現場で活躍する従業員からの要望やアイデアには職場環境改善や生産性向上のヒントがあります。人事が労務管理の方針を考える上で参考になるでしょう。

不祥事を早期発見できる

現場でコンプライアンス違反やハラスメントなどの問題は生じていても、従業員が見てみぬふりをしていることがあります。また、不祥事を報告しようと思っても、立場が危うくなるリスクから躊躇してしまう従業員もいます。こうした状態が放置されていると、後に取り返しのつかない事態に発展する可能性があります。
匿名の社内アンケートは不祥事の早期発見に役立つでしょう。人事は回答結果をふまえてコンプライアンス研修やハラスメント防止研修を企画して実施したり、人事異動を行って関係が悪化している人間関係を解消したりすることができます。

定点観測で変化を見逃さない

定期的に社内アンケートを実施すると、質問項目が同じでも回答結果に変化が見られることがあります。同じ部署や現場でも、従業員が異動したり業務内容が変わったりすれば、状況や環境も連動して変わるからです。このような変化を見逃さないためには、特定の事象について一定期間調査を続ける定点観測が有効です。
定点観測によって明らかとなった変化は組織の変化と密接に関連します。良い変化が見られるならば、ノウハウなどを他の部署や現場とも共有し、企業全体のさらなる成長を促すとよいでしょう。逆に、悪い変化が見られるならば、その原因を特定して改善することで、生産性の向上につなげていくことが大切です。

社内アンケートのデメリット

社内アンケートのデメリットを具体的に紹介します。以下の点に注意しないと、社内アンケートが却って従業員満足度を低下させる原因になります。

やりっぱなしになってしまう

社内アンケートはやりっぱなしになってしまいがちです。これでは人事の負担が増えるだけで、従業員満足度の向上や企業の成長にはつながりません。また、社内アンケートは定期的に実施して定点観測できる点に意味があります。不定期に実施されたアンケートの回答結果は資料としての価値が低く、具体的な施策に活かすのが難しくなります。

従業員の本音を引き出せない

誘導的な質問だったり、質問数が多過ぎたりすると、従業員の本音を引き出せません。また、記名アンケートで従業員の不満をくみ取るのも困難です。回答内容によって人事評価に影響があるのではないかと考え、当たり障りのない回答にしてしまうからです。たとえ記名方式でなくとも、手書きのアンケートだと筆跡から回答者が特定されるリスクがあるため、慎重な従業員はやはり本音を控えるでしょう。

社内アンケートの実施がもたらす効果

社内アンケートの実施がもたらす効果は現状把握や課題解決だけにとどまりません。

異なる立場の従業員から意見を集められる

社内アンケートでは役職や職種などの立場が異なる従業員から幅広く意見を集められます。たとえば、正社員と非正規社員とではエンゲージメントやモチベーションに差があることが少なくありません。こうした違いを把握することは、現在の課題を解決するのに役立つだけでなく、将来の採用活動や人材育成にも活きてきます。

コミュニケーションの活性化を期待できる

アンケート結果を社内で共有することで、従業員同士が課題解決に向けて相談し合ったり、経営方針を確認し合ったりすることもあるでしょう。回答結果を1on1ミーティングのテーマにすれば、上司と部下が共通の話題で盛り上がるかもしれません。このようにコミュニケーションが活性化すれば、組織としての一体感が強まります。

社内アンケートを実施する際のポイント

社内アンケートを実施する際のポイントを具体的に解説します。従業員の本音を引き出すには注意しなければならない点がいくつかあります。

目的を明確にして従業員に説明する

社内アンケートを実施する前に目的を明確にし、従業員に説明して協力を呼びかけます。従業員の参画意識を高めることが本音を引き出す上で重要だからです。たとえば営業部長が定期ミーティングで「営業部で退職者が後を絶たないので、職場環境や福利厚生などに対する率直な意見を聞かせてほしい」と話すとよいでしょう。
一方、説明の時間を確保できない場合はメールで周知します。メールには、アンケート実施の目的、実施方式、回答時間の目安、回答期限、回答結果の活用方法などを明記しましょう。ドキュメントファイルで回答する場合はファイルを添付し、オンライン上で回答する場合は回答フォームのURLを記載します。

適切な質問内容・質問数・選択肢数にする

「弊社では○○のような従業員を理想としていますが、あなたは○○を達成できていますか」といった誘導的な質問に対して、従業員は「達成できていない」という選択肢を選びにくくなります。また、質問数が100問もあると、回答に時間と手間がかかり、途中で集中力が切れてしまいます。適切な質問内容と質問数であることが大切です。
一方、選択肢数は5〜7つ程度にし、奇数ではなく偶数が望ましいとされます。奇数にすると「どちらでもない」という選択肢を入れることになり、回答者は迷ったときに無意識にこの選択肢を選んでしまうからです。
以下は質問と選択肢のテンプレートです。これらを参考にして必要な項目を作成しましょう。

例1.あなたは現在の仕事にやりがいを感じていますか。
1.とても感じている
2.どちらかといえば感じている
3.どちらかといえば感じていない
4.まったく感じていない
例2.あなたは現在の給与に満足していますか。
1.とても満足している
2.どちらかといえば満足している
3.どちらかといえば満足していない
4.まったく満足していない

デリケートな問題に関するアンケートは匿名にする

人間関係のトラブルやコンプライアンス違反などのデリケートな問題を把握したい場合は匿名アンケートにする必要があります。ただし、いくら匿名でも紙のアンケートに記入する方式では、筆跡から回答者を特定できてしまうため、やはり従業員の本音をくみ取るのにふさわしくありません。オンライン上で回答できる仕組みの導入を検討しましょう。

社内アンケートの効率化

社内アンケートには目標や質問項目の作成、実施スケジュールの調整、回答結果の集計・分析、改善策の立案という一連の流れがあります。これら一つ一つの作業は時間と労力がかかるため、人事が担当するとなると他の業務が圧迫される可能性があります。企業の規模が大きければ大きいほど、紙やドキュメントファイルを利用した社内アンケートは非効率です。
社内アンケートを効率化するにはタレントマネジメントシステム「スマカン」を利用すると便利です。スマカンはデータの一元管理して可視化する機能が充実しています。豊富なテンプレートもあるため、自社に適した社内アンケートを作る際に利用できます。

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